就創(chuàng)業(yè)檔案信息管理服務(wù)探究

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【摘要】高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案管理工作對校內(nèi)創(chuàng)業(yè)工作質(zhì)量及自身發(fā)展均有著重要的借鑒和指導意義。本文分析了高等職業(yè)學校在就創(chuàng)業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀、研究創(chuàng)新就創(chuàng)業(yè)檔案管理工作的意義，提出解決的具體措施，發(fā)揮高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案的優(yōu)勢價值。

【關(guān)鍵詞】高等職業(yè)學校；就創(chuàng)業(yè)檔案；創(chuàng)新服務(wù)；措施

創(chuàng)新是引領(lǐng)新時展的第一動力，按照國家教育部就創(chuàng)業(yè)工作會議精神要求，高等職業(yè)學校應(yīng)大力開發(fā)“雙創(chuàng)”新動能，深化創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革，把創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育融入人才培養(yǎng)體系。隨著改革的不斷推進，在提供就創(chuàng)業(yè)工作信息服務(wù)時，普遍存在信息化水平不高、專業(yè)技術(shù)人員不足、服務(wù)理念與服務(wù)水平不到位等問題。筆者現(xiàn)結(jié)合徐州幼兒師范高等?？茖W校就創(chuàng)業(yè)管理工作實踐，以“以人為本、實踐取向、彰顯特色、終身發(fā)展”為指導思想，對就創(chuàng)業(yè)檔案信息的創(chuàng)新管理工作提出一些思路與建議。

一、高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案信息管理工作現(xiàn)狀分析

1.制度不健全，重視度不高。一是許多高等職業(yè)學校對于就創(chuàng)業(yè)檔案信息管理工作沒有成文系統(tǒng)的規(guī)章制度和管理機制，許多工作人員仍然沿用老辦法、老經(jīng)驗處理問題。由于觀念老舊、熱情不高、思想保守、工作滿于現(xiàn)狀，使就業(yè)創(chuàng)業(yè)檔案管理工作止步不前。二是許多高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案均由年輕的教師和輔導員老師兼任，老師們常常將更多的精力集中在就創(chuàng)業(yè)工作活動本身，忽略了后期檔案的收集匯總和反饋跟蹤過程，無法形成連續(xù)完整的檔案信息。三是由于就創(chuàng)業(yè)檔案管理工作居于“幕后”，相對枯燥，與教學、科研工作相比，不易做出成績、獲得褒獎，因此，出現(xiàn)許多高等職業(yè)學校對此項工作重視不足，在管理機制建設(shè)上往往發(fā)展緩慢，很大程度上阻礙了就創(chuàng)業(yè)檔案工作的作用發(fā)揮及服務(wù)質(zhì)量的提升。2.專業(yè)人才匱乏，創(chuàng)新力不足。高等職業(yè)學校畢業(yè)生就創(chuàng)業(yè)檔案應(yīng)包括畢業(yè)生在校期間檔案、就業(yè)時檔案、就業(yè)后檔案三大模塊。畢業(yè)生在校期間檔案應(yīng)包括：個人信息資料、就創(chuàng)業(yè)意向、職業(yè)生涯規(guī)劃、社會實踐與個人成績等內(nèi)容。就業(yè)時檔案應(yīng)包括：畢業(yè)生簡歷、推薦表、協(xié)議書、報到證等一系列就業(yè)材料。畢業(yè)后檔案則應(yīng)定期對畢業(yè)生就創(chuàng)業(yè)情況進行跟蹤了解，形成檔案資料。因此，畢業(yè)生就創(chuàng)業(yè)檔案管理需要專業(yè)人士進行全日制、系統(tǒng)連貫性的管理。由于許多輔導員老師身兼多職，本身就有多種工作在身，時間、精力都十分有限，很難再進行完整的檔案工作體系建立與創(chuàng)新的研究。同時，更多追求的高就業(yè)率，而忽略了建立系統(tǒng)檔案的重要性。許多老師在上崗前，沒有接受過專業(yè)的學習與專門的培訓，對檔案管理工作缺乏深入了解，創(chuàng)新的動力與能力都明顯不足，無法形成連貫的、系統(tǒng)性的檔案工作。3.信息化建設(shè)欠缺，經(jīng)費投入不足。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，就創(chuàng)業(yè)檔案電子化、信息化，將大大提升服務(wù)工作效率，其便捷性、及時性、系統(tǒng)性是傳統(tǒng)手工操作無法比擬的。目前，許多高等職業(yè)學校在信息化建設(shè)上才剛剛起步，沒有建立完善的管理系統(tǒng)。部分高等職業(yè)學校已建立起管理系統(tǒng)模式，但還存在模塊缺失、內(nèi)容不全、管理不夠規(guī)范等問題。由于領(lǐng)導重視不足、經(jīng)費投入有限等，導致就創(chuàng)業(yè)檔案管理系統(tǒng)陳舊、僵化，信息化建設(shè)發(fā)展停滯不前。

