工程項目管理電子文件探討

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摘要：在工程項目管理中，電子文件的管理至關重要，電子文件的科學管理，能夠詳細的記錄工程項目的諸多細節，這是工程項目合同簽訂與控制的關鍵。電子文檔是一項超精細且難度較大的工作，文章主要針對工程項目建設中電子文件管理進行深入探討，從而推測如何通過科學的電子文件管理來提升整體項目管理的水平。

關鍵詞：工程項目管理；電子文件；管理；探討

工程項目是一項系統且精密性較強的工作，在工程項目管理中，科學的電子文件管理，能夠有效提升工程項目管理的質量，優化工程項目管理的水平，同時還能夠保障工程合同等要素的完整。相比紙質文件，電子文件在管理實踐中，因網絡安全及存儲安全等因素，往往會出現電子文件失竊、篡改等風險。因此，在工程項目管理中，必須著重優化電子文件的管理水平，全面提升電子文件的整體管理質量，確保工程項目管理的效益。

1工程項目管理中電子文件管理的目標及要求分析

工程項目管理中電子文件的管理具有其特殊性，為優化管理水平，提升管理效益，必須全面落實科學的電子文件管理制度，以規范科學的制度來約束管理人員，提升管理意識，樹立安全意識，以此來全面提升電子文件的整體管理水平。1.1工程項目電子文件管理的目標。工程項目管理中電子文件的管理是至關重要的，為提升電子文件的整體管理質量，優化電子文件的整體管理水平，在管理實踐中，要努力探索適合公司制度和特點的工程項目管理制度，制定科學的電子文件管理方式，以便全面科學地提升電子文件管理的整體效益。同時，在電子文件的管理中，科學的管理目標除制定需要完成的任務及把握管理的方向外，更要充分結合當前工程項目管理中電子文件管理存在的突出問題，充分利用自身的優勢資源，制定出未來的管理建設目標，從而為公司打造一個標準化、制度化的電子文件管理體系。實踐證明，科學的電子文件管理體系，能夠規范工程項目電子文件管理的標準，為電子文件的管理樹立標桿，以便實現規模化、標準化的電子文件管理。1.2工程項目電子文件管理的要求。工程項目管理中電子文件管理是相對嚴謹的工作，為全面優化電子文件管理效益，充分提升電子文件管理質量，應該明確電子文件管理的要求，全面提升電子文件管理的水平。首先，在運用科學的電子文件管理辦法，在電子文件的建設方面，應該遵循計劃、審核、、歸檔等程序進行嚴格管理，利用電子文件的管理辦法可以為公司的管理標準起到一定的借鑒作用。其次，總結歸納出電子文件的管理經驗。工程項目管理電子文件的管理仍處于空白，在實踐的管理過程中，需要充分結合企業的發展形勢及自身的特點，也應該積極借鑒國外先進的管理經驗，有效提升管理的成效，更要形成制度化的管理辦法。最后，在工程項目管理電子文件的管理中，還應該積極學習計算機信息技術，掌握紙質文件管理和電子文件管理的異同，針對性地開展電子文件的管理。

2工程項目管理中電子文件管理的優缺點分析

在工程項目管理中，電子文件管理取代了傳統的紙質文件的管理，這不僅能夠提升文件管理的效率，同時也能夠提升電子文件的整體利用率。但與此同時，電子文件在管理實踐中也存在著自身的缺陷，若缺乏對電子文件的安全保護與管理，那么極容易造成電子文件的丟失、失竊以及被篡改。2.1電子文件管理的優勢分析。在電子文件的管理實踐中，它并不是紙質文件管理的一次升級，而是文件管理中的一次實質性的飛躍和發展。在工程項目管理實踐中，電子文件的管理具有獨特的優勢。2.1.1占用空間小，存儲能力大。工程項目在建設與管理中，會產生大量的數據資料，傳統的紙質文件管理，需要占用專門的空間，還需要專門人才的管理與維護，以避免紙質文件的丟失、發潮、發霉等，這不僅會造成空間資源的浪費，也會造成人力資源的浪費。較之于紙質文件，電子文件的管理具有獨特的優勢。電子文件是以磁帶、光盤、數據等為載體的，它所占用的存儲空間非常有限，特別是在電子存儲不斷擴容的今天，電子文件的存儲更加便捷。2.1.2快速化檢索，利用效率高。在工程項目的建設與管理中，傳統的紙質文件以紙質的形式存在，在人們利用文件的過程中，需要耗費大量的時間來進行文件的搜索，同時還需要現場搜索和利用。但電子文件出現后，人們在利用電子文件的過程中，可以通過系統內部的平臺來快速檢索所需要的文件，同時人們也無需親臨現場，借助于PC端和移動客戶端，都可以實現文件的檢索和利用，這本身能夠提升文件的整體利用率。與此同時，在電子文件的歸檔管理中，借助于系統平臺的分類功能，可以快速化對電子文件進行分類管理，這同樣便于后期人們的檢索利用。2.1.3展示方式多，傳播效果強。在工程項目管理中，傳統的紙質文件管理，其展示和傳播都大打折扣。特別是一些影像類的資料，人們在使用時，還需要借助于專門化的影像設備，才能予以播放和呈現。但電子文件的管理則無需如此復雜，相比紙質文件，電子文件的展現方式是豐富多彩的，既可以展示文字類的信息，也可以展示音頻、視頻、動畫、數據等綜合性的信息。這種豐富的展現方式，極大程度地提升了電子文件的傳播效果。2.2電子文件管理的缺陷分析。工程項目是系統且復雜的，這決定了它的文件類型、文件數量、文件內容等也是繁雜的。電子文件管理雖然占用存儲空間小，但也具備一定的缺陷。一方面，電子文件的來源較為復雜。傳統的紙質文件可以落實到工程項目的某個部門，以部門為紙質文件的呈送單元。但電子文件卻更加細化，工程項目各個部門、各個人員都會產生大量的電子信息，這使得電子文件的來源特別繁雜。另一方面，電子文件的信息容易損毀，且容易被篡改。在電子文件的管理中，因管理人員的信息意識淡薄、網絡安全漏洞等問題，經常容易造成電子文件的損毀或失竊。

