煤炭企業辦公室工作研究

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摘要：我國經濟由高速增長轉為中高速增長，保持發展速度與發展質量同步提升。國家推進能源革命，深化供給側改革，煤炭企業發展必須進行結構調整和轉型升級，實現由數量、速度、粗放型的發展模式向質量、效益、集約型發展模式轉變。

關鍵詞：新時期;煤炭企業;辦公室工作

一、對煤炭企業辦公室工作的認識

煤炭企業辦公室是日常行政工作的辦理機構，行使協調各單位、各部門工作的權限，對企業日常辦公秩序、行政文書等進行全過程管理。工作職能表現在：落實董事會與經理層有關決議決定，落實總經理工作部署，傳達并督辦決策層的工作安排，收集基層工作信息反饋至決策層，并輔助決策；業務職能表現在：信息調研與處理、會議與會務、接待與聯絡、文書管理、督查督辦等；管理職能表現在：負責對辦公秩序、行政文秘全過程進行管理、監督、協調，對所承擔的工作負責。所以說，煤炭企業辦公室的工作性質具有政治性，工作地位具有中樞性，工作內容具有綜合性，工作方式具有程序性，是承上啟下、溝通內外、聯系左右的橋梁和紐帶。新時期，隨著國家供給側改革的進一步深入推進，對辦公室工作也提出了新的要求。辦公室的職能幾乎涉及了現代管理系統的決策、執行、督辦、反饋等方方面面。

