高校檔案工作信息化管理的幾點分析

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【摘要】隨著檔案規模的擴大，檔案信息量劇增，以前通過手工和實體管理模式己不能適應和滿足社會發展的需要。變實體管理為信息化管理，可以提高服務質量和效率，全面提供各種檔案信息。

【關鍵詞】信息化；問題；意義

1檔案信息化的原因

隨著科技進步，計算機和網絡已經成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段，網上辦公也走進了人們的視野?！度珖鴻n案信息化建設實施綱要》公布之后，各級檔案管理部門開始著手進行信息化建設。高等學校檔案管理工作也要順應時展要求，與時俱進，把工作重心轉向信息化，加快檔案信息化的發展步伐。

2檔案信息化的主要內容

（1）檔案信息的數字化，是指在檔案管理過程中全面應用數據庫、數據壓縮、高速掃描、多媒體技術和數字圖像技術等現代信息技術手段，把紙質和聲像等傳統介質文件演化成檔案信息庫。也就是以數據庫和網絡為主體，把檔案信息存儲在計算機里，通過計算機網絡終端實現檔案信息資源的充分利用和共享，從而提供更加便捷、豐富、詳實、有效的信息服務。檔案信息數字化是檔案信息化建設的最基礎也是最重要的工作。（2）檔案信息管理標準化，它是指借助于開發的專業檔案軟件管理系統對存儲的的數字信息進行有效管理。由傳統檔案管理方式向現代檔案管理方式轉變過程中，必須要有相應的技術規范和管理標準，也就是常說的實現檔案管理標準化。國家已經制定公布了《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規，這是制定相應標準的法律依據。檔案管理部門應遵循上述法律法規的規定精神和有關檔案著錄技術標準，制定出符合實際的具體辦法和措施，使檔案信息化建設有章可循，朝著標準化、規范化和制度化方向發展。（3）檔案信息利用網絡化，它是指利用電子信息網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，具體講就是通過互聯網、局域網、校園網等技術手段，實現檔案信息可以隨時隨地的檢索查閱功能。信息網絡化是檔案信息化建設的的最終目的，也是檢驗是否實現檔案管理信息化的主要標志。信息網絡化可以充分實現信息資源的的有效利用和資源共享，從而實現為社會的發展進步提供現代化的優質服務的目標。（4）管理觀念現代化。管理觀念現代化是檔案管理信息化的核心。檔案管理信息化最重要的就是管理思想的現代化。如果沒有現代化管理意識，必然會影響檔案管理信息化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有再先進的的檔案保護和管理設備設施，根本無法實現檔案管理的信息化。知識密集的信息需要信息化的管理觀念，信息時代要求將檔案信息資源快速轉化為社會效益，為社會發展需提供更好的優質服務。檔案的價值在于用好用活，要改變過去那種“重藏輕用”的管理理念，充分發揮檔案管理部門作為重要的信息源應有的價值。現代化的檔案管理需要既具備檔案管理方面的知識，也能熟練掌握計算機、信息管理、網絡技術的復合型人才。管理的現代化首先要實現人的現代化。所以要堅持以人為本，培養與時俱進的檔案管理人才是當務之急。要加強對業務人員的學習培訓，不斷補充、提高計算機、網絡、信息等方面的知識，同時要引進檔案方面的專業人才，提高檔案工作者的專業化、信息化水平。

3學校檔案信息化建設存在的主要問題

3.1觀念落后，有待更新

主要是有的對檔案信息化的重要性和必要性認識不足，認為檔案管理無非是能夠滿足基本日常保存查閱功能就足夠了。甚至有的把檔案室當成安排分流人員的地方，同時有的檔案工作人員也安于現狀，不思進取，墨守成規缺乏創新思維，保持固有觀念。有的對檔案管理的重要性缺乏認識，做好做壞無關緊要，不會影響學校的發展建設。沒有認識到檔案信息化現代化管理是衡量一所學校發展水平

3.2資金不足，基礎設施落后

無論是軟硬件設備購置還是檔案信息數字化，都需要大量資金。為檔案信息化建設設立獨立專項經費的高校很少，大多數高校還沒有把檔案信息化建設納入到學校建設的整體規劃與預算。由于資金投入不足，檔案管理信息化進程嚴重滯后，很多高校的檔案管理任然延續傳統的手工模式，缺乏必要的現代化硬件管理設備，嚴重制約了檔案信息化進程。雖然有的高校配備了相應的設備，但由于人員素質較低，不具備信息化所需的專業知識背景，仍然用人工模式進行檔案管理，基本沒發揮那些設備應有的作用，成了無用的擺設。

3.3缺乏信息化建設的安全保障體系

信息化的高速發展為電子文檔和信息化管理提供了方便，同時也帶來了失密、竊密、病毒感染，保密手段苦難，失竊密危害程度加大等網絡安全問題，保密安全隱患也隨之增強。

4高校信息化建設應采取的必要措施

4.1加強宣傳，改變對檔案信息化建設的認識

在檔案信息化建設中的各個具體環節和發展階段，有的放矢地對檔案信息化過程中所遇到的一系列具體問題展開具體分析和研究，遵循認識規律，加大宣傳力度，更新宣傳手段和方式，使上至領導下至普通員工明確檔案管理信息化的重要性。具體可以通過檔案法規宣傳，開展檔案信息化管理知識競賽，舉辦各類展覽等活動，提高教職員工的觀念認識，使其以積極主動投入到檔案信息化建設中去。

4.2加大資金投入，加強信息化設施建設

首要的是，愿意投資于金融資源，配置和管理的檔案的現代軟件和硬件的適應。有條件的高校通過設立專項資金進行信息化建設來強化提高信息化所需的軟硬件設施。目前，高校的財政資源主要來自各級政府，這需要做大量的工作，引進資金，加快轉型的步伐。同時，高校應積極主動與上級主管部門溝通，進行溝通和協商，共同提出解決問題的辦法，，使檔案信息化建設加快發展。

4.3加強安全保障體系建設

安全保障主要涉及兩個方面：一是對計算機檔案管理系統的管理，確保信息數據庫的安全；而是對電子文檔歸檔的監督和指導，保證電子文檔真實有效。這就需要安裝必要的殺毒軟件，同時安裝必要的網絡防火墻，把存儲的數據庫信息和電子文檔的局域網實行物理隔離，對必要的數據進行加密，設置必要的訪問權限，進行身份認證和密鑰管理，確保檔案信息的安全?？傊?，高校檔案信息化建設是一個長期的、系統的工程，需要大量的細致工作，要在實踐中不斷發展和完善，在這一過程中要堅持能力、循序漸進、檔案管理實現跨越式發展，為推動國民經濟和社會發展提供高效的快捷的檔案信息服務。

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作者:孫亞臣 單位:吉林化工學院