風(fēng)險管理在項目建設(shè)中的應(yīng)用

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摘要:本文以A公司的生產(chǎn)信息管理系統(tǒng)項目為例，結(jié)合具體項目實踐，分析了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中風(fēng)險的識別和管理過程，特別是對重點風(fēng)險包括技術(shù)風(fēng)險、組織風(fēng)險、管理風(fēng)險等的識別、評估以及應(yīng)對措施展開了詳細(xì)的討論。介紹了使用概率、影響評估和三點估算法進(jìn)行風(fēng)險定性和定量分析，如何制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，以及利用風(fēng)險再評估和偏差趨勢分析技術(shù)進(jìn)行風(fēng)險控制的方法。

關(guān)鍵詞:項目管理；風(fēng)險管理；風(fēng)險應(yīng)對

一、項目背景分析

隨著信息化技術(shù)應(yīng)用的普及和提高，越來越多企業(yè)采用新型的信息管理系統(tǒng)來進(jìn)行生產(chǎn)管理，以提高管理效率，提升企業(yè)競爭力。A公司是一家以出口模具為主營業(yè)務(wù)的機(jī)械加工企業(yè)。目前公司總部及各分廠的各個職能部門都有自己的電腦辦公條件，但缺乏一個統(tǒng)一的管理平臺，整體溝通和管理還更多的是依靠人工協(xié)調(diào)，特別是各個部門的生產(chǎn)資料、控制文件以及信息數(shù)據(jù)不能及時共享，產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度難以實時監(jiān)控。為了適應(yīng)生產(chǎn)管理的需要，公司領(lǐng)導(dǎo)層決定開發(fā)一套新的信息管理系統(tǒng)，以覆蓋公司的所有部門，打通部門之間的信息孤島，全面深度集成CAD、CAM、ERP，實現(xiàn)模具設(shè)計、工藝和制造業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的一體化。該系統(tǒng)包括銷售業(yè)務(wù)、工程設(shè)計、物流采購、機(jī)械加工、模具裝配以及模具測試等幾個功能模塊。系統(tǒng)架構(gòu)上采用J2EE架構(gòu)技術(shù)，純BS結(jié)構(gòu)，客戶端只需IE等通用瀏覽器支持，無需安裝軟件或組件。使用Java語言開發(fā)，Oracle數(shù)據(jù)庫，多層次結(jié)構(gòu)設(shè)計。系統(tǒng)以模具產(chǎn)品為核心，實現(xiàn)了對模具相關(guān)數(shù)據(jù)、過程和資源的一體化集成管理，通過對業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的整合來提高企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計知識、歷史數(shù)據(jù)、成功經(jīng)驗的利用率，提升模具開發(fā)能力和開發(fā)效率。

