財務檔案信息化管理探討

導語：財務檔案信息化管理探討一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：本文以機關事業單位財務檔案信息化管理作為主要研究課題，首先分析了機關事業單位財務檔案信息化管理存在的問題，而后針對性提出了加強機關事業單位財務檔案信息化管理的策略建議，以期為機關事業單位提升財務檔案管理信息化水平提供一定的參考。

關鍵詞：機關事業單位；財務檔案管理；信息化

一、機關事業單位財務檔案信息化管理存在的問題

1.財務檔案管理信息化意識薄弱。一直以來，我國機關事業單位的相關人員并不是十分重視財務檔案信息化管理方面的問題，而且存在部分人員甚至一些領導干部都不是完全了解財務檔案工作，只是簡單認為保管檔案不丟失、不泄密，并能應付外調及查檔就是財務檔案的主要工作，沒必要對其過度關注。財務檔案的管理人員大部分都是身兼數職，而且沒有接受過對檔案知識的專業培訓，不了解檔案的主要工作，包括管理檔案的要求、檔案的重要性和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等，檔案管理方面的意識薄弱。2.財務檔案管理缺乏完整性。在實施會計核算電算化之后，機關事業單位并沒有妥善保存其產生的大量新的財務檔案信息載體，比如電子文檔、程序文件、備份文件等形式的數據，所以當軟件進行升級之后，由于版本不同致使之前的數據根本不能使用，而且也沒有制定相關的電算化財務檔案保護制度，在不同的經辦人手中各有財務數據文件，使得財務檔案歸檔資料極易缺失。3.缺乏財務檔案管理專業人員。對于機關事業單位來說，對財務檔案的相關信息進行全面的收集與儲存屬于其主要工作之一，卻沒有明確規定財務檔案管理工作隸屬哪個部門。由于財務檔案工作的責任沒有確切落實，造成財務檔案出現許多問題，包括檔案缺位或錯位等。財務檔案管理需要制定一套具體流程，包含專業分類、歸檔、存儲等，但是財務檔案管理工作的專職管理人員極度缺少，造成一系列嚴重問題的發生，比如財務檔案分類不明確、歸檔時間滯后以及經常丟失等，給機關事業單位帶來了很大的不利影響。

