文書(shū)檔案信息化管理思考

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一、傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案整理不夠規(guī)范，人工查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在以往文書(shū)檔案管理中，幾乎全靠人工來(lái)操作，而這種方式對(duì)管理人員而言是比較不利的，因?yàn)槲臅?shū)檔案數(shù)量龐大，而且分類標(biāo)準(zhǔn)也較為含糊，因而在管理中或多或少會(huì)出現(xiàn)檔案歸類的錯(cuò)誤。另外，文書(shū)檔案是珍貴的文獻(xiàn)資料，有很高的參考和利用價(jià)值，每天會(huì)有較大的瀏覽量和查詢量，管理人員在檔案查詢以及出借登記等工作上應(yīng)接不暇，對(duì)檔案的規(guī)范管理更是難以實(shí)現(xiàn)。（二）檔案資源十分有限，檔案損壞現(xiàn)象嚴(yán)重。通常情況下，檔案只有一份原稿，這就對(duì)檔案的保存要求極高。在面臨多人同時(shí)想要查閱檔案時(shí)，便會(huì)形成一種沖突和矛盾。除此之外，檔案還會(huì)出現(xiàn)不可逆的損壞。盡管可以利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和打印，然而其價(jià)值卻是難以復(fù)制的，一旦檔案資料被損壞，其損失難以估量。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在文書(shū)檔案管理中，每年由于損壞而造成的資料損失大約有100多萬(wàn)份，在這些損壞因素中，還排除了不可抗拒的自然因素，因而傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的改革極為迫切。（三）資金設(shè)備投入不足，缺乏管理改革勇氣。在科技的推動(dòng)下，社會(huì)各領(lǐng)域中的信息化建設(shè)在不斷加強(qiáng)，并且取得了不菲的成績(jī)。在文書(shū)檔案管理中，信息化也發(fā)揮了十分明顯的作用。然而盡管如此，就全國(guó)文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，信息化管理依舊難以全面開(kāi)展，造成這種局面的原因可歸結(jié)為以下兩方面：一方面，文書(shū)檔案信息化管理開(kāi)展過(guò)程中，地方性差異很大，一些地區(qū)缺乏有力的財(cái)政支持，從而導(dǎo)致信息化建設(shè)被迫中斷。眾所周知，文書(shū)檔案信息化管理需要大量的資金用來(lái)進(jìn)行信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及相關(guān)設(shè)備的購(gòu)置，加之文書(shū)檔案并不能直接得到客觀的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)出，因而很多政府單位及企業(yè)不愿意在此方面進(jìn)行投資。另一方面，一部分文書(shū)檔案管理部門(mén)安于現(xiàn)狀，止步不前，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理有著固有的工作方式，已經(jīng)形成了固化的管理方式，管理人員在這種固化的管理思維影響下逐漸喪失了改革管理方式的勇氣。

二、文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）極大地提升了辦公效率。計(jì)算機(jī)在信息處理方面展現(xiàn)了其強(qiáng)大的能力，在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中，工作人員更多的是采取手工操作，進(jìn)行資料的收集、謄寫(xiě)、整理、統(tǒng)計(jì)等工作，既耗時(shí)費(fèi)力，效率也不高。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，這一系列的工作就變得簡(jiǎn)便而有序，管理也更加高效。（二）實(shí)現(xiàn)了文件和文字信息的共享。在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式下，企事業(yè)單位想要共享信息不是一件易事，這就導(dǎo)致大量的信息被閑置下來(lái)，既浪費(fèi)資源和資金，也給文件信息的查找增加了難度。而借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理以后，檔案管理更加高效便捷，也更加細(xì)致，管理途徑也更為豐富。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)下，檔案資料和信息載體能夠?qū)崿F(xiàn)分離，完全可以通過(guò)系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資料的利用，極大地提高了檔案資料的利用效率，規(guī)避了以往的各種限制。（三）電子文件保存的穩(wěn)定性。同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，電子文件作為信息資料的載體有著更為長(zhǎng)久的保存壽命。紙張的壽命完全取決于纖維素性質(zhì)，纖維素在一定條件下容易被破壞，在文書(shū)檔案管理工作中，往往會(huì)造成資料的不可逆損壞。而在電子技術(shù)的保障下，信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和利用均借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，滿足了人們多樣性的選擇需求，譬如人們可以通過(guò)U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等作為電子文件的載體，而這些載體的特點(diǎn)就是方便快捷、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、環(huán)境影響小、穩(wěn)定性強(qiáng)。（四）提高了文件傳遞的速度和安全性。在日常辦公過(guò)程中，工作人員私存文件或者文件傳遞時(shí)丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，傳統(tǒng)的文件傳遞手段是依靠郵政系統(tǒng)，傳遞的時(shí)間要受到距離長(zhǎng)短的限制。并且在傳遞的過(guò)程中容易延誤甚至丟失，這就給檔案管理人員造成極大不便。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)便可以以電子文件的形式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，不僅提升了文件傳遞的時(shí)效性，也增強(qiáng)了安全性。

