地質勘查單位內部控制單位層面分析

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摘要：本文應用內部控制管理理論，結合甘肅省地礦局地質勘查單位內部控制管理工作現狀，通過文獻研究和實地調查，綜合地質勘查單位管理工作中的各項因素，對地質勘查單位內控控制單位層面進行分析評價，探討進一步完善地質勘查單位內部控制單位層面的思路和對策。

關鍵詞：地質勘查單位;內部控制;評價監督;信息化

一、內部控制框架

地質勘查單位內部控制工作從組織架構設計、崗位分工、目標制定、分解落實、數據匯總等方面入手，注重政策銜接、突出流程優化、避免相互沖突、確保務實管用為原則，建立健全內部管理制度。根據實際工作情況，以及地質工作的特殊性、工作過程的難易程度，循序漸進、積累經驗及信息，通過優化內部控制環境，建立風險評估控制機制，充分發揮內部控制評價與內部審計工作的重要作用，利用網絡技術建立地質勘查單位信息系統，不斷促使地質勘查單位內部控制建設工作在事企混合模式下探索出新的路子，建立“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化、業務歸口化”的內部控制體系。

二、地質勘查單位內部控制單位層面現狀

（一）內部控制建立與實施情況。地質勘查單位成立內部控制體系建設工作領導小組，由財務部門牽頭，紀檢監察和內部審計部門監督，通過梳理業務流程、完善管理制度，開展內部控制風險評估，分析經濟活動風險并提出應對措施，確保內部控制體系建設有組織、有計劃、扎實有效地推進。內部控制工作涉及預算業務、收支業務、采購業務、資產管理、建設項目、合同管理、內外監督等各項經濟活動，需要各部門的協作和配合，而單位領導重視是推動內部控制建設工作的關鍵。牽頭部門實施內部控制基礎性評價工作，對內部控制建設啟動情況、權力運行制約情況、制度完善情況、不相容崗位與職責分離控制情況以及管理信息系統功能覆蓋等情況進行梳理和評價，有條件的地質勘查單位委托中介機構開展內部控制建設與咨詢。（二）對權力運行的制約情況。地質勘查單位建立健全職工參與、專家咨詢、風險評估和領導集體討論決定相結合的決策機制，實行依法決策、民主決策和科學決策。根據國家相關文件規定明確本單位“三重一大”標準，并形成制度文件嚴格執行。通過召開職工大會或職代會，總結研究部署工作，保障職工的參與權、知情權，對單位負責人和分管領導的權力進行制衡。（三）內部控制制度完備情況。地質勘查單位始終重視制度建設，根據行政事業單位內部控制建設的有關要求，以注重政策銜接、突出流程優化、避免相互沖突、確保務實管用為原則，建立健全內部管理制度，標志著地質勘查單位向制度、監督與責任并重的管理模式又邁進了堅實的一步。（四）不相容崗位與職責分離控制情況。地質勘查單位在內部控制管理職責分工方面，建立崗位職責制度，明確崗位分工與輪崗周期，確保不相容崗位相互分離、相互制約和相互監督。通過對經濟活動決策機制、重要崗位職責、內部信息管理、內部監督評價等方面開展風險評估，采取組織培訓、業務流程梳理、風險防控等措施優化流程和表單，實施流程再造。（五）內部控制管理信息系統。功能覆蓋情況由于受規模及管理模式的因素限制，地質勘查單位除個別單位實現辦公自動化外，大多數地質勘查單位在管理工作中均未實現資源共享，未在日常會計核算工作中實現計算機管理，NC、ERP、MRP、EXBRL等信息化工具在預算管理、合同管理、內部審計、政府采購、基本建設等領域應用較少。不但繁瑣冗余工作效率低，而且不能及時進行匯總為決策提供信息。目前較多的地質勘查單位內部控制尚處在制度建設階段，雖然地質勘查單位修訂了管理制度，但沒有繪制內部控制業務流程圖，未對內部控制業務流程風險點進行分析，對內部控制措施是否有效也處在制度是否制定和執行層面，僅通過了自我內部控制基礎性評價，未通過第三方對業務流程風險控制執行情況進行評價和檢查驗收。

三、地質勘查單位組織層面內部控制設計

（一）組織架構。組織架構是內部控制設計中的重中之重，組織架構要明確內部各層級機構設置、崗位職責、人員定編、工作流程等，其主要內容是決策機構、執行機構和監督機構以及三者之間的權責分配。決策機構是地質勘查單位的核心機構，是內部控制的決策者，執行機構是執行決策的實施者，監督機構是決策機構和執行機構的約束者，通過監督檢查評價實現對內部控制的控制。組織架構設計要堅持全面性、重要性、制衡性、適應性、協同性原則，設計要立足整體，全面考慮單位經濟活動的決策、執行和監督全過程，做到點面結合，提高控制協同性，降低控制成本。（二）決策機制。地質勘查單位的決策機構一般為黨委會、局（院）辦公會議，會議決策采取民主集中制，所有參會者必須對會議記錄確認簽名，缺席人員應補閱會議記錄并簽署意見。從程序上做到合法，保護參會人員的合法權益。對決策要實行具有可操作性的問責制，正確處理好集體決策和個人負責的關系，分清領導責任、主管責任、直接責任，建立健全責任追究制度，把責任具體落實到人，二者有機結合才能使決策得到嚴格的落實和貫徹。（三）執行機制。決策的執行需建立執行力強的執行機制，以及建立不相容崗位分離及問責機制，實行網絡化立體控制，建立健全責任和績效考核體系，將內部控制實施責任與全員獎懲結合起來，實現內部控制的真正落地和全員參與。以制度保障執行，通過完善的制度使全員行為合規化。既提高了執行效率與組織的理性化程度，又克服了人性的固有缺陷。（四）監督機制。內部監督是對內部控制建立與運行情況進行監督檢查，評價內部控制的有效性，對內部控制中發現的缺陷及時加以改進，確保內控體系得以有效運行。內部監督以內部環境為基礎，信息和溝通為支持，與風險評估、控制活動共同形成三位一體的閉環控制系統，一般包括內部審計監督、紀檢監察監督、上級主管部門監督。（五）協同機制。通過協同機制實現內部控制制衡和不相容崗位分離，保持內設部門、業務流程的銜接和聯系，確保內部控制在分權的基礎上充分高效地運行。地質勘查單位大部分實行直線職能式管理，黨政領導分別主持黨政全面工作，各級單位領導班子成員按分工主管相關領域工作，分管相關職能處室或生產經營單位，各單位之間的協調溝通必須經過主管領導，造成溝通協調成本高、工作效率低。

