圖書資料信息化管理策略探討

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摘要：信息化技術已經被廣泛應用于政府部門、工商業活動以及居民生活的各個方面，其優勢已經得到實踐證明。然而，仍然有部分機關事業單位的圖書資料管理仍然止步不前，沒有能夠跟上信息化時代的步伐。首先，本文分析了在圖書資料管理中利用信息化技術的必要性及可行性。接著，討論了在圖書資料管理中利用信息化技術的方法。筆者認為，機關事業單位圖書資料管理工作應該充分利用信息化技術對信息錄入工作進行優化、對信息工作進行優化、對圖書資料服務功能進行多元化改造。通過信息化改造，不僅可以提升機關事業單位圖書資料的群眾服務效率，而且還有助于相關學術研究活動的及時展開。

關鍵詞：信息化時代；信息化技術；機關事業單位；圖書資料管理

以大數據、云計算和人工智能為代表的信息技術革命為現代社會提供了越來越豐富的產品體驗和管理工具服務。原本大量依賴人員數量、人員操作經驗、個體能力的傳統管理模式已經顯然不適應信息化、智能化時代的種種要求。就圖書資料管理而言，要提高管理質量并為用戶提供更好的保存、查詢、借閱、復制、保密和其他知識服務，就需要充分利用現代信息技術，最大限度地利用已有資源，從而為服務對象提供更高效、更合理且更人性化的圖書資料服務。接下來，本文將以機關事業單位圖書資料部門為例，對如何在圖書資料管理中有效利用信息化技術進行分析和討論，希望對改進現有圖書資料管理方式有積極借鑒意義。

一、在圖書資料管理中利用信息化技術的必要性及可行性

信息化已經覆蓋社會的方方面面，且高校圖書館、公共圖書館、商業圖書館、大型商業書店等已經較好地進行信息化改造。相對而言，機關事業單位的信息化技術改造比較遲滯。因此，有必要強化圖書資料管理中的信息化技術水平。具體來講，在圖書資料管理中利用信息化技術的必要性體現在如下2個方面：

1.必要性：機關事業單位圖書資料管理信息化水平整體相對落后，制約了圖書資料服務水平的再優化。當前，部分機關單位的圖書資料管理實現了信息化，為職員、群眾都提供了便捷、高效的的資料服務。然而，部分機關單位的圖書資料管理仍然停留在傳統階段，不僅不方便內部職員、不同部門之間的信息查詢和調閱，而且給群眾的服務帶來諸多不便。可見，為了提升圖書資料的服務質量，必須借助信息化技術對機關單位的圖書資料管理進行整體重建、改進或者優化。

2.可行性：現代信息化技術越來越簡單易用，為機關單位圖書資料管理信息化改造提供充實技術支持。從高校圖書館、商業圖書館其它機關事業單位圖書資料部門的信息化改造經驗來看，信息化改造并沒有想象的復雜，對單位現有管理體系沒有較大沖擊，也不會有較大的財政負擔。相反，信息化改造后能夠帶動相關工作業務的優化，從而簡化辦事流程，提升了辦事效率。因此，對未進行信息化改造的機關事業單位圖書資料管理部門而言，運用信息化技術并不存在技術層面、或者操作復雜性層面的障礙。

綜上，機關事業單位圖書資料管理不僅有必要充分利用現有的信息化技術（即時通信技術、微電子技術、計算機技術、平臺技術、網絡技術、大數據搜索技術以及多媒體技術等）對現行服務模式進行改進，而且后者也具備了充分的技術支持，已有的成功案例也有力地證明了信息化技術改造的可行性。

