畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理研究

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目前，隨著高校招生規(guī)模和辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，畢業(yè)實習(xí)人數(shù)增多，傳統(tǒng)的實習(xí)管理模式在實施中出現(xiàn)的過程管理松散、質(zhì)量監(jiān)控薄弱、責(zé)任主體缺位、評價反饋不足等問題,在很大程度上影響了教育實習(xí)的管理質(zhì)量和管理效果。畢業(yè)實習(xí)在高校教學(xué)管理中處于關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時也具有特殊性，即實習(xí)的責(zé)任主體多元化，導(dǎo)致相互依賴而管理不到位；實習(xí)的學(xué)生身份特殊，既是學(xué)生又是老師的雙重身份以及所承擔(dān)的雙重任務(wù)，導(dǎo)致實習(xí)生的角色認(rèn)知容易出現(xiàn)誤區(qū)；實習(xí)地點分散實習(xí)時間跨度長，導(dǎo)致派出的指導(dǎo)老師難以在有限的時間內(nèi)對所有實習(xí)生實施輔導(dǎo)的全方位覆蓋；管理內(nèi)容龐雜，導(dǎo)致學(xué)校管理部門很難及時、全面、準(zhǔn)確地對實習(xí)情況進(jìn)行實時監(jiān)控。而上述種種問題，最終導(dǎo)致畢業(yè)實習(xí)檔案資料難成系統(tǒng)，也就是情理之中的事。鑒于此，打破傳統(tǒng)的檔案管理方式，將數(shù)字化的信息技術(shù)引入實習(xí)檔案管理工作中，實時獲取畢業(yè)實習(xí)準(zhǔn)確信息，并將其作為畢業(yè)實習(xí)的基本依據(jù)，需要構(gòu)建信息化實習(xí)檔案管理體系。

一、高校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理的必要性

1.實施畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理是高校實習(xí)管理高效能的標(biāo)志。檔案是各種信息的載體和存貯形式，檔案的信息化管理工作是高校的一項重要的基礎(chǔ)性工作。隨著數(shù)字校園的建設(shè)，多媒體、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)廣泛應(yīng)用于學(xué)校工作的各個方面。當(dāng)下，作為高校教育管理重要環(huán)節(jié)的實習(xí)，在檔案信息的收集、處理、存留、傳播等方面的硬件設(shè)施和軟件環(huán)境，都有待提高和改善。教務(wù)處作為高校的教學(xué)主管部門，對實習(xí)負(fù)有全方位全過程的管理責(zé)任，其與各學(xué)院教學(xué)負(fù)責(zé)人及其秘書、實習(xí)指導(dǎo)老師以及實習(xí)基地共同構(gòu)成了實習(xí)工作的管理主體，實習(xí)學(xué)生則具有雙重身份，在實習(xí)學(xué)校既是實習(xí)老師，同時又是各管理主體的管理對象。在整個教育實習(xí)環(huán)節(jié)，實習(xí)生在各方面協(xié)調(diào)管理下，所進(jìn)行的畢業(yè)實習(xí)活動以及檔案材料，其內(nèi)容是學(xué)生畢業(yè)實習(xí)過程的真實記錄，可有效呈現(xiàn)學(xué)生教育實習(xí)（包括教學(xué)實習(xí)與班主任實習(xí)等）的全過程，以及實習(xí)評語、成績、獎懲的各方面記載。從而使得實施畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理成為高校高效能管理的標(biāo)志。2.實施畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理是畢業(yè)生知識能力等綜合素質(zhì)的規(guī)范載體。人事檔案是在國家機(jī)構(gòu)、社會組織中形成的，主要對個人的工作表現(xiàn)、政績進(jìn)行記錄與反映，作為個人學(xué)歷、身份等方面的依據(jù)[1]。對于高校畢業(yè)生來說，有一個學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化為人事檔案的過程。