高校檔案信息化管理趨勢及對策

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摘要：信息化是時展的標志，也是社會進步的象征。信息化對于高校檔案管理有很大的幫助，受到高校的廣泛歡迎。但是因為過去嘗試得比較少，導致傳統檔案管理和信息化管理出現了矛盾，高校檔案信息化管理存在不少的問題。本文將針對高校檔案信息化管理的趨勢、困境進行分析，并提供相應的解決對策供相關工作人員進行參考。

關鍵詞：高校；檔案；信息化；管理；趨勢；困境；對策

高校作為高等學府，是無數學生努力學習的目標。高校相較于普通的小學、初中而言，具有一定的規模性和復雜性。高校檔案管理是一件比較復雜的工作，在信息化背景下，進行高校檔案信息化管理是大勢所趨，是一件值得關注的事情。但是高校檔案信息化管理工作的推進顯然并不是非常順利，本文將針對高校檔案信息化管理的趨勢進行分析，并且就其遇到的困境提出解決對策。

1高校檔案信息化管理的趨勢

1.1檔案實體數字化。在絕大多數人眼里，檔案就是紙質的，檔案室里那一沓沓厚重的檔案資料凝結著無數人的心血。近些年來，檔案對于人們來說越來越重要。尤其是對于高校學生而言，個人檔案是伴隨著其一生的重要東西，檔案管理對于高校而言具有更為重要的意義。過去，檔案管理不夠信息化，很多紙質檔案很容易遺失，一些重要的信息非常難以恢復，給學生造成了非常大的影響。此外，在檔案查找與歸檔方面會花費非常大的精力。因此，檔案實體數字化是必然的趨勢。這不僅能夠減少在檔案管理和檔案保存方面的支出，還能夠方便查找和保存檔案。1.2管理觀念現代化。隨著社會經濟和科技的發展，人們的觀念出現了非常大的變化。因為高校檔案的信息化管理發展越發受到關注，管理觀念也就隨著管理方式的現代化出現了現代化趨勢。管理者的管理觀念是決定檔案信息化管理發展的重要影響因素，因此，高校檔案信息化管理必然帶來管理者的觀念現代化，進一步推動檔案管理的現代化發展。1.3信息傳輸網絡化。近些年來，檔案對于學生的就業、落戶、買房等方面有著重要影響。過去，都是學生自己到學校進行檔案的調取，采用傳真的方式進行檔案的獲取。一些單位想要獲取學生的檔案信息，還需要親自到學校去調取。因此，信息傳輸網絡化成為高校檔案信息化管理的一大發展趨勢，即依托網絡的發展，帶動高校檔案信息傳輸的進一步發展。1.4信息化條件下運維工作專業化。隨著信息技術的不斷發展，高校檔案信息化管理運維工作向專業化的方向發展。現如今，高校檔案管理者如果僅僅依靠現有的設備和軟件進行管理是不現實的，管理效率也比較低。所以，必須借助外力進行檔案管理，在管理過程中，可以引進第三方工作平臺，這能夠使管理工作更加細致和專業化。而且這還有兩個顯著的優勢：第一，第三方機構的工作經驗多，不管是技術還是人才，都比普通高校的優勢多，而且管理效率高，這就縮短了處理運維信息的時間。第二，運維過程中不需要太多的成本，由于是第三方介入運維管理，所以能夠在一定程度上降低管理成本，而且技術和人才占絕對優勢。如果僅僅依靠高校檔案管理部門來做該工作，不僅缺乏專業的技術人員，而且軟件開發以及管理人才少之又少，不足以做好系統開發工作。所以，今后高校檔案管理工作將更多地依賴于第三方機構。

