化工企業建設項目檔案跟蹤管理研究

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項目建設是大型化工企業持續發展的基礎，是企業做大做強的關鍵。真實、完整、準確的檔案資料是企業及項目日后生產運行、檢修維修作業與轉型升級的重要抓手。如何做好建設項目檔案資料收集工作，根據多年項目檔案管理經驗，我們認為跟蹤管理可以保證檔案資料的真實性、完整性和準確性，跟蹤管理是做好項目檔案收集歸檔工作至關重要的一環。

1充分發揮檔案部門專業管理職能作用

1.1嚴密跟蹤，保證檔案工作進度受控。從項目前期開始到整個建設過程中，檔案部門都要全節點跟蹤管理，及時協調解決突發情況和難點問題。我們單位環保達標項目每個單項工程都有十幾家施工單位，部分子單位工程也是幾個施工單位共同作業，到底由哪家施工單位組建通用卷就是個難題。為此，單位檔案部門積極跟蹤反饋問題，由工廠牽頭落實，協調公司工程部、檔案中心、項目科、監理公司、施工單位和綜合辦公室召開專題會議，經過全面分析和反復討論，最終確定了組建通用卷單位和歸檔工作任務。1.2明確責任，層層把關歸檔工作。做好建設項目資料跟蹤歸檔工作，首先一定要理順歸檔流程，細化責任分工。在實際工作中按照流程和分工把歸檔工作分解到綜合辦公室、項目科、監理公司、施工單位，明確具體培訓任務、業務指導內容和咨詢方式，健全檔案收集整理及移交工作辦法，保證歸檔資料必須經過項目科專責、監理公司、項目科資料員層層確認無誤后，方可移交工廠檔案室，工廠檔案員確認合格后，才能進行合規性驗收。

2積極協調項目管理部門形成合力

2.1堅持早介入、早檢查、早整改。項目檔案管理前移是我們多年來做好項目檔案資料歸檔工作的寶貴經驗。在項目前期文件收集階段，我們以清單形式將歸檔范圍、相關規定送達項目科，緊緊跟蹤前期工作進展，隨時指導項目科對前期資料進行收集、整理及歸檔，對具備成卷條件的馬上歸檔組卷，對不符合要求的，逐項列出問題及整改清單，保證前期歸檔資料的完整、齊全。2.2堅持定期總結、步步跟蹤。定期總結、步步跟蹤是督促相關單位及時做好項目檔案資料收集歸檔工作的重要手段。在環保達標項目中，動力一廠檔案室定期聯合項目科，每月進行一次項目資料歸檔工作總結，及時掌握資料歸檔進度及存在的問題，以問題為導向，實時跟蹤薄弱環節，制定具體改進措施，有針對性調整下步工作方向。

3有效督促監理公司履行監管責任

3.1明確任務，確保進度節點受控。為確保各進度節點受控，我們充分發揮監理公司作用，跟蹤督促監理公司嚴格按照項目《單位工程劃分表》《子單位工程劃分明細表》抓好時間節點，明確工作任務，按照進度節點跟蹤管理，列出各節點任務清單，限定問題解決時限，使施工文件、監理文件全過程受控，實現工程建設與資料收集同步完成。3.2強化溝通，抓好材料收集工作。突出監理公司橋梁紐帶作用，加強各單位之間溝通聯系，能有效克服項目資料歸檔過程中遇到的難題。我們在工作中，密切跟蹤、督促監理公司，反復與施工單位溝通，積極協調工廠項目管理部門，及時對新資料員進行培訓指導，確保項目資料收集歸檔工作的按時完成。

4精準指導施工單位規范統一歸檔

4.1強化培訓，確保項目資料歸檔標準統一。為確保歸檔資料準確無誤，我們邀請上級檔案部門專家對施工單位、監理公司等項目技術負責人、檔案資料員開展培訓和交底工作，以電力行業建設項目和中油建設項目組卷標準為重點，提出項目竣工文件質量、編制、收集、整理、歸檔等具體要求，統一資料歸檔工作標準，為項目資料規范管理奠定了扎實基礎。4.2建立網絡，確保隨時隨地開展跟蹤指導工作。我們以《建設項目計劃表》為基礎，建立施工單位和監理公司檔案管理網絡，健全《項目檔案跟蹤管理統計表》《檔案基本信息表》《建設項目檔案管理網絡人員情況表》，深入了解各單位資料員信息及工作進展，建立信息共享微信群，實時跟蹤施工單位、監理公司，保證第一時間解答各單位提出的具體問題，并著重對共性問題進行指導培訓，確保施工單位歸檔工作順利進行。4.3抓好點面結合，確保圓滿完成項目資料歸檔工作。只有跟蹤管理做得好，才能及時發現典型單位和典型個人，我們通過樹立各階段歸檔工作典型，在總結例會上大力宣傳，較好地營造了各單位向典型學習和互相學習的良好氛圍。比如在動力鍋爐環保達標項目歸檔工作初期，中油六建公司歸檔資料完整性好、標準高、錯誤少，北建三公司電氣、儀表專業隨機資料、設計變更資料組卷清晰整潔，先后被選做典型，在全體參建單位總結例會上反復宣傳與表揚，并組織其他單位資料員到現場參觀學習，經過系列點面結合操作，有效提高了項目檔案組卷歸檔質量。

作者:班超 郭玥池 單位:中國石油吉林石化公司檔案館