學生檔案建設與管理探究

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摘要：本文主要針對當下成人院校檔案室在學生檔案建設與管理工作中，存在著忽視原始資料的收集和積累、整理不規范，無專人管理檔案等問題，闡明了成人院校在學生檔案工作中歷史資料存留、文獻資料參考的作用，以及在學生檔案的收集、整理和開發利用。

關鍵詞：成人院校檔案室；在學生檔案；管理

《中華人民共和國檔案法》第一章總則第二條將檔案表述為：檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。就成人院校檔案室檔案而言，可分為：文書檔案、人事檔案、財務檔案、在學生檔案等。它是成人院校檔案室工作活動的歷史記錄，特別是在學生檔案，如：讀者檔案、藏書檔案、參考咨詢檔案、地方文獻檔案、在學生輔導檔案等，真實地記錄了在學生的活動過程和成果，對今后與工作具有重要的指導和查考作用。伴隨成人高等教育的不斷發展，進一步貫徹落實“辦好繼續教育事業”，成人院校檔案室在各項日常教育教學活動中，會產生一系列具有參考、利用價值的文獻資料，通過收集、整理、保存，最終形成了辦公文件處理中所說的檔案。成人院校檔案室工作系統化完整化，是檔案工作規范化的重要組成部分，同時必將促進成人院校檔案室各項在學生檔案管理工作的發展。

1在學生檔案在成人院校檔案室工作中的作用

成人院校檔案室在學生檔案的作用主要有兩個方面：1.1歷史資料存留。檔案是具有價值的歷史文獻文件的集合體，是國家和成人院校在學生檔案建設的歷史記憶，是傳承成人高等教育的重要裁體，是成人院校檔案室在學生學習經歷全面的、準確的、真實的反映。成人院校在學生檔案是在學生成人院校全部活動中的文獻文件記載，它為成人院校檔案室存史編志提供了原始依據。1.2文獻資料參考。檔案是第一手的原始資料，記錄了歷史活動的真實實踐經過，記錄了社會各個方面各項實踐活動中思想政治的發展，社會經濟實踐活動中的經驗和科學研究以及藝術文化創新成果。所以，成人院校檔案室在學生檔案是成人院校檔案工作實踐中，成人院校檔案室制定貫徹執行相關法律法規、政策計劃擬定、文獻文件啟始、教訓經驗總結以及進行成人院校檔案室在學生檔案工作的依據，是表明成人院校檔案室在學生檔案管理工作具有文獻資料參考利用價值，是在學生檔案存儲活動工作原始數據記錄載體。

2加強成人院校檔案室在學生檔案管理

做好在學生檔案管理工作有利于成人院校檔案室工作的交流，提升、促進成人院校檔案室在學生檔案管理工作更好開展。成人院校在學生學習經歷的全過程，是由成人院校檔案室在學生檔案完整記錄的。但是，為了更好適應當下并貫徹落實關于“辦好繼續教育事業”的指示精神，成人院校檔案室在學生檔案管理工作中，必須認真處理好以下方面的問題：2.1需對成人院校在學生檔案原始文獻文件資料進行收集與積累。原始文獻文件資料是組成成人院校在學生檔案最小最基本的單元，在學生檔案是成人院校檔案室在學生在院校學習以及其他活動中最原始的文獻文件資料，是成人院校在學生學習全過程的真實的全面的記錄。有的原始文獻文件資料會稍縱即逝，所以成人院校在學生檔案必須及時收集原始文獻文件資料，采取多次、多層次、多方面地開展收集相關活動的原始文獻文件資料，避免事后補救和做假材料，影響在學生檔案的真實性。2.2成人院校在學生檔案整理不規范。在以往檔案管理評估檢查過程中，發現成人院校在學生檔案原始文獻文件資料尚未歸檔，只是按同類性質存放在一起，所以還需要檢查立項，應該抽出此項原始文獻文件資料。應按類依項將原始文獻文件資料存放在同類立項設卷檔案庫內，以便于保存，便于查找。2.3成人院校在學生檔案需要專人管理。成人院校在學生檔案原始文獻文件資料必須設立配備專人管理。忽視成人院校在學生檔案的建設管理，或成人院校檔案室因管理人員異動，就會對成人院校在學生檔案建設和管理帶來共享與利用的困難。所以，為了促進成人院校檔案室在學生檔案建設工作標準化、規范化，在做好其他輔助工作的同時，必須加強檔案館室建設成人院校檔案室在學生檔案的管理。

