大學人事信息化管理的重要性

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【摘要】大學人事管理人員要適應社會的技術進步，逐漸轉變工作方式，改進工作方法完成從管理型向服務型隊伍轉變，人事信息化管理為工作方式的轉變提供了可能，人事信息化管理有著很多的優勢，實行人事信息化管理可以提高人事管理人員的工作效率，提升服務水平，促進學校又好又快的發展。

【關鍵詞】大學；人事管理；信息化

隨著現代化進步、信息化發展，日益革新的新技術要求我們順應時展，吸收先進的理念，吸納并應用新技術，提高工作效率，提升服務水平。目前人事管理正在由管理型在向服務型轉變，提升服務質量，勢必要求提高工作效率，網絡平臺辦公正在成為一種新的辦公趨勢。

1.人事管理的現狀

1.1人事管理崗位總體偏少

大學的各個崗位數量所占比例均需在省人力資源和社會保障廳處備案，崗位設置數量受限。又由于人事處負責教職工的調離、調入及分配工作，經常有待分配的職工，暫留人事處幫忙，形成人事處的職能部門人手充足的假象。事實上待分配的人員只是短期內做一些事務性工作，但是對于處理大量的專業性、業務性事務，待分配人員無法與專門從事人事管理人員相比，而專業性、業務性事務基本為人事管理的核心工作。隨著大學教育辦學規模的擴張，人才隊伍建設不斷壯大，人事管理崗位數量變化卻不大，與辦學規模形成了較大的反差。

1.2人事管理的事務性工作多而復雜

與專業性、業務性事務相比，人事處事務性工作反而更多，更復雜。具體表現在，事務性工作頻繁，如辦理教職工的在職證明，辦理教職工的收入證明，因私護照的借出及收繳管理，教職工的年度考核表及專業技術職務評審表的歸檔，新教職工的入職報到，數據統計等都需要大量的人手來做這些事務性工作。因而事務性工作占據的人力資源其實更多。

1.3人事工作關系到學校的安全與穩定

隨著時代的進步，管理人員的思想觀念也逐漸得到了改變，人事管理隊伍其實是一支學習型、研究型、服務型隊伍。人才爭奪日趨激烈，誰能在服務水平上超越對手，誰將會吸引更多的人才到校工作。時代要求管理人員必須成為服務人員，做好各項服務工作。伴隨著大學教育水平的提升，影響力不斷擴大，吸引人才的能力增強，教師隊伍整體上在不斷壯大，人事管理人員面向服務的對象總量同時也在增加。且人事工作無大小，任何一件事情都關系到教職工的切身利益，如果服務不到位，勢必會引發教職工的不滿，影響學校的安全與穩定。盡管教職工數量的增長增加了工作人員的工作量，工作人員依然要保質保量的完成服務工作，因此，做人事工作必須嚴謹，容不得絲毫差錯，這也是維護學校安全與穩定的要求。

2.人事信息化管理的優勢

2.1少跑路多辦事，提高工作效率

信息化管理的好處在于信息共享，操作方便。讓信息及時動起來，教職工少跑冤枉路，減少教職工的等待時間，提高管理人員的工作效率，提升服務水平。人事管理人員平時要做大量的重復性事務工作，既耗費工作人員的大量時間，也在消耗教職工的寶貴時間。信息化管理恰好能夠減少教職工的等候時間，且網上辦公流程使管理程序更加規范化、透明化。

2.2方便數據統計，準確上報

人事處掌握著全校教職工的基本信息，因此凡是與人事相關的數據統計皆出自人事部門，這就要求人事處所掌握的基礎數據必須準確無誤。數據報表樣式多，信息量大是數據統計的一大特征。有些報表側重職稱、年齡結構，有些報表側重學科類別，有些報表側重崗位類別，還有些報表側重學歷信息、留學信息等等，統計重點五花八門，各式各樣。傳統的Excel表格方便統計數據，但是大量的報表統計，需要的信息又不止在一兩個數據庫中出現，有些信息甚至分布在四五個數據庫中，此時傳統的Excel表格數據統計顯現出了短板，報表數據統計方便程度遠低于使用信息化平臺數據統計。信息化管理平臺可以存儲大量的數據信息，可以整合各個科室的數據庫，將數據高度融合統一，不管報表要求統計任何數字，均可以從信息化管理平臺數據庫篩選需要的字段數字，大大減小了統計使用的時間成本和勞務成本。且由統一的數據庫調用數據，其統計結果不易出錯，相較于幾個Excel表格之間數據調用，減少了出錯幾率。

2.3節約資源，釋放空間

實行人事信息化管理的一個優勢在于，減少了紙張的使用，節約了辦公用品的成本，其次紙張資料歸檔占據了過多的空間，給有限的辦公區域帶來的一定的影響，而無紙化辦公既節約了紙張同時也緩解了辦公空間不足的問題。另外信息化辦公最重要的優勢是，釋放了做大量重復性事務工作的人手，這也給學校節約了人力資源成本，緩解了人事部門工作人員不足的問題。事務性工作不可避免，但是大部分事務性工作基本可以在信息平臺上完成，人事管理人員要充分認識到這一點，提高工作效率，提升服務水平。

總結

大學人事信息化管理有著得天獨厚的優勢，與傳統的人事管理相比，在于信息平臺可以共享信息，可以存儲大量的數據，方便數據篩選，方便教職工辦理各項業務，教職工少跑路，縮短辦事時間，提高管理人員的工作效率，提升管理人員的服務水平。但是實現人事信息化管理需要得到領導的重視，需要一定的財力支持，并且人事管理人員要盡快轉變工作方式，適應網上辦公，且要經常性對辦公平臺的數據進行維護，這都需要時間成本。

參考文獻：

[1]劉然.地方高校人事管理信息化問題與對策[J].現代經濟信息,2017,142.

作者:張輝 單位:西安科技大學人事處