一次性無菌醫(yī)療器械庫管理研究

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[摘要]目的本文探討了“5S”管理法在醫(yī)院一次性醫(yī)療耗材庫房管理中的應用和實施效果。方法對比、分析采用“5S”管理法前后一次性醫(yī)療耗材庫房的資金周轉(zhuǎn)率、庫房因跌落、破損、丟失、失效、受潮、污漬導致耗材損耗報廢數(shù)量、庫房管理人員年均月盤點消耗時長。結(jié)果通過實施“5S”方法管理一次性醫(yī)療耗材庫房后提高了資金周轉(zhuǎn)率，降低了庫房物資因管理不當造成的損失和差錯,提高了工作效率。結(jié)論“5S”管理方法在醫(yī)院一次性醫(yī)療耗材庫房的管理中的實際應用效果良好。

[關(guān)鍵詞]“5S”管理法；一次性醫(yī)療耗材；資金周轉(zhuǎn)率；管理效率

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，國家對醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)高度重視。2015年9月29日經(jīng)國家食品藥品監(jiān)督管理總局局務會議審議通過，自2016年2月1日起施行《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》[1]。我國對醫(yī)療器械的監(jiān)督管理走向法制化、規(guī)范化。醫(yī)療耗材是醫(yī)療器械的重要組成部分，隨著醫(yī)療條件的改善、醫(yī)院感染控制管理的要求和患者對醫(yī)療服務需求的提高，大量的一次性耗材取代了消毒后的重復使用耗材[2]。一次性使用無菌醫(yī)療耗材成為患者在就醫(yī)過程中接觸最頻繁，使用量最大的一類醫(yī)療耗材。一次性使用無菌醫(yī)療耗材庫房是存放一次性無菌低值耗材的場所，工作人員主要負責一次性醫(yī)療耗材產(chǎn)品的采購、質(zhì)量安全把控、貨物存放、接收臨床科室配送申請以及發(fā)放等工作。在醫(yī)療改革不斷深入的背景下，粗放型管理模式已不能夠適應時代的需求，迫切地需要易于實行，快速見效且易于保持的管理模式[3-4]。加快提高庫房資金周轉(zhuǎn)，減少庫存積壓，降低庫房損耗數(shù)量，提高工作效率成為眾多管理者需要解決的難題。代亞杰[5]在2013年《探討醫(yī)療器械庫房的經(jīng)濟節(jié)約與經(jīng)濟效益管理》一文中提出醫(yī)療器械庫房的經(jīng)濟效益管理是影響醫(yī)院經(jīng)濟收入的重要因素之一，在文章中他認為在庫房的管理中應該以經(jīng)濟效益為中心，在思想上樹立正確的市場效益觀念，提高全院的網(wǎng)絡系統(tǒng)，加大監(jiān)管力度，最終形成適用于本院的管理模式。這種以經(jīng)濟為中心，通過全院從庫房、臨床到財務績效科室的統(tǒng)計核算以及修整而形成的模式，在實施的過程中需要醫(yī)院各級領(lǐng)導的重視以及多方的配合，實施難度較大。其次是一種較為普遍的標準化管理，在實施的過程中需要各相關(guān)科室的協(xié)調(diào)互動要有無縫的工作流程，制定完善的標準化文件，做到有法可循，有章可依[6]。到目前為止醫(yī)療標準化管理沒有統(tǒng)一的模式，在標準制定的完善程度上需要不斷的摸索和補充，因而降低了管理效率提高的速度。“5S”管理法起源于日本，是指通過從整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)五個方面對人員、機器、材料、方法等要素進行精細化管理，改善作業(yè)現(xiàn)場環(huán)境，提高員工素養(yǎng)[7]。近幾年，“5S”管理方法已逐步應用于醫(yī)院的質(zhì)量管理、服務品質(zhì)、安全、效率、人員素質(zhì)及形象提升等各個層面，具有很高的實用性[8-9]。本研究主要探討“5S”管理法在一次性無菌醫(yī)療耗材庫房管理中的實施方式和效果。

