化工企業文書檔案管理工作的重要性

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摘要：文書檔案管理工作是化工企業發展的重要內容，而文書檔案是對企業工作的真實記錄，是促進企業良好、持續發展的重要根本，不僅對企業實際發展具備重要的指導作用，還能夠為相關歷史考察提供有效憑證。所以在新時期的化工企業發展過程中，需要深刻認識到文書檔案管理工作的重要性，重視對文書檔案工作的創新與完善，以提升企業文書檔案管理工作的質量與效率，提高檔案信息的準確性、真實性與長效性，為企業發展提供更好服務。本文對文書檔案及其重要性進行分析，并對新時期化工企業文書檔案管理工作的對策進行探討。

關鍵詞：化工企業；文書檔案；管理工作；重要性

文書檔案是企業自身發展中所形成的具備較強保存價值的文件，對企業的健康、持續發展有著重要意義。同時隨著新時期的到來，文書檔案管理工作發生了巨大改變。所以在實際的企業發展過程中，充分認識文書檔案管理工作的重要性，重視對文書檔案管理工作的創新與落實，注重對相關工作的不斷完善，變革工作理念，保障相關信息的完整性、有效性、及時性，以增強管理工作的科學性與合理性，讓企業發展能夠更好地適應社會發展要求，顯著提升企業自身的綜合競爭力，促進企業的良好、長久發展。

一、文書檔案及其重要性

（一）概述

文書檔案就是機關、團體、企業、單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。其中包括指示、布告、請示、通知、會議記錄等。因為檔案在產生、內容以及形式方面具備一定共性，所以檔案管理工作的規律進行研究有重要意義。同時也把文書檔案作為和科學技術檔案相對而言的各類檔案的統稱，包括外交、訴訟、教學等。文書檔案這一概念主要是在國內進行應用[1]。

（二）重要性分析

在化工企業的發展、運用過程中，文書檔案管理工作的良好開展有著十分重要的意義，與企業自身發展有著直接聯系。所以重視對文書檔案管理工作的落實，深化管理工作研究與總結，使相關工作變得更加完善。通過對管理方式的創新，對管理理念的變革，顯著提升文書檔案管理工作的科學性與合理性，增強工作人員自身的實際工作效率，從而為企業自身綜合競爭力的提升提供大力支持，推動企業的持續、健康發展。而隨著新時期的到來，文書檔案管理工作具備了新的內涵，其所具備的作用越來越凸顯。為了更好地滿足新時代發展要求，文書檔案管理對相關工作人員提出了更高要求，不僅需要重視對文書檔案的界限進行明確掌握，還需要對文書檔案相關原則進行深入熟悉，以保證文書檔案的完整性、規范性、安全性與合理性，進而為企業的良好、長遠發展奠定堅實基礎。但是在實際的企業發展過程中，相關部門缺少對文書檔案管理工作的重視，諸多工作落后，無法使文書檔案作用得到充分發揮[2]。

二、新時期文書檔案管理中的問題

（一）缺少規范性

在化工企業發展與經營過程中，文書檔案管理工作是一項重要且基礎的工作。但是在實際的管理工作中，相關部門并沒有確切落實管理工作，文書檔案管理工作中存在著嚴重的不規范問題。檔號、檔案標題方面存在填寫問題，相關目錄也缺乏良好的科學性與規范性。并且企業中文書檔案管理條例、制度不夠完善，使得文書檔案管理工作效率十分低下，問題頻繁出現。此外，部分化工企業在文書檔案管理理念沒有得到及時變革，無法滿足新時期發展要求，依然采用傳統管理模式，不重視對管理模式的創新與完善，十分不利于企業自身的持續發展。

（二）不重視方法創新

隨著科學技術的迅速發展，信息時代的到來為人們提供諸多便利，同時信息技術也在各行各業中得到了廣泛影響，與人類的生活、生產融合在了一起。所以在新時期的化工企業發展過程中，應該重視對科學技術的充分運用，促使文書檔案管理的信息化發展，以便于對相關信息的明確存入與提取。同時通過對網絡信息技術的有效應用，可以提升文書檔案管理工作的條理性以及清晰度。盡管目前大部分企業引進信息技術、設備為文書檔案管理工作提供助力，但是因為管理工作人員自身水平有限，無法充分發揮信息技術的優勢與作用。同時管理工作人員不重視對管理方法的有效創新與完善，所以信息技術的應用沒有得到理想效果。

