新時代房地產(chǎn)檔案信息化管理路徑

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【摘要】隨著社會的發(fā)展，我國的房地產(chǎn)工程發(fā)展也有了很大的改善。房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)是推動我國特色社會主義經(jīng)濟快速發(fā)展的重要經(jīng)濟支柱產(chǎn)業(yè)。房產(chǎn)企業(yè)檔案管理是地產(chǎn)企業(yè)管理過程中的重要組成部分，在企業(yè)信息化的大背景下，信息化檔案管理在房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理過程中的主導作用越來越重要，房產(chǎn)企業(yè)檔案管理也隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展也在不斷加快信息化檔案管理的深化。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案；信息化管理；路徑研究

1引言

房地產(chǎn)對我國社會主義經(jīng)濟的發(fā)展有著重要的推動作用，是當前衡量我國社會主義經(jīng)濟發(fā)展水平的重要指標。房地產(chǎn)企業(yè)檔案評價是指房地產(chǎn)企業(yè)相關(guān)監(jiān)督管理行政部門在房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)證管理登記、地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)買賣、房屋交易、房屋建筑改造、拆遷和其他樓盤經(jīng)營開發(fā)等各項活動中，經(jīng)過資料搜集、整理和資格鑒定等多個過程，從而形成的可歸檔或者保存的法律文件證明材料，是房地產(chǎn)企業(yè)不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬管理登記工作的主要評價手段。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息化檔案管理在房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理過程中的作用越來越凸顯，對房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理進行專業(yè)信息化管理的呼聲也日益強烈，并逐步引起了國家相關(guān)檔案管理行政部門的高度重視。

2新時代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1檔案信息化管理不完善

數(shù)字化的檔案信息管理還存在一些不同之處，這一過程伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展而過渡。許多大公司或組織沒有改進適當?shù)牟粍赢a(chǎn)信息文件管理系統(tǒng)，從而使這些文件直接暴露在計算機黑客、間諜或是非相關(guān)工作人員的視野之下，給房地產(chǎn)信息檔案的管理帶來了巨大的風險，也給大型企業(yè)或者單位造成嚴重的損失。

2.2檔案管理信息化建設(shè)人員專業(yè)知識不足

檔案管理建設(shè)人員自身作為企業(yè)檔案管理建設(shè)工作的主要實踐者，自身檔案專業(yè)知識能力和綜合職業(yè)素養(yǎng)水平的高低，對企業(yè)檔案管理信息化工程管理工作的開展具有重要的影響，且相對于企業(yè)的其他工作，檔案管理工作是一項較為專業(yè)、系統(tǒng)的工作，對企業(yè)管理檔案建設(shè)工作人員雖然有著較高的素質(zhì)要求，但隨著我國企業(yè)經(jīng)濟規(guī)模和人員數(shù)量的持續(xù)不斷增加，檔案管理建設(shè)人員往往身兼數(shù)職、檔案管理待遇不高等各種問題的存在，導致檔案管理人員自身檔案專業(yè)知識能力仍然有所欠缺，業(yè)務(wù)管理操作等技能方面也仍然存在一定量的不足。

2.3不重視檔案管理工作

由于在企事業(yè)單位內(nèi)部檔案從業(yè)人員大多數(shù)的工作經(jīng)歷年限相對較長，學習創(chuàng)新能力和對于新鮮的事物以及思想的不斷轉(zhuǎn)變能力往往受到很大限制，很多中高層企業(yè)管理者的企業(yè)思想觀念較為落后，對于企業(yè)檔案管理信息化管理模式往往持一種觀望的態(tài)度，覺得企業(yè)信息化檔案建設(shè)較為繁瑣。一方面，不論從政府資金政策支持還是其他政府扶持政策以及法律條文支持方面，都沒有及時提供充分政策支持，導致專業(yè)檔案管理相關(guān)工作漏洞百出。另一方面，人員專業(yè)認識能力不足，認為專業(yè)檔案管理相關(guān)工作本身就是日常公共事務(wù)性質(zhì)的工作，忽略了檔案管理的重要作用，因此現(xiàn)在檔案管理相關(guān)工作中的從業(yè)人員并沒有具備專業(yè)檔案管理知識素質(zhì)和檔案信息化操作技術(shù)基礎(chǔ)，檔案管理信息化專業(yè)管理工作系統(tǒng)建設(shè)工作進度緩慢。