四、地質勘查單位內部控制評價與監督

地質勘查單位堅持以量化評價為導向，堅持全面性、重要性、適應性、問題導向原則，開展內部控制的有效性自我評價。（一）內部控制自我評價工作。除行政事業單位內部控制基礎性評價指標體系外，地質勘查單位可結合單位性質及業務特點，在評價過程中增加補充評價指標，補充指標的所屬類別、名稱、評價要點及評價結果等內容作為特別說明項在評價報告中列明。單位層面內部控制設計有效性的自我評價，可以從內部控制設計的合法性、全面性、適當性、適應性等四個方面來考慮，包括內部控制工作的組織情況、內部控制機制的建設情況、內部管理制度的完善情況、內部控制關鍵崗位工作人員的管理情況、財務信息的編報情況以及其他情況。業務層面內部控制自我評價的內容主要包括預算業務、收支業務、政府采購業務、資產管理、建設項目、合同管理等。（二）內部審計工作。內部審計部門作為內部控制自我評價的牽頭機構，在單位負責人的授權范圍內組織、領導、監督地質勘查單位的自我評價工作。參與審議內部控制自我評價報告的內容，審定內部控制重大缺陷、重要缺陷整改意見，協調解決權限與能力范圍的困難與問題，并及時向單位負責人匯報。（三）內部控制自我評價方法與程序。地質勘查單位每年至少進行一次全面性自我評價，以每年年末作為年度內部控制自我評價報告的基準日，于基準日后一定時間內與審計報告一同報出內部控制自我評價報告。內部控制自我評價程序一般包括：制定方案、成立工作組、現場實施、匯總評價、編寫報告等階段，采用個別訪談、調查問卷、專題討論、穿行測試、實地查驗、抽樣和比較分析等方法對被評價單位進行現場測試，充分收集被評價單位內部控制設計和運行是否有效的證據，根據評價的具體內容，如實填寫工作底稿，分析內部控制缺陷。

五、內部控制信息化

地質勘查單位建立健全內部控制應該實現信息化，通過信息流程控制確保內部控制的有效執行。地質勘查單位在制定內部控制以防止或最小化敏感性信息資產的損失時，必須考慮這些風險，通過系統控制提高系統輸入、處理、輸出及存儲功能的準確性、有效性、安全性、保密性和適應性。（一）信息系統控制的一般控制。組織人事控制應將信息技術中IT職能與組織的其他職能相分離，IT職能內系統開發、IT操作和技術支持、內部審計人員應相互分離。系統開發的分析、設計、實施和維護，至少應保證2人以上人員參與，防止人員流失和降低植入惡意小程序的可能性。對整個系統測試之前應首先進行單元測試，完成先導測試和平行測試。經過測試、得到用戶接受并批準對外后上線運行，做好系統維護和升級工作。將數據中心安排在遠離公共場所的地方，防范未經授權訪問，避免可能遭遇的環境威脅以及人為蓄意破壞和攻擊，還要避免遭受電涌或停電的影響，并有備用部件，設置防火墻、病毒防護和設置密碼。制定災難恢復政策與程序，及時或定期備份所有的文件，防止數據丟失或被修改，確保在發生緊急事件時能夠從最近的備份文件中恢復。在災難恢復小組中任命兩個領導，即主要領導和備用領導，確定備用計算機處理流程的備份站點，災難恢復站點可以是熱站、暖站或冷站。（二）信息系統控制的應用控制。應用控制是為了防止、檢測以及改正會計系統處理交易時的錯誤或不規范行為，主要包括輸入控制、處理控制和輸出控制，其目的是提供合理的保證，以確保所有處理均得到授權、均處理完畢，以及均得到及時處理。輸入控制的目的是為了在操作熱暖輸入數據或交易時進行檢查和平衡；處理控制是系統在數據輸入后對其進行的操作，處理控制通常與輸入控制和輸出控制相互依賴，涉及重新編輯數據以及隨后的錯誤修正和重新錄入程序；輸出控制是對計算機處理完成后生成的數據文件和報告進行核查，確保輸入和處理過程能產生準確且可靠的輸出結果。

六、結論

要加強對權力運行的制約和監督，把權力關進制度的籠子里，形成不敢腐的懲戒機制、不能腐的防范機制、不易腐的保障機制，不斷促使地質勘查單位內部控制建設工作在事企混合模式下探索出新的路子。地質勘查單位內部控制應該貫穿單位經濟活動的決策、執行和監督全過程，實現對經濟活動的全面控制，圍繞“以預算管理為主線，以資金管控為核心”從單位層面、業務層面完善內部控制，梳理經濟活動業務流程，明確業務環節，系統分析經濟活動風險，從而確定風險點，選擇風險應對策略措施，提高內部風險防控能力與廉政機制建設水平。

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作者:李憲琛單位:甘肅省地質調查院