2高校檔案信息化管理的困境及其對策

2.1信息化管理觀念存在進步空間。管理觀念是一項工作能夠順利開展的重要影響因素，只有管理者具備一定的創新意識和改革信念，高校檔案信息化管理才能夠得到發展。但是當前我國高校檔案信息化管理觀念存在很大的問題。一方面，傳統高校檔案管理已經發展了很多年，檔案管理者已經存在固化思維。另一方面，高校檔案信息化管理涉及檔案管理和信息化管理等多個方面，具有很強的專業性，很多高校檔案管理者并不具備這樣的能力。所以，高校檔案信息化管理想要獲得發展，就必須提升高校檔案管理者的信息化觀念和能力，才能夠保障高校檔案信息化管理的順利推進。2.2信息資源有待整合。我國高校眾多，高校檔案也非常多，所以在實現高校檔案信息化管理之前，需要將這些信息整合到一起。但是當前我國高校檔案信息資源是非常分散的，并沒有形成一個整體，不同高校和不同需求者之間存在著信息壁壘。這樣分散的信息不僅無法推動高校檔案信息化管理的發展，甚至會浪費大量的人力、物力。所以，高校檔案信息化管理想要獲得進一步的發展，必須整合信息資源，形成一個整體化的數據平臺，保證不同高校和不同媒介之間能夠共享信息。2.3高校檔案管理機構需要改革。傳統高校檔案管理是通過人工的方式進行的，由大量的人力維持檔案的管理。在這樣的檔案管理方式下，不僅會導致大量的重要檔案因為人為因素丟失，還會導致高校付出額外的人力資源去維持檔案管理。所以，高校檔案管理機構需要改革，精簡人員。一方面，需要配備專業化的技術人員，保障高校檔案信息化管理有足夠扎實的技術支撐。另一方面，需要配備精通電腦的管理人員，便于檔案的管理和調取。有條件的學校，可以對檔案管理職工進行定期的信息化培訓，保證他們能夠具備足夠的信息素養來完成工作。2.4加快高校檔案數字化。高校檔案信息化管理的前提是高校檔案完成數字化，所以，必須加快檔案數字化，才能夠保障高校檔案信息化管理工作的順利開展。此外，要加強電子文件的歸檔、管理和利用。這需要我們通過特有的校園政務網絡對數字檔案進行在線采集、歸檔以及管理，這樣就非常便于后期的利用工作，也可以使高等學校不同的部門、不同的單位資源共享，方便大家利用。2.5推動信息化建設協調發展。目前來看，高校檔案管理中還存在很多問題，相關部門之間的協調性還存在很大問題，要想提高檔案管理效率，就必須著力推動各部門信息化建設的協調發展。首先，要嚴格把握材料的收集和整理步驟，做好材料的驗收，保證材料的真實有效性。其次，要提高軟件開發質量，相關部門要做好軟件需求分析，根據用戶的實際需求設計軟件，還要注重軟件的功能，盡量降低軟件開發成本，讓每個部門都能參與檔案的協同化管理。對于高校檔案部門管理人員水平有差異的問題，要設置嚴格的考核制度，提高人員的綜合素質。在培訓內容選擇上，不能好高騖遠，要根據員工的實際情況選擇有針對性的培訓內容，從而保證在規范化、標準化的基礎上結合部門工作的要求和特點開展培訓工作。最后，檔案管理部門還要與社會其他機構取得聯系，以便于該工作更好地開展。2.6優化管理系統功能建設。在高校檔案管理過程中，優化管理系統功能建設是一個重要的工作。管理系統功能建設要把握“功能不足”和“功能過多”的平衡性問題。首先，要考慮到人們的實際需求，并總結這些需求。其次，在檔案管理過程中，學校要做好檔案整理工作，建立初步的工作規劃，在后續的工作過程中逐漸完善管理系統。建立階段性的管理目標，在后續的工作過程中，還要加強監督，保證計劃能夠順利落實。還要進一步降低管理檔案的成本，做好細節處理。最后，要注重管理系統功能的全面性，在基礎檔案業務功能建設的基礎上，逐步拓展檔案利用、檔案服務方面的功能。要考慮公眾實際的需求，然后分析需求，對于整個高校的檔案信息，要著重開發檔案，并實現資源共享。

高校檔案管理信息化是大勢所趨，是能夠提升高校檔案管理質量的重要手段。作為高校檔案管理者，應該了解當前高校檔案信息化管理中存在的困境，并結合自身實際找出解決問題的對策，保障高校檔案信息化管理工作獲得順利推進。

參考文獻：

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［3］林曉云.高校人事檔案信息化管理的問題與對策分析［J］.檔案管理，2011（11）.

作者:李平 單位:菏澤學院檔案館