2.4操作流程不規(guī)范

由于我國社會沒有形成一套相關(guān)的法律條文，對于實施檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)管理的具體工作流程沒有依法進行充分規(guī)范，信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)較為混亂，導致檔案網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境比較嘈雜，更加不利于檔案信息化工作的落實。機關(guān)事業(yè)單位也同樣如此，對于企業(yè)檔案管理信息沒有確切的資料分類標準和實時信息更新，由于沒有及時進行企業(yè)云端數(shù)據(jù)處理和進行信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計，因此單位信息資料存檔管理工作經(jīng)常出現(xiàn)資料斷檔和后期信息補充資料補齊不得當?shù)默F(xiàn)象，導致很多單位信息資料查詢困難，信息資料失真。

2.5缺乏專業(yè)的技術(shù)團隊

大多數(shù)的信息檔案管理工作團隊的組成人員都是已經(jīng)臨近法定退休年齡的人員，由于退休年齡和工作精力上的原因，大多數(shù)人認為信息檔案管理工作是一個閑職，沒有學習和探索更新傳統(tǒng)管理模式的工作激情和熱忱。事業(yè)單位內(nèi)部和檔案管理工作人員應(yīng)用信息化專業(yè)管理水平低，不足以有效應(yīng)對當前復雜多變的企業(yè)市場競爭環(huán)境，不利于加快現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的進程。

3新時代房地產(chǎn)檔案管理信息化的對策

3.1提高對檔案管理工作的重視

檔案管理行業(yè)作為我國企業(yè)經(jīng)濟管理的重要部分，為正確實現(xiàn)我國企業(yè)經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標，確保企業(yè)檔案管理各項工作貫徹落實無疑是極為必要的。因此，有效地緩解改善當前檔案管理工作現(xiàn)狀，一方面所在企業(yè)管理需繼續(xù)加大對促進檔案管理企業(yè)信息化體系建設(shè)相關(guān)重要工作的宣傳，在不斷逐步提高企業(yè)人員對于“檔案”高度知識認知的基礎(chǔ)上，為促進檔案管理企業(yè)信息化體系建設(shè)各項工作的繼續(xù)順利開展創(chuàng)造良好條件；另一方面所在企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作人員還要對不完全符合企業(yè)管理要求的檔案重新整理，將需要歸檔的聲像錄音帶、錄像帶等作為聲像聲音檔案，應(yīng)在每盤聲像磁帶上明確注明檔案相關(guān)的基本信息[1]。

3.2完善檔案信息管理系統(tǒng)

房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的服務(wù)信息化體系建設(shè)基礎(chǔ)應(yīng)基于建立和健全完善有效地房產(chǎn)檔案管理服務(wù)信息共享系統(tǒng)。信息自動歸集管理系統(tǒng)能夠收集房地產(chǎn)市場相關(guān)行業(yè)信息，并且能夠保證整個信息歸集可以在房地產(chǎn)相關(guān)信息發(fā)生變動時及時進行更新，便于用戶檢索、咨詢、查詢。便捷、實用的信息檢索系統(tǒng)可以用房地產(chǎn)的各種相關(guān)專業(yè)信息，如住房地址、面積和地理方位等條件作為信息檢索的必要條件，提高信息檢索服務(wù)器的質(zhì)量。信息安全管理系統(tǒng)的基本功能主要是為了確保財產(chǎn)權(quán)屬人的信息全面、精準、安全，不被任何非法分子惡意篡改、盜取等。數(shù)字化檔案的持續(xù)保存發(fā)展關(guān)系到很多檔案信息安全技術(shù)上的安全問題，必須切實做好檔案信息安全技術(shù)上的保障工作，才能有效確保檔案相關(guān)知識權(quán)利人的合法隱私不會被泄露[2]。

3.3提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

房地產(chǎn)專業(yè)檔案管理從業(yè)人員，只有真正懂得房地產(chǎn)檔案管理的基本專業(yè)知識和熟練掌握專業(yè)信息管理技術(shù)，才能使工作真正跟上專業(yè)信息時代快速發(fā)展的市場要求。隨著企業(yè)檔案管理以及信息化事業(yè)發(fā)展的日益需要，對企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)要求也越來越高[3]。檔案管理從業(yè)人員若想扎實做好企業(yè)信息化時代背景下的企業(yè)檔案管理相關(guān)工作，就要積極、主動地學習運用互聯(lián)網(wǎng)檔案相關(guān)專業(yè)知識，不斷強化提升自身檔案綜合管理素質(zhì)，培養(yǎng)人員創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)意識和弘揚工匠奉獻精神，用先進的檔案科學管理手段扎實做好房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作。