二、加強機關事業單位財務檔案信息化管理的策略

1.增強財務檔案管理意識，實現財務檔案規范化管理。為實現財務檔案的規范化管理，需要使機關事業單位全體職工對檔案管理工作的認識得到提升，改變員工對檔案管理工作的看法。通過積極宣傳檔案相關法律，鼓勵員工學習，以及舉辦檔案工作的座談會來構建檔案工作的良好氛圍。除此之外，實現檔案信息化管理的重要中間環節就是推動檔案工作規范化、標準化，機關事業單位不但需重視軟硬件的建設，同時還需加強文書的處理，并對檔案進行及時有效的歸檔，這些都是推動財務檔案工作實現規范化發展的重視措施。另外，單位財務人員在進行會計核算時，需以既定的格式要求記錄與儲存各類憑證和賬簿，并以科學的會計憑證傳遞程序為基礎，確保財務檔案能夠及時歸檔，保證其完整性與規范性。在進行財務檔案的整理裝訂時，不但需確保時間的及時性，同時還需分工明確，這主要是因為：其一為避免會計憑證的遺失，通常需安排指定的會計憑證管理人員，以每個月的記賬憑證數量為基礎，來對其進行定期的整理，并裝訂成一份完成的報告；其二為通過記賬人員來對會計賬簿進行整理和裝訂，通過經辦會計來對會計報告進行整理和裝訂，通過各相關經辦人員來對備查類以及各種需歸檔的資料進行整理和裝訂，整理完后再通過財務檔案管理員來進行整體的歸檔。若財務檔案已經由檔案室保管起來，便不能再隨意拆封，若實在需要拆封使用，則需確保原卷宗的封裝依然完好，同時，還需由檔案室和原經辦人員以期進行拆封，使用完后再重新存檔，以明確各自的責任；如果是暫時存放的財務檔案，需要拆封時應向財務處負責人申請，獲取同意后在指定人員的監督下進行拆封，使用完后重新進行歸檔。2.注重財務檔案的收集與保存，確保財務檔案的完整度。首先，為了保證財務檔案不被篡改和便于了解使用過文件的人員，機關事業單位應實行電子簽單制度，構建完善的財務檔案管理責任制，把握好電子文件的簽入、簽出以及安全工作。另外，為保證財務軟件順利升級，使各個軟件得以互相兼容，需提高財務數據儲存的標準性及可續性。其次，完整收集財務檔案。財務部門需完整的備份各項財務數據及文件，以確保計算機硬件系統損壞后可以及時恢復公司的會計電算化系統，從而降低損失。另外，機關事業單位還需將計算機硬件系統的型號、存儲大小以及配套設備等記錄下來；掌握好財務軟件的編程語言及數據庫系統類型；將財務軟件所涉及的銷售與維護公司信息詳細的保存，并將財務軟件系統的相關說明書放置在統一的位置，以便于找尋。第三，完整保存財務檔案。因財務檔案是由磁性介質或者光盤來儲存的，考慮到這些載體所具備的物理特性，在保存這些檔案的過程中需進行備份，即保存雙份，可以通過“AB備份法”的方式來將數據備份，并將檔案歸檔時間及操作員姓名標注上去，分別將兩份文檔儲存于不同的位置，以避免地震或火災等意外事故的發生導致整個財務系統崩潰，無法復原。儲存這些檔案的位置需避開磁場，確保干燥干凈。對于以磁性介質儲存的財務檔案，則需安排人員進行定期的檢查，并將其復制下來，以避免因磁性介質損壞所導致的財務檔案損壞或丟失。3.提高財務檔案管理人員專業素質，提高檔案利用率。對于財務檔案管理人員，其不但屬于財務檔案管理工作的實施者，同時也是財務檔案管理的策劃、執行和監督者，因此，為了保證財務檔案管理工作的實行科學高效，檔案管理人員需要擁有完善的檔案知識和專業修養。在機關事業單位工作的財務人員，對財務檔案的整理、編碼、歸檔以及儲存，都必須遵循會計流程進行。除了具備專業知識外，財務檔案管理人員還要熟練現代信息知識技能，鼓勵財務檔案管理人員積極參加業務培訓，不斷提升自身的管理水平，與此同時，也要對檔案管理人員的職業道德培訓加以重視，定期教育本企業負責財務檔案保管的人員，這不是一般的上課形式，是為了使他們在一定時期內，能快速增強自己的專業能力，豐富其財務檔案管理的工作經驗，從而更好地管理財務檔案，提高工作效率。機關事業單位還可以從高等院校應屆畢業生中挖掘高技術人才，吸引他們到本企業擔任信息化財務檔案管理專門人員，比如那些對現代數據庫技術、財務核算業務和便攜式檔案管理較為精通的綜合型人才。還可以與當地政府的財政部門和稅務部門相互合作，共同對財務檔案信息化管理專業人員進行再教育，灌輸最新的職業道德知識，使得他們能自發的形成遵紀守法的思想。

通過以上論述可以得出，在信息化和網絡化的高科技時代，要想促進檔案管理發展，必須做好數據挖掘和整理，完善財務檔案信息網絡建設和財務檔案管理決策系統建設，將相關人員的信息化素質不斷加強，只有這樣才能為經濟發展提供高質量的服務。

參考文獻

1.歐博溫.內控背景下高校會計檔案信息化管理探究.管理觀察，2016(18).

2.何玉杜.淺談中職學校會計檔案信息化管理.輕工科技，2016(02).

作者:高春雷 單位:滿洲里市人才交流服務中心