房產檔案信息化管理問題及對策

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摘要：新形勢下，房產檔案信息化管理是適應信息時展的現實需要。本文在分析了房產檔案及其信息化管理、房產檔案信息化特點及面臨的問題的基礎上，有針對性地提出了解決對策，進一步提升了房產檔案信息化管理水平，可以為經濟社會發展提供優質、高效的房產檔案信息支持和服務。

關鍵詞：房產檔案；信息化；對策；新形勢

近年來，隨著房地產市場的快速發展，以及信息技術在國民經濟與社會發展中發揮著越來越重要的作用，房產檔案基礎業務工作逐漸朝著信息化、現代化方向發展。因此，積極探討新形勢下房產檔案信息化及特點，解決房產檔案信息化管理過程中存在的問題，對提升房產檔案管理的信息化、規范化水平具有積極的現實意義。

1房產檔案及信息化

房產檔案是指在房地產開發及管理過程中產生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等文件資料，是房地產物權登記的原始憑證，也是對房屋產權、房屋自然狀況的詳細記載的資料總稱。近年來，隨著我國房地產市場的快速發展，房地產檔案的查詢、利用數量與日俱增。房產檔案在城市拆遷、房屋產權登記、房屋交易以及房產糾紛中發揮著重要作用，也是經濟社會發展的重要組成部分。房產檔案管理信息化是指計算機、數據庫及多媒體存儲等現代信息技術在房產檔案管理中的應用，將房產檔案信息資料轉化成數字化電子信息檔案，并利用計算機、數據庫及多媒體存儲技術對房產電子信息檔案進行管理。與傳統的房產檔案管理相比，信息化管理使房產檔案管理由紙質等實體檔案向房產信息資源轉變，房產檔案管理的效率更高?？梢?，新形勢下，房產檔案信息化管理是適應信息時展的現實需要。

2新形勢下房產檔案信息化的特點

房產檔案涉及當事人的切實利益，也是房地產物權變化全過程的真實記錄，可以將信息技術應用于房產檔案管理，使其呈現出較為顯著的行業特點：2.1專業性、數字化。所謂專業性，即房產檔案圍繞的是“房產”活動過程中所產生的真實歷史記錄，是由房產所在地的房產管理部門負責登記，登記的房產檔案信息內容是具有嚴肅性、專業性，也是后期房產登記、交易等產權變更的重要依據。所謂數字化，即現代信息技術在房產檔案管理中的應用，使得房產檔案已由原始憑證實體入庫保存，實體與服務分離，逐漸朝著通過計算機信息技術的應用，將房產檔案信息錄入至數據庫中，建立龐大的房產檔案信息管理系統，實現集房產檔案圖、文、像等為一體的房產檔案數字化管理，提升了房產檔案服務的效率和質量。2.2動態性、網絡化。所謂動態性，是指房產檔案信息是不斷變化著的，這與房產交易的頻繁性密切相關。房產檔案形成后，房屋權屬會隨著房產的買賣、贈予、繼承等發生法律效力的變化，其所記載著的檔案信息也會呈現出變更、轉移等動態性變化的特點。所謂網絡化，是指房產檔案借助計算機網絡技術，使房產檔案資料的收集、整理、移交、歸檔和查詢利用均可以在網絡環境下完成，減少對房產紙質檔案原件的侵擾，不僅提升了房產檔案管理的效率，而且對房產檔案原件起到了很好的保護作用。2.3圖檔性、智能化。所謂圖檔性，即房產檔案管理的對象主要是以簿、圖、檔為主要內容的產籍管理為主，產籍檔案利用現代信息技術及管理軟件的應用，如檔案管理APP軟件的應用，將圖檔與智能化應用相結合，實現房產檔案信息資料的智能化檢索，也使得房屋自然狀況、產權變更情況更為全面、直觀地呈現，便于房產檔案的管理。

