檔案信息化管理問題和實施原則

導語：檔案信息化管理問題和實施原則一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］隨著社會信息化進程的加快，數(shù)字化信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰(zhàn)略性資源。信息技術的高速發(fā)展和應用使信息產業(yè)成為國民經濟中最具活力的支柱性產業(yè)之一，大量數(shù)字化信息資源的產生促使檔案信息化建設提上日程，不僅給檔案工作帶來了新的契機，而且伴隨著信息技術的日新月異也給檔案工作帶來了新的研究課題，即檔案信息化建設。

［關鍵詞］檔案管理；電子文件；雙套制

隨著互聯(lián)網技術的普及和信息化進程不斷深入，信息技術已經滲透到了我們社會活動的各個方面，正在逐步改變著人們的生活和工作方式。檔案作為人類改造自然實踐活動的原始記錄，是人類社會發(fā)展進步的寶貴財富，是重要的歷史文化遺產，它記載著人類前進的腳步，傳承著民族的優(yōu)秀文化。檔案信息化管理是社會信息化的重要組成部分。

一、數(shù)字化檔案文件的管理問題

1．數(shù)字化資源的檔案化問題

數(shù)字化信息的構成復制多樣并且存量龐大:圖像文件、電子郵件、電子報表、視頻文件、網頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。大批量的數(shù)據(jù)被無序的存儲在電腦或數(shù)字存儲器中，其中很大一部分最終因存儲空間的有限而被定期銷毀，數(shù)字媒體信息在檔案化的管理過程中基本處于隨機狀態(tài)，長此以往很可能發(fā)生重要檔案資源的毀壞和遺失，造成不可挽回的損失。(1)傳統(tǒng)類型文件管理流程的不適用。組織業(yè)務流程所產生的大量數(shù)據(jù)是檔案工作的主要工作對象，當一個業(yè)務流程工作完成后，適時的把相關文件歸檔，形成組織的過程資產以備查閱。為了長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性，組織機構人員會定期從文件對形成者和社會的意義大小兩方面來判別其價值，然后把分布在各個機構的文件按照規(guī)定的時間匯集到檔案館集中保存。紙質文件檔案化的方法體系已經建立，各類檔案管理工作的流程已相當成熟和穩(wěn)定。文件的檔案化管理主要依賴于業(yè)務運轉的流程和規(guī)則，而相當一部分數(shù)字化信息，因不能納入組織的日常業(yè)務流程被排除于組織檔案化管理過程之外。“電子郵件”是伴隨網絡最早出現(xiàn)的電子交流工具之一，現(xiàn)今已經成為我們在工作和生活中不可或缺的交流工具，并廣泛應用于各級政府和企業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)中。電子郵件的傳輸和接收協(xié)議的制定確保了郵件信息的正確發(fā)送，而有關電子郵件的存儲和管理方面卻沒有成熟的規(guī)則可循，還有一個很重要的原因就是電子郵件的所屬性質不好界定，可能涉及到個人隱私方面的法律問題，這些問題的存在導致電子郵件長久處于一種隨機管理狀態(tài)，更談不上實施檔案化的管理。(2)數(shù)字媒體數(shù)據(jù)的存儲問題。很多媒體資源經數(shù)字化處理后生成為非文本型數(shù)據(jù)，而在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)定義中，認為非文本型數(shù)據(jù)是不能夠完整地表達一個事項的，并且其信息組織方式與數(shù)據(jù)結構復雜多樣，很難用結構化的關系數(shù)據(jù)庫進行存儲和管理，不能用傳統(tǒng)的文本文件管理方式進行處理，所以大多不再歸入檔案管理。伴隨著社會信息化進程的不斷推進，電子文件的種類和數(shù)量也與日俱增，而檔案管理部門的工作重心仍停留在對文本型電子文件的歸檔和收集，沒有認識到多媒體數(shù)據(jù)和非文本型數(shù)據(jù)歸檔工作的重要性，即使要做也苦于沒有統(tǒng)一的規(guī)范和工具。數(shù)據(jù)庫文件還需不需要檔案化的管理?一直是檔案界爭論的問題，認為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身就是來管理和存儲相關文件的工具，數(shù)據(jù)庫文件已在數(shù)據(jù)庫中得到了妥善的管理和維護，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。早期，大部分組織都建立了支撐業(yè)務流程的關系型數(shù)據(jù)庫，用來管理業(yè)務處理所生成的過程數(shù)據(jù)，隨著業(yè)務流程的改進，過程數(shù)據(jù)也在不斷的更新變化，而過程數(shù)據(jù)的形成在結構上具有連續(xù)性，這就很難將數(shù)據(jù)按文件類型簡單的分開，傳統(tǒng)檔案管理方式已經不再適用。這些支撐著機構業(yè)務運行的數(shù)據(jù)，是機構的核心資源，絕大多數(shù)具備檔案價值，但又不能夠按照紙質檔案管理辦法來進行整理和保存，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也只是對相關數(shù)據(jù)進行簡單拷貝或以備份數(shù)據(jù)庫的方式同構備份數(shù)據(jù)，并不能進行深層次的整理和分析，不能很好的發(fā)揮其組織過程資產的作用。(3)網頁格式的文件篩選與存儲問題?，F(xiàn)今各類組織機構都建設了自己的網絡平臺，大量的數(shù)據(jù)以網頁的形式存在于流動的網絡環(huán)境之中，而這些信息中有很大一部分是與組織日常工作相關聯(lián)的，是組織工作過程的組成部分，應整理和保存，但由于網頁文件的內容繁雜、重復率高，而且存在量巨大，很多組織機構都不對其作檔案化處置，只是在需要的時候再進行檢索和使用。這種處置方式很可能因為網頁的不斷更新而造成檔案信息的缺失。