從入校到畢業(yè)，這期間學(xué)校的各級組織及相關(guān)部門對其建立了相應(yīng)的檔案，主要記錄學(xué)生的基本信息以及在校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活、獎懲、各學(xué)期成績、畢業(yè)論文、畢業(yè)實習(xí)等信息。畢業(yè)實習(xí)信息是其中最為關(guān)鍵的內(nèi)容，它是通過社會實踐檢驗過的學(xué)生知識能力等綜合素質(zhì)的記載。學(xué)生在畢業(yè)階段，通過簽訂就業(yè)協(xié)議，獲得報到證，即將其歸屬于學(xué)籍檔案中，由學(xué)校投入人事管理部門或人才交流機(jī)構(gòu)后，畢業(yè)生學(xué)籍檔案便正式轉(zhuǎn)化為人事檔案。因此，畢業(yè)生學(xué)籍檔案作為人事檔案的重要基礎(chǔ)，在信息化管理的今天，其主要價值在于真實體現(xiàn)了畢業(yè)生通過四年的專業(yè)學(xué)習(xí)所形成的綜合素質(zhì)。基于此，一份詳盡而全面的畢業(yè)生檔案資料，將會使學(xué)生在強(qiáng)大的競爭中，擁有更多的就業(yè)選擇與表現(xiàn)機(jī)會。因此，畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理，其科學(xué)性、有效性，就在于畢業(yè)實習(xí)信息的客觀、真實，從而使其成為畢業(yè)生知識能力綜合素質(zhì)的規(guī)范載體。3.實施畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理為用人單位選擇提供可靠依據(jù)。建構(gòu)畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理體系的必要性，還在于他提升畢業(yè)生檔案的權(quán)威性，使得用人單位根據(jù)畢業(yè)生的檔案資料，了解學(xué)生的基本信息、教育背景以及不同階段與時期的學(xué)習(xí)、生活等方面情況與表現(xiàn)，清楚掌握畢業(yè)生的培養(yǎng)以及成長過程，尤其是通過社會實踐的畢業(yè)實習(xí)對學(xué)生的知識能力以及綜合素質(zhì)的檢驗結(jié)果，系統(tǒng)完整地顯示在畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理體系中，由此可以準(zhǔn)確、有效地衡量出一個大學(xué)畢業(yè)生的基本能力和素養(yǎng)[2]。因此，加強(qiáng)大學(xué)生畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理，可以為用人單位選拔、任用提供可靠依據(jù)。

二、建構(gòu)高校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理的模式

1.建構(gòu)角色功能管理的高校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)開放平臺。通過對我國高校現(xiàn)有的畢業(yè)實習(xí)模式及其檔案管理進(jìn)行認(rèn)真梳理和評析后，構(gòu)建畢業(yè)實習(xí)質(zhì)量監(jiān)控檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)開放平臺。由于該系統(tǒng)首先是一個實習(xí)管理系統(tǒng)，由實習(xí)學(xué)生、實習(xí)單位、實習(xí)指導(dǎo)老師和實習(xí)檢查老師以及管理員等一系列不同角色的人使用，為了避免不同的角色之間的錯亂交叉現(xiàn)象，開發(fā)角色管理這一功能是至關(guān)重要的。不同的角色在自己的工作范圍內(nèi)各司其職，不同的角色執(zhí)行不同的功能，使整個平臺系統(tǒng)有序有節(jié)奏地運行。這一平臺由四個方面的角色構(gòu)成：第一角色為高校，是從學(xué)校教務(wù)處、各教學(xué)院為基礎(chǔ)的分級管理模式；第二角色為實習(xí)基地，以學(xué)校教務(wù)處與指導(dǎo)老師以及高中、初中、小學(xué)和幼兒園等實際的實習(xí)基地環(huán)境為基礎(chǔ)建立，以達(dá)到有效的實習(xí)效果；第三角色為畢業(yè)實習(xí)生；第四角色為高校指導(dǎo)教師，按照學(xué)生的實習(xí)地點劃分為市外駐點指導(dǎo)教師和市內(nèi)指導(dǎo)教師。由于畢業(yè)生實習(xí)的時間、內(nèi)容、過程都有一定的規(guī)定，因此所設(shè)置的監(jiān)控內(nèi)容和指標(biāo)不宜過大,數(shù)量也不宜過多,且監(jiān)控指標(biāo)具有確定性,容易量化操作。