（三）檔案內容存在滯后性

在化工企業文書檔案管理過程中，許多檔案內容比較陳舊，缺少足夠重視，相關管理人員很少對檔案內容進行翻閱，不注重對檔案內容的及時有效更新，只是將其當作一個必要的擺設，不利于檔案管理部門充分發揮作用。即便相關管理人員會對檔案內容進行翻閱，可檔案資料中所記錄的內容十分簡單，大部分內容只是對企業原始資料以及數據的記錄，缺少對新內容的加入[3]。因為管理人員不重視對自身責任的落實，只是完成領導當天布置的任務，通常不會主動地發現、分析與解決相關問題。只在相關硬性要求下才會添加新的內容。這樣會明顯提升文書檔案管理工作自身的滯后性，不能對企業自身的實際發展、生產情況進行明確反映，使得文書檔案管理失去了其應該具備的作用與意義。

（四）工作人員素質低

在化工企業文書檔案管理工作中，管理工作人員自身素質不高，不僅不具備較強的專業管理能力，還缺少最為基本的職業素養以及敬業精神，這對企業各項工作的良好開展均有著不良影響。所以為了保障文書檔案管理工作的順利、高效開展，化工企業就需要重視對相關人才的有效引進與培養，以構建一支專業素質過硬、信息技術過強、工作經驗豐富、實踐能力強的文書檔案管理隊伍。可是在實際的化工企業發展過程中，文書檔案管理人才隊伍的建設無法滿足新時期要求，企業通常會招聘一些臨時工作或者是兼職人員開展與落實文書檔案管理工作，使得管理工作缺乏良好的規范性，十分不利用各項工作的順利開展[4]。

三、新時期文書檔案管理工作的對策

（一）提升領導重視

隨著新時期的發展，化工企業想要確保文書檔案管理工作的良好、高效開展，就需要企業領導有效轉變自身理念，充分認識到文書檔案管理工作的重要性，并對此投入更多關注，提升其對文書檔案管理工作的重視力度。同時企業還需要加快自身的信息化建設，進而使檔案管理部門的設施和設備得到有效完善。并聘用專業的管理人員，以獲取更加理想的管理效果。此外，注重與相關管理人員的交流與溝通，提升管理人員對自身工作的重視力度。而文書檔案管理工作人員需要重視對自身專業素養的不斷提升，增強自身的愛崗敬業精神，在實際管理工作中充分發揮自身的主觀能動性，增強領導的滿意度，從而為企業良好發展提供優質服務。同時在日常發展中重視對文書檔案工作的有效宣傳，進一步提升領導自身的檔案意識[5]。并且檔案管理工作人員需要及時將日常工作內容匯報給領導，做好相關的服務工作，使領導能夠對相關檔案信息進行及時運用，使其能夠充分意識到有效開展文書檔案管理工作的意義，獲取領導的大力支持，從而為文書檔案管理工作的良好開展奠定基礎。

（二）重視制度建設

在化工企業文書檔案管理工作中，企業需要重視對相關規章制度的有效建設與完善。以相關法律內容以及企業自身的實際情況為依據，對滿足自身實際需求的規章制度進行建立，對管理工作中各環節要求進行明確，使工作制度得到進一步完善，使工作人員能夠嚴格按照相關制度落實管理工作，顯著提升文書檔案管理工作的有效性與科學性。針對文書檔案的收集、整理、保管等工作設置明確規定，及時對原有紙質檔案進行收集、整理與錄入，提前對歸檔程序進行設置，避免出現檔案信息的受損、丟失狀況，保證檔案信息的完整性、有效性，顯著提升文書檔案管理工作的質量。

（三）重視信息收集

在化工企業運營過程中，不論是專職工作人員還是兼職工作人員，在文書檔案管理中都需要重視對信息收集工作的確切落實，以對檔案收集范圍進行有效拓展，尤其是重要會議、重要成果、科學研究等相關的檔案資料與信息。同時還需要重視對收集渠道的有效拓展，以提升工作人員自身對資料、信息的鑒別能力。在對文書檔案進行收集的過程中，企業各個部門之間需要重視有效協作，而文書檔案管理工作人員需要做到嘴勤、腳勤、腦勤，以確保對相關資料與信息的有效收集。更加注重對展現企業自身發展相關資料與信息的收集，這樣可以充分發揮檔案部門的作用，為各項工作的良好開展提供有效參考，推動企業自身的更好發展。

（四）注重發文登記

在文書檔案管理工作中，針對不同類型的收發文件，工作人員需要開展分別登記，單獨對收文進行登記，對于紅頭文件，需要對收文時間、收文號、標題等進行內容進行明確記錄，同時還需要交給各主管領導進行審閱。對于需要在企業內容開展有效宣傳的文件，工作人員需要對承辦單位、收件人、收文時間等進行記錄，這樣可以為相關工作的全程跟蹤提供便利。此外，還需要重視對備案登記工作的確切落實，而備案工作可以每個季度或者是半年開展一次，同時需要在年終時將其裝訂成冊，以對相關的檔案明細賬進行建立，增強文書檔案管理的清晰度。