二、高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案管理服務(wù)系統(tǒng)創(chuàng)新的重要性

1.創(chuàng)新是高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案信息管理服務(wù)是新時代需要。創(chuàng)新指人們根據(jù)一定的目的和任務(wù)，運用一切已知的條件產(chǎn)生的新穎、有價值的想法，并把它轉(zhuǎn)化為具體成果的行為模式。在信息大爆炸的時代背景下，隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，整個社會已經(jīng)成為信息社會，各種各樣的信息與資訊“海量式”增長，就創(chuàng)業(yè)工作所涉及的內(nèi)容不斷更新擴展，相應(yīng)的檔案資料也隨之急劇增長，就創(chuàng)業(yè)部門在面對如此巨大的沖擊時，只有與時俱進，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，不斷改革創(chuàng)新，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，借助多媒體傳播平臺，實現(xiàn)高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案服務(wù)工作的高效性、開放性、便捷性及互動性。2.創(chuàng)新高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案信息管理服務(wù)是激發(fā)該工作持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在動力。高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案設(shè)計內(nèi)容繁多，延續(xù)時間較長。從縱向時間坐標來看，其貫穿了學生從在校期間至畢業(yè)后數(shù)年之間的數(shù)年時間。從橫向內(nèi)容上來看，應(yīng)包括：(1)各類國家級就創(chuàng)業(yè)工作政策文件、會議報告等檔案。（2）省級、市級、校級等各類就創(chuàng)業(yè)活動資料檔案。如：“創(chuàng)青春”、互聯(lián)網(wǎng)+、淮海職教杯、大學生職業(yè)生涯規(guī)劃大賽等比賽的音頻、照片、獲獎證書等相關(guān)材料。（3）就創(chuàng)業(yè)課程建設(shè)檔案。教師課件、ppt、備課情況、教師論文、經(jīng)典課程等。（4）就業(yè)日常管理檔案。包括：就業(yè)率的統(tǒng)計與追蹤、供需見面會資料、畢業(yè)生就業(yè)材料等內(nèi)容。（5）就業(yè)后續(xù)跟蹤。包括：畢業(yè)生及用人單位滿意度調(diào)查、畢業(yè)生走訪情況反饋、優(yōu)秀畢業(yè)生及知名校友風采等內(nèi)容。如此龐大的工程，只有通過創(chuàng)新改革就創(chuàng)業(yè)檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，采用現(xiàn)代化的信息手段加工處理，傳入到網(wǎng)絡(luò)平臺或云端，實現(xiàn)眾多模塊的智能拼接與資源共享，才能從根本上激發(fā)工作與服務(wù)的內(nèi)在動力，提高就創(chuàng)業(yè)檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。3.創(chuàng)新高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案信息管理服務(wù)是推進各大職業(yè)院校高質(zhì)量發(fā)展的有力保障。以促進學校高質(zhì)量發(fā)展為目標，創(chuàng)新性改變就創(chuàng)業(yè)檔案工作服務(wù)理念，充分發(fā)揮檔案資源的利用效率與價值功能，更好的為學校各項發(fā)展和中心工作提供服務(wù)。一是服務(wù)學校宣傳與招生工作。在上級領(lǐng)導蒞臨我校時，就創(chuàng)業(yè)檔案管理部門通過提供近3年的就創(chuàng)業(yè)活動照片、音頻及獲獎資料等，同時協(xié)助宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部完成“就創(chuàng)業(yè)優(yōu)秀校友風采欄”的布置，充分展示了我校畢業(yè)生的風采。在招生宣傳中，就創(chuàng)業(yè)檔案材料也為學校增添了特色亮點。二是服務(wù)督導迎評及升本大計。省就創(chuàng)業(yè)指導中心每年對高校就創(chuàng)業(yè)工作進行督導檢查，這項工作是高等教育質(zhì)量保障體系的重要一環(huán)，對學校的建設(shè)發(fā)展有著舉足輕重的作用。如：我校在2016-2018年度督導工作中，就創(chuàng)業(yè)中心通過提供條例清晰、數(shù)據(jù)詳實的畢業(yè)生就業(yè)一覽表、創(chuàng)業(yè)典型案例檔案、就創(chuàng)業(yè)獎項及滿意度調(diào)查報告等檔案資料，全面細致的向督導組展示了我校就創(chuàng)業(yè)實績。我校的就業(yè)基地、創(chuàng)業(yè)孵化基地建設(shè)、就創(chuàng)業(yè)特色課程、畢業(yè)生走訪、困難生幫扶等工作均獲得了評委的一致好評。三是為畢業(yè)生和用人單位提供便捷的一站式服務(wù)。學校一直踐行“全員、全程、全方位”的三全就創(chuàng)業(yè)教育模式。通過就創(chuàng)業(yè)檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，將學校、畢業(yè)生、用人單位三方緊密聯(lián)系在一起。在確保信息安全性的情況下，畢業(yè)生通過查閱、咨詢、預約，更有針對性的了解用人單位，提升就業(yè)的成功率。