與此同時，還要注意監(jiān)控指標(biāo)需要的信息和數(shù)據(jù)便于采集、真實可靠。構(gòu)建信息化實習(xí)檔案管理系統(tǒng)，需要具備前瞻性與科學(xué)性的視角，除了防止其重復(fù)屬性的構(gòu)建外，還要對實習(xí)信息的數(shù)據(jù)空間進(jìn)行預(yù)設(shè)存留，以突出畢業(yè)生實習(xí)檔案管理的動態(tài)特點與管理效應(yīng)[3]。2.搭建畢業(yè)實習(xí)檔案信息化的三層級管理體系。建立高效、科學(xué)、可行的畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理機(jī)制，是實現(xiàn)對實習(xí)教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控的前提，也是做好高校畢業(yè)實習(xí)工作的重要保證。為確保畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理落到實處，實現(xiàn)對畢業(yè)實習(xí)教學(xué)質(zhì)量的合理評價和有效監(jiān)控，應(yīng)成立學(xué)校———各教學(xué)院（系）———實習(xí)基地的三層級畢業(yè)實習(xí)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。圖一畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理模式流程圖在三層級管理機(jī)構(gòu)中，各層級各司其職，學(xué)校（教務(wù)處）負(fù)責(zé)對各教學(xué)院（系）的組織進(jìn)行指導(dǎo)、管理、監(jiān)督和評價，各教院（系）負(fù)責(zé)將畢業(yè)生實習(xí)中各種檔案信息反饋進(jìn)行具體組織、落實、反饋，給上級機(jī)構(gòu)（教務(wù)處），校教務(wù)處與實習(xí)基地之間進(jìn)行信息溝通與交流，便于進(jìn)一步優(yōu)化和規(guī)范實習(xí)管理工作，從而構(gòu)建分級管理、分層負(fù)責(zé)、層層落實的學(xué)生頂崗實習(xí)管理機(jī)制。3.編制由五個子系統(tǒng)構(gòu)成的質(zhì)量監(jiān)控一體化實習(xí)檔案體系。畢業(yè)實習(xí)的質(zhì)量監(jiān)控體系由五個子系統(tǒng)組成，這五個子系統(tǒng)既相對獨立，各司其職，又相互影響，并形成一個有機(jī)的質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)。各子系統(tǒng)的內(nèi)涵功能如下。（1）目標(biāo)子系統(tǒng)：包括質(zhì)量目標(biāo)和質(zhì)量方針，并由此確定實習(xí)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。科學(xué)設(shè)定包括實習(xí)效果質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和實習(xí)過程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，為畢業(yè)生實習(xí)創(chuàng)造良好的條件，嚴(yán)格要求、強(qiáng)化考核，確保畢業(yè)生實習(xí)期間切實掌握工作崗位所需要的技能。（2）制度子系統(tǒng)：包括實習(xí)的教學(xué)質(zhì)量管理流程、質(zhì)量管理制度和績效考核制度。該子系統(tǒng)為實習(xí)教學(xué)目標(biāo)實現(xiàn)提供制度保證，它包括地方政府關(guān)于實習(xí)的制度或法規(guī)、學(xué)校關(guān)于畢業(yè)生實習(xí)管理制度及實習(xí)基地關(guān)于畢業(yè)生實習(xí)的管理制度等。通過制度的制定，明確學(xué)校與實習(xí)基地合作各方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任。學(xué)校與實習(xí)單位要建立實習(xí)指導(dǎo)機(jī)制，科學(xué)確定實習(xí)方案，確保畢業(yè)生實習(xí)崗位與所學(xué)專業(yè)基本對口，學(xué)以致用。