3工程項目管理中電子文件管理的策略

工程項目管理中電子文件的管理需要遵循科學的要求，需要樹立科學的目標，同時也需要分析電子文件管理的優缺點，以此來優化管理方式，全面提升管理效益。為全面提升電子文件的管理水平，應該運用科學的策略，從鑒定、歸檔、管理等多方面入手。3.1電子文件的鑒定。在工程項目管理中電子文件的類型及內容是多樣化的，為從基礎上提升電子文件管理的水平，應該做好電子文件的鑒定。一方面，電子文件的管理人員需要對電子文件做好嚴格的審核與檢查，以確保文件管理前的完整性和精準性，避免后期電子文件管理中的諸多問題。同時，對于電子文件的審核與檢查，并不是隨便委托行政人員就可以，一定要具備工程技術資質的專業人員。通過他們的專業檢查，能夠及時發現電子文件中存在的問題，能夠在電子文件歸檔與存儲前，就解決其中存在的格式問題、內容完整與否等問題。另一方面，在電子文件的管理過程中，信息技術人員的作用也不容忽視。信息技術人員是電子文件的技術“把關人”，他們能夠精準判斷電子文件的格式是否與系統內要求的格式保持一致，這直接關系著后期電子文件的歸檔、分類及檢索。在實踐過程中，因電子文件格式錯誤，造成電子文件無法被讀取，無法被檢索，直接影響著電子文件的利用效益。因此，信息技術人員應該確保工程項目電子文件的可存取性、可處理性和可操作性。3.2電子文件的歸檔。在工程項目電子文件的管理過程中，電子文件的利用基礎在于它是否得到了有效的歸檔和分類。因此，在審查結束后，工程項目電子文件將進入存儲階段。管理人員需要對存儲的電子文件進行歸檔處理，以提升它的檢索能力，便于利用者快捷檢索和利用。一方面，在工程項目管理部門應該建立局域網，這便于電子文件在項目各個部門之間的傳輸。同時，規定各個部門的使用權限，這樣能夠針對性地提升電子文件的利用面。另一方面，工程項目各個部門在利用電子文件或者傳送電子文件時，必須樹立科學的歸檔與保存意識，遵循各自的使用權限，在使用過程中，要做好修改備注，要做好保存。此外，為提升電子文件管理的安全性，工程項目人員在使用電子文件時，要采用局域網，禁止外網訪問行為。3.3電子文件的管理。工程項目電子文件的管理是一項嚴謹精密的工作，雖然電子文件具有獨特的優勢，但仍然不能舍棄紙質文件管理。電子文件的歸檔及檢索使用應該區別于項目部門經常使用的網絡系統，而應該單獨運用新的局部系統，避免外網訪問行為。電子文件歸檔系統，指利用再生系統與并行系統相結合的方法對電子文件進行歸類整理。此外，在電子文件的管理中，還應該做好時間備注，優化電子文件的檢索系統，為每一份電子文件錄入關鍵詞。同時，關鍵詞要能夠精準反饋電子文件的類型及內容，這樣能夠提升電子文件的利用效率，便于電子文件的檢索。

4結語

工程項目管理中電子文件管理是非常嚴謹的工作，在電子文件的管理實踐中，應該結合電子文件管理的要求及目標，理清電子文件管理的優勢及劣勢，同時采用科學的管理方式，有效提升電子文件的管理效益，全面優化電子文件的管理質量。

參考文獻

[1]潘磊，董萌然，工程項目管理中電子文件管理的探討[J]，消費導刊，2017（11）.

[2]周敏，陳秀芬，建設工程電子文件管理的實踐與探討[J]，檔案與建設，2013（9）.

作者:索毓 單位:中國寰球工程有限公司北京分公司