鐵路建設項目檔案專項檢查思考

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摘要：切實抓好鐵路建設項目檔案專項檢查，既是加強檔案日常管理的內在要求，也是確保鐵路建設項目檔案順利通過國家驗收的重要舉措。本文闡述開展檔案專項檢查工作的緣由、目的及要求；重點對鐵路企業檢查中發現的項目文件收集、整理、人員設備配置及電子文件歸檔方面存在的共性問題進行分析；以南寧局集團公司為例印證提出端正認識、明確職責、加強指導、配齊人員設備等整改建議具有可行性和實效性，旨在為加強鐵路建設項目檔案管理和順利通過驗收打下扎實基礎。

關鍵詞：鐵路建設項目；檔案專項檢查；發現問題；工作建議

1問題的提出

鐵路建設項目檔案（以下簡稱項目檔案）既是對鐵路建設項目包括勘測與設計、立項與報批、施工與監理、設備與布局等全過程資料的記錄和保存，又是鐵路建設項目交付運營實施有效管理和確保鐵路升級改造的重要依據，同時，還是鐵路建設項目竣工驗收不可或缺的重要內容。按照規定，鐵路建設項目({包括所有實物工程和項目檔案資料)竣工后需通過國家有關部門驗收才能交付運營或使用。而實際情況是，長期以來原鐵道部在鐵路建設項目驗收中充當極為重要的角色，特別是在項目檔案驗收方面擁有“一家獨尊、說一不二”的話語權和決定權。由于原鐵道部兼有政府監管職能和企業經營責任，在權力運行時難免職責錯位和失衡。如在鐵路建設項目驗收時，更多的是從企業角度出發，偏重于確保建設項目硬件盡快通過驗收盡早產生效益，而對項目檔案驗收卻“外緊內松”不甚嚴格，以致常常出現雖然項目檔案資料不完整、移交不及時，建設項目依然通過驗收的現象，增大了運營使用管理難度。隨著我國鐵路管理體制改革的不斷深化，原鐵道部在鐵路建設項目驗收中既是“裁判員”又是“運動員”的場景已成為歷史，改革后的中國國家鐵路集團有限公司(以下簡稱國鐵集團)定位為接受行政監管和公眾監督的市場運輸企業，反映在鐵路建設項目國家驗收上，就是包括項目檔案都必須接受獨立于企業之外、規范的行政驗收，這對長期習慣于企業內部上級部門寬容甚至包容，工作責任感緊迫感進取感欠缺的建設項目檔案管理工作者，無疑是嚴峻考驗和挑戰。為了引導鐵路檔案管理部門和人員適應形勢任務變化要求，國鐵集團提出各鐵路企業要在深入貫徹《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》（鐵總檔史〔2018〕29號）精神的同時，認真開展鐵路建設項目檔案專項檢查活動，抑短揚長，著力提升檔案管理規范化標準化水平。筆者作為項目檔案管理者多次以鐵路行業專家的身份參加了對廣州、成都、昆明等局管段近20個項目檔案專項檢查，思考雖淺但感悟頗多，現就如何貫徹落實國鐵集團要求提出意見和建議，旨在拋磚引玉引發同仁集思廣益，共同推動項目檔案專項檢查取得預期效果。

2項目檔案專項檢查目的及要求

開展項目檔案專項檢查活動是國鐵集團以迎接鐵路建設項目國家驗收為重點、以夯實鐵路企業檔案管理基礎為目標所部署的一項全路性工作，目的在于通過鐵路企業內部專項檢查，達到及時發現問題，限期整改問題，以良好的質量狀態通過國家驗收，并以此為新的起點推動檔案管理整體工作不斷改進和加強。為保證項目檔案專項檢查效果，要求檔案專項檢查與檔案驗收做到“兩個一致”：一是檢查人員組成保持一致。檢查人員由項目所在地區檔案行政管理部門、其他相關行業及鐵路行業專家三部分組成，人員組成打破行業限制，以保證檢查的全面性客觀性和公正性；二是檢查程序保持一致。檢查程序與正式驗收相同，采取聽取相關單位檔案管理情況匯報、質詢有關問題、現場抽查項目檔案等方式，對建設項目檔案基礎管理、案卷質量、檔案保管安全等方面進行檢查。

