灌區(qū)水利工程檔案信息化管理論文

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1灌區(qū)水利工程檔案信息化管理中存在的問題

（1）檔案管理制度不完善。目前，部分灌區(qū)對水利工程檔案在工程建設和管理的重要性還認識不夠，單位檔案管理制度不夠完善，檔案日常管理松懈，檔案收集過程中，制度形同虛設。加之有的檔案在立卷過程中沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。由于只注重工程建設，沒有相應的制度來管控工程檔案的同步管理，因而造成工程檔案缺失，對建設和運行過程中出現的問題無法提供有效的、科學的數據資料等，直接影響到工程建設和運行維護管理。

（2）檔案現代化管理意識薄弱。隨著互聯網技術的快速發(fā)展，大數據時代已經到來，各種智能和應用APP已經普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽視的是，大部分灌區(qū)的水利工程檔案資料還封閉在各自的檔案資料室里，檔案管理的現代化意識還很薄弱，導致配備的檔案管理設備和管理軟件沒有起到相應的作用。因此，如何利用互聯網、云計算和大數據時代，做好檔案數字化和現代化管理工作，是灌區(qū)水利工程檔案管理快速發(fā)展面臨的一個現實問題。

（3）檔案管理與提供利用難以適應檔案網絡化的發(fā)展需要。這一點主要體現在，灌區(qū)水利工程檔案數字化的程度很低，跟不上日益增長的檔案利用需求。檔案管理人員操作不熟練，配備的檔案管理設備和管理軟件沒有起到相應的作用，雖有計算機和檔案管理軟件，但紙質檔案沒有實現數字化和進入數據庫，還按手工方式在進行查找和查閱。

（4）檔案管理專業(yè)人員匱乏。目前，部分灌區(qū)為了節(jié)約成本，檔案管理人員一般均為兼職人員，很少配備具有專業(yè)檔案管理知識的專職檔案管理人員。由于檔案管理的專業(yè)性較強，若是單靠沒有接受過專業(yè)培訓的人員來完成此項工作，失誤和錯誤就難以避免，這樣的檔案也就不足以為水利工程建設提供可靠的、科學的、完整的依據，必然為水利工程建設和管理帶來影響。部分灌區(qū)對水利工程檔案管理工作并沒有嚴格按照“四同步”的要求展開工作。加之，由于工程建設期間的管理和環(huán)境因素等影響，使得水利工程檔案的管理無法與工程建設和運行管理同步進行，因此造成檔案質量偏低，可參考性和可依據性較差。

2加強灌區(qū)水利工程檔案信息化管理的對策措施

（1）提高認識，增強做好灌區(qū)水利工程檔案管理工作的責任感。關鍵要從三個方面提高認識：一是加強灌區(qū)水利工程檔案信息化管理和利用，可以實現灌區(qū)水利工程檔案信息資源的合理配置、科學管理，為灌區(qū)建設提供必要的服務。二是完整、可靠的檔案信息可以為灌區(qū)的綜合分析、決策提供有力支持。三是灌區(qū)水利工程檔案信息化可以實現網絡化服務，做到資源共享，提高灌區(qū)檔案信息利用的效率。

（2）落實相關法規(guī)，建立灌區(qū)水利工程檔案信息化管理標準。一是要熟悉檔案管理的相關法規(guī)和標準，不僅要重視硬件投入，更要重視符合標準化檔案管理軟件的投入，使得檔案信息化的流程符合國家和地方對于檔案管理的標準和要求。二是現有紙質檔案的數字化程度高低，決定了灌區(qū)檔案信息化建設的規(guī)模與水平，也是灌區(qū)下一步建設數字化檔案館的基礎。三是采用統一的數據庫，是檔案數據庫的基礎，是有效管理檔案系統的基石，是高效調用數字化檔案的保障。