（3）運行子系統(tǒng)：包括管理機(jī)構(gòu)、運行機(jī)構(gòu)、教學(xué)機(jī)構(gòu)、監(jiān)控機(jī)構(gòu)和評估機(jī)構(gòu)等。該系統(tǒng)實行畢業(yè)實習(xí)的三級管理，運行機(jī)構(gòu)各司其職，保證畢業(yè)實習(xí)各項任務(wù)的完成。（4）條件保障系統(tǒng)：包括師資管、實訓(xùn)基地管理和經(jīng)費管理等，這是畢業(yè)實習(xí)正常運行的客觀基礎(chǔ)。在師資管理方面，不但要加強(qiáng)對校內(nèi)指導(dǎo)教師的管理，更重要、難度更大的是加強(qiáng)對實習(xí)基地指導(dǎo)教師的管理，這需要創(chuàng)新管理方法，管理主體轉(zhuǎn)移到實習(xí)基地；要充分調(diào)動實習(xí)基地指導(dǎo)教師的積極性，以保證實習(xí)管理到位、指導(dǎo)到位。（5）質(zhì)量評價反饋系統(tǒng)：包括教學(xué)質(zhì)量評價、教學(xué)管理評價和信息分析反饋等。該子系統(tǒng)實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生等的多維評價，實現(xiàn)信息的收集、處理和反饋，不僅便于對畢業(yè)實習(xí)進(jìn)行實時管理，穩(wěn)步提高實習(xí)教學(xué)質(zhì)量工作的運轉(zhuǎn)效率，并為實習(xí)工作的科學(xué)決策提供信息化管理的依據(jù)。

三、高校畢業(yè)生實習(xí)檔案信息化管理的效果

本校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理平臺自實施以來，效果明顯。體現(xiàn)在以下幾個方面。1.完善了高校的教學(xué)管理檔案體系。通過信息化平臺建設(shè)，完善相關(guān)制度建設(shè)，加強(qiáng)對教育實習(xí)工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，努力解決好畢業(yè)實習(xí)的安全管理、生活管理、實習(xí)質(zhì)量管理等問題。高校畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理，實施全過程監(jiān)控,包括監(jiān)控實習(xí)過程的準(zhǔn)備階段、實施階段和總結(jié)評價階段的各個環(huán)節(jié)、各個要素，包括監(jiān)控各項規(guī)章制度、保障措施、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)在實習(xí)中的運行狀態(tài)，并以信息化的方式留存。這一畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理模式的建構(gòu)，其效果不僅是規(guī)范了畢業(yè)實習(xí)檔案的管理自身，同時更是完善了高校教學(xué)管理檔案體系。教育實習(xí)是高校教育最重要的環(huán)節(jié)，其檔案管理就是對這一重要環(huán)節(jié)的記載。長期以來，由于高校、實習(xí)基地和學(xué)生三方各自的局限，在實習(xí)管理中存在著不同程度未盡應(yīng)有職責(zé)的問題，導(dǎo)致畢業(yè)實習(xí)檔案管理在一定程度上呈現(xiàn)松散狀態(tài)。高校在對畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理過程中，通過具體化的管理目標(biāo)以及定期反饋實習(xí)信息，將實習(xí)中遇到問題的分析和解決與實習(xí)基地的教育教學(xué)接軌，加速了高校在專業(yè)建設(shè)與課程建設(shè)方面的改革，使人才培養(yǎng)更符合社會的發(fā)展需求。通過現(xiàn)代化的管理模式完善制度建設(shè)和內(nèi)部管理體系，建構(gòu)對畢業(yè)實習(xí)檔案的信息化管理，在提升了高校畢業(yè)實習(xí)檔案系統(tǒng)性的同時，進(jìn)一步完善了高校教學(xué)管理檔案體系。2.填補(bǔ)實習(xí)單位指導(dǎo)實習(xí)的工作檔案。高校學(xué)生的畢業(yè)實習(xí)作為學(xué)生融入社會的一個重要體驗階段，實習(xí)單位的作用是不可替代的。通過實習(xí)檔案的信息化管理，對學(xué)生提出具體化的畢業(yè)實習(xí)目標(biāo)，實際上也是對實習(xí)單位提出了具體化的指導(dǎo)實習(xí)目標(biāo)。