檔案安全信息化管理措施

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【摘要】隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已是大勢所趨，但是，由于法律法規(guī)、技術(shù)、設(shè)備、管理等方面存在一定的問題，使檔案信息安全隱患日益凸顯。如何提高檔案信息的安全性，成為信息時代檔案管理必須面對的問題。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案；安全檔案

信息化管理，指在行政主管部門的指導(dǎo)下，在滿足法律規(guī)章制度的要求前提下，依靠科學(xué)的思想和組織管理方法，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，對文書、檔案等信息進行發(fā)掘、整合，使信息的獲取、處理、傳輸、應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源共享，提高檔案信息的利用效率。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）有助于檔案信息利用率的提高。隨著科技的進步，無紙化辦公受到關(guān)注，辦公自動化程度得以很大提高，這樣就出現(xiàn)了辦公數(shù)字化與紙質(zhì)檔案信息之間的矛盾問題。通過采取檔案信息化管理模式，檔案信息以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，直接應(yīng)用于辦公數(shù)字化系統(tǒng)之中，不但有效解決了辦公數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息之間的不協(xié)調(diào)問題，同時還為使用者提供了極大的便利。（二）有助于搜索速度和準確性的提高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式有個特點，那就是查找效率低，出現(xiàn)錯誤的概率比較大，一旦需要進行檔案搜索時，都是依靠人力進行查找，需要翻閱案卷或者查看目錄手動查找。檔案信息化之后，直接利用計算機就能找到想要的文獻，這樣一來，搜索效率和準確性都得到極大提高。（三）有助于檔案信息管理工作效率的提高。檔案信息化管理模式下，從生成電子檔案開始，之后的信息收集、檢驗、歸檔、入庫以及使用各個環(huán)節(jié)的相關(guān)工作都可以依托自動化工作平臺得以實現(xiàn)，這樣就實現(xiàn)了檔案信息管理相關(guān)工作從傳統(tǒng)方式向自動化和智能化方式過渡，無論是檔案管理還是檔案使用，都出現(xiàn)了質(zhì)的變化，體現(xiàn)了傳統(tǒng)工作方式與先進科學(xué)技術(shù)的結(jié)合。（四）有助于檔案信息的共享。運用計算機技術(shù)錄入檔案信息，創(chuàng)建自己的信息庫，相關(guān)部門可通過網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)取經(jīng)過加工的檔案信息，可節(jié)約時間、空間，提高工作效率，共享電子檔案信息資源。（五）實現(xiàn)了遠程信息傳輸。紙質(zhì)檔案的利用者要到檔案管理部門去查找，或采取發(fā)傳真、郵寄等方式。而電子檔案在檔案管理部門和利用者直接通過網(wǎng)絡(luò)通信實現(xiàn)檔案的信息傳遞，利用者可以足不出戶地進行自助式檢索，特別是遠距離的異地傳輸快速便捷，節(jié)約了大量的時間、人力和物力。（六）有效地保護了檔案原件。檔案數(shù)字化加工后，可通過數(shù)字方式在很多閱讀終端使用，減少了原件的使用頻率，有效地保護了原件。

二、存在的隱患問題

（一）容易造成檔案的損失。受信息載體壽命、電子計算機硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機硬件平臺的一致性等因素的影響，可能會造成檔案信息的損害和丟失。（二）病毒、黑客對檔案信息安全造成威脅。檔案信息化建設(shè)的主要途徑之一是興建檔案網(wǎng)站，通過檔案網(wǎng)站檔案信息，開展檔案信息建設(shè)工作。但是，不法分子通過木馬程序非法侵入檔案網(wǎng)站篡改檔案信息、獲取檔案信息，甚至?xí)N毀數(shù)據(jù)資料，對檔案信息安全造成嚴重威脅，影響檔案信息系統(tǒng)的正常運行，對人民和國家的利益造成危害。（三）電子信息檔案保管下的合法性以及真實性的問題。信息化檔案以數(shù)據(jù)形式存在，數(shù)據(jù)在保存的過程中，極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)毀壞的情況，而且數(shù)據(jù)極易被篡改。因此，數(shù)據(jù)形勢下檔案的合法性和真實性是很難證明的，這也是目前亟待解決的難題。

三、擬采取的研究方法

（一）加大資金投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。計算機及其配套設(shè)施的配備以及日常的維護，需要大量的資金作為基礎(chǔ)，所以，要加大經(jīng)費的投入，從硬件上不斷地引進計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，建立高質(zhì)量的檔案管理平臺。首先要明確檔案工作的管理機制，并完善檔案工作的運行機制，主要針對各部門的聯(lián)動情況建立相應(yīng)的聯(lián)動電子管理體系，實現(xiàn)全程管理與監(jiān)控。其次要提升檔案信息化工作在檔案常規(guī)工作中的比重，使其與電子化的建設(shè)同步進行。再次，要針對檔案信息化進行相應(yīng)的法律完善，使檔案工作得到規(guī)范標準的約束，具體可以制定檔案信息化建設(shè)的專項工作任務(wù)并進行分配，明確任務(wù)目標及期限。（二）完善電子檔案安全管理制度。專機專用，進行專門的強身份認證措施處理，采用結(jié)合口令認證與數(shù)字簽名認證的方式進行雙重身份認證，主要涉及私鑰、密碼加密、明文與密文傳輸、數(shù)字簽名、口令認證等。通常來說，這種認證方式需要管理人員先下載相關(guān)客戶端軟件并獨立運行生產(chǎn)一對密鑰，其中公鑰經(jīng)加密后提交中心數(shù)據(jù)庫保存，私鑰則由用戶自己保存。這種方式的優(yōu)點在于私鑰能夠充分保證安全性，使黑客無法竊取。（三）提高檔案專業(yè)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理安全意識。對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，讓他們從傳統(tǒng)的手工管理提升為現(xiàn)代化計算機檔案管理，使檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)能夠正常、有效地運行。合理設(shè)置檔案管理工作崗位并建立合理的獎勵機制，充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)造性和積極性。

四、結(jié)語

檔案管理部門應(yīng)該加大對檔案信息化建設(shè)工作的重視度，著力解決檔案信息化建設(shè)中存在的問題，使先進的信息化技術(shù)和檔案管理工作相結(jié)合，提高檔案信息管理工作的效率和準確性。檔案信息化建設(shè)任重而道遠，需要所有檔案管理人員和社會各界人士的共同努力。

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[4]熊偉.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探討[J].中國管理信息化,2016(20).

作者:錢小燕 單位:合肥工業(yè)大學(xué)檔案館