3.4提高檔案管理信息化建設(shè)程度

一方面，加大財政資金投入支持力度，完善檔案設(shè)備的技術(shù)武裝和裝備武裝質(zhì)量保障，國家和地方政府也需要提供一定的專項貸款或者政策資金支持，全力支持我國檔案管理機構(gòu)信息化體系建設(shè)各項工作的順利開展，提供大量財力資金支持；另一方面，提高檔案信息安全技術(shù)和科技能力，凈化檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，提高檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全性；綜合考慮提高檔案管理信息的安全保密性和信息安全性，需要不斷提高檔案軟件的安全防盜保護功能，避免利用系統(tǒng)漏洞，引進先進的檔案數(shù)據(jù)分析管理軟件和檔案登記管理軟件，提高檔案存儲管理機構(gòu)的檔案信息安全保密度[4-5]。

3.5重視檔案管理信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)

信息化管理時代對當前檔案管理的各種工作人員管理提出了更高的素質(zhì)要求，管理方面也應(yīng)當對檔案工作人員定期進行各種多方面的管理培訓，提升檔案工作人員的檔案綜合管理素質(zhì)，以便能適應(yīng)當前信息化管理時代的各種更高管理要求。在這個信息化發(fā)展時代，不法人員惡意竊取用戶信息的風險成本將會大大降低，管理方面也應(yīng)當繼續(xù)加強對基層工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)培訓教育，加深基層工作人員對信息檔案管理這一工作的認識理解，從而有效降低個人信息資料泄漏的風險[6]。除了進行專業(yè)培訓，管理方還可以定期舉辦企業(yè)檔案管理相關(guān)行業(yè)的技術(shù)人才培養(yǎng)交流會，為檔案工作人員親身學習先進的企業(yè)檔案管理專業(yè)經(jīng)驗知識創(chuàng)造條件。除此之外，管理方還提出應(yīng)當大力鼓勵引進企業(yè)信息化及技術(shù)管理領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)管理人才對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)信息化檢索系統(tǒng)設(shè)計進行技術(shù)優(yōu)化。一方面，管理方需要高度重視不斷提升檔案檢索系統(tǒng)的檔案檢索工作效率、簡化系統(tǒng)檢索檔案信息的工作流程；另一方面，管理方還要適當加強檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，防止出現(xiàn)由于黑客非法入侵系統(tǒng)導致檔案信息系統(tǒng)泄漏、數(shù)據(jù)信息丟失等安全問題。

4結(jié)語

綜上所述，房地產(chǎn)行業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是歷史發(fā)展下的必然趨勢，而如何保障體系化的建設(shè)安全則一直是我國檔案系統(tǒng)信息化體系建設(shè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)的關(guān)鍵問題，這個問題幾乎涉及到了檔案系統(tǒng)信息化體系建設(shè)的全過程。檔案管理信息安全中的問題不僅是檔案技術(shù)管理層面的安全問題，更多的是檔案管理體制層面的安全問題，需要加以重視，才能真正全方位地有效應(yīng)對以上所說的各種安全風險。同時，房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理信息化體系建設(shè)者還需要不斷增加企業(yè)資金的管理投入，并不斷抽調(diào)專門的專業(yè)技術(shù)人員建設(shè)一套專業(yè)的管理體系。

【參考文獻】

[1]梁曉梅.探析新時代加強房地產(chǎn)檔案信息化管理路徑[J].房地產(chǎn)導刊，2019(33):16.

[2]胡春榮.關(guān)于新時期構(gòu)建房產(chǎn)檔案管理信息化平臺的研究[C]決策論壇：管理科學與工程研究學術(shù)研討會論文集.北京，2016:236.

[3]朱麗枝.新時代房地產(chǎn)檔案管理工作探析[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018(29):283.

[4]劉金格.新時期加強房地產(chǎn)檔案管理的問題及其創(chuàng)新策略[J].今日湖北(中旬刊)，2015(9):53.

[5]何文華.新時期房產(chǎn)檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(9):69.

[6]劉娟.新時代背景下加強檔案管理信息化應(yīng)用探討[J].信息記錄材料，2018，19(8):221-222.

作者：鄭麗麗 單位：聊城市不動產(chǎn)登記中心