醫(yī)院人事檔案信息化管理的問題及對策

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醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院員工在人事相關(guān)活動中形成的，記述和反映醫(yī)院員工的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備醫(yī)院考察的文件材料。記錄反映員工的學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考核考察、進修培訓(xùn)、家庭關(guān)系、思想品德、表彰處分等方面的基本信息。醫(yī)院人事檔案管理為人才選拔任用、職稱晉升、考核評優(yōu)等工作提供依據(jù)。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入，醫(yī)院人事檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。為充分利用醫(yī)院人事檔案中的信息資源，促進醫(yī)院管理標準化建設(shè)，需開發(fā)應(yīng)用一套滿足實際工作需要的人事檔案管理信息系統(tǒng)。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的主要問題

（一）重視程度不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對人事檔案管理工作不重視，認為人事檔案管理在醫(yī)療核心工作中起到間接輔助作用，不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟財富和社會效益；還有的領(lǐng)導(dǎo)甚至認為人事檔案管理工作僅僅是人事部門的事情，因而沒有加以重視，也沒有在人力、物力、財力等方面對人事檔案管理加大投入，致使人事檔案管理長期處于維持現(xiàn)狀和被動應(yīng)付的狀況，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)也就無從談起。（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后。目前許多醫(yī)院的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，還停留在紙質(zhì)檔案階段，人事檔案信息化程度不高，未能將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段全面引入醫(yī)院人事檔案管理工作。（三）管理不規(guī)范。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方法局限于保管保存功能，利用率不高，實際工作中方法單一致使效率低下，現(xiàn)代化管理手段沒有充分應(yīng)用到人事檔案管理工作中，明顯滯后于醫(yī)院各項工作的快速發(fā)展。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業(yè)務(wù)的范圍也發(fā)生了變化，部分舊的管理制度不適應(yīng)社會發(fā)展的需求，亟待進一步修訂完善。（四）管理隊伍不專業(yè)。檔案管理人員需要具備過硬的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要具有愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。在人事檔案管理信息化過程中，檔案管理人員不僅要精通檔案管理專業(yè)知識，還要能熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能。當(dāng)前，很多醫(yī)院人事檔案管理人員不能完全達到以上工作要求，需要進一步的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

二、做好醫(yī)院人事檔案信息化管理的對策

（一）重視醫(yī)院人事檔案信息化管理工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及組織人事部門要把人事檔案管理工作放在事關(guān)醫(yī)院人才隊伍建設(shè)全局的高度來對待，加強人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實將其納入重要議事日程。應(yīng)著重加強人事檔案管理工作人員的思想教育，完善醫(yī)院的人事檔案工作考核制度，體現(xiàn)多勞多得、優(yōu)勞優(yōu)酬，充分調(diào)動管檔人員的工作積極性，提高工作效率。（二）提高醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)投入。醫(yī)院提供一定的資金支持，更新硬件設(shè)備，如計算機、掃描儀、照相機等；提供技術(shù)支持，通過公開招標采構(gòu)引入專業(yè)檔案管理軟件，來提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化程度。同時加強醫(yī)院人事檔案管理安全措施，在軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上加設(shè)防盜系統(tǒng)。（三）做好醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)維護。主要包括以下方面：1.規(guī)范的錄入規(guī)則和內(nèi)容。在原始數(shù)據(jù)錄入時應(yīng)該建立統(tǒng)一規(guī)范的錄入規(guī)則，所采集數(shù)據(jù)應(yīng)針對實際工作需求，以免造成浪費，做到有用必錄入，無關(guān)少錄入，讓人事檔案管理系統(tǒng)便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常維護。建立人事檔案系統(tǒng)不是一件一勞永逸的事情，需要定期進行對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行管理維護與更新。只有經(jīng)常對系統(tǒng)進行維護才能確保醫(yī)院人力資源系統(tǒng)的長期長效運用。3.檔案的保存與管理。醫(yī)院人事檔案信息化管理是將數(shù)據(jù)保存在服務(wù)器中，同時將數(shù)據(jù)備份放置硬盤中，以防服務(wù)器出現(xiàn)問題。在人事檔案的管理過程中不僅要依靠信息化系統(tǒng)，還要對于原始紙質(zhì)檔案進行妥善保存。做到實時系統(tǒng)、硬盤備份與原始材料三方的妥善保存與管理，防止各種意外情況的發(fā)生。4.落實安全保護措施。在服務(wù)器與客戶端之間設(shè)置“防火墻”，定期修改服務(wù)器密碼，針對相應(yīng)管理人員的上崗、離崗情況簽訂保密協(xié)議，明確管理人員和工作人員申請、變更、注銷權(quán)限等。嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，加強人事檔案信息安全管理。在日常管理工作中，將人事檔案信息安全納入醫(yī)院安全保護管理的范圍。（四）加強信息化管理制度建設(shè)。應(yīng)建立健全人事檔案信息化管理制度，特別是要建立健全醫(yī)院人事檔案材料收集、整理、歸檔、保存等相關(guān)制度和人事檔案計算機使用管理制度，嚴格落實，加強監(jiān)管，明確各個崗位的工作范圍及職責(zé)，規(guī)范檔案管理人員行為。（五）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。要不斷加強檔案人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作作風(fēng)等方面建設(shè)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、教育培訓(xùn)、外出進修等方式實現(xiàn)管檔人員的基本理論、業(yè)務(wù)技能、工作水平的提升，努力建設(shè)一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)醫(yī)院人事檔案管理隊伍。鼓勵檔案管理人員在工作中總結(jié)創(chuàng)新工作方法和途徑，促進人事檔案工作的不斷發(fā)展。

三、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案管理為醫(yī)院人才培養(yǎng)、制定人力資源發(fā)展規(guī)劃等工作提供了有力的信息支撐，是醫(yī)院人力資源管理不可或缺的重要組成部分。新形勢下進行人事檔案管理改革勢在必行，只有加快人事檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，才能推進人事檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化進程。

作者:劉志華 單位:臨沂市精神衛(wèi)生中心

【參考文獻】

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