二、項目風(fēng)險管理過程分析

風(fēng)險是指可能對項目目標(biāo)產(chǎn)生負(fù)面或者正面影響的不確定性，風(fēng)險管理是一種過程，包括項目團(tuán)隊不斷的評估會對項目產(chǎn)生消極或積極的影響的事件，并確定這些事件發(fā)生的概率以及所造成的影響程度的過程，也包括分析決定風(fēng)險應(yīng)對策略以及控制風(fēng)險的過程。通過實踐項目的建設(shè)經(jīng)驗可以發(fā)現(xiàn)，項目風(fēng)險管理是項目成功的關(guān)鍵所在，而如何預(yù)防風(fēng)險則是風(fēng)險管理的重中之重，作為項目經(jīng)理應(yīng)該把主要精力放到風(fēng)險管理上，風(fēng)險管理要求充分發(fā)動項目團(tuán)隊的主觀能動性，在項目經(jīng)理的帶領(lǐng)下以積極的態(tài)度面對項目建設(shè)中的各種風(fēng)險。風(fēng)險管理不但要求做好前期的風(fēng)險的計劃充分識別各種風(fēng)險因子，也要求做好對風(fēng)險發(fā)生的可能性的定性和定量分析，同時更要求制定好對風(fēng)險的預(yù)警和應(yīng)對措施并實行嚴(yán)格風(fēng)險管控。風(fēng)險具有隨機(jī)性、相對性和可變性的特點。隨機(jī)性是指風(fēng)險的發(fā)生和影響都是偶然的，都不具有特定的規(guī)律。項目建設(shè)過程中某種風(fēng)險是否真的會發(fā)生，什么時候發(fā)生，發(fā)生的程度怎么樣，以及該風(fēng)險發(fā)生后會對項目產(chǎn)生什么樣的影響都是很難確定的。相對性是指風(fēng)險的發(fā)生和項目主體活動有關(guān)，即針對不同的項目主體，風(fēng)險的發(fā)生概率是不同的，對項目主體帶來的影響也是不同的。同時，在項目風(fēng)險中，人們對于風(fēng)險的承受能力也不一樣，這種風(fēng)險承受能力是因項目收益、投入以及資源數(shù)量的大小不同而不同。風(fēng)險的可變性是指在項目建設(shè)過程中，風(fēng)險并不是一成不變的。當(dāng)項目的進(jìn)程改變時，項目的成本、進(jìn)度、質(zhì)量等指標(biāo)都不斷發(fā)生改變，從而引起風(fēng)險的不斷變化。這種辯護(hù)可能是積極的，也可能是消極的，甚至已知風(fēng)險也會消失，也可能產(chǎn)生新的風(fēng)險。項目風(fēng)險管理是風(fēng)險規(guī)劃、風(fēng)險識別、分析、應(yīng)對和控制風(fēng)險的全過程。風(fēng)險管理過程是一個動態(tài)的過程，需要不斷依照項目進(jìn)程和各項項目指標(biāo)的變化進(jìn)行更新。項目風(fēng)險管理的主要任務(wù)是要引導(dǎo)風(fēng)險發(fā)展的方向，提高積極風(fēng)險的發(fā)生的概率，降低消極風(fēng)險出現(xiàn)的概率和影響。具體包括以下幾個過程。(一)規(guī)劃風(fēng)險管理。基于風(fēng)險的隨機(jī)、相對、可變的特性，做好項目的風(fēng)險管理規(guī)劃就顯得尤其重要。風(fēng)險管理規(guī)劃對項目建設(shè)的成功起著至關(guān)重要的作用。通過規(guī)劃分析項目的風(fēng)險程度和項目目標(biāo)的實現(xiàn)要素，為項目的順利推進(jìn)提供足夠的資源和時間保障，在項目內(nèi)部形成一致性的風(fēng)險基礎(chǔ)。在規(guī)劃階段，需要詳細(xì)挖掘項目管理計劃、項目章程里面的項目目標(biāo)要求，結(jié)合各種工具和技術(shù)編制出項目風(fēng)險管理計劃。在風(fēng)險管理計劃中，需要明確的內(nèi)容很多，團(tuán)隊角色與職責(zé)就是其中一項，其中需要對風(fēng)險管理團(tuán)隊成員的角色進(jìn)行清晰的定義，明確各自的工作權(quán)限和工作職責(zé)，制定匯報級制和匯報渠道以及匯報頻率。在風(fēng)險管理計劃中，也需要明確風(fēng)險的類別。風(fēng)險類別的制定為系統(tǒng)一致的進(jìn)行風(fēng)險識別和管理提供了一個標(biāo)準(zhǔn)。