2．電子文件的存儲管理問題

電子文件就是以數(shù)字化方式記錄的文件。電子文件因其多樣的數(shù)據(jù)格式和海量數(shù)據(jù)內容倍受檔案界的關注，電子文件的檔案化主要涉及三個問題:(1)電子文件的類型劃分問題。數(shù)字化信息的編碼格式復雜多樣，導致讀取和存儲過程迥異，有些數(shù)據(jù)還需要專門的讀寫工具才可以獲取，如何將電子文件有效合理的歸類管理，是需要長時間的分析和實踐才能完成的工作。(2)電子文件的證據(jù)效力。如何證明以數(shù)字方式所記錄信息的真實性，誰可以證明?(3)信息數(shù)字化的相關技術問題。信息的數(shù)字化是利用計算機技術實現(xiàn)的，但首先要借助相應的信息技術設備對原始信息進行收集、處理、傳輸和存儲，這樣的工作模式導致了數(shù)字化信息的設備相關性，特定的信息數(shù)字化過程與硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)緊密相關。包括中國在內的很多國家都作了相當多的研究和嘗試來解決上述問題。首要的基礎工作是制定系統(tǒng)無關性的電子文件管理規(guī)范，還要制定與之相關的檔案管理標準。目前，我國檔案管理層已制定了許多數(shù)字化規(guī)范，2005年國家檔案局了關于紙質檔案數(shù)字化問題的行業(yè)標準《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，該標準的出臺規(guī)范了檔案信息的數(shù)字化過程。通過制定文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設計、文件管理等方面的國家標準，并規(guī)范相關實施程序標準，有效解決了電子文件歸類和管理問題。針對數(shù)字檔案長久保存問題，研究和開發(fā)系統(tǒng)化的保管方式是下一個階段檔案管理的新課題。隨著信息技術的不斷發(fā)展，各類管理系統(tǒng)已成為人們日常工作中不可或缺的工具，隨之也生成了大量各種類型的數(shù)字化信息，若不進行科學有效的管理，久而久之就會出現(xiàn)“信息孤島”問題，導致大量數(shù)據(jù)信息單元不能自動地實現(xiàn)信息共享與交換，成為垃圾數(shù)據(jù)。

二、雙軌制與雙套制問題

目前的電子文件無論從法律保障還是從安全性角度而言，還不能完全取代紙質文件，人們依然存在著對紙質檔案的心理依賴和對電子文件的不確信感，紙質文件和電子文件不可避免地在一段時間內相依共存。隨著信息系統(tǒng)在各類機構的業(yè)務管理中比例不斷提高，文件的檔案化管理也將會從雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但這也是一個需要長期改進的過程，逐漸消除人們腦海中固有的檔案思維。組織業(yè)務規(guī)程的改進速度還沒有完全跟上信息化的進程，是造成雙套制普遍存在的根本原因。還有就是缺乏對電子文件長久保存和長期可用等問題的認識，不能很好的掌握與電子文件相關的技術手段。其次的原因是國內的各級各類檔案館將大量地紙質檔案轉變成電子檔案。檔案數(shù)字化以后就可以輕松實現(xiàn)檔案信息資源的網絡應用，為需求者提供足不出戶的檔案查詢服務，但如果只是無選擇無限度地對檔案進行初步的電子化，而不再進行更深層次的數(shù)據(jù)挖掘和整理，這樣的結果只會帶來大量人力和物力的浪費，失去創(chuàng)建數(shù)字化檔案館的真正意義。雖然信息化發(fā)達國家在信息化進程中都把“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標，但檔案的雙套制管理還將存在很長的時期，只有當人們的生活和工作活動方式及各類組織的業(yè)務流程真正的信息化以后，才能實現(xiàn)真正意義上的單軌制。