這樣有助于實習(xí)單位、指導(dǎo)教師與學(xué)生明確目標(biāo)，并以此付諸行動，包括實習(xí)計劃的制定、執(zhí)行、過程監(jiān)控及實結(jié)，對實習(xí)過程中質(zhì)量的監(jiān)控，能有效保證實習(xí)過程中檔案資料的質(zhì)量。長期以來實習(xí)基地學(xué)校，由于師資缺乏，指導(dǎo)老師的精力顧不過來，畢業(yè)實習(xí)生在很大程度上被當(dāng)做在職老師使用，或是放任自流，實習(xí)檔案的管理也隨之被形式化處理。隨著畢業(yè)實習(xí)檔案信息化管理模式的實施，深化、密切高校與實習(xí)基地之間的合作伙伴關(guān)系，建立高校與實習(xí)基地的各具體單位之間的“學(xué)情網(wǎng)”，不少實習(xí)學(xué)校進(jìn)一步建構(gòu)指導(dǎo)教師與實習(xí)生之間的“青藍(lán)工程”，把到實習(xí)一線“觀摩”“見習(xí)”“聽課”“試講”“講課”“評課”“教研”等多項活動的“傳、幫、帶”的實習(xí)信息載入信息化平臺，這樣不僅有力確保了教育實習(xí)的有效進(jìn)行，學(xué)生在畢業(yè)實習(xí)中得到了知識、技能的全面提升，同時確保了畢業(yè)實習(xí)信息實時暢通，實習(xí)檔案的信息正常記載，實習(xí)效果的常態(tài)反饋。與此同時，輔之以高校教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)到實習(xí)基地走訪座談，及時了解實習(xí)生的工作狀態(tài)與實習(xí)單位需求之間的差距，解決高校與基地學(xué)校溝通不暢的問題，所有上述信息也實時存入信息化管理平臺，這不僅讓高校與實習(xí)基地聯(lián)手共同努力，確保學(xué)生畢業(yè)實習(xí)的順利進(jìn)行，同時也填補(bǔ)了實習(xí)單位指導(dǎo)實習(xí)的工作檔案，為實習(xí)基地加強(qiáng)對指導(dǎo)教師培養(yǎng)與管理儲備了信息資源，也為用人單位對畢業(yè)實習(xí)生的挑選使用提供了可靠的信息化資源。3.規(guī)范學(xué)生的學(xué)籍檔案。這里要特別指出的是，高校對畢業(yè)生實習(xí)檔案的信息化管理，是建立在對實習(xí)生實習(xí)過程的準(zhǔn)備階段、實施階段和評價與考核三個階段的信息化管理基礎(chǔ)之上的，采用信息化的手段對實習(xí)信息進(jìn)行一系列的編排、發(fā)放、歸入等，對實習(xí)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)管，構(gòu)建實習(xí)類別的檔案網(wǎng)絡(luò)，以現(xiàn)代管理的方式，對畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行錄入、存儲、信息化管理等，使檔案信息化呈現(xiàn)一致性特點[4]。同時，對高校畢業(yè)生實習(xí)檔案信息化管理，所進(jìn)行的是標(biāo)準(zhǔn)的文書設(shè)置，這是畢業(yè)生實習(xí)檔案體系化保證的必然步驟。畢業(yè)生在畢業(yè)實習(xí)結(jié)束后，所留下的文書是實習(xí)檔案的根源，是經(jīng)過有效整合的實習(xí)檔案，可以有效表達(dá)實習(xí)文書系統(tǒng)性。基于這個角度，對實習(xí)檔案的系統(tǒng)性確定，對文書管理組合進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)性及模式性整合，這為畢業(yè)實習(xí)檔案管理奠定了基礎(chǔ)[5]。而排版流程中采用的標(biāo)準(zhǔn)方式，要求其與規(guī)則一致，也保證了畢業(yè)生檔案管理實現(xiàn)信息化。由于畢業(yè)生檔案可以反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，對學(xué)生的就業(yè)質(zhì)量與未來的發(fā)展具有重要作用與意義。只有建構(gòu)實習(xí)檔案的信息化全程管理模式，加強(qiáng)畢業(yè)生實習(xí)信息管理與質(zhì)量監(jiān)控，改善評價和考核方式，充分發(fā)揮信息化檔案管理在實習(xí)過程中考評學(xué)生的積極作用，切實解決畢業(yè)實習(xí)生實習(xí)檔案管理的形式化問題，有力保證實習(xí)過程中檔案資料的準(zhǔn)確、真實、有效，才能實現(xiàn)畢業(yè)生學(xué)籍檔案的規(guī)范性。

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作者:金俊蘭 單位:湖北師范大學(xué)