通常可以使用風(fēng)險分解結(jié)構(gòu)來確定風(fēng)險類別。風(fēng)險分解結(jié)構(gòu)對項目的各種可能發(fā)生的風(fēng)險因子分成各種大類和小類，從中可以找出各種各樣的風(fēng)險因素，通過對風(fēng)險因素的審查評估，來不斷調(diào)整或擴(kuò)展風(fēng)險類別結(jié)構(gòu)。在風(fēng)險管理計劃中，還需要定義風(fēng)險的概率和影響。通過界定不同層次的風(fēng)險概率和影響來確保風(fēng)險分析過程的質(zhì)量和可行度。對于不同的項目風(fēng)險概率和影響水平具有不同的表現(xiàn)。常規(guī)的概率定義可以為相對比例，例如將某項風(fēng)險的發(fā)生概率比例設(shè)置成從“十分不可能”到“幾乎確定”，或者以百分率的形式表達(dá)記錄為：10%、30%、50%、70%、90%等。還可以使用程度詞“很低”“低”“中等”“高”“很高”來表達(dá)。(二)風(fēng)險識別。風(fēng)險識別是要識別出那些對項目目標(biāo)產(chǎn)生影響的風(fēng)險因子，并撿起記錄在案的過程。除了全體項目團(tuán)隊成員都應(yīng)該積極參與到風(fēng)險識別中來，還有公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)專家和客戶等干系人都應(yīng)該積極參與風(fēng)險識別。風(fēng)險的識別不是一次性的工作，而是一種不斷反復(fù)不斷更新的過程。在項目建設(shè)過程中，已有的風(fēng)險可能會變化甚至消失，但新的風(fēng)險可能又會出現(xiàn)，所以項目風(fēng)險管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)該對項目風(fēng)險保持敏銳，以高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度不斷評估項目的已知風(fēng)險，同時發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險。識別風(fēng)險的方法很多，頭腦風(fēng)暴法、德爾菲技術(shù)以及訪談時常用的信息收集技術(shù)。SWOT分析、假設(shè)分析和因果圖、流程圖、影響圖等圖解技術(shù)也是風(fēng)險識別的常用工具。風(fēng)險識別的成果是要形成風(fēng)險登記冊。風(fēng)險登記冊用來記錄已識別的風(fēng)險清單，清單上需要詳細(xì)描述風(fēng)險發(fā)生的根本原因、各種項目的假設(shè)條件。同時需要記錄可供采用的應(yīng)對措施清單，風(fēng)險類別的更新等。(三)定性風(fēng)險分析。定性風(fēng)險分析是對已經(jīng)識別的風(fēng)險的發(fā)生概率和對項目帶來的影響做出評估，通過評估列出風(fēng)險排序表。進(jìn)行概率評估時，要調(diào)查每項風(fēng)險發(fā)生的可能性，綜合分析分析風(fēng)險對項目進(jìn)度、成本、質(zhì)量和范圍的潛在影響，找出其中的積極因素和機(jī)會，辨別其中的消極影響和威脅。在評估風(fēng)險概率和影響程度的過程中，要充分利用公司內(nèi)部資源，借鑒團(tuán)隊成員以及專家團(tuán)隊的項目經(jīng)驗，可采用會議或訪談的方式進(jìn)行評估。每種風(fēng)險的發(fā)生都可能具有特定的條件，這些條件作為風(fēng)險的影響因素對風(fēng)險的概率起著決定性的作用，因此，風(fēng)險發(fā)生的條件要連同概率和影響級別一起記錄在案。對于等級的分類，舉例來說，可以使用定性語言將風(fēng)險的發(fā)生概率及其影響后果定義為極高、高、中、低、極低五個等級。對于風(fēng)險等級相對極低的風(fēng)險可以列入觀察清單，作為進(jìn)一步觀察的對象。(四)定量風(fēng)險分析。定量風(fēng)險分析是在定性分析之后對重要性高的風(fēng)險進(jìn)行的量化分析，以數(shù)值精確表達(dá)該類風(fēng)險對項目目標(biāo)的影響程度。