三、檔案信息數(shù)字化的原則和要求

為確保數(shù)字化檔案的質量，檔案數(shù)字化工作必須遵循“使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求”這一基本原則，在此原則的基礎上遵守以下要求。

1．標準化要求

檔案信息數(shù)字化以后必須要具備可用性，而標準化的制定正是為了滿足這個要求。標準要求:“所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的文件格式、技術模式和工作標準進行數(shù)字化，在沒有特殊要求的前提下盡可能采取通用標準”，只有標準化的基礎上開展檔案信息數(shù)字化，才能確保數(shù)字檔案信息的通用性。數(shù)字檔案信息的存儲與傳遞必須依照統(tǒng)一的規(guī)范和標準執(zhí)行，檔案數(shù)字化標準的制定，首先有利于檔案內容的長久保存并節(jié)約管理成本，其次避免了在利用網絡平臺提供高效的檔案檢索服務時，因系統(tǒng)平臺和存儲格式的不同造成降低信息存儲與傳輸?shù)男适录l(fā)生。2005年國家檔案局制定并了《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，成為了我國檔案信息數(shù)字化工作的行業(yè)標準，其他媒體檔案如:照片、錄音、錄像和縮微影像檔案的數(shù)字化標準也在逐步制定之中。

2．安全性要求

“安全”是開展檔案信息數(shù)字化工作之前必須考慮的問題。安全要求有兩層含義:(1)檔案原件的安全對原始檔案進行掃描和攝錄是檔案數(shù)字化工作的必要步驟，為了保證這項工作的順利進行，就必須做好檔案原件的拆卷和搬移等準備工作。對檔案進行數(shù)字化處理是為了以另外的方式更好的長久保存檔案，并不能替代原始檔案存在的價值，所以必須在保證檔案原件完好性的前提下進行檔案數(shù)字化處理工作，避免造成檔案原件內外部特征的損壞。對于歷史久遠且具有文物或史料價值的檔案，遵守這一點尤為重要，因為一旦發(fā)生損壞或丟失可能就沒有了挽回的余地。為了確保原始檔案的安全性，在開始數(shù)字化處理工作前必須合理設計工作流程，工作中嚴格按照操作規(guī)程執(zhí)行，把數(shù)字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，確保數(shù)字化工作安全有序地開展。(2)檔案信息的保密性我國檔案行業(yè)標準要求“紙質檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定”“對所要進行數(shù)字化的對象要按照一定的原則和方法進行確認”。進行數(shù)字化處理的檔案一般都是開放性文件，保密級別很低，但這只是針對一定的范圍而言，超出了界定的范圍則可能涉及到檔案保密性問題。因技術和專業(yè)人員等方面的原因，檔案數(shù)字化工程需要外部人員參與或直接指定專業(yè)的數(shù)字化化處理公司承擔，這就必須要對參與數(shù)字化工作的公司和相關人員進行嚴格的安全保密教育，在簽訂安全保密協(xié)議的前提下嚴格限定其操作權限，管控每一個工作流程，確保保密工作的認真履行。對于內容涉密級別較高或有非常嚴格使用權限的檔案文件，應指定持有相應保密資質級別的專業(yè)公司采用特殊設備進行數(shù)字化。

3．原真性要求

檔案信息的數(shù)字化處理工作必須以保持信息內容的原真性為前提。數(shù)字化處理只是改變了檔案信息的存在形式，是以另外一種更能長久保存檔案內容的形式備份了檔案原件?！爸矣跈n案原文”是檔案數(shù)字化工作的首要原則，數(shù)字化處理后的檔案信息要與原載體上的信息內容保持一致，若信息內容大量的缺失或改變，對檔案進行的數(shù)字化工作也就沒有了意義，所以，應在檔案信息數(shù)字化處理的每個環(huán)節(jié)中，都要嚴格把控原真性的原則，最大限度地呈現(xiàn)檔案信息的原始特征。在實際操作中，為了保證信息內容的原真性，必須要對信息生成的文件格式、文件大小和系統(tǒng)處理速度等方面進行測試，采用最佳的配置方案。雖然在文件格式的選取和技術參數(shù)的設定等方面都進行了驗證，也嚴格遵照處理規(guī)程的執(zhí)行操作，但由于原始檔案的某些特性和處理技術的限制，在某種程度上的信息失真是不可避免的。研發(fā)先進的設備，采用更加科學合理的技術方案，把信息失真度控制在允許的范圍內是檔案數(shù)字化工作的終極目標。在檔案數(shù)字化處理過程中，要保持檔案的原始面貌，不要對檔案所呈現(xiàn)的內容作額外處理。例如，一個圖像文件只要它是原件信息的真實反映，就不能因其有瑕疵而利用圖像處理軟件對其進行“修正”。又如音頻和動態(tài)視頻文件，由于模擬信號精度較低，其聲、像常常伴有背景噪音，我們在對其數(shù)字化后不可人為地使用降噪音技術進行額外處理。但是，為避免數(shù)字化后的檔案信息被改動，采用數(shù)字水印等技術對其進行“防篡改”處理則是被允許的，這種處理不但不會改變檔案的內容，相反對數(shù)字化檔案信息的真實性起到了“固化”作用。