3項目檔案專項檢查的共性問題

回顧筆者所參加的20多個項目檔案專項檢查，感到以下共性問題需要引起重視，否則，不僅會成為國家驗收時的“軟肋”，還會制約檔案管理整體工作的改進和加強。3.1文件歸檔標準不落實。一些單位未能嚴格按照及時、準確、完整的要求做好建設項目文件等資料歸檔工作，突出表現為兩種極端現象：一種是少收漏收，如少數建設單位偏重做好建設項目竣工交驗所需施工資料、文件的歸檔工作，疏于甚至放棄對建設項目前期勘察設計、環保評估等資料的收集、整理和歸檔，導致保證項目合法合規的前期資料缺失；另一種是誤收超收，有的檔案管理人員片面認為檔案案卷數量越多越好，違反檔案內容收集規定，無視收集對象有無保存價值，只要與建設項目沾邊的“文件”和“資料”一律收入檔案，既增加了日常管理工作量，也不便于有關單位和人員查閱檔案。3.2項目檔案整理不規范部分建設項目文件在。組卷時，只是簡單按照文件種類進行劃分，沒有遵循項目文件形成的規律和成套性特點，未按照現場實際施工工序排列組卷，破壞了項目文件之間的有機聯系；一些案卷標題擬寫不科學，個別卷內目錄文件名過于簡單，甚至有些案卷只有一條卷內目錄，無法有效揭示案卷內容，既失去檢索意義，也不便于后期保管和利用。3.3人員設施配置不到位。主要表現是有的建設單位把檔案管理視為臨時性工作，人員配備不及時不專業的現象依然存在，影響檔案工作正常開展；有的單位重施工輕管理，檔案設施設備配置長期滯后和缺項，更為嚴重的是，有的單位無檔案庫房或檔案庫房不達標的問題一直未能得到有效解決。3.4電子文件管理不到位有的建設單位缺乏做好電子文件歸檔工作的意識和能力，導致歸檔資料不完整不及時不規范，如有的電子文件的歸檔與項目電子檔案分類體系要求存在差距，缺少過程信息、版本信息、背景信息等數據；有的電子文件與紙質文件稿本內容信息不一致，未建立對應關系，嚴重影響了電子檔案的接收、保管、利用等工作。