二、在圖書資料管理中利用信息化技術的方法

從已有的成功運用來看，如果要在圖書資料管理中高效、合理地利用信息化技術，需要從如下三個方面著手：

1.利用信息化技術對信息錄入工作進行優化

首先，對紙質或者其他形式的圖書資料進行電子掃描。在這個過程中，不僅需要將各個年代、各個方面的紙質圖書掃描為電子文本，還需要將實物掃描成電子圖片。同時，需要將聲音、圖像或者照片資料轉化為數字電子資料，以便計算機軟件可以處理、網絡瀏覽器（動態flash）可以識別。其次，需要以適當的格式對掃描資料進行存儲、編碼和格式保存。為了便于用戶通過網絡渠道、APP渠道查閱相關電子圖書資料，就需要對將所掃描的資料進行鏡像存儲，以便提升信息訪問速度。同時，需要對電子資料進行信息編碼，防止訪問過程中出現資料錯誤。最后，需要設置合適的信息錄入標準。在錄入過程中，基于保密需要、披露權限以及現有服務器能力，機關事業單位的圖書資料管理部門需要與信息化技術提供商充分溝通，設置適當的錄入標準。比如，部分資料不能夠進行外部訪問，則不得錄入；部分資料只能夠部分公開，則只能夠錄入一部分。對于其余資料，則可以電子資料的形式存儲于圖書資料部門的數據庫中，以備其他用途。

2.利用信息化技術對信息工作進行優化

首先，信息技術實現圖書資料及時化、新穎性。對于能夠公開的資料，需要及時通過搜索引擎渠道、官網渠道或者APP渠道，以便于索取者能夠快速獲取。事實上，圖書資料是否及時決定著其價值（如辦事群眾及時了解、學術機構及時研究）大小，也是一個社會信息技術進步的重要標志。其次，信息技術實現圖書資料的需求層次性、有用性。圖書資料層次性是指信息具有不同等級，能夠反映不同層次借閱者或者搜索者的需求。通過信息技術，能夠設置不同的關鍵詞、不同層次的搜索技巧（瀏覽搜索、普通關鍵詞組合搜索、專業搜索）下所提供的信息內容，從而滿足不同的需要。一方面，辦事群眾可以充分了解相關文件、政策法規的內容。另一方面，學術研究者能夠搜索到更加系統的圖書資料。

3.利用信息化技術對圖書資料服務功能進行多元化改造

在信息化技術條件下，圖書資料服務可以滿足多樣化的信息服務需求。比如，通過網絡渠道，部分查閱者需要獲取圖書資料的全文，部分查閱者則只需要其中的某部分。因此，可以利用信息化技術對圖書資料服務功能進行多元化改造。具體體現在如下幾方面：首先，能夠根據關鍵詞檢索提供不同的內容。這是智能化識別的重要功能。它不僅能夠為查閱者節省搜索、閱讀和理解時間，而且可以減輕服務器的壓力。其次，能夠提供專題文獻服務、館際互借服務。由于機關事業單位圖書資料的全面性、數量規模都有限，因此可以利用信息化技術實現不同單位的圖書資料共享。比如，某基層黨校的圖書資料數據庫較小，閱讀者需要的資料不能從該單位的數據庫獲取，則可以通過館際互借服務向黨校網絡中的其它黨校圖書資料系統進行資料查閱。這不僅打破了各個圖書資料館（室）的地理空間限制，而且提升了全國（全省）同系統資料的利用效率。最后，為公眾提供圖書資料委托傳遞服務。部分查閱者在查閱某方面的資料時，可能沒有進入機關事業單位圖書資料數據庫的官網，而是進入了其他單位、高校或者公共圖書館的官網。此時，為了便于查閱，可以與這些機構設網合作，在其中站置鏈接，使得查閱者可以通過委托傳遞服務進入文獻閱讀。

三、結語

在信息化時代，共享精神已經深入人心，公眾通過網絡不僅能夠獲取豐富的文件、技術和知識，而且還將自己的知識、技術和經驗分享到網絡中。這是時代創新的重要成果，也是創新活動得以持續的重要基礎。如果機關事業單位圖書資料部門仍然抱守殘缺，與這個時代有意或者無意地保持距離，不僅不能夠為辦事群眾提供高效資料服務，而且不利于社會資源高效利用的實現。然而值得注意的是，在利用信息化技術時，各圖書資料管理部門需要結合自身實際情況進行信息技術系統、平臺的優化，切忌盲目模仿，否則可能給查閱者帶來不便。

作者:宋喜蘭 單位:兵團黨委黨校

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