辦公自動化系統與學校檔案管理的對接

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摘要：隨著我國信息化技術的飛速進步，檔案管理工作已經改變了傳統的管理方式，開始采用檔案與文件分開管理的方式，實現了檔案管理整體績效的提升。辦公自動化系統的應用使檔案管理工作變得更加簡單、便捷，幫助學校檔案管理工作人員實現電子文件管理的新時代辦公自動化全過程應用。本文針對辦公自動化系統與檔案管理系統對接的重要性、現狀、辦公自動化系統與檔案管理系統的對接策略以及具體的應用進行的探討，希望能夠幫助學校更加高效地完成檔案管理工作。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；系統對接

現如今社會的主要發展趨勢就是數字化建設，同時在各行各業也都開始進行數字化建設，就連各院校也不例外。目前已有諸多院校實現了數字化平臺的基礎建設，能完成檔案信息數據的共享。通過自身權限對辦公自動化系統與檔案管理系統進行直接訪問。但諸多院校實現的辦公自動化系統與檔案管理系統的對接只是表面上的，系統之間的融合并不完善，為了加強院校的檔案信息化管理建設，必須要積極進行辦公自動化系統與檔案管理系統的對接研究。

1辦公自動化系統與檔案管理系統對接的重要性

學校電子文件主要來源于辦公自動化系統，但是電子文件所具有的特點導致檔案屬性并不規范，電子文件的的多樣性、系統依賴性與易更改性都導致電子檔案的管理難上加難。因此，大多數院校的檔案管理系統與院校辦公自動化系統的管理歸屬于兩個部門。檔案管理要求中規定，檔案的管理必須要具有完整性、真實性與原始性，但電子文件的管理并沒有滿足上述基礎要求，無法實現院校檔案數據的全面融合。檔案管理系統的基礎就是信息的網絡化應用，對各種信息數據進行網絡化的集中管理，使整個電子文件的產生過程得以科學且規范的保存，進而實現電子文件檔案的實時歸檔與線上查閱。電子文件到電子檔案是一個連續統一與銜接的過程，如何將兩個相互獨立的系統在工作程序與架構上進行高效的對接有重要的研究意義。

