高校檔案信息管理技術的統一性研究

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新建的高校檔案信息管理技術系統，往往在初期因各項工作千頭萬緒，而忽視了檔案工作，檔案管理人員工作方法和工作習慣不盡相同，工作后形成的文件千差萬別，給管理工作帶來不便，給高校造成不必要的損失。所以高校應重視單位的檔案工作。

1影響高校檔案信息管理技術統一性的因素

1.1檔案管理隊伍結構問題

相對而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復雜，且以女性占絕大多數。她們實際檔案管理經驗較為豐富，但專業研究能力不強，對先進的計算機網絡環境比較陌生，更缺乏數字化、信息化等方面理論知識和實踐經驗。而窘于傳統的檔案管理認知與偏見，高學歷、有活力且對數字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當前高校檔案工作隊伍在年齡、性別、學歷、知識背景等方面存在著嚴重的結構性問題。

1.2信息技術標準化問題

近年來高校數字化檔案信息數據規模急劇增加，且來源于校內各職能部門不同的業務管理系統軟件，運行環境復雜多樣，從而導致生成的數字化檔案信息數據格式紛繁多樣，不利于檔案信息數據的收集、整理、存儲和遷移，也不利于后期的數據資源開發和利用。所以，當下高校數字化檔案信息數據的非標準化問題是檔案信息化管理的重難點之一。

1.3管理體制問題

現行的高校管理機構中，檔案管理部門一般處于附屬或從屬地位，有的隸屬于學校辦公室，有的隸屬于圖書館；少數獨立建制的也屬于弱勢部門。在這樣的管理體制下，檔案管理部門行政地位低，話語權不大，難以有效統一的組織協調各部門參與數字化檔案信息的協同管理。而且，各職能部門或學院之間相互獨立、各自為政，即使學校統一使用校園OA系統辦公，數字化檔案信息資源仍然相對獨立，各自封閉，不能實現一體化，給數字化檔案信息網絡化、集成化管理帶來極大的困難和障礙。

2推動高校檔案信息技術集成化管理的方法

2.1高校工作人員的統一管理及分配

確定分管檔案工作的單位負責人，加強對高校檔案工作人員的培訓、教育。優化檔案人員的知識結構，提高其業務水平，以適應本高校檔案工作的發展需要。檔案工作涉及高校黨、政、群眾多個方面，因此每個高校都應由一位單位行政領導具體分管檔案工作，并將檔案工作方面的有關領導責任列入其職責范圍，作為考核其政績的一方面內容。確定一位高校行政領導具體分管檔案工作，是單位加強對檔案工作領導的具體表現。

2.2統一推動檔案信息技術標準化及其管理技術集成化

合乎規范、統一標準的數字化檔案信息及其技術是檔案信息集成化管理的前提和基礎。高校檔案管理部門應該協同各歸檔部門統一規劃和布置，對檔案信息數據及其運行環境進行規范化和標準化處理，其中應包括：壓縮格式的規范化、數據交換的規范化、數據加密方式的標準化、水印技術的標準化、檔案管理軟件的統一化。將學校檔案信息管理系統與其他職能部門的業務管理系統有效對接，使檔案數據資源由分散管理轉為集中管理，從而實現高校檔案信息資源管理的集成化及統一化管理。

2.3高校檔案信息管理技術應轉變管理理念與管理技術政策

檔案一般實行綜合管理，將單位形成的各種門類、各種載體的檔案由專門設立的綜合檔案工作機構進行統一歸檔保存、分類整理和開發利用。統一制定單位檔案管理規章制度，納入考核，使之成為共同執行的基本制度；把單位檔案作為一個整體，統一檔案工作業務規范和要求。建立檔案工作的管理體系，制訂檔案工作發展規劃和計劃，有效地加以組織實施，使之與本單位其他各項工作和活動保持同步協調發展，更好地為檔案信息管理技術的統一性做服務。

3結語

高校檔案信息管理技術是存儲和傳播信息的核心，很大程度上為高校的管理工作提供了有效的依據。但是，高校在高校檔案信息管理技術的統一化管理中存在眾多的因素。本文分析了當前影響高校檔案信息技術統一化管理的主要因素，并針對這些因素提出了相應的解決方法。本文仍存在一定的局限，希望高校工作人員能夠意識到統一化管理技術的重要性，通過有效的管理措施來推動高校檔案信息管理技術的集成化及統一化。

作者:劉萍 單位:南陽醫學高等專科學校

參考文獻

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