技工院校學(xué)籍管理問題及對策

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摘要:技工院校學(xué)籍管理是指學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個學(xué)習(xí)階段過程的管理，本文結(jié)合工作實際，分析學(xué)籍管理的重大意義，探討當前技工院校學(xué)籍管理狀況和亟待解決的問題，并針對存在的問題提出了相應(yīng)的對策建議。

關(guān)鍵詞:技工院校;學(xué)籍管理;存在的問題;對策

1學(xué)籍管理的重要意義

1.1學(xué)籍管理的記錄憑證功能

（1）記錄學(xué)生的個人基本信息及家庭基本信息。技工學(xué)校學(xué)生被錄取、入學(xué)注冊后，通過填寫學(xué)籍表，記錄學(xué)生的基本個人信息，包括學(xué)生的入學(xué)成績等個人的基本信息，家庭的各種信息。通過這些信息，學(xué)?？梢杂械姆攀钢贫▽W(xué)生在校期間要達到的學(xué)習(xí)目標和循序漸進的步驟；通過記錄了解學(xué)生的家庭信息，可以對照國家相關(guān)政策，比如農(nóng)村戶籍學(xué)生和城市貧困家庭學(xué)生的免學(xué)費政策的執(zhí)行，國家資助性資金使用的重要依據(jù)。（2）學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活的重要原始記錄。學(xué)生在校就讀的3—5年期間，通過每學(xué)期學(xué)生考試、考核成績的記錄，判斷學(xué)生學(xué)業(yè)能否合格。學(xué)籍管理對學(xué)生有明確的管理目標要求，對于考核合格的學(xué)生準予通過畢業(yè)或升級；對考核不合格的學(xué)生，則要進行補考、退學(xué)或不授予畢業(yè)證書等處理。同時，對考核成績優(yōu)異的學(xué)生還要進行鼓勵和獎勵，而對有作弊或弄虛作假行為的學(xué)生要給予嚴肅處分，在學(xué)生中樹立良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣。（3）學(xué)生在讀期間政治、思想、表現(xiàn)的重要憑證。學(xué)生在校期間，在政治上的進步，如入團、入黨的重要信息，均記錄在檔；學(xué)生在讀期間，受到的各種表彰的審批原始件，均放入學(xué)籍檔案；學(xué)生在讀期間，如違反學(xué)校規(guī)章制度，受到“警告”以上處分，至畢業(yè)尚未取消處分的審批資料均留檔。

1.2學(xué)籍管理對學(xué)生學(xué)習(xí)的保障、激勵作用

學(xué)籍資料的記錄和保留，可以督促學(xué)生重視在校期間的學(xué)業(yè)和表現(xiàn)，充分調(diào)動學(xué)生自身的積極性，從而促進學(xué)生主動學(xué)習(xí)，積極進取，以留下最優(yōu)秀、光輝的人生檔案，從而實現(xiàn)對其教育成才的目的。比如，有學(xué)生因違紀受處分，我們明確告知學(xué)生，如果在校期間不能撤銷處分，那么畢業(yè)時檔案將記下受處分的人生污點，對今后的工作和生活都會帶來較大的影響。學(xué)生往往都很努力改正錯誤，爭取在半年或一年內(nèi)表現(xiàn)良好，從而撤銷處分，畢業(yè)前消除這一污點。

1.3學(xué)籍資料對學(xué)生畢業(yè)后走向社會，為用人單位提供了解學(xué)生的有力依據(jù)

學(xué)生畢業(yè)后走向社會，走向工作崗位，學(xué)籍檔案是學(xué)生本人向用人單位展示自身才華、特長以及在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)業(yè)、表現(xiàn)的重要依據(jù)。這使學(xué)生精準就業(yè)及用人單位更好地讓學(xué)生學(xué)以致用、用其所長，也使學(xué)生更好地發(fā)揮特長和優(yōu)勢，實現(xiàn)就業(yè)目標及人生價值。

2技工院校學(xué)籍管理中亟待解決的問題

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，技工院校迎來了成長的飛躍時期，學(xué)籍管理顯現(xiàn)出了短板，主要表現(xiàn)在以下四個方面：

2.1學(xué)歷層次多樣、生源結(jié)構(gòu)復(fù)雜，學(xué)生素質(zhì)差

最近幾年，我國針對技工院校在招生、就業(yè)及教育教學(xué)等方面政策進行了多方面的改革。在招生方面，有中技和高技、成人大專等不同的層次，招生對象學(xué)歷層次多樣，生源結(jié)構(gòu)復(fù)雜，這些改革對培養(yǎng)人才產(chǎn)生了積極作用，但同時學(xué)籍管理工作也面臨新問題。例如在管理內(nèi)容上呈現(xiàn)出復(fù)雜性，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生休、轉(zhuǎn)、退，中技升高技等現(xiàn)象。隨著技工院校招生規(guī)模擴大，學(xué)生錄取的門檻放低，有些專業(yè)為完成招生任務(wù)，甚至免試入學(xué)，導(dǎo)致就讀學(xué)生思想素質(zhì)、道德水平以及培養(yǎng)潛力普遍下降，學(xué)生構(gòu)成體系日趨復(fù)雜，管理難度較大。同時，自2006年以來，國家實行農(nóng)村戶籍學(xué)生國家助學(xué)金，2012年秋季以來，農(nóng)村戶籍學(xué)生免學(xué)費等資助性政策，更加大了學(xué)籍管理工作的難度。