1材料與方法

1.1一般資料。本文通過對比分析研究實施“5S”管理前后庫房資金周轉(zhuǎn)率、損耗降低的數(shù)量以及工作人員的工作時長三方面數(shù)據(jù)，對“5S”管理法實施的有效性進行驗證。庫存周轉(zhuǎn)率是評價醫(yī)院管理水平的一項重要指標，也會直接影響到醫(yī)院的經(jīng)濟效益[10]。周轉(zhuǎn)率越高，證明管理效率越高；周轉(zhuǎn)率低易造成產(chǎn)品失效，資源浪費，給醫(yī)院帶來不必要的經(jīng)濟損失[11]。本文首先統(tǒng)計了一次性無菌醫(yī)療耗材庫房存放的80種產(chǎn)品，使用“5S”管理法前的12個月（2015年12月至2016年11月）和使用“5S”管理法后的12個月（即2016年12月至2017年11月）每月一次性無菌醫(yī)療耗材庫房采購入庫金額、出庫金額以及期初金額用于計算每月庫房周轉(zhuǎn)率。其次，統(tǒng)計庫房因跌落、破損、丟失、失效、受潮、污漬導致耗材損耗的數(shù)量，體現(xiàn)“5S”管理在降低損耗方面的影響。庫房的損耗是庫房管理最常見的問題，大多由于管理不善導致，損耗數(shù)量的降低，直接影響著庫房經(jīng)濟損失。最后，統(tǒng)計了庫房管理人員年均月盤點庫房所耗時長用于分析“5S”管理法的實施在人員工作效率方面的效果。賬物相符是庫房管理的首要任務，因此對庫房內(nèi)的貨物進行盤點是工作人員必須做的工作。本文對盤點時長的統(tǒng)計，可以充分體現(xiàn)實施“5S”管理前后工作人員工作時長的影響，從而證明工作效率改變。1.2“5S”管理法的實施與方法。（1）整理。首先，清點庫房存放的80種一次性無菌醫(yī)用耗材的規(guī)格、數(shù)量、包裝完好度、效期，對其進行分類整理。其次，科學測量庫房面積和產(chǎn)品包裝大小，將庫房存放空間進行合理分配。在擺放貨物時嚴格按照產(chǎn)品儲運說明，貨物存放做到離墻、離頂、離散熱裝置30cm，貨架與地面相距10cm。庫房采購須根據(jù)庫存和庫房實際可存放數(shù)量，以及臨床申請的計劃進行按需采購，保障庫房內(nèi)貨物不積壓、不超量存放。（2）整頓。定位、定量放置好物品并整齊進行標識[12]。結(jié)合《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》中的要求，嚴格劃分產(chǎn)品擺放區(qū)域，劃分合格產(chǎn)品區(qū)域、不合格產(chǎn)品區(qū)域、待發(fā)放產(chǎn)品區(qū)域以及應急產(chǎn)品區(qū)域。對劃分好的區(qū)域進行區(qū)域標識和產(chǎn)品名稱標識，在產(chǎn)品入庫前仔細檢查產(chǎn)品包裝是否完好、產(chǎn)品證件是否完備，檢查每件貨物的生產(chǎn)日期和有效期。在擺放時每種產(chǎn)品按照出產(chǎn)日期的先后順序進行擺放。在產(chǎn)品出庫配送時近效期的產(chǎn)品優(yōu)先配送。制定完善的日常工作制度和工作流程。庫房內(nèi)嚴禁存放無關(guān)物品，每日記錄庫房內(nèi)溫度和濕度，超過產(chǎn)品儲存要求時及時向上級匯報處理。每日檢查庫內(nèi)通風、防蟲鼠、消防等設施。（3）清掃。包括日常的清潔衛(wèi)生工作，對墻面、地面、貨架、工具設備的清掃工作。使作業(yè)范圍內(nèi)始終保持清潔有序的狀態(tài)，營造良好的作業(yè)環(huán)境[7]。（4）清潔。將整理、整頓、清掃制度化，長期保持并維護已經(jīng)取得的成果[13]。強調(diào)采用目視管理方法，使產(chǎn)品種類、規(guī)格、數(shù)量以及擺放位置一目了然，避免堆積、缺失和亂放[14]。通過清潔環(huán)節(jié)達到優(yōu)化流程，規(guī)范操作的目的[15]。（5）素養(yǎng)。提高工作人員整體素質(zhì)，對工作人員進行培訓，定期組織庫房人員學習和交流。通過制定規(guī)章制度和工作流程，使工作人員養(yǎng)成良好的工作習慣和認真作業(yè)的積極工作態(tài)度，讓庫房工作人員清楚自己的工作職責并不斷相互監(jiān)督、相互學習。營造團隊精神，共同維護“5S”成果[7]。1.3統(tǒng)計學分析。庫存周轉(zhuǎn)率也叫存貨周轉(zhuǎn)次數(shù)，指一個時期平均存貨周轉(zhuǎn)與更新的次數(shù)[10,16]。（1）平均庫存額（AI）為期初庫存金額（BI）與期末庫存金額（EI）之和除以2[10,16]：AI=(BI+EI)/2。（2）庫存周轉(zhuǎn)率（TO）為出庫金額（COGS）與平均庫存額（AI）之比[10]：TO=COGS/AI。（3）統(tǒng)計記錄庫房因跌落、破損、丟失、失效、受潮、污漬導致耗材損耗數(shù)量。（4）統(tǒng)計記錄庫房管理人員每月月盤點庫房所耗時長，計算出實施前后12個月平均時長。