三、高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的措施

1.領(lǐng)導高度重視，建立健全就創(chuàng)業(yè)檔案管理制度。由校領(lǐng)導牽頭，將高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)檔案管理工作建設(shè)納入校重點工程，建立起一套科學合理、模塊清晰、分工明確、責任到人的管理制度。只有學校從上到下均高度重視這項工作，形成工作合力，才能將這項工作順利完成。高等職業(yè)學校就創(chuàng)業(yè)工作檔案覆蓋面廣，設(shè)計內(nèi)容多，檔案整理工作歷時較長。對畢業(yè)生來講，是其就創(chuàng)業(yè)綜合能力的重要體現(xiàn)與憑證；對用人單位來講，是了解學生的重要平臺；對學校而言，則體現(xiàn)了辦學的綜合能力。鑒于就創(chuàng)業(yè)檔案的重要指導和借鑒作用，可按時間坐標與內(nèi)容坐標，縱橫兩條線并進構(gòu)造就創(chuàng)業(yè)檔案管理服務(wù)系統(tǒng)。從時間坐標上看，可按照學生入校前、在校期間、就業(yè)期間、離校后跟蹤反饋四大模塊劃分。從內(nèi)容坐標上看，可分為就創(chuàng)業(yè)市場建設(shè)、就創(chuàng)業(yè)指導、就創(chuàng)業(yè)幫扶、日常管理四大模塊。由就業(yè)指導中心統(tǒng)籌安排、劃分權(quán)限，各院系部、校輔導員、就創(chuàng)業(yè)課程教師等相互配合、共同協(xié)作、共同完善各自模塊建設(shè)。同時，各院校應(yīng)建立就創(chuàng)業(yè)檔案管理專項經(jīng)費制度，促進工作更好更快發(fā)展。2.建立專業(yè)就創(chuàng)業(yè)管理隊伍，提升人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的就創(chuàng)業(yè)檔案管理隊伍，是提高高等職業(yè)學校檔案管理工作得以發(fā)展的保障。首先，要提高就創(chuàng)業(yè)檔案管理工作人員的思想素質(zhì)。使其充分意識到自身工作的重要性，促使其及時學習新知識、不斷更新舊觀念，認真對待每一份檔案資料、每一個數(shù)據(jù)信息，切實增強責任心與事業(yè)心。其次，增強就創(chuàng)業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。實行專業(yè)技能學習培訓、使從業(yè)人員熟練、規(guī)范的進行檔案工作管理?？梢酝ㄟ^組織就創(chuàng)業(yè)檔案知識競賽、有獎?wù)魑幕顒颖荣惖然顒?，分批次、有計劃的提升工作人員業(yè)務(wù)能力，打造一支專業(yè)化、科學化、規(guī)范化的管理隊伍。3.依托多媒體手段，實現(xiàn)就創(chuàng)業(yè)檔案信息化管理。就創(chuàng)業(yè)檔案許多內(nèi)容涉及手工、紙質(zhì)的一手材料，只有將這些資料進行數(shù)字化處理后，才能發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。首先，購置現(xiàn)代化的電腦設(shè)備、文字傳輸轉(zhuǎn)化器、掃描儀等設(shè)備，將材料數(shù)字化后傳入網(wǎng)絡(luò)或云端，進行長久保存，實現(xiàn)合理使用與妥善保管的目的。