檔案整理與信息化管理問題及解決辦法

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摘要：信息技術對各個行業的信息化發展都有著很大的支持，人們在日常工作與生活中也離不開信息技術。本文對檔案信息化管理中存在的一些問題和處理措施進行探討。

關鍵詞：檔案管理；信息化管理；問題；措施

信息化管理工作是每個單位都需要重視的工作。在檔案管理工作中，檔案管理服務的效率對企業的發展和運營有很大的影響，因此目前企業和單位都會重視檔案管理工作，通過利用信息化手段來提升檔案管理水平。不過，在實際工作中，檔案信息化管理也存在一些問題，快速的信息化發展也會帶來一些弊端，檔案管理相關的內容被忽視，這就是時代與技術發展時產生的矛盾。只有不斷地對檔案管理技術進行探索，把握技術發展中的重要性，改變過往一些陳舊思想，才能真正把信息化檔案管理工作發展升級。

一、信息化發展對檔案管理帶來的影響

信息化的發展越來越快、越來越全面，帶來的是我國各個行業的全面發展，導致檔案信息量的加速增加，傳統的檔案管理方式已經不能滿足目前社會的發展需求。因此，隨著時代的發展，檔案信息也需要跟隨社會發展的步伐快速發展，信息化管理是首要面臨的模式，這是數字化技術和信息化技術結合產生的新產物。在實際管理過程中，信息化引入到檔案管理中已經取得了較大的成功。但是，傳統方式和信息化相結合的管理模式還存在很多問題。

二、檔案信息化管理中存在的問題

（一）信息化技術發展快

使用信息化技術進行檔案管理時，檔案基本上都是以電子文件模式進行保存，這種電子檔案自身就具備很強的可復制性和易修改性，因此在電子檔案保管時，需要進行安全管理防護，保證檔案信息的安全，有效制止不法人員對檔案信息的保存和傳遞進行攻擊，影響檔案信息化管理的效果。檔案信息在保存過程中有一定的周期性，對計算機和載體的使用期限都有嚴格的要求，對計算機和載體保存檔案的系統平臺也要求統一性，信息加密技術滿足了一切要求標準，讓檔案信息化管理工作安全有效落實。當有些技術受到了限制，檔案信息化管理工作自然也會受到影響，無法達到最滿意、最理想的管理效果。

（二）不安全因素較多

過去的檔案管理方式的核心在于能夠快速找到企業所需信息，并且保證檔案信息的安全。但是隨著時代的變遷，檔案管理系統也在不斷地變化和發展，檔案信息系統和其他系統應用的結合是現在的普遍現象，比如檔案信息一體化。在目前這個大環境下，管理思維需要創新，并且要減少各方之間的矛盾。但是現在檔案信息化管理處理此問題依舊有很多不足之處。而且計算機網絡系統本身就有著很多安全隱患問題，軟件和硬件都很容易遭到不法人員的攻擊，在這種情況下，檔案數據的安全受到嚴重威脅。

（三）檔案管理人員的網絡管理意識和安全意識薄弱

計算機的快速發展以及信息技術水平的不斷提高，讓我國已經進入了一個網絡時代，各個行業都需要網絡的輔助穩定發展，因此，企業需要檔案信息化管理，并需要信息技術的支持。但是，目前我們在檔案管理過程中還是會受到傳統思想觀念的束縛，檔案管理人員在剛接觸信息化管理時不能熟練操作，需要逐步進行培訓，而且也意識不到信息化管理將給我們帶來什么樣的變化，在管理上和安全保障上的意識比較薄弱。基于這些原因，在檔案信息化管理的工作進行中，無法快速大幅度展開，存在著一定制約。

三、檔案信息化管理現存問題的解決辦法

（一）信息化技術的有效完善

順利落實檔案信息化管理工作的前提是得到信息技術的大力支持，專業技術的引導是不可或缺的部分。因此，信息化管理中的技術完善是必須重視的問題。檔案信息化管理人員在思想意識上也需要強化，并且配備專業的硬件和安全設備，防止電磁干擾，從源頭上減少檔案管理人員的損壞率。在符合檔案管理的要求下，完善檔案信息化管理軟件，對檔案管理人員定期培訓。檔案管理軟件的更新和定期維護，會使系統本身的價值發揮到最大化。因此，學習維護技術，讓檔案信息的錄入得到有效保護。

（二）科學處理安全問題

網絡安全問題是整個信息化時代帶來的問題。為了保證檔案信息的安全，在檔案管理過程中需要增強安全意識，加強網絡安全技術研發的工作，合理采取對策來保證檔案信息的安全。要科學制定電子文件安全體系，加強電子檔案的管理和追蹤，防止重要的信息泄露。科學分配電子管理信息的操作系統，并且合理地設計工作模式，提高檔案認定標準，保證整個管理過程的安全。

（三）增強網絡管理意識和安全意識

要改變以往的檔案管理模式，從思想上轉變是第一步。不僅僅是轉變管理人員的思想，還要提升網絡信息管理的意識，保證檔案信息化管理工作安全有效開展下去。不斷加強內部人員培訓和宣傳工作，讓管理人員意識到檔案信息化管理的價值，增強管理層的重視，支持并引導檔案信息化建設，讓檔案信息化管理工作有規劃、有組織地落實，提高檔案信息化管理的水準。

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作者：萬纖 單位：深圳市深福保（集團）有限公司