事業單位人事檔案信息化管理問題及對策

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1我國事業單位人事檔案信息化發展的趨勢

事業單位人事檔案是有關事業單位職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。隨著計算機網絡的迅速普及，人類已經進入信息代時代，計算機能夠大量存取數據，查找方便快捷，運行速度快等許多優點，因此應用計算機進行管理的事業單位越來越多，人事檔案的管理不甘落后，急需運用計算機進行檔案管理，“建立計算機人事檔案管理數據庫，有利于針對各級干部進行數據化分析，方便領導制定工作方向和管理目標?！庇性S多機關單位和軟件開發商聯合，自主研發本單位具體情況下的系統應用軟件，比如河北大學自行研究開發的“人事檔案管理體系”，哈爾濱醫學院利用數據庫系統開發的“醫學院人事管理系統”，科星公司最近剛剛研究制作成功的“圖象人事管理”等，基本能夠滿足單機條件下人事檔案管理的操作，在一定程度上降低了工作人員的工作強度，提升了工作效率，加快了人事檔案管理工作的現代化進程。通過上述分析，我們住地，人事檔案管理實行現代代管理已勢不可擋。就目前事業單位人事檔案信息化管理現況而言，就是把運用先進的信息技術，并將其用到人事檔案管理方面，用于提升事業單位人事管理的工作效率，其目的不僅有利于人事檔案的長期保存，而且還能夠降低檔案管理人員的工作強度，規范單位人力資源管理系統。

2事業單位人事檔案信息化管理中存在的問題

2.1信息化程度不高，資源共享程度不夠

在信息化建設的過程中，并非所有地區均無法投入足夠的資本，一些發達城市，早已將系統開發出來，并投入到事業單位或事業單位中進行使用。而科學技術在雖然資金的支持下，滿足了目前的信息化管理需要，但是，使用者技術能力薄弱，信息化認識度較低，最終造成了系統的浪費。與此同時，在管理系統中通常會設有一定的使用權限，各部門賬號登入后，僅能夠查閱本部門人事檔案信息，部門之間的資源互通并沒有落實。這樣的系統使用方式，也造成了管理的不便利性，并不符合信息化的發展需求。如，黨委辦公室需要調取資評審新近黨員，由于系統的局限性，只能夠通過黨員所在部門或是人事檔案管理科進行調取，極大的降低了效率。

2.2人才隊伍落后，缺乏檔案信息化人才

近年來，各大高校紛紛開展信息技術課程，以期望為社會提供充足的人才，但是在各行各業的需求下，但以高校作為人才供給口，根本無法滿足社會的需求。更具國家統計局所出示的信息來看，截至2013年，我國信息化指數僅為41.56（NIQ），而相關人力資源指數卻不到NIQ的30%。在人事檔案管理方面，社會普遍性的人才缺口，在該行業更為突出，由于人事檔案管理單位多為國家性事業單位或事業單位，所能夠提供的工資較少，對于技術上專精人才的競爭缺乏優勢。而本有管理者限于能力和年齡，學習信息化知識和技術較慢。在綜合因素的影響下，人才的缺失，嚴重制約了人事信息化的發展。

2.3工作系統有待完善，資源的開發與利用共享尚未成熟

從檔案的本有屬性來看，檔案的管理工作第一項就是保密，除了管理者和單位領導之外，任何事業單位員工在未經允許之前，不能對檔案信息進行查閱等行為，進而衍生出管理者和普通員工對于檔案的認識出現刻板印象。而在現代檔案管理，在于資料的流通性，使用者能夠根據一定的權限，快速得知員工檔案信息，使管理權限中出現的使用者權限，顛覆了以往檔案管理的認知。在檔案實現網絡化管理和信息查閱后，刻板印象卻有造成了信息流通性的不足，阻礙了檔案使用者的查閱權限，即無法實現準確、有效的信息共享，與信息化的發展需求背道而馳。

3提升我國事業單位人事檔案信息化管理的對策

3.1強化管理，實現檔案管理系統的信息化

檔案信息化管理系統的目標是升級強化檔案管理。因此，筆者認為，在檔案信息資源的規劃和管理過程中，應逐步建立健全檔案管理的軟件技術，緊密結合事業單位檔案管理工作的特征，逐步建立技術含量高、快捷方便的電子檔案管理系統，具體做好檔案管理的收集、分類、鑒定、保管及調用等環節的信息化、自動化、數字化工作，切實提高檔案信息的使用便捷東性。只有不斷強化檔案與事業單位生產經營活動之間的銜接，才能更好的實現檔案管理編碼與事業單位生產經營活動相統一、高資源共享的目標。

3.2狠抓軟硬件基礎建設，推進檔案信息化的完善

在采取檔案信息的過程中，關鍵的技術是運用當前信息技術和電子計算機技術下最先進、最具開發潛力的前沿科學。如海量數據存儲、圖像分類、大量并發查詢以及智能檢索等技術。總之，事業單位在信息化檔案的建設中，應制定與實際相結合，有特征、有技術含量的建設方案。

3.3做好檔案數據庫和檔案管理系統的同步優化工作

建立規范的數據庫管理系統，是檔案信息化建設的技術支撐。在建設和開發數據庫的過程中，檔案信息數字化系統，在實現文件處理向數字化管理的轉變過程中，有著至關重要的作用。而建立數據庫是一個漫長而又復雜的過程，它需要長時間的積累，是一個由低到高、由單個到群體的發展過程。在這個過程中，需要檔案業務人員和電腦技術人員的緊密配合，并結合實際情況的變化，靈活開發、建設。一個具有“活性”的數據庫，必然有著較高的利用頻率和實用效率，不再是單一的庫而是一個系統性的庫。

3.4檔案信息化人才的結構

在信息化檔案的建設中，對人才的需求往往是一個長遠而廣泛的過程，而信息化人才的需求提出了重要的要求。如在檔案信息化管理中，奮斗在第一線的是操作型人才，他們是檔案管理部門的基礎性人才隊伍。當下，伴隨著辦公自動化的不斷推廣，檔案管理工作中更多的需要運用電子計算機管理電子文件的產生、傳遞和存儲。這種操作型人才，首先應具備一定的計算機網絡技能，能夠熟練運用檔案管理軟件，具有較強的文件存儲、檢索和編輯能力。

4結語

總之，事業單位人事檔案的信息化建設，作為一項系統性的工程，有著復雜的程序，也需要更多的人力、財力、物力投入，因此。盡管我國的檔案信息化建設已取得了一定的成果，然而，依然存在著不小的問題，尤其是事業單位的檔案信息化建設，作為事業單位管理的一種創新型模式，對事業單位的發展有著至關重要的作用。因此，強化對事業單位檔案信息化建設研究，有著十分重要的意義。

作者:宋寧 單位:山東省濟寧市困難職工幫扶中心