4．實效性要求

檔案數(shù)字化工作耗時耗財，而且工作對象繁雜并數(shù)量巨大，因此在工作中必須強調效率和實用性。在進行檔案數(shù)字化工作前，應當從工作流程、生成文件格式、信息存儲模式和加工系統(tǒng)等多方面充分研究，選擇最佳的檔案數(shù)字化方案。在實際工作中，技術方案的選擇往往決定著整個數(shù)字化工程的成敗，而高效可靠的數(shù)字化處理系統(tǒng)是工程順利進行的保障。高效的數(shù)字化處理系統(tǒng)由硬件設備、軟件系統(tǒng)、工作流程和人員的合理配置組成，而其工作的效率與設備投入并不完全成正比，所以一味追求高配置的硬件設備，而不考慮人員的配置和使用等管理問題，最終導致設備使用效率低下，造成時間和資金的浪費。檔案的數(shù)字化工作需要大量的資金支持，所以在進行此項工作之前必須認真分析效益成本比，充分確認其必要性。對檔案進行數(shù)字化處理的最終目的只有兩個:(1)更加長久的保存珍貴易損檔案而構建數(shù)字化復本。(2)提供檔案網絡檢索功能而數(shù)字化。深入分析可以看到，無論出于何種目的的檔案數(shù)字化都只需要進行有限范圍的工作。數(shù)字化檔案的構建并不是原有紙質檔案的簡單復制，而是為了更好地利用各種電子設備和互聯(lián)網技術，實現(xiàn)更加多樣和便捷的檔案應用服務。保證全網檔案信息資源的全面和充足的前提下，各檔案館在選定數(shù)字化檔案時，要加強協(xié)作，強化專題特色，側重將具有自身特色和社會利用價值高的檔案首先轉化為數(shù)字資源，從而實現(xiàn)整體上的互補，減少重復勞動，避免網上數(shù)字化檔案信息的冗余與浪費。互聯(lián)網為我們提供了超越時空的廣闊環(huán)境，原有的時空阻隔被完全打通，網絡用戶可以有條件的使用存儲在網絡任一節(jié)點上的數(shù)字化檔案信息。因此，檔案機構在確認檔案數(shù)字化的范圍時必須充分考慮網絡共享的這一特點。

四、檔案信息化管理軟件的選擇

檔案管理軟件應具有的功能:

1．各種載體、文本數(shù)據(jù)的著錄及數(shù)字化加工，根據(jù)需要建立檔案目錄、圖像、文本三種數(shù)據(jù)庫

2．不同格式電子數(shù)據(jù)的轉換著錄

3．縮微膠片轉換后的圖像處理、調整和掛接

4．計算機自動標引、輔助標引、詞表抽取及詞表索引

5．規(guī)范統(tǒng)一的檔案XML元數(shù)據(jù)存儲庫伴隨著檔案信息化管理的不斷發(fā)展，國內外很多IT企業(yè)都紛紛介入檔案管理軟件的開發(fā)和應用市場。例如:brother、edoc2、紫光、量子偉業(yè)、上品AMS等。隨著計算機和網絡技術的發(fā)展，檔案用戶的需求越來越多元化，時效性已經成為評價檔案服務的重要標準，傳統(tǒng)的檔案管理和功能服務模式已經無法滿足用戶的需求發(fā)展，因此，建立支撐檔案信息資源共享的技術平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的安全性共享和檔案信息的網絡化傳輸，將成為新時期檔案信息化管理的核心內容。

［參考文獻］

［1］楊公之．檔案信息化建設導論［M］．北京:中國檔案出版社，2001．

［2］梁正銀．歸檔文件整理指南［M］．武漢:湖北人民出版社，2003．

［3］武剛．信息化管理與運作［M］．北京:中央電大出版社，2007．

［4］何嘉蓀，葉鷹．文件連續(xù)體理論與文件生命周期理論［J］．檔案學通訊，2003，(5)．

作者:陳慧 單位:內蒙古廣播電視大學