探析企業(yè)人事檔案信息化管理

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【摘要】在網絡信息時代，企業(yè)人事檔案信息化管理勢在必行。人事檔案信息化管理可以確保人力資源信息的真實、準確，使人事檔案的職能充分發(fā)揮出來。本文通過深入分析企業(yè)人事檔案管理信息化建設的意義及存在的問題，提出了具體的對策，希望為企業(yè)人事檔案管理信息化建設提供借鑒。

【關鍵詞】人事檔案；信息化；意義；對策

隨著社會經濟的快速發(fā)展，市場競爭日益激烈，而企業(yè)的競爭歸根到底是人才的競爭，加強企業(yè)人才的管理是促進企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的重要保障。人事檔案管理是人才管理的核心也是最為重要的環(huán)節(jié)，其真實地記錄著各類人才的信息，反映著人才的綜合素質，對于人才的選拔與培養(yǎng)具有重要的意義。

一、企業(yè)人事檔案管理信息化建設的意義

（一）有利于實現人事檔案現代化管理。在強大的信息時代，只有不斷挖掘信息資源，將其價值利用在企業(yè)人事檔案管理中，加強人事檔案信息化建設，才能把笨拙的工作轉換成靈活的流程，極大地提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，實現人事檔案的現代化管理，從而促進企業(yè)順應時代潮流而發(fā)展。

（二）有利于促進企業(yè)人事檔案資源共享。在新時代背景下，信息共建、共享、共用已經成為一種趨勢，人事檔案管理信息化管理可以克服傳統(tǒng)“紙質化”人事檔案管理搜集、整理、分析中的缺點，快速、全面、準確地獲取人力資源的基礎信息、專業(yè)特長、個人發(fā)展、工作業(yè)績等多方面的綜合信息，實現人事檔案的共享，提高檔案的使用效率和效益，從而有效推動資源共享的進程。

（三）有利于方便對人事檔案信息的查閱。傳統(tǒng)的檔案查詢一般都需要很長時間，但人事檔案信息化管理能夠快速、準確地查閱各種人事檔案信息。數字化和電子化極大地便利了檔案查詢流程，不論多么復雜的數據都能通過計算機集成處理變得簡化起來，也方便了人們隨時查閱人事檔案信息。

二、企業(yè)人事檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）企業(yè)人事檔案管理信息化建設重視不足。雖然很多企業(yè)越來越認可企業(yè)人事檔案管理信息化建設，但由于人事檔案信息化建設需要投入大量資金來配備基礎設施，同時也需要對紙制檔案進行數字化處理，所以需要引進與培養(yǎng)更多的信息化專業(yè)人才。但目前，由于企業(yè)缺乏足夠的重視，無論是硬件建設，還是軟件建設，都無法達到人事檔案管理信息化的要求，直接導致企業(yè)人事檔案管理信息化管理遲遲無法落實。

（二）缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標準。統(tǒng)一規(guī)范的標準是實現企業(yè)人事檔案信息化管理的前提與保障。但現實中，很多企業(yè)存在著人事檔案管理信息化建設不科學的現象，部分企業(yè)不愿意公開人才信息，或者只通過局域網進行內部管理，有些企業(yè)從自身利益出發(fā)進行管理，并沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標準，造成檔案信息網絡不夠通暢，無法實現檔案資源的共享，使現代檔案管理不能充分展示其強大的功能。

（三）企業(yè)人事檔案管理信息化管理受人員制約。企業(yè)人事檔案管理信息化管理需要以大量專業(yè)化、復合型的檔案管理人才作支撐，而目前企業(yè)尤其缺乏這種管理人員，導致信息化建設只是流于形式、浮于表面。雖然一些企業(yè)引進了信息化設備與人才，但由于管理人員缺乏檔案管理能力與經驗，使得人事檔案信息化管理的研究與創(chuàng)新受阻，制約了企業(yè)人事檔案管理信息化水平的提高。

三、企業(yè)人事檔案管理的信息化建設對策

（一）提高領導對檔案信息化建設重要性的認識。在信息化、大數據時代，企業(yè)領導應積極轉變觀念，充分認識到人事檔案管理的重要意義，從而在思想上重視人事檔案管理信息化建設，進一步加大對人事檔案管理信息化管理的扶持力度，有效協(xié)調內部組織、人事等部門，發(fā)揮其主動性與創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結構，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎。

（二）要為人事檔案信息化管理提供硬件與技術保障。企業(yè)要想實現人事檔案信息化管理需要相關的硬件設施和相關技術作為支撐。因此，企業(yè)應積極加強人事檔案信息化建設，引進先進的管理設施與技術，使管理部門在保證管理體系正常運行的前提下實現動態(tài)管理，及時掌握檔案信息化管理的最新動態(tài)。另外，要加強相關部門之間的溝通，使檔案資源充分被利用，為企業(yè)提供更高效、快捷的服務。

（三）建立健全人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。企業(yè)應及時改革陳舊的管理制度，制定科學、合理、規(guī)范的檔案管理制度，并在實踐中不斷落實與完善。同時，人事檔案管理收集要完整、及時，保證人事檔案的真實性，形成一套系統(tǒng)、準確、完整的管理體系。此外，還要及時更新檔案的內容，保護人事檔案的真實性、有效性，為企業(yè)人力資源管理提供真實的參考價值，更好地為企業(yè)人事檔案管理提供服務。

（四）加強人事檔案信息化管理人才隊伍的培養(yǎng)。一方面，企業(yè)應積極引進具有專業(yè)的檔案管理知識且能熟練掌握信息化操作程序的專業(yè)人才，推行檔案信息化管理的高效展開。另一方面，加強現有檔案管理人員的培訓，拓寬其專業(yè)知識，提高其職業(yè)道德素養(yǎng)。同時，結合激勵與考核機制，激發(fā)管理人員的積極性，使其認真負責地做好人事檔案信息化管理的各項工作。

四、結束語

總而言之，企業(yè)只有不斷加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設，才能使人事檔案管理更科學、更規(guī)范、更高效，為企業(yè)人才管理與資源優(yōu)化配置提供重要的檔案數據，促進企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻】

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[3]王硯秋.淺議企業(yè)人事檔案管理信息化建設[J].科技經濟導刊,2016(12):178.

作者:童朝凱 單位:華東有色金屬地質勘查局八〇五隊