定量分析需要采取多種分析工具和技術(shù)，其中一種建模技術(shù)是蒙特卡洛模擬，蒙特卡洛模擬也叫隨機(jī)模擬法，其分析過程是先建立概率模型，并使模型參數(shù)和所需求解的問題的解答方案一致，通過對模型進(jìn)行模擬觀察，計算出模型參數(shù)的統(tǒng)計特征，從而找出所求問題的近似值。另一種常用的工具是決策樹分析，也叫預(yù)期貨幣價值分析(EMV)。決策樹分析是在不確定狀態(tài)下對風(fēng)險的發(fā)生或不發(fā)生的對項目目標(biāo)帶來的積極或消極的影響進(jìn)行平均計算。積極的影響通常是項目的機(jī)會，一般用正數(shù)來表示機(jī)會的貨幣期望價值，消極的影響則是一種威脅，一般用負(fù)數(shù)來表示威脅的期望貨幣價值。匯總每種情況發(fā)生的概率和其影響結(jié)果的乘積，就得到總的期望貨幣價值。定量風(fēng)險分析得到數(shù)值化的風(fēng)險信息表達(dá)，用以支持項目決策的制定，降低項目的不確定性。風(fēng)險定量分析有時可能需要重復(fù)進(jìn)行，以便確定項目總體風(fēng)險是否降低到可接受的程度，重復(fù)分析過程可揭示的風(fēng)險趨勢也可以作為風(fēng)險應(yīng)對的依據(jù)。(五)規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對。風(fēng)險應(yīng)對的主要目的是提高積極影響也就是機(jī)會的發(fā)生概率和影響程度，降低消極影響也就是威脅發(fā)生的概率和影響程度。規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對過程根據(jù)風(fēng)險的優(yōu)先級水平，依據(jù)預(yù)算、進(jìn)度計劃、項目管理計劃中的資源需求和活動目標(biāo)要求，制定應(yīng)對措施。對于積極風(fēng)險的應(yīng)對方法常用的有三種：第一種是開拓，此種方法是消除積極風(fēng)險發(fā)生的不確定性，確保其一定能在項目計劃的過程中出現(xiàn)，給項目帶來正面的影響；第二種是分享，把積極風(fēng)險的一部分或全部分享給最適合利用該機(jī)會的項目利益相關(guān)者；第三種是提高，此種策略是采取措施提高積極風(fēng)險的發(fā)生概率，增加其對項目的積極影響。對于消極風(fēng)險的應(yīng)對常用的方法有：回避，通過修改項目計劃方案來排除消極風(fēng)險及其發(fā)生的條件，可以加強(qiáng)對項目目標(biāo)的保護(hù)，也可以放松項目目標(biāo)要求從而使其不受該消極風(fēng)險的影響；轉(zhuǎn)移，通過采用一定的方案使風(fēng)險的影響以及責(zé)任轉(zhuǎn)移到第三方，常見有購買保險、第三方擔(dān)保等方式；減輕，采取措施是風(fēng)險后果降低到一個可以接受的范圍之類，冗余設(shè)計是一種常見的方法；接受，對消極風(fēng)險在一定程度上接受其存在，不做任何調(diào)整和應(yīng)對。風(fēng)險應(yīng)對措施可以有多個方案，經(jīng)過評估后選擇最佳的應(yīng)對措施。(六)控制風(fēng)險。控制風(fēng)險過程包括對已識別的風(fēng)險進(jìn)行追蹤觀察，監(jiān)測風(fēng)險的發(fā)展過程和風(fēng)險參與，評估風(fēng)險應(yīng)對措施的有效性，也包括對新的風(fēng)險的識別、分析或規(guī)劃。監(jiān)控風(fēng)險的過程所使用的技術(shù)包括偏差和確實分析，要求使用項目實施過程中生成的績效數(shù)據(jù)。監(jiān)控風(fēng)險是項目生命周期內(nèi)不斷實施的過程，可能涉及選擇替代對策、實施應(yīng)急或備用計劃、采取糾正措施，或修改項目管理計劃。風(fēng)險應(yīng)對負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)定期向項目經(jīng)理匯報計劃的有效性、未曾預(yù)料到的后果，以及為適當(dāng)應(yīng)對風(fēng)險所需采取的中途糾正措施。監(jiān)控風(fēng)險也包括對組織過程資產(chǎn)的更新，包括為未來項目的利益更新項目經(jīng)驗教訓(xùn)數(shù)據(jù)庫和風(fēng)險管理模板。