2.2學(xué)籍管理制度滯后，社會認可度低，導(dǎo)致學(xué)生對檔案的重要性的認識不足

隨著技工教育改革的深入，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理制度無法適應(yīng)新形勢下的檔案管理需求，暴露出較多的問題，比如：學(xué)籍內(nèi)容不能與時俱進，有些陳舊、落后的信息已失去留檔的意義，而一些重要信息在學(xué)籍檔案中無法體現(xiàn)，學(xué)籍檔案呈現(xiàn)不嚴密性。同時，部分技工院校一味注重教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)成果，對學(xué)籍管理重視程度不夠，加上社會上用人單位對技校畢業(yè)生的學(xué)生檔案也認為可有可無，不重視學(xué)生檔案發(fā)揮的作用。特別是一些外資、合資或私人企業(yè)因為沒有人事權(quán)，因而完全忽視學(xué)生的檔案收取及保管。這樣一來，一方面是記錄學(xué)生重要成長軌跡的學(xué)籍檔案學(xué)校視若珍寶，而用人單位卻棄如敝帚。如此以往，惡性循環(huán)的結(jié)果便是本是人生重要檔案資料，往往束之高閣，或被丟棄，失去了學(xué)籍檔案的重要意義。

2.3學(xué)籍管理隊伍缺乏穩(wěn)定性，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升

學(xué)籍管理是一項精細而繁瑣的工作，做好這項工作需要投入大量的時間和精力。隨著信息化、大數(shù)據(jù)時代的來臨，學(xué)籍管理基本采用計算機信息平臺，各種資料的記錄、學(xué)籍的變更及資助信息的顯示和統(tǒng)計、上傳、匯總都需要具備一定業(yè)務(wù)能力、計算機操作能力的人才能完成，大量數(shù)據(jù)的操作和分析更需要一定專業(yè)素養(yǎng)。近年來技工院校規(guī)模不斷擴張，越來越多的學(xué)生選擇到技工院校學(xué)習(xí)，對學(xué)籍管理工作及相關(guān)工作人員提出了更高的要求。但實際情況還有一定差距，有些技工院校學(xué)籍管理工作人員在專業(yè)能力方面比較欠缺，工作壓力加大，人員流動更換頻繁，由此導(dǎo)致很多工作受到影響，從而影響學(xué)籍管理質(zhì)量。

2.4學(xué)籍管理中現(xiàn)代化技術(shù)手段應(yīng)用的滯后

學(xué)籍管理是一項非常龐大、具體、繁瑣且原則性比較強的工作。技工院校開始嘗試借助現(xiàn)代化工具對學(xué)籍進行管理也是近幾年的事，初步實現(xiàn)了技工院校自己的網(wǎng)絡(luò)與信息化管理。但是由于技工院校的學(xué)籍平臺網(wǎng)絡(luò)化管理還存在一些不規(guī)范或重復(fù)設(shè)置的現(xiàn)象，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)矛盾或沖突的現(xiàn)象，給實際工作帶來麻煩。比如，我們現(xiàn)在使用的全省學(xué)籍平臺和全國電子注冊平臺，同一個學(xué)校，同樣的學(xué)生，兩個平臺，一個主要用于學(xué)生注冊，休、轉(zhuǎn)、退學(xué)及畢業(yè)證的辦理；另一個主要用于資助金政策的落實。兩個平臺都很重要，但如果兩個平臺由不同部門操作，或不能同時更新，可能導(dǎo)致信息的不一致，造成數(shù)據(jù)的混亂而引起管理的混亂。而班主任在提供學(xué)生基本資料錄入時，因兩個平臺的內(nèi)容、格式不一樣，同樣的工作得重復(fù)做兩次。這一切，一直困擾著我們基層的學(xué)籍管理員。因此，我們大膽改革，嘗試將兩個平臺的信息整合，利用計算機編程等先進科學(xué)的手段，設(shè)計為一表多用。班主任只需錄入一次，可以根據(jù)需求，生成多種形式的表格，這樣既提高了工作效率，又統(tǒng)一了數(shù)據(jù)，也是我校數(shù)字化管理檔案的一次技術(shù)上的飛躍。