2結(jié)果

本次研究首先收集統(tǒng)計了該所醫(yī)院一次性無菌醫(yī)療耗材庫房使用“5S”管理方法前、后12個月的每月的入庫金額（即采購金額）、出庫金額、期初金額，通過計算得出每月期末庫存金額、資金周轉(zhuǎn)率以及月平均庫存金額（表1~2）。其次，統(tǒng)計了使用“5S”管理方法前、后該庫房年均周轉(zhuǎn)率、因管理和存放不當造成貨物損毀的數(shù)量總計和年均月盤點貨物所需平均時長（表3）。通過“5S”管理法的實踐，從表1和表2的數(shù)據(jù)對比我們可以明顯看出，實施“5S”管理法后，庫房周轉(zhuǎn)率有了明顯提高，尤其在2017年11月和2016年11月的同期數(shù)據(jù)上體現(xiàn)最為明顯，2017年11月的周轉(zhuǎn)率比2016年11月高出117.46%。周周轉(zhuǎn)率的同期對比圖。從圖中我們可以看出在實施“5S”管理法發(fā)后，周轉(zhuǎn)率的整體趨勢是增長的，并且在實施后的第二個月就有了明顯改變。說明“5S”管理法的經(jīng)濟效益明顯且易于實施，更有利于長期保持。表3為實施“5S”管理方法前后一次性無菌醫(yī)療耗材庫房的年均庫存周轉(zhuǎn)率、因管理不善導致耗材報廢年損耗數(shù)量、年均月盤點庫房所耗時長三方面的數(shù)據(jù)。庫存周轉(zhuǎn)率有了明顯的提高，年平均周轉(zhuǎn)率由使用前4.09%提高至7.36%，每月期末庫存金額有了明顯的下降。高周轉(zhuǎn)率可以減少資源浪費，減少經(jīng)濟損失。通過實施“5S”管理法改善了現(xiàn)場作業(yè)環(huán)境，大大減少了因保管不善帶來的醫(yī)用耗材產(chǎn)品損耗，降低了因工作差錯管理不善導致的包裝破損、受潮、失效造成的損耗。由于工作方式的改變，對效期、產(chǎn)品證件的有效管理基本消除了因管理不善導致產(chǎn)品失效事件的發(fā)生。因此降低了貨物因管理不當造成的損耗數(shù)量大幅下降由年總計138個下降到0。從年均盤點時長可以看出在庫房實行“5S”管理法后，工作人員分工明確，庫房內(nèi)貨物擺放一目了然，提高了工作人員作業(yè)速度和準確度。在每月盤點時對物品擺放位置清晰可見，避免了點錯、數(shù)不清等問題，從而大大縮減盤點時間，年均月盤點時間由56min縮減至29min。

3討論

“5S”管理法雖然最早應用于生產(chǎn)企業(yè)的科學規(guī)范化管理，但近幾年隨著醫(yī)療改革的深入和管理需求增加，被逐步應用于醫(yī)療行業(yè)的管理中。“5S”管理法的實施面廣泛，易施行，同時收效甚好。科學高效的醫(yī)用耗材管理，可以增強醫(yī)院綜合效益[17]。本研究通過為期兩年的數(shù)據(jù)收集、對比分析，從經(jīng)濟效益、作業(yè)時間等角度證實了“5S”管理法在一次性無菌醫(yī)療耗材庫房管理中的實施效果較好。在管理效率方面，庫存周轉(zhuǎn)率可以從財務的角度出發(fā)考量現(xiàn)金流的狀況，并從中得知供應鏈的管理能力[18]。通過“5S”管理法的實施周轉(zhuǎn)率有了快速且長效的增長，說明“5S”管理實施后庫房的管理效率提高，有利于醫(yī)院資金的流動，減少因貨物積壓造成資金的占用。同時，增強貨物周轉(zhuǎn)，避免長期積壓導致貨物過期變質(zhì)，造成不必要的損失。在提高工作效率方面，通過對庫房合理整頓、整潔、清掃管理后，增加了實際使用面積，使作業(yè)面更加清潔、合理。賬物相符是庫房管理的首要要求，因此對貨物進行盤點是庫房工作人員必不可少的工作。通過對作業(yè)人員素養(yǎng)方面的培訓和制度建立，使工作人員素質(zhì)提高，在工作中責任細化、分工明確。在盤點工作中可以節(jié)省盤點時長，從而提高工作人員的工作效率。

4結(jié)論

本研究通過對比該所醫(yī)院一次性無菌醫(yī)療耗材庫使用“5S”管理方法前后12個月資金周轉(zhuǎn)、損耗數(shù)量、盤點時長三方面的數(shù)據(jù)，認為使用“5S”管理方法后不僅優(yōu)化了作業(yè)環(huán)境和人員素養(yǎng)，同時具有很好的經(jīng)濟效益，提高了資金和貨物周轉(zhuǎn)，避免了資源浪費，值得在相關(guān)庫房管理工作中推廣。

作者:支丹 程景民 單位:山西醫(yī)科大學