學籍檔案精準管理研究

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一、加強重視學籍存檔管理工作

無論是領導、教務管理人員還是教師和學生都要認識到學籍檔案工作的重要性。準確、完整和系統的教務教學檔案是提高教學質量、進行教學改革和研究、本科教學評估和工程教育專業認證等工作重要有效的數據參考和依據。隨著教育改革不斷與時俱進，檔案資料的日益增多，對教學質量和水平的監測會越來越嚴。畢業生的學籍檔案是高校檔案的重要組成部分，涉及每一個學生在校的學習過程，反映學生每個學習階段的具體情況，畢業還是結業，畢業論文情況、學生何時轉專業、休學等學籍異動情況，是學生大學學習過程的歷史紀錄，是反映學生受教育情況和專業培養目標完成度的重要資料，其中成績單、學籍卡和畢業論文評閱意見除了學院保存外，同時還要放進學生個人檔案，是學生所在用人單位核實學生學習成績和學籍狀態，在校就讀情況的主要參考依據。因此，學校要重視檔案管理工作，增加管理人員培訓機會、加大信息化建設經費投入和增加辦公人員[2]。

二、提升管理人員素質，改革創新

學籍檔案資料來源于新生入學階段，在讀階段和畢業階段，跨越的時間較長。比如，畢業資料，有少部分同學大四下學期還有重修的課程，甚至有些同學結業后再返校重修課程，滿足畢業條件后，才能正常獲得畢業證和學位證，相應地其學籍檔案還要隨時更換，可見學籍檔案工作是非常繁瑣的。為了做好學籍檔案管理工作，管理人員不僅要有一定的檔案管理理論，還需具備高度的責任心和細心。由于精簡人員編制有限，一般二級院系都沒有專業的檔案管理人員，大都是由教學教務干事承擔檔案工作。教學教務干事要負責的工作很多，有監考安排、教學計劃修訂、教學評估，工作量計算等等，難免對檔案工作不夠重視，對學籍檔案資料，比如，紙質版和電子版的畢業論文整理不夠及時，歸檔不明確，基本不開發利用，導致需要時查找困難，從而造成檔案資料不健全，工作效率低下。隨著檔案的重要性增加，教學教務管理人員要改變觀念，積極參加相關檔案管理和信息數據處理技術培訓，不斷學習和適應新的發展，加強同兄弟院校檔案管理人員的經驗交流，借鑒和吸收檔案管理工作中的優秀成果和寶貴經驗，改革創新，不斷思索，能夠針對檔案工作中的問題，使用恰當的資源和信息技術工具等來提高效率，做好檔案的編目和檢索工作，使學籍檔案工作信息化，并加強對檔案的開發利用。總之，檔案管理人員應當全面綜合提升自己的素質，更好勝任教學檔案管理和服務工作[3]。

三、完善規章制度，統一領導，分工合作

畢業生學籍檔案管理工作涉及招生辦、檔案室、學工辦，學院教學教務管理人員、教師、輔導人員和學生。高校畢業生學籍檔案內容由不同的行政部門提供，比如，招生部門提供學生的錄取通知書和高考成績單，學生辦公室會提供學生在學校獲得獎學金，第二課堂活動情況等，而學院教學管理辦公室需要提供學生在校成績單，學籍卡，畢業論文評閱意見。教學辦公室涉及的學籍檔案一部分要移交學校檔案科，一部分要學院自己保存，同時一部分要給輔導員放進學生自己的檔案里。為了使各學院移交的檔案規范，保證學院收集、整理和保存檔案有序進行，需要有統一標準化的檔案管理規定。因此，無論是學校檔案科，還是學院教學辦公室，都要不斷完善檔案規章制度，相關人員在學校統一領導下，各盡其職，分工合作，確保各級人員檔案交接的時候準確不出錯，做好畢業生學籍檔案工作。

總之，隨著社會的發展進步和教育不斷改革，反映教學過程和人才培養過程的原始憑證———檔案日益重要。為了更加高質量和高效率完成畢業生學籍檔案管理工作，文章探討了高校院級畢業生學籍檔案精準管理途徑，以期為學校、學院的運行和發展及學生、用人單位等提供精準有效的檔案服務。

參考文獻：

[1]田甜.高校學籍檔案信息化管理研究[J].中國高新技術企業,2015(10):12-13.

[2]周蔚娟.加強高校學籍檔案管理促進檔案服務于社會[J].城建檔案,2015(8):90-91.

[3]祝銘鈺.新時期如何提高高校學籍管理工作水平[J].西部素質教育,2017,3(3):28.

作者:張婭 于洪杰 單位:北京化工大學