2辦公自動化系統與檔案管理系統的對接策略

2.1利用數據接口方式。數據接口技術是伴隨著信息化、數據化技術產生的，利用數據接口技術，能夠在辦公自動化系統與檔案管理系統之間建立一個完善且可以兼容的數據接口，利用該數據接口，實現兩個信息化系統的融合互通，使兩者從真正意義上成為一個整體。利用數據接口的方式主要需做到以下兩個方面的內容：首先是實現信息目錄的轉存功能；其次是實現電子文件信息準確掛接的功能。辦公自動化系統中數據庫的數據應當與電子文件相互對應，因此在將辦公自動化系統中的數據庫目錄轉存至檔案管理系統的數據庫中時，同時上傳電子文件至總服務器中，最后實現目錄與電子文件內容的一一對應。2.2完善自動化檔案管理相關制度。自動化辦公技術制度的不完善將會從根本上嚴重的阻礙院校利用信息化技術完成檔案管理工作的發展進程，為了解決這一問題，就必須要從以下三點進行改革：第一是從國家職能部門層面而言，政府相關部門應當制訂完善的法律法規，從政府角度規范行業標準，使辦公自動化技術與檔案管理系統的對接過程變得有法可依；其次，院校內部應當根據院校自身管理情況，并結合學校檔案管理信息化建設實際過程中出現的問題，制訂符合要求的個性化規章制度，幫助院校進行具有更強規范性的檔案管理信息化工作；第三，在利用辦公自動化技術完成檔案信息管理的過程中，如果發現了制度中存在不合理的問題，應當及時進行研討、糾正，從而不斷提升院校檔案管理的信息化水平與綜合管理水平。2.3高效利用網絡技術實現信息資源共享。與傳統的紙質檔案管理方式相比較，我們之所以采用檔案管理信息化與辦公自動化融合的管理方式，主要目的之一就是更好地實現檔案信息的共享，最終幫助院校實現以檔案數據的信息化管理為基礎，有效地推動院校各項管理工作有序、高效進行目的。院校在進行辦公自動化系統與檔案管理系統的對接時，應當在院校原有的工作基礎上進行歸納總結，在院校內部建立一個完善的檔案信息網絡化體系，根據一個完善、規范且統一的管理標準進行檔案信息的管理工作；同時還要實現管理系統軟件與程序的一體化建設。在這個對接的過程中，院校的各個部門之間需時刻保持一個良好的信息資源共享關系，根據院校制訂的文書檔案統一管理標準，實現學校內部所有信息檔案資源的有效整合與共享，充分地發揮網絡信息的應用優勢。2.4創新檔案信息利用形式。任何一個院校在發展與經營的過程中都會產生大量的數據與信息，將這些數據與信息形成檔案的主要目的就是服務于使用。但在很多情況下，院校進行檔案信息的管理工作時都是被動的完成工作，工作效率低且質量無法得到保障。而辦公自動化系統基礎上的電子檔案管理工作更加方便與便捷；同時檔案信息的后續使用更加靈活、更加高效。也就是說，利用辦公自動化系統，檔案管理工作能夠從原本的被動進行轉變為主動開展；同時在滿足權限設置與保密制度的前提下，還可以同步開展檔案管理工作與校務工作，創新檔案信息的利用形式，建立檔案資料的內部電子文檔中心，具有權限的用戶可以隨時的登錄系統查閱所需要的相關材料，使檔案工作變得能夠高效地服務于師生日常工作與學習。2.5重視檔案管理的信息安全建設工作。在融合辦公自動化系統與檔案管理系統的過程中，首先需要做的就是加強檔案管理的信息安全建設工作，只有保障信息安全，才能避免出現系統被非法入侵、篡改的情況。想要保證檔案管理的信息安全，就必須做到以下幾點：首先，在利用自動化、信息化技術開展檔案信息管理工作時，必須考慮的問題就是加強檔案信息保存系統的環境安全，尤其是要從根本上保證檔案信息數據庫安全，及時地進行數據更新并安裝相應的補??；其次就是要不斷地提升檔案信息系統管理工作的安全意識，在信息系統內部安裝高等級的防火墻與殺毒軟件，并定期更換權限密碼與登錄密碼，從而達到防止不法分子入侵、危害檔案管理系統安全性的目的。