3加強技工院校學(xué)籍管理的對策及建議

3.1與時俱進，學(xué)籍資料的設(shè)置更趨于科學(xué)、合理、適用

關(guān)于學(xué)籍管理，傳統(tǒng)的理念注重對學(xué)生進行監(jiān)督制約，而隨著社會發(fā)展和進步，學(xué)籍管理目標更偏重于激發(fā)學(xué)生潛能、鼓勵學(xué)生全面成長，記錄學(xué)生的綜合能力、適應(yīng)能力及市場生存能力為主要目標。技工院校應(yīng)逐漸實現(xiàn)由封閉式的資料記錄轉(zhuǎn)化為開放型的學(xué)生成長的理念；注重記錄學(xué)生的個性特征，體現(xiàn)學(xué)生動態(tài)的思想和技能的發(fā)展和進步。技工院校培養(yǎng)的學(xué)生只有更接近社會，才能更適合社會需要。因此，學(xué)籍管理應(yīng)以服務(wù)為本，既要關(guān)心學(xué)生，又要嚴格管理，注重學(xué)生的全面成長，本著對學(xué)生服務(wù)的理念，在學(xué)籍管理工作中體現(xiàn)更多的人文關(guān)懷，讓“以人為本”貫穿到學(xué)籍管理的整個過程。

3.2完善學(xué)籍管理制度，提高數(shù)據(jù)檔案與紙質(zhì)檔案的管理效率

建立科學(xué)有效的學(xué)籍管理制度，是技工院校科學(xué)化、規(guī)范化、程序化做好學(xué)籍管理工作的重要前提。隨著新興技術(shù)的發(fā)展、教學(xué)理念的突破傳統(tǒng)、教學(xué)模式和手法的創(chuàng)新，個人專業(yè)能力也要不斷提升，對現(xiàn)有的學(xué)籍管理制度進行進一步的完善和改進，比如：嚴格學(xué)籍注冊手續(xù)，規(guī)范學(xué)歷電子注冊程序，量化學(xué)生考核制度，制定畢業(yè)證書發(fā)放制度等。將繁瑣的數(shù)據(jù)處理交給現(xiàn)代化的計算機程序來管理，同時注意記錄和保存好學(xué)生的紙質(zhì)檔案，這是學(xué)生畢業(yè)后單位和社會查找學(xué)生在校期間信息的重要原始資料。我們學(xué)校辦學(xué)40多年來，不斷有歷屆的畢業(yè)生來學(xué)校查找原始資料作為憑證，到單位辦理職稱、入戶籍、升工資等等與個人利益息息相關(guān)的業(yè)務(wù)，一些早年畢業(yè)生，到退休的時候，才發(fā)現(xiàn)檔案由于各種原因，缺失一些重要要資料，而重新回到學(xué)校查找并證明?？梢姡９芎眉堎|(zhì)檔案是多么的重要。

3.3提高管理人員素質(zhì)，增強隊伍穩(wěn)定性

首先，對學(xué)籍管理人員要進行專業(yè)的培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)讓學(xué)籍管理人員掌握相關(guān)管理制度和管理軟件的運用。同時要提升學(xué)籍管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，努力做好本職工作；其次，還要不定期的組織學(xué)籍管理人員到知名技工院校學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)先進管理經(jīng)驗，學(xué)籍資料中班主任記錄下的學(xué)生的每一科成績、每一學(xué)期的操行成績，每一學(xué)期的評語，這是學(xué)生一生求學(xué)生涯中重要的財富和珍貴的回憶，我們每一個學(xué)籍管理員要以高度的責任心、嫻熟的專業(yè)素養(yǎng)，認真仔細的工作態(tài)度，對待每一個學(xué)生的學(xué)籍檔案。同時對工作模式進行創(chuàng)新，探索出更科學(xué)的技工院校學(xué)籍管理方法，使學(xué)籍管理在學(xué)校管理中發(fā)揮更加積極而重大的作用。

3.4充分掌握利用學(xué)籍管理系統(tǒng)，不斷完善系統(tǒng)功能

信息化技術(shù)是現(xiàn)代各行業(yè)被廣泛認可和應(yīng)用的新動力，學(xué)籍信息系統(tǒng)也是在學(xué)籍管理上實現(xiàn)科學(xué)、高效、公正的基本條件。當前隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴大，學(xué)校與學(xué)校之間的交流和合作越來越多，以前半手工操作加小型數(shù)據(jù)庫的學(xué)籍管理方式已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)新的形勢。應(yīng)充分利用計算機進行學(xué)籍管理，將現(xiàn)代化信息技術(shù)運用到學(xué)籍管理中。通過校園網(wǎng)創(chuàng)建學(xué)校自己的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，匯集學(xué)生在校的各項信息，便于隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，實現(xiàn)資源共享。作為學(xué)生也可通過自動化檢索，借助學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)查詢了解自己的學(xué)籍信息、課程表、考試成績等。學(xué)籍管理是一項專業(yè)、持久、精細、繁瑣的管理工作，要做好學(xué)籍管理工作，就必須在實踐工作中不斷學(xué)習(xí)、反思和總結(jié)，不斷探索先進的管理模式，提高學(xué)籍管理的科學(xué)性、規(guī)范性、時效性。只有不斷改進管理方法，學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗，才能為學(xué)生創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，培養(yǎng)更加優(yōu)質(zhì)的技工人才。

作者:王澤娟 單位:廣東省粵東技師學(xué)院

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