三、風(fēng)險管理的項目實踐應(yīng)用

在整個項目實踐過程中，項目團(tuán)隊充分應(yīng)用了風(fēng)險管理的理論知識，從規(guī)劃風(fēng)險管理、風(fēng)險識別、定性定量風(fēng)險識別、制定風(fēng)險應(yīng)對到風(fēng)險控制階段的每一個環(huán)節(jié)都做了充分的分析。對于風(fēng)險規(guī)劃，項目組成員召開多次會議，依據(jù)項目管理計劃，干系人的登記冊，項目章程等文件，依照公司現(xiàn)有的《風(fēng)險管理流程》《風(fēng)險清單》等模板確定了成員的風(fēng)險職責(zé)分配。規(guī)定每周進(jìn)行一次風(fēng)險管理進(jìn)度匯報，每個里程碑節(jié)點進(jìn)行一次項目風(fēng)險總結(jié)，對風(fēng)險的跟蹤記錄要求跟蹤到位直至風(fēng)險事件的進(jìn)程消失或者影響消除為止。結(jié)合會議記錄，形成了風(fēng)險管理計劃的初稿，同時需要客戶干系人及公司領(lǐng)導(dǎo)、專家對初稿進(jìn)行評審，其中客戶從使用者的角度指出了測試用例管理中的風(fēng)險沒有定義，項目團(tuán)隊對此帶來的影響重新作出了分析，綜合評審的其他意見制定了正式的風(fēng)險管理計劃，并取得了客戶干系人的簽名確認(rèn)。對于風(fēng)險識別，通過召集項目成員對系統(tǒng)設(shè)計、編碼、測試、驗收的環(huán)節(jié)在人員配置、設(shè)備安排、保障制度等方面展開，實施頭腦風(fēng)暴，鼓勵成員暢所欲言，找出項目建設(shè)過程中可能會出現(xiàn)的影響項目目標(biāo)的風(fēng)險事件，分析其來源，探討事件如果發(fā)生會對項目成本、進(jìn)度、質(zhì)量、范圍等方面帶來什么樣的沖擊和影響。列出風(fēng)險結(jié)構(gòu)，形成風(fēng)險登記冊。每個項目在建設(shè)過程中都會出現(xiàn)各種各樣的風(fēng)險，而對于重點風(fēng)險則需要給予更多的資源和關(guān)注。在該項目實踐中，通過分析，登記在冊的需要重點管理的風(fēng)險有：(一)技術(shù)風(fēng)險，技術(shù)風(fēng)險的種類很多，其主要類型是技術(shù)不足風(fēng)險、技術(shù)開發(fā)風(fēng)險、技術(shù)保護(hù)風(fēng)險、技術(shù)使用風(fēng)險、技術(shù)取得和轉(zhuǎn)讓風(fēng)險。主要來源于系統(tǒng)接口設(shè)計和集成，因為該系統(tǒng)需要和客戶集團(tuán)下面多個子公司的加工生產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)直連。(二)組織風(fēng)險，來源于人力資源方面的測試專家是否按時到位。(三)管理風(fēng)險，來源于項目干系人的需求溝通及變更控制方面，因為該項目的業(yè)務(wù)功能涉及的干系人多，需滿足不同分廠不同部門的需求。對于定性風(fēng)險分析，項目團(tuán)隊成員依照風(fēng)險管理計劃、范圍基準(zhǔn)等資料的要求，對識別的風(fēng)險進(jìn)行可能性評估，估計風(fēng)險發(fā)生的概率，同時分析風(fēng)險發(fā)生時對項目帶來的影響，確定風(fēng)險分值，依據(jù)風(fēng)險分值的結(jié)果對風(fēng)險事件進(jìn)行了優(yōu)先級排序，以確保高優(yōu)先級的風(fēng)險能充分得到組織的重視。對于定量風(fēng)險分析，對登記的風(fēng)險項目，項目團(tuán)隊邀請專家對項目進(jìn)行樂觀、中性、悲觀性預(yù)測，利用三點估算法確定了風(fēng)險影響的具體數(shù)值，并更新了《風(fēng)險分析監(jiān)控表》。對于風(fēng)險應(yīng)對策略，本項目采取的主要應(yīng)對措施有：(一)技術(shù)風(fēng)險，由于系統(tǒng)需要和不同分廠的CAD/CAM/ERP等進(jìn)行數(shù)據(jù)直連，對接口的設(shè)計管理是一項挑戰(zhàn)。對此特別安排了一名技術(shù)工程師，專門負(fù)責(zé)接口設(shè)計管理工作，做好和客戶各部門的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的溝通，了解他們的數(shù)據(jù)文件的傳輸需求，掌握數(shù)據(jù)格式及傳輸形式，定期溝通匯報，統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決問題。(二)組織資源風(fēng)險，由于測試專家還有另一個項目的任務(wù)在手，他能否按時接受本項目的測試工作有賴于該項目是否順利驗收。對此同領(lǐng)導(dǎo)商議之后，決定安排另外一名測試工程師作為備用成員，該工程師雖然經(jīng)驗上未必有測試專家豐富，但可以在測試專家不能按計劃到達(dá)時開展一部分前期工作，而測試專家也可以提供技術(shù)指導(dǎo)。(三)項目管理風(fēng)險，由于系統(tǒng)涉及的使用部門多，各部門的用戶都對系統(tǒng)有各自的需求側(cè)重點，很容易由于不合適的溝通造成需求擴(kuò)散并使變更控制管理工作難度增大。因此對溝通管理計劃做了重點評審，確保客戶各階段的聯(lián)絡(luò)窗口及負(fù)責(zé)范圍都有清晰的記錄。同時制定了詳細(xì)的變更管理計劃，對于需求基線、客戶聯(lián)絡(luò)窗口和變更控制要求都和客戶做了溝通并確認(rèn)。對于風(fēng)險控制，要求項目組成員密切關(guān)注風(fēng)險的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢，不斷對已知風(fēng)險進(jìn)行再評估，監(jiān)控風(fēng)險殘余，觀察是否有新的風(fēng)險出現(xiàn)。按照計劃每周做一次風(fēng)險進(jìn)度匯報，分析風(fēng)險發(fā)展過程中的偏差和趨勢，積極調(diào)整對應(yīng)措施。對每個里程碑節(jié)點都做出項目風(fēng)險報告，掌握風(fēng)險動態(tài)，同時做好與領(lǐng)導(dǎo)和客戶干系人的溝通和匯報。