二、強化“三務”，提升煤炭企業辦公室整體工作水平

本人認為，參與政務、辦好事務、搞好服務，是新時期對辦公室工作要求的高度概括。（一）盡力參與政務，充分發揮輔助決策作用。新時期，辦公室必須實現向能夠抓大事、謀全局、當高參的方面轉變，積極參與到政務中來，及時為領導提供輔助決策，當好參謀助手。要做好以下四個方面的工作。1．培養良好的心理素質辦公室工作千頭萬緒，任務紛繁復雜，隨之產生的工作壓力也十分巨大，這也成為許多辦公室工作人員的共同感受。如果沒有健康的心理素質，不能有效地緩解工作壓力，不僅會給身體帶來嚴重的危害，還會產生決策失誤、人際沖突等一系列不良后果。我覺得在辦公室工作除了具備較強的政治思想素質、道德品格素質、文化專業素質和組織能力素質之外，擁有健康的心態是最基本的素質。要善于化壓力為動力，增強自信心，在成功時要坦然面對，更重要的是在失敗時要微笑相迎，以微笑和風化雨，以微笑化解矛盾，以微笑換來成功的動力。2．具備較強的業務能力“打鐵還需自身硬”要想為領導提供正確的決策，辦公室人員必須具有較強的管理能力。首先要加強業務知識學習，廣泛獵涉政治、經濟、文化、科技、法律、哲學、歷史等方面的最新知識，認真學習新時期中國特色社會主義思想，掌握煤炭市場最新動態，力爭成為一名“雜家”，尤其是要掌握扎實的安全、生產、經營和技術功底。面對瑣碎繁雜的事務，堅持“永遠做最重要的事，而不是最急的事”的原則，統籌安排，合理分工，把重點放在效率和效果上，忙而不亂，有條不紊。3．形成務實的調研作風為領導提供決策，調查研究是基礎工作。以往總是強調經驗調研，著重基層單位落實企業政策執行情況，或者對有發展前景的事物、工作進行調研分析。我認為新時期調研的重點應是問題性、方向性的研究，在調研中要多去發現問題。成績不說跑不了，問題不說不得了，這就要求辦公室人員在觀察問題要多視角，研究問題要多方位，解決問題要多方法，要注意思維的超前性。當問題還處于苗頭的時候，就能捕捉它；當認識還處在感性階段的時候，就開始作理性的思考和回答；在別人沒有研究的時候，就要著手研究它，從而找出規律性的東西，把工作中存在的問題和解決問題的措施提供給領導，這樣的調研才會有實際價值，提供的信息才有現實意義。4．提供科學的決策依據辦公室工作人員要時時把握煤炭企業工作動態，加強督辦檢查，及時向領導反饋管理信息。在調查研究的基礎上，對各種情況進行科學的分析和準確的判斷，把不同意見和更好的建議推薦給領導，為領導決策提供必要的科學依據和政策支撐，發揮“智囊團”的作用，服務領導決策，輔助領導決策。嚴格保守各類秘密，不該說的話不說，不該問的事不問，不該看的不看。（二）盡心辦好事務，充分發揮統籌協調作用。有的人把辦公室辦事歸納為“三最”，即：最不好做，最做不好，最好不做。雖有一些道理，但很片面。對于辦公室工作人員來說，不但要有主動辦事的意識，還要有能辦成事的能力，凡事超前考慮，未雨綢繆，做到辦事不拖拉，做事不推諉。1．要辦好工作事務。把領導和職工交辦的每一項工作事務作為任務去完成，用心辦事，用力辦事，用情辦事，在辦事過程中不斷提高個人的辦事能力，掌握辦事技巧，積累辦事經驗，同時也享受圓滿辦成事帶來的無限樂趣。2．要辦好管理事務。做好企業和各基層單位之間的管理事務工作。根據管理層的安排，認真執行其工作指令，處理日常事務，避免相互扯皮、推諉，出現工作空檔，確保各部門、各單位工作能有序銜接、規范運行。3．要辦好效率事務?；谄髽I的內部管理制度，根據時效管理方案進行節點控制，提高辦事的效率。提倡開短會、行短文，可發可不發的文件堅決不發，號召性多、具體內容少的會議堅決不開，空話、套話堅決不說，從各個層面提高辦事的效率。4．要辦好協調事務。在協調、處理各類工作矛盾、問題時，要相互理解，相互支持，換位思考，求同存異，抓主要矛盾，不在非原則問題上較真，不在細微末節上糾纏，從整體出發，通盤考慮。在協調事務上要與各級單位建立密切的聯系，積極執行上級單位的部署和意見，切實維護平級單位的利益和形象，盡量尊重下級單位的意愿和決定，通過建立良好的協作關系推動各項工作的有效落實。（三）盡情搞好服務，充分發揮后勤保障作用。作為辦公室的工作人員，要樹立高度的責任心，服務于職工、服務于部室、服務于領導。在整個服務過程中，要牢牢把握細節二字，要有全局性、超前性和準確性，精雕細琢，精益求精，注重細小環節，不可粗心大意。開會發言、匯報工作、處理公文、接待來訪、現場處理協調問題，一定要言之有據、行之有序、動之有規。1．要具有政治覺悟。辦公室在實際工作中承擔著上傳下達文件、處理內部事務、協調關系等工作，這些工作涉及單位重要政策和重大戰略調整，所以必須從講政治的高度努力提高自身修養，清醒地認識到辦公室的工作性質，堅決抵制各種腐敗行為和錯誤思想,把服務工作做得更加堅強。2．要樹立責任意識。要時刻牢記辦公室工作無小事，對于每一件事都要認真去做、用心去做，謹防出現意外和差錯。要認識到辦公室工作100—1=0的道理，一件事情，如果在細小的環節出了問題就會影響整體效果。3．要轉變服務觀念。從被動服務轉為主動服務，要根據領導的意圖充分發揮自己的創造性和積極性，自覺開展服務，超前開展服務，想領導所想，思職工所思，樹立全心全意為領導、為職工服務的思想，當好領導的“服務員”，做職工的“貼心人”。4．要注重服務過程。要對服務流程進行細化，對服務標準進行明確，具體到每個人的位置在哪里，每個人的工作是哪些，每項服務的標準是什么，讓服務人員按流程執行，對照標準去操作做，提高服務的規范性。在服務過程中，要做好事前、事中、事后三個方面的統籌考慮，不能有始無終，虎頭蛇尾，影響服務的整體性和服務效果。5．要提升服務形象。服務人員必須增強文明意識，提高文明程度，在辦公禮儀、個人禮儀、商務禮儀、接待禮儀等公共場所規范自己的行為。在參加各類會議、出席各項活動時，規范自己的言行，按規定著裝，重儀表形象，談吐大方，舉止文明，以莊重的人格魅力和高尚的文明風范展示良好的企業服務形象。

三、結束語

“治大國，如烹小鮮”煤炭企業辦公室雖然是一個職能部門，服務的卻是企業整體工作，在新時期要通過不斷完善、不斷創新才能適應新的工作要求。我認為習慣的東西不一定是正確的，正確的東西不一定是合理的，合理的東西不一定是科學的，就是科學的東西也需要不斷地完善和發展?！半u蛋從外面打破是一道菜，從里面突破就是一個生命”，所以說，辦公室的工作同樣需要從思維上進行創新，通過思維創新求得自身的飛越。要全面做好辦公室的工作，需要從一點一滴做起，從一言一行斟酌，不但講究方式和方法，還要掌握過程和火候，不斷向書本學習，不斷向實踐學習。“鉆進去的是蛹，飛出去的是蝶”。辦公室工作，只有深入進去，才能領悟其中精髓，把握工作實質，從而萌發新的靈感和創造力，通過不斷完善和改進，把辦公室打造成領導決策的“外腦”、聯系基層的“橋梁”、展示形象的“窗口”、協調各方的“紐帶”，為企業發展做出新的更大的貢獻。

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作者:劉中強 單位:中煤新集能源股份有限公司辦公室