三、文書(shū)檔案信息化管理的途徑

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念，樹(shù)立信息管理意識(shí)。時(shí)代的快速發(fā)展使各種新技術(shù)和新理念不斷涌現(xiàn)，文書(shū)檔案管理也必須要順應(yīng)時(shí)展的潮流，突破傳統(tǒng)管理思維的桎梏，為檔案信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，只有管理人員的思想意識(shí)更新了，在實(shí)際推動(dòng)信息化過(guò)程中才會(huì)積極主動(dòng)。相對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)來(lái)講，必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，充分認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)文書(shū)檔案管理的重要意義，以自身觀念轉(zhuǎn)變?yōu)槠鯔C(jī)，為整個(gè)管理單位樹(shù)立典范，從而推動(dòng)文書(shū)檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排，適當(dāng)加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，從物質(zhì)上充分保障檔案管理信息化建設(shè)。（二）加大改革扶持力度，營(yíng)造良好改革環(huán)境。培養(yǎng)和建立一支優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理團(tuán)隊(duì)，僅靠專業(yè)技能的加強(qiáng)很難取得良好的效果，還需要營(yíng)造優(yōu)秀的信息化建設(shè)環(huán)境。對(duì)專業(yè)知識(shí)的訓(xùn)練，可能只需要聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的教授就能實(shí)現(xiàn)教學(xué)目的，但是優(yōu)秀環(huán)境的建立絕非一朝一夕就能完成，它需要各方的共同努力、協(xié)調(diào)運(yùn)作。信息化管理環(huán)境建立需要三個(gè)步驟：第一，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)要為基層管理人員提供外出深造的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，增長(zhǎng)他們的文書(shū)檔案管理能力，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和制度建設(shè)。第二，對(duì)成功完成學(xué)習(xí)考察任務(wù)的管理人員，要根據(jù)實(shí)際情況安排到專業(yè)崗位，將新的管理理念應(yīng)用于實(shí)際，并通過(guò)結(jié)合管理單位的發(fā)展需要進(jìn)行不斷完善。第三，將自身的管理心得與其他工作人員進(jìn)行交流分享，查缺補(bǔ)漏，優(yōu)化部門(mén)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)。（三）搭建信息建設(shè)平臺(tái)，開(kāi)發(fā)新型管理軟件。要搞好文書(shū)檔案信息化管理工作，還必須要搭建一個(gè)信息化平臺(tái)來(lái)保障文書(shū)檔案信息化管理的有序開(kāi)展。這個(gè)信息化平臺(tái)應(yīng)囊括檔案加工、存儲(chǔ)、保密以及查詢等諸多功能，滿足檔案管理的全方位需求，搭建這樣一個(gè)平臺(tái)就能夠依托平臺(tái)處理能力，開(kāi)發(fā)合適的管理軟件，進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理水平和效率，減少工作人員的負(fù)擔(dān)。

綜上所述，作為檔案管理的重要構(gòu)成，文書(shū)檔案詳實(shí)地記錄著一個(gè)單位的發(fā)展歷程。在信息化時(shí)代，將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中已經(jīng)成為重要的管理手段和發(fā)展方向。文書(shū)檔案信息化管理正在逐步替代傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案管理工作更加高效安全，也使檔案資料的利用率顯著提升，并推動(dòng)了檔案價(jià)值的進(jìn)一步發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]王海英.基于信息化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理工作[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2016:1.

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[3]陸天麗.信息化背景下文書(shū)檔案管理工作初探[J].黑龍江科技信息,2015（10）:151.

作者:劉亞紅 單位:廣東省輸變電工程有限公司