（五）落實現代化管理

隨著新時代的到來，信息網絡技術的迅速發展，計算機在人們的生活、工作、生產中得到廣泛應用。所以文書檔案管理工作也需要緊隨時代潮流，有效應用計算機開展與落實管理工作，從而使自動化辦公得到有效實現。在實際的管理工作中，工作人員需要重視對現代化管理技術的熟練掌握，同時與自身的崗位要求進行充分結合，以促進自身業務素養的不斷提升。在傳統的紙質文書檔案管理過程中，管理工作十分繁瑣，管理人員的勞動強度十分大。而通過對信息技術的有效應用，不僅可以使工作效率得到顯著提升，還能夠增強檢索工作的便捷性，進而降低人為因素在文書檔案管理中產生的影響。在有效簡化文書檔案管理工作的同時，還能夠使檢索目的得到進一步深化，顯著提升對文書檔案信息的利用效率，充分突顯文書檔案管理工作的功效[6]。

（六）遵守歸檔原則

在化工企業發展過程中，日常管理中時常需要面對各種各樣的文檔信息與資料，并且每種文件所保障的內容各不相同，如果沒有對這些文件進行及時分類與處理，就會為文件管理造成很大困難。所以歸檔管理是文書檔案管理工作中的重要內容。盡管單子文件和紙質文件之間存在著眾多不同，但兩者均是文件。因此，對電子文件進行歸檔時，可以參照紙質文件歸檔的范圍對相關范圍進行明確，并以企業自身實際情況以及電子文件自身特點為依據，對電子檔案的歸檔范圍進行適當調整。而在落實歸檔工作時需要遵循相關原則，以對文件自身所具備的使用價值進行保證。而所需要遵守的原則包括：第一，對電子文件進行歸檔之前，需要提前介入系統，以充分落實前段控制；第二，在對電子文件實施歸檔時，需要確保文件原有信息的不變，以確保相關信息的真實性；第三，對電子文件進行歸檔時，保證其沒有出現缺損問題，并且還需要確保相關文件的完整性；第四，對電子文件進行歸檔后，確保借助相關工具可以對文件進行讀取與應用[7]。只有嚴格遵守相關原則，才能夠保障文書檔案信息的完整性、準確性，從而為企業自身的良好、持續發展奠定堅實基礎。

（七）提升工作人員自身素養

在化工企業文書檔案管理工作中，管理工作人員自身素養對管理工作質量有著直接影響。所以在企業經營、管理過程中，重視對文書檔案管理工作人員的有效培養，以促進其綜合素養的不斷提升。而管理工作人員的綜合素養不僅要求其具備較強的專業素質，還需要擁有積極向上的思想情感，以及有效的前瞻意識。對現有工作人員實施繼續教育，落實相關培訓，在重視對文書檔案管理工作人員專業素質進行培養的同時，還需要注重工作人員其他方面能力的提升[8]，例如：工作熱情、責任感等。而文書檔案管理工作人員應該具備較強的自覺性，重視在日常工作中開展自主學習，以使自身視野得到進一步拓展。同時對本職工作所具備的發展前景進行全面了解，并以文書檔案管理工作所具備的發展趨勢為依據，不斷提升自身的專業能力與素養，充分運用現代化技術以及新的管理理論，給予文書檔案管理工作有效指導，使管理工作得到有效完善，促使其由單一型向著復合型進行有效轉變，顯著提升文書檔案管理工作的規范化，推動其現代化發展。這樣可以有效增強文書檔案管理工作的效果，推動化工企業的良好發展。

四、結束語

在新時期背景下，信息網絡技術在人們的生活、生產、工作等方面得到了廣泛應用，所以文書檔案管理工作的現代化發展已經成為一種必然，不僅可以提升管理工作效果，增強其準確性以及科學性，還能夠使文書檔案管理水平得到進一步加強。這就需要企業重視對文書管理工作人員的有效培養，以建立一支具備較強綜合能力與素養的管理人才隊伍。而工作人員應該重視在日常工作中對自身專業知識、素養以及能力的不斷提升，加強自身的工作熱情以及服務意識，全身心地投入到文書檔案管理工作中，從而在文書檔案管理工作中不斷創新。這樣不僅可以促進文書檔案管理工作的高效開展，還能夠為化工企業的健康、持續發展提供有效動力。

參考文獻：

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[8]朱瀟,王梓鑫,賀煒.化工企業檔案管理與電子信息技術的應用[J].化工設計通訊，2016(9):130.

作者：薛彬彬 單位：青海鹽湖工業股份有限公司