公路工程建設檔案管理論文

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摘要:公路建設是我國基礎設施建設中的重要內容，其在推進區域經濟發展和相互溝通中起著根本性的作用。隨著公路建設的快速發展，產生了大量的公路工程文字、圖片等材料，如何對這些資料進行檔案建立與保存，是公路工程項目工作中面臨的一大問題。本文以如何做好公路工程建設項目檔案管理工作為主旨進行探究，從制度建設、前期管理、檔案開發及嚴格驗收等4個方面對其進行分析，希望能夠為實踐過程中的公路工程建設項目檔案管理工作提供積極幫助。

關鍵詞:公路工程;項目建設;檔案管理

在公路工程項目建設過程中，無論工程前期規劃立項還是后期項目建設過程中都會產生大量文本、記錄等重要的資料，這些資料包括工程各階段的建設依據、建設過程中的質量安全與資金支付等重要憑證，它是體現工程建設合法性以及工程質量狀況最原始也是最重要的依據。然而現階段，我們在工程建設領域中，還較為普遍的存在著“重建設、輕檔案”的現象，在檔案建立管理中依舊存在許多問題，例如缺乏統一的檔案管理模式、缺少高水平的檔案管理人員、檔案管理督促不到位等等。這些現象使得在公路工程建設中，優秀的項目建設管理經驗未能得到很好的推廣和利用。因此，如何做好工程檔案管理，積極推廣優秀的公路工程建設檔案管理，對推進公路工程建設的管理水平和質量提高都具有一定現實意義的。

1加強檔案管理制度建設

檔案管理制度的建設是公路工程建設項目檔案管理工作的基礎與前提，只有完善了檔案管理的相關制度，才能促進檔案管理工作的實施，提高公路工程項目中檔案管理的效率。根據公路工程建設的相關規定，檔案管理制度的建立要從以下3個方面開展。

2要提高對檔案工作重要性的認識

檔案管理工作量大，內容煩雜，持續時間長，需要有專業的管理人員長期且固定的進行系統管理，才能保證檔案工作質量。并且此項工作相對枯燥，不太容易出成果，只有長期堅持才能獲得良好的回報。而且由于檔案工作的寬泛性，所有參建部門都要涉及，只有各部門相互配合，才能形成完整的工程建設檔案。因此，我們首先要提高對檔案這項工作的復雜性和重要性的認識，只有了解了其負責程度和工作的重要性，才能重視此項工作。在實際工作中，建議成立多部門聯合管理機構或小組，分工協作，共同促進此項工作。我們在建設杭長高速公路杭州段期間，檔案具體工作雖然由辦公室負責，但成立了由指揮部分管領導組成的檔案管理領導小組，成員包括辦公室、總師辦、工程處、前期辦、安保處等各部門負責人。明確各部門涉及的資料由部門負責人及時收集，然后由我統一整理歸檔，效果良好，具體組織分工見圖1。圖1檔案工作組織分工3建立檔案員崗位責任制度在公路工程建設中，檔案資料相關要求政府管理部門已經明文要求，但如何落實依靠檔案管理人員。檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，它們的工作行為決定了檔案管理工作的質量，因此要針對檔案管理人員建立合理的崗位責任制度。通過這一制度，對檔案管理中的每一個環節包括檔案的收集、整理、立檔、管理等進行有效規范。以制度約束管理行為，將有力提升檔案員的責任感。