3辦公自動化系統與檔案管理系統的對接應用

3.1數據信息的自動采集應用。辦公自動化系統能長時間地準確保存全部已經辦理結束的內部文件，同時也能有效地保存院校的信息資料與公文、郵件、傳閱記錄等等。如果院校管理的這些信息沒有經過系統程序的有效處理，只能單獨在辦公自動化系統中進行存放，無法實時地轉入進檔案信息管理系統中。在進行檔案歸檔操作時，檔案管理工作人員需要對歸檔的檔案進行手工掃描并錄入，整個過程不僅會造成院校大量的人力物力資源浪費，同時也增加了錯誤的出現率。而利用辦公自動化系統與檔案管理系統對接的方式，可以實現將辦公自動化系統中的數據隨時地向檔案管理系統中進行轉換的功能，不僅節省了大量的時間，同時也減少了轉換工作的繁瑣性。從技術層面而言，如果將辦公自動化系統中的數據直接保存在關系數據中，是比較簡單且容易實現的。因為往往院校的檔案管理系統采用的也是關系數據庫模式，能夠直接快速地對關系數據庫中的信息數據進行讀取。但從本質上，辦公自動化系統與信息管理系統數據庫中的字段并不完全相同，因此必須先將兩個數據庫中的字段進行一一對應，最終完成兩個系統的對接工作。3.2采用集中式流程管理模式。辦公自動化系統中具備的主要流程如下：收文、閱文、發文以及簽發；檔案管理系統中具備的主要流程如下：借閱、查詢、利用以及歸檔。因為兩個系統的主要工作流程完全不同，我們可以采用集中式流程管理模式，將兩個系統中的全部流程在流程管理中心進行統一的保存，將需要領導進行審批的頁面合二為一，直接在辦公自動化系統中體現審批功能，也就是說，能夠實現在同一個界面完成多項審批事項的功能，避免領導重復進入多個界面審批同一個內容的情況出現，減輕領導工作的繁瑣性。想要實現這個功能，就需要實現辦公自動化系統與檔案管理系統的對接與融合，首先需要建立兩個系統通用的流程控制頁面，使辦公自動化系統與檔案管理系統都是由一個界面進行流程的統一管理，就是實現辦公自動化系統與檔案管理系統的內核統一化。一般情況下是將流程控制的界面放置在辦公自動化系統中，這樣就能夠幫助使用者實現在一個界面下對不同系統流程的控制功能。3.3界面部分數據轉換的實現。系統界面部分的數據轉換主要通過以下三個方面實現：第一個是實現文檔信息目錄的轉換。通過建立辦公自動化系統數據庫與檔案管理系統數據庫之間的對應關系，運用統一的界面模塊將辦公自動化系統中的信息目錄數據直接轉存到檔案信息系統中相對應的數據庫中；同時實時地在檔案管理系統中形成可以被直接利用的目錄數據信息；第二個是進行檔案信息的轉換，所謂檔案信息的轉換主要包括通過嵌入方式進行掛接的檔、用戶的編輯檔、掃描檔、文檔等等。例如，通過研究辦公自動化系統起草的文檔格式，再進行界面模塊的破解與處理操作之后，可以將其完全轉化成為一個單獨的檔，最后將形成的單獨檔案信息直接存放在檔案管理系統的電子檔案儲存端中；第三個是實現檔案處理與電子簽名之間的轉換。將辦公自動化系統中對檔案進行處理的記錄、領導審核的記錄、領導的電子簽名等文書處理信息實時地轉變為標準的格式后存入檔案信息系統的數據庫中。通俗來講，系統的界面主要是通過以下兩個步驟完成數據信息轉換的，第一個步驟是完成目錄轉換，就是完成每一個文檔信息的對應轉換，這個步驟代替了傳統檔案管理的管理人員手工錄入信息的過程；第二個步驟是進行電子檔案的轉換，也可以稱之為進行電子檔案的掛接。這個步驟主要替代了檔案管理人員手動掃描形成電子檔案的過程。在這兩個步驟全部完成之后，存放在辦公自動化系統中的信息就能夠全部變成存放在檔案管理系統中的檔案信息數據了；同時可以通過利用檔案信息數據統計功能，對導入的數據與導出的數據進行比對，確認兩者是否一致。當數據庫完全導入后，檔案管理工作者可以利用數據接口對接受的數據信息進行相應的分類與歸檔，最終形成為可直接被查閱并利用的電子檔案信息。

4結束語

綜上所述，辦公自動化系統的應用在極大程度上實現了對辦公文檔的自動化管理，根據當前各個行業對辦公自動化系統與檔案管理系統的實際需求，應當不斷地總結經驗，進而完成辦公自動化系統與學校檔案管理系統相融合的一體化平臺建設。在目前數字化、信息化飛速發展的大背景下，辦公自動化系統與檔案管理系統的對接速度必須予以加快，真正做到從根本上完成數字化校園檔案信息管理系統的建立，做到檔案管理服務于人的最終目的，將院校檔案管理系統和院校辦公自動化系統的有機結合，利用工作的規范化，更好地為師生提供服務，挖掘檔案信息的利用價值，實現“電子檔案”和“紙質檔案”統一管理。

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作者:楊芹 單位:玉林市衛生學校