3成人院校檔案室在學生檔案的收集與整理

3.1成人院校在學生檔案的收集。成人院校在學生檔案收集工作是做好成人高等教育院校檔案工作的起點，是整個成人高等教育院校檔案工作中極為重要的環節。為了做好收集工作，首先應制定歸檔制度，其內容包括歸檔的范圍、歸檔時間和歸檔要求。歸檔范圍是指處理完畢的成人院校在學生檔案原始文獻文件資料，規定了需要歸檔和不需要歸檔范圍。歸檔時間是指根據具體相關規定和檔案整理立卷同類立項設卷等特點，確定何時歸檔較為合適。歸檔要求是對需要歸檔的在學生檔案原始文獻文件資料提出完整性、系統性等質量上的要求。建立了正規的檔案制度，歸檔前的立卷和整理等工作由成人院校在學生檔案室來進行，只有成人院校在學生檔案室熟悉在學生檔案原始文獻文件資料的內容、用途和形成過程，才能更好地保證成人院校在學生檔案原始文獻文件資料收集的完整性、準確反映在學生檔案原始文獻文件資料之間的內在必然聯系。3.2做好成人院校在學生檔案的整理。依據檔案管理保存的相關要求，要對歸檔的成人院校在學生檔案原始文獻文件資料進行整理。一是歸檔檢查。在按照歸卷的原則基礎上，詳細檢查每款中積累的成人院校在學生檔案原始文獻文件資料是否完整，認真檢查與案卷類目是否一致，是否排列合理，如發現成人院校在學生檔案原始文獻文件資料有問題需及時補充、糾正。二是填寫卷內目錄和案卷封面。卷首為卷內目錄，含順序號、作者、內容摘要、文件日期、所在位置（頁碼號），備考等。案卷封面有在學生檔案名稱、相關系別或類別、案卷標題、起止日期文件張、案卷號、保管期限等項。“在學生檔案名稱、相關系別”項：由于是成人高等教育院校成人院校在學生檔案室在學生檔案，應由成人院校在學生檔案室為單位填寫。“案卷標題”項。在擬寫案卷標題時，要求簡練、準確地把卷內成人院校在學生檔案原始文獻文件資料內容表達出來。三是成人院校在學生檔案案卷裝訂。裝訂的目的是固定與保護卷內在學生檔案原始文獻文件資料，避免丟失與損壞。四是在學生檔案原始文獻文件資料的保管。對成人院校在學生檔案室應設專職人員保管，檔案管理工作人員應定期對在學生檔案進行檢查、驗收，做好案卷的整理、立卷、歸檔工作，對已歸檔的案卷，為了便于利用查考，要編制案卷目錄。同時要做到“五防”：防塵、防火、防光、防潮、防蟲鼠。3.3成人院校在學生檔案需用現代化管理方法管理。計算機是檔案工作現代化管理手段中的重要工具，運用計算機管理可極大地節省人力、物力和財力，對減少成人院校在學生檔案貯存空間，方便快捷地存取檔案和檢索檔案信息，為開發利用在學生檔案原始文獻文件資料提供快捷服務。

4開發利用成人院校在學生檔案

成人院校檔案室在學生檔案是成人院校檔案室工作歷史真實全面的反映，對成人院校在學生以后在社會機關企事業單位聘用中具有重要的參考價值。成人院校在學生檔案的收集整理只是過程，目的是積累在學生檔案原始文獻文件資料，為成人院校檔案室事業發展提供參考。開發利用在學生檔案原始文獻文件資料信息源，使之為成人院校檔案室在學生檔案事業建設服務。成人院校檔案室制作在學生檔案年報，它是匯集成人院校檔案室年終的重要時事及統計資料的匯總，具有累積、總結、統計作用的一種編研資料，是高容積、高質量成人院校在學生檔案原始文獻文件資料的情報信息載體。編制工作年報：成人院校在學生檔案年度工作要點和總結；人員設置及調動情況；各類數據；檔案室人員培訓學習；成人院校畢業就業事項及政策法規制定情況；相關大事記；等等。成人院校檔案室要充分利用在學生檔案原始文獻文件資料資源，共享成人院校在學生檔案原始文獻文件資料，提升成人院校檔案室在學生檔案建設管理、拓展成人院校在學生檔案原始文獻文件資料的社會影響。總之，成人院校檔案室在學生檔案管理工作應與成人高等教育院校其他文獻文件檔案工作一樣受到關注和重視。“今世可以知古，后世可以知今。”檔案是歷史的真實的全過程記錄，任何的匆匆足跡都會通過檔案留下記載，所以要促進成人院校在學生檔案的管理和開發利用。

參考文獻：

［1］黃存勛.檔案文獻學［D］.成都：四川大學出版社，1988.

［2］和寶榮.檔案工作基本知識［M］.北京：檔案出版社，1982.

［3］陳兆.檔案管理學［D］.北京：中國人民大學出版社，1980.

作者:李昕陽 李曉白