3完善檔案管理的監督制度

在公路工程建設項目檔案管理工作中，要把握好前期的檔案管理工作，只有一開始建立起了完整、有序、良好的檔案管理體系，才能保證后期的檔案管理工作有序、合理的進行。在公路工程建設項目前期工程的檔案管理工作中要通過以下兩部分進行。(1)分類納入資料分類納入資料是公路工程建設過程中重要的檔案管理方式，總體來說各類資料主要分為3大類:其一是工程建設程序類，以工程預可、工可、施工圖設計、招投標等類別;其二是建設管理類，是建設過程中各參建單位根據檔案管理要求整理歸檔的資料，主要是現場發生的各類施工及監理的第一手資料，包括項目中每一個標段根據單位、分部及分項工程劃分規定，收集整理的全套資料;其三是其他管理類資料，包括各類檢查、驗收、交竣工等。在上述分類資料中，第二類是最多也是最復雜的。根據現行《公路工程質量檢驗評定標準》，一般項目的單位工程的劃分分為路基工程、路面工程、橋梁工程、互通工程、隧道工程、環保工程、交通安全設施、機電工程、房屋建筑工程等。以斜拉橋和懸索橋為主體的建設項目單位工程按塔及輔助、過渡墩;錨碇;上部構造制作與防護(鋼結構);上部構造澆注與安裝;引橋;引道;互通立交;交通安全設施等。所有的單位工程又分為若干分部工程及分項工程。現將土建工程分部分項工程劃分列舉如表1。在檔案資料收集時，要將上述每一個分項工程所涉及的資料收集整理后按類歸檔。分項工程是資料的基本單元，在施工資料中每一項可能有大量的同項內容。比如橋梁樁基，每一根樁為一個分項，但一個標段中可能有幾百根樁，需要逐樁收集歸檔，因此檔案數量較多，見表2。(2)文件同步歸檔在工程項目開始之前，項目管理人員要將文件材料進行合理的歸檔，將項目前期每個環節實施過程中產生的資料及時歸檔。前期資料往往是工程建設的依據，及時歸檔將為建設過程中各級部門的相關檢查及時提供材料。同時，在建設期間也要做到及時收集、及時歸檔，這是保證資料完整性的好辦法。

4定期督查，嚴格驗收檔案

4.1分階段定期檢查

公路工程項目是一項浩大、長期性、復雜的工程，其中包含了諸多的資料信息，公路工程項目的性質決定了公路項目工程的檔案管理也是一項較為浩大的工作，因此，在加強檔案管理的督查過程中，要根據工期及實際情況進行分階段定期的檢查方式，在一定周期內加強對相關資料收納、整理、編研的檢查，保證資料的全面性和準確性。

4.2檢查方法多元化

工程建設過程中，往往工程負責人將關注點集中在工程項目實施的工地中，忽略了對后期資料整理的工作，在需要資料時往往出現資料不全、資料不準確、資料找不到等現象，因此，在對檔案管理進行定期檢查的基礎上也要創新檢查方式，通過多元化的檢查方式促進檔案資料的整理，例如抽樣檢查、重點檢查等，通過檢查工作的進行將資料整理、檔案管理工作重視起來。在我參加的江東大橋、杭長高速等幾個大型交通基礎設施過程中，我們一般每季度進行一次專項檔案檢查。檢查基本采用抽調各參建單位檔案管理人員組成檢查組，然后針對前一階段的工作重點，核查相應的資料歸檔情況。各參建單位通過這樣的工作，能做到相互學習、相互促進，有效提高整個項目的檔案管理質量。

5重視相關檔案開發利用

建立一份好的檔案，目的在于希望能有好的利用。切實發揮檔案資料的價值，對本項目建成后的管養及類似項目的建設都有良好的利用和參考價值。這種開發利用可以從以下2個方面進行開展。

5.1開展借閱交流活動

檔案管理工作作為一項為公路工程項目服務的工作，其工作成績與作用體現在利用價值。公路工程作為一項長期性的技術工作，在項目進行的過程中往往會面臨很多困難，因此通過借閱、咨詢、交流等形式，學習類似工程建設管理資料，使每一個項目工作人員吸收相關類似工程的管理經驗，提高自身管理能力，為公路項目的工程實施提供幫助。

5.2加強重點檔案編研

在公路工程項目檔案的管理過程中，重點檔案的編研工作也是對項目檔案進行開發利用的一種形式，通過編研能夠將一些有用的資料歸納整理起來，也能夠加強對原始不完整項目資料的整理。隨著科技不斷發展，全電子檔案的建設是一種趨勢。這將更好的為后期的公路項目提高有效幫助。

6結語

總而言之，做好公路工程建設項目中檔案管理的工作對公路工程的開展、使用、管理等活動都起著極為重要的作用，面對我國現階段公路工程建設項目檔案管理中出現的問題，通過檔案管理制度的完善健全，在科學化、規范化的基礎上提高公路檔案信息的管理水平，使公路工程建設項目檔案真正對公路工程各階段的工作起到積極的推動作用。

作者:倪曉敏 單位:杭州市公路管理局

參考文獻:

［1］趙惠芹．談如何做好公路工程建設項目檔案管理工作．河北工程技術高等專科學校學報，2013(1)．

［2］陳惠玉．對公路工程建設項目檔案管理工作的思考．辦公室業務，2013(3)．