4整改意見和建議

4.1強化責任擔當。重點做好以下工作：4.1.1營造積極向上氛圍。教育和引導項目檔案管理者認清形勢，化項目檔案驗收主體變化的挑戰為機遇，增強進取意識，以國家驗收的質量標準做好、檢驗、評價日常工作，努力使迎接驗收狀態成為管理工作常態。4.1.2切實加強組織領導。建設單位要承擔項目檔案管理主體責任，認真做好督促檢查協調工作，確保項目檔案整體工作有序有效開展；設計、施工、監理等參建單位要對本單位形成的項目檔案質量負責，努力提升歸檔項目文件的準確性、系統性、有效性和規范性。4.1.3落實管理人員責任。檔案管理工作者要踐行“項目在前，檔案在后”原則，嚴格遵循“重收集、精整理、便于后期利用”工作方法，督促、指導建設單位建立健全覆蓋項目各類文件、檔案的管理制度，嚴格落實項目檔案管理質量要求，保證項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案移交與項目立項、建設、竣工驗收同步進行。4.2規范項目檔案管理。4.2.1嚴格落實歸檔要求。要深入宣傳國家和行業關于建設項目歸檔內容的界定和要求，引導、指導和督導檔案管理人員熟記歸檔內容熟悉歸檔流程熟練歸檔操作，杜絕錯收漏收現象，提升項目檔案使用價值。4.2.2強化崗位能力培訓。要堅持因對象而異因項目而異因形式而異施教的項目檔案管理培訓原則，確保培訓對象學有所獲，履職能力提升。鐵路局集團公司檔案管理部門要切實履行崗位培訓組織、協調、助力職能，即要認真制定培訓計劃；主動協調、積極爭取送培單位和師資單位支持，確保培訓計劃落地見效；努力拓寬培訓渠道，為檔案管理人員參加國家、行業檔案專業培訓，參觀學習檔案管理先進創造條件。4.2.3深入現場檢查指導。鐵路局集團公司檔案管理部門要創新工作方法，把深入現場檢查指導的重點和效果體現在發現問題，解決問題，推動工作上。發現問題，就是要認真對標檢查負責建設項目單位的檔案管理實物狀況，嚴肅指出差距所在，堅決克服“好人主義”不良作風；解決問題，就是要耐心幫助被檢查單位分析問題成因，制定整改措施，增強把握檔案管理規律、切實改進加強工作的能力；推動工作，就是要運用以點帶面工作方法，將檢查發現具有共性特征的問題分類整理，制作成有問題有分析有對策的文檔或視頻，定向推送到檔案管理人員交流群，引導大家重視問題導向、學會舉一反三，揚長補短地做好本職工作。4.3優化檔案管理環境。4.3.1配齊配強項目檔案管理人員注重發揮機制。對改善管理環境中的作用。鐵路局集團公司檔案管理部門不僅要督促建設、施工、監理等單位依照綜合素質標準及時配齊檔案管理人員，還要建立有效的約束機制，要求上述單位及時報備檔案管理人員情況，發現不符合條件的要促其更換；對在建設項目期間要求更換檔案管理人員的，要求其說明原因，對無必要緣由且不聽取勸阻意見執意更換的，要予以批評并建議有關部門納入相關考核，確保項目檔案管理隊伍能保持穩定勝任工作。4.3.2努力暢通訴求表達與回應渠道要積極構建。鐵路局集團公司檔案管理部門與建設單位項目檔案管理人員之間的聯絡體系，及時了解檔案員所思所難所盼，力所能及地幫助他們解決工作和生活中的困難，進一步釋放他們更好工作的潛能。4.3.3努力補強項目檔案管理硬件短板重點要在。兩方面出實招見實效。一是建設單位及各參建單位要規定將項目檔案經費納入項目預算管理，既要保證日常工作必要支出，又要著力解決設施設備等硬件方面的欠賬，有效改善項目檔案管理的工作條件。二是建設單位及參建單位要充分利用《檔案保管外包服務管理規范》（DA/T67-2017）政策支持，適時委托具備檔案保管服務能力的組織提供適量檔案的寄存和保管服務，以此，既能減輕項目檔案管理壓力，也能提升項目檔案管理專業化水平。4.4提升電子文件歸檔質量。隨著信息技術的快速進步和廣泛運用，電子檔案在檔案總量的占比愈來愈高，既是檔案資源的重要構成，也是檔案行政管理部門檔案驗收的重點內容，因此，做好電子文件歸檔工作具有現實和長遠意義。4.4.1統一電子文件歸檔要求。鐵路局集團公司檔案管理部門要依據國家電子檔案管理有關規定制定管內建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法，督促建設、施工、監理等單位認真落實實施辦法，切實做好在電子文件的收集、整理、分類保管和使用，確保電子文件和電子檔案的完整、安全和可用。4.4.2嚴格電子文件歸檔考核。鐵路局集團公司檔案管理部門要積極爭取上級領導支持，要求和督促建設單位將項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設計劃和建設工作程序，納入有關部門和人員的工作職責，納入招投標要求和合同管理，嚴格檢查落實情況，達到要求的予以通報表揚，工作滯后的要建議有關部門問責和考核，確保項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作與項目建設同推進同見效。4.4.3提升電子文件歸檔和使用效率。鐵路局集團公司檔案管理部門要指導建設單位，認真制定切合實際操作性強的項目電子文件歸檔和電子檔案管理制度，優質高效地做好電子文件形成、積累、歸檔工作。同時要引導他們注重發揮電子檔案在建設項目交付運營后的作用，嚴格按照項目電子檔案分類體系，組成文件信息包，確保其包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等數據真實、準確、完整，既可便于后期歸檔順利進行，也能為快速借閱、利用電子文件創造條件。

5結束語

認真開展鐵路建設項目檔案專項檢查并努力取得預期效果，必須著力解決存在問題，本文提出的整改共性問題的建議在南寧局集團公司項目檔案管理實踐中取得明顯成效，截止至2019年12月，南寧局集團公司管段的新建云桂鐵路廣西段、湘桂鐵路柳州至南寧段擴能改造工程、黔桂鐵路擴能改造工程、新建田東至德保鐵路工程、新建德保至靖西鐵路工程等5個項目已順利通過國鐵集團組織的檔案專項檢查，進入檔案驗收申請階段。

作者:陳維琪 單位:中國鐵路南寧局集團有限公司檔案館