其次，依托多媒體技術(shù)、人工智能技術(shù)、微信、企業(yè)微信等渠道，實現(xiàn)內(nèi)部資源共享。同時，可以在就創(chuàng)業(yè)指導中心開設(shè)查詢電腦，在充分確保數(shù)據(jù)信息安全性和保密性的基礎(chǔ)上，學生可通過用戶名、密碼、驗證碼，進行自主查詢。用人單位及教師，也可通過各自的平臺入口，在線獲取有針對性的信息，充分發(fā)揮就創(chuàng)業(yè)檔案庫的優(yōu)勢，提高利用率，提升檔案管理服務(wù)的整體水平。4.增強服務(wù)意識，打造個性化、特色化服務(wù)模式。為更好的提升就創(chuàng)業(yè)檔案管理服務(wù)水平，在創(chuàng)新性信息化管理中，可開辟特色化服務(wù)功能。（1）就創(chuàng)業(yè)檔案統(tǒng)計與查詢功能。方便學生查閱檔案內(nèi)容、去向等信息，提供檔案數(shù)量統(tǒng)計與分類匯總服務(wù)，為學校迎評檢查提供準確詳實的數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮檔案的利用及開發(fā)作用。（2）就創(chuàng)業(yè)檔案信息傳播功能。在就創(chuàng)業(yè)檔案信息化后，學校可通過信息、案例分享、政策推送、知識普及等模塊，實現(xiàn)信息的一站式推廣服務(wù)。（3）在線咨詢功能。為我校畢業(yè)生搭建在線解疑答惑的平臺，第一時間了解學生困難，提供專業(yè)性指導與幫助。大量的就創(chuàng)業(yè)典型案例，可為就創(chuàng)業(yè)指導教師提供具有針對性的課堂素材。師生之間也可以通過平臺，建立起更便捷更直接的聯(lián)系渠道。（4）就創(chuàng)業(yè)案例多媒體功能。生動形象、更具有說服力的就創(chuàng)業(yè)案例可以激發(fā)教師與學生更大的熱情。通過文字、圖片、視頻、FLASH動畫等多媒體手段，最大程度上豐富就創(chuàng)業(yè)檔案內(nèi)容，讓就創(chuàng)業(yè)案例真正活起來，為學校的迎評、宣傳等工作提供更好的服務(wù)。（5）就創(chuàng)業(yè)科研服務(wù)。就創(chuàng)業(yè)檔案信息化，既可以為就創(chuàng)業(yè)課程建設(shè)提供有價值的素材和基礎(chǔ)知識，也可以為學術(shù)研究、論文課題提供必要的數(shù)據(jù)和支撐材料。（6）開發(fā)按需服務(wù)的功能。特殊群體特殊關(guān)注。每位畢業(yè)生的能力、特長、性格皆有不同，所面對的就創(chuàng)業(yè)情況也不相同。面對每年近2000人的龐大畢業(yè)生數(shù)，需要開發(fā)“按需服務(wù)”的功能，有針對性的為畢業(yè)生提供幫助。如：貧困生、身體殘疾、就業(yè)困難的學生，學?？梢酝ㄟ^在校期間建檔管理、后期跟蹤幫扶的原則，對特殊群體提供專門性的就業(yè)指導和幫扶政策，切實踐行“不讓一個畢業(yè)生掉隊”的工作宗旨。這些特殊學生的就創(chuàng)業(yè)檔案也必將進一步促進學校高質(zhì)量發(fā)展。

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作者:劉穎 單位:徐州幼兒師范高等?？茖W校就業(yè)指導中心