四、總結(jié)與體會

通過項目建設(shè)實踐，對風(fēng)險管理過程主要有以下心得體會：(一)風(fēng)險識別務(wù)必要全面詳盡，項目的風(fēng)險來自很多方面，作為項目經(jīng)理在風(fēng)險規(guī)劃階段要以細(xì)致認(rèn)真的態(tài)度集思廣益，結(jié)合團(tuán)隊成員的估計，多聽取同行專家的意見，對風(fēng)險綜合分析識別，讓大家有一定的心理準(zhǔn)備。(二)風(fēng)險重在預(yù)防，對所識別的風(fēng)險要提前制定有效的對策，這樣可以保證風(fēng)險發(fā)生時能夠迅速作出反應(yīng)，避免忙中出亂造成進(jìn)一步的損失。(三)保持心態(tài)，沉著應(yīng)對，項目經(jīng)理要培對各種風(fēng)險管理措施做到心中有數(shù)，風(fēng)險發(fā)生時能夠從容應(yīng)對，樹立項目信心，遇到未知的因素也要保持鎮(zhèn)靜，不能自亂陣腳。培養(yǎng)良好的心理承受能力，為團(tuán)隊成員做好榜樣，帶領(lǐng)大家共同面對風(fēng)險。

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作者:魏湘輝 單位:廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院