（3）加大資金投入，加強硬件設施建設。根據我省灌區(qū)的實際建設情況，首先應當配備檔案信息化需要的相關基礎設施設備，例如，津科JI-110檔案管理系統、SQL2000數據庫系統、大容量存儲系統、高速掃描儀、管理計算機和打印機等設備，為做好檔案信息化管理提高技術支持。同時，應對灌區(qū)的檔案管理人員進行辦公自動化和信息化應用技能培訓。通過上述措施，可實現灌區(qū)水利檔案管理的部分數字化和局域網網絡化管理，大大降低檔案管理人員的工作強度，同時數字化加工后的檔案資料信息能得到更好的保存，保證了灌區(qū)水利工程資料的安全性和完整性。

（4）加強環(huán)節(jié)管理，健全檔案資料收集和整理工作。檔案管理人員要從項目開始立項時，搞清楚項目的隸屬關系、完成方式以及項目將要形成哪些文檔資料，初步確立收集文檔資料的內容，做到確保關鍵性材料的有效控制。接收資料時，參照水利行業(yè)工程技術檔案的要求，建立檔案目錄，根據目錄來收集，最后檢查收集的材料是否符合歸檔要求。在灌區(qū)水利工程建設中，可適當采用合同約定的方式，預留一定比例的工程合同價款，作為工程檔案的保證金。工程參加單位應按照要求收集、整理、歸檔工程各環(huán)節(jié)的文檔資料，在工程竣工時，經建設單位簽發(fā)資料交接單后，才支付這筆尾留款項。

（5）完善檔案管理制度，樹立檔案現代化管理意識。建立健全檔案管理制度，按照“統一領導，分級管理”的原則，將水利工程檔案的收集、立卷、歸檔任務層層分解，具體落實到各部門，納入相關的管理程序和職責范圍。做到有組織領導，有專業(yè)檔案管理員，有合適的檔案管理制度。管理觀念現代化是檔案現代化管理的靈魂，通過使檔案管理人員現代化意識的提高，可使檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變?yōu)殚_放式服務，使水利工程檔案更好的服務于灌區(qū)經濟的發(fā)展。

（6）積極爭取資金，提高檔案數字化水平。各灌區(qū)可利用續(xù)建配套與節(jié)水改造項目的信息化資金，加大對灌區(qū)水利工程檔案的數字化加工范圍，開展灌區(qū)水利工程檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、數據備份等工作，提高灌區(qū)水利工程檔案的數字化程度。同時，利用計算機和軟件技術，使用國家規(guī)定的檔案管理軟件，實現對檔案的收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、以及系統自身維護等功能。另外，可依據灌區(qū)自身需求和使用環(huán)境，建立檔案網絡版，實現局域網或廣域網上檔案的授權共享和調用。

（7）加強業(yè)務技能培訓，提高檔案管理人員的素質和能力。一是要提高服務意識、樹立服務思想，變被動服務為主動服務。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓和學習活動，促進業(yè)務交流。三是加強基層檔案管理人員在計算機、網絡、信息化等相關專業(yè)知識領域的學習，為下一步檔案數字化建設，檔案信息化管理打下扎實的基礎。四是檔案管理人員對使用的檔案管理軟件能進行熟練的操作和使用，通過一定的專業(yè)培訓提升管理人員的業(yè)務能力和水平。

3結語

灌區(qū)水利工程檔案數字化進程和信息化管理正處在起步階段，需要一個建設和發(fā)展的時間歷程，因為每個灌區(qū)的實際情況不同，所以建設也不能一蹴而就。首先灌區(qū)水利工程檔案進行數字化需要投入大量的人力、物力和財力，才能實現水利工程檔案的數字化，才是灌區(qū)水利工程檔案信息化管理的第一步。其次，還要選擇適合灌區(qū)檔案管理業(yè)務使用的檔案管理軟件。再次，還要培養(yǎng)一支業(yè)務水平高，技術能力好的檔案信息化管理人才隊伍。最終在互聯網和信息技術高速發(fā)展的時代里，實現灌區(qū)水利工程檔案全面信息化管理，實現檔案資源的云共享和查閱，為灌區(qū)工程建設管理和經濟發(fā)展做好服務支撐。陜西水利

作者:于君單位:陜西省機電排灌管理站