3新形勢下房產檔案信息化管理存在的問題

3.1房產檔案管理先進理念缺失。理念是行為的先導，房產檔案管理人員是房產檔案信息化管理的執行者。從現實情況來看，普遍存在對房產檔案信息化管理的重要性認識不足，將計算機管理單純地等同于信息化管理的情況。思想認識的偏差或錯誤會直接影響到房產檔案信息化管理的進程。計算機信息技術的發展和應用日新月異，廣大房產檔案管理者若仍然囿于傳統的檔案管理理念中，不能與時俱進，及時將最新的計算機信息技術、大數據云計算等現代信息技術應用于房產檔案管理中，故步自封，最終將會與時展相遠離。3.2房產檔案管理綜合素質不高。房產檔案信息化管理對檔案從業者的綜合素質提出了更高的要求：不僅要熟練掌握專業檔案知識、房產業務知識，還需要掌握一定的計算機信息技術?？梢姡慨a檔案管理者的綜合素質，尤其是專業素質和信息素養會直接影響到房產檔案信息化管理的整體水平。從現實情況來看，房產檔案管理崗位普遍存在專業人員力量不足，從事房產檔案工作人員的知識較為單一，即多為建筑專業或檔案專業人員，后期缺少及時的學習，計算機、檔案業務以及房產業務知識的掌握不夠全面，難以適應新時期房產檔案信息化管理的現實需要。這不僅制約了房產檔案工作的現代化進程，也影響了房產檔案在經濟社會發展中作用的發揮。3.3房產檔案管理信息技術滯后。房產檔案信息化管理不僅需要專門的庫房、檔案室等場地，還需要計算機、物聯網、互聯網以及房產檔案數據庫等。信息技術是支持房產檔案信息化管理的重要手段，但從目前房產檔案管理的現狀來看，普遍還是按照傳統的“接收移交檔案、編目立卷、存入出庫、調卷查閱”的流程。計算機信息技術的應用成為其一大短板，現代信息技術與房產檔案管理的聯系不緊密，且信息技術的應用和滲透多停留于數字及檔案管理方面，對房產檔案中的信息數據分析、編研的力度不夠，缺少運用現代信息技術進行房產檔案編研工作的主動性、積極性。房產檔案在房地產業發展中的指導性不強，依然存在服務的滯后性、被動性。

4新形勢下房產檔案信息化管理的對策

4.1高度重視信息化管理工作。房產檔案信息化管理要適應新時期信息技術發展的時代潮流，房產檔案管理部門及領導人員在思想上要高度重視信息化管理工作，既要加大信息化管理的經費投入，為信息化管理添置必備的技術、設備，又要把信息化管理納入整個房產檔案管理考核的一項重要內容，以推進信息化進程。此外，要根據房產檔案業務工作現狀，實時增添檔案從業人員，積極引入新鮮“血液”，不斷完善房產檔案信息化管理的年齡結構、知識結構。4.2增強信息化管理綜合素能。廣大房產檔案從業者要注重自身業務素質的提升，既要熟練掌握檔案專業、房產業務以及一定的信息應用技能，又要加強信息技術、設備的應用技能，增強自身的信息素養。為此，房產檔案管理部門一方面要加大對現有從業人員新技術、新設備、新方法的應用培訓力度，使檔案工作者及時適應和掌握現代信息技術，提高自身綜合業務素質；另一方面，要根據檔案管理部門的實際，實時遴選一定數量的懂計算機的檔案綜合性人才充實到檔案管理一線，提高房產檔案管理的信息化水平。此外，廣大房產檔案從業者要主動加強學習，不斷完善自身的知識結構，熟練掌握國家稅收、建筑工藝、房產政策等專業知識，結合信息技術的應用，不斷提高綜合素能。4.3完善信息化管理技術體系。技術系統是房產檔案信息化管理的支撐和助推器。具體來說，就是要積極構建房產檔案信息歸集、檢索、咨詢、數據分析和安全管理系統。一方面，積極構建房產檔案信息歸集系統。加快房產檔案數字化建設，將館藏房產檔案資料進行數字化處理，利用計算機信息技術實現房產檔案信息的檢索、分類、組合，建立房產檔案資料數據庫。例如，利用GIS技術，實現“以圖管房”“以圖管檔”的效果。另一方面，要積極構建房產檔案信息檢索系統，將房屋地址、面積、交易時間以及產權人等重要信息設置為檢索條件，建立起多功能、多角度的便捷檢索系統，為后期的查詢利用等提供便利。此外，要建立數據分析系統。及時將歸集的房產檔案信息進行分析、整理和利用，為政府房產政策的制定提供參考。4.4加強房產檔案信息安全。房產檔案信息化管理也面臨著許多非傳統的安全威脅，如黑客攻擊、網絡數據丟失、存儲硬盤損壞等。應高度重視房產檔案信息安全，要積極采用人防、物防和技防等，切實提升房產檔案信息化的抗風險能力。一方面，廣大檔案工作者要提升安全防護意識，在房產檔案信息化數據信息的歸集、傳輸、利用等各個環節都應嚴格遵守安全保護制度要求。另一方面，要把信息保護的安全責任細分至各個崗位及個人，養成良好的職業道德。

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作者:韋楚鈺 單位:柳州市不動產檔案管理中心