電力系統技改大修工程檔案管理研究

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［摘要］技改大修工程是新時期電力系統升級轉型中重點建設的項目，做好項目工程檔案管理不僅是項目建設的重要內容，更是企業檔案管理的本質要求。文章論述了技改大修工程項目檔案管理的必要性，分析了目前項目檔案管理中存在的不足，有針對性地提出改進策略，不斷優化電力系統技改大修工程項目檔案管理。

［關鍵詞］電力系統；技改大修；項目工程；檔案管理

技改大修工作是電力系統及時更新運行設備，實現系統轉型升級和適時調整的必然工作。強化電力系統技改大修項目檔案管理，是確保系統升級可持續發展的重要保證，是增強系統升級普惠性、科學性的重要手段，最終實現項目建設、企業經營管理邊際效益最大化的目標。隨著社會的發展與人們電力需求的增加，近幾年電力系統技改大修工程存在更新快、需求大和時間緊多方面的特點，加上企業自身在項目檔案管理中存在的不足，增強技改大修項目檔案管理，充分發揮檔案的作用是新時期重要檔案管理工作研究的重點。

1加強技改大修工程項目檔案管理的必要性

技改大修工程檔案主要是指從電力系統技改大修項目工程籌備到運行中整個過程中所形成并且整理歸檔的文字材料。這些材料主要包含了技改大修項目的前期籌劃、施工建設和運行驗收三個階段的整個流程管理，能夠真實、全面地反映工程建設與項目管理的整個流程，是項目工作的重要依據。加強技改大修項目工程檔案管理的必要性主要有以下三點。1．1是項目檔案管理的必然要求。項目建設進程中檔案管理是項目建設的本質要求，是活動環節中重要的內容。做好電力系統大修技改項目是新時期間電力系統項目檔案管理發展的必然要求。1．2能夠增強電力系統技改項目建設的科學性。將全流程的大修技改項目結合起來，通過文字材料的形式將項目建設系統進行系統性的把控，將項目建設進程形成歷史材料，能夠客觀、縱向地反映出項目建設中的問題，為大修技改項目的改進提供及時的指向性，增強技改大修項目科學化發展進程。1．3是檔案服務與檔案利用的本質要求。檔案管理的最終目的是實現檔案有效利用，增強檔案的利用效率，保障項目建設的發展方向。一方面通過檔案利用能夠直接增強同類項目建設的指向性，根據項目發展的實際情況有針對性地開展技改大修工作，實踐中能夠增強技改項目的運行與發展，強調技改大修項目工作的精準性。另一方面能夠將電力系統的工作統籌起來，形成系統性的建設理念。新時期的項目建設工作主要基于更新升級，將系統檔案與更新升級進程結合起來，能夠有效地增強企業檔案的指向性標準，形成科學合理的總體布局。

2技改大修工程項目檔案管理中存在的問題

2．1項目檔案工作重視程度有待加強。目前在電力系統檔案建設進程中，主要體現在重視項目工程建設，輕視檔案管理的現狀。由于企業人員配備的因素，專業的技改大修檔案管理人才嚴重不足，一般的專職管理人員都在地市一級，嚴重影響到檔案歸檔質量。一般來講，在電力項目技改大修中，領導重點關注了項目建設本身的質量與發展，將主要的精力與資金都集中在項目建設進程、質量安全中去，對項目實施進程中的材料、質量記錄和相關依據性材料等歸檔性不強［1］。例如：在技改大修項目工程的設計中來往的函件、上級批復記錄、設計理念等都沒有形成系統性、專業化的整理。另外在現有的檔案管理上很多程序不全，尚未嚴格按照檔案管理流程執行，技改大修項目文件資料印章不全、簽訂日期不準或者沒有等資料也納入了歸檔管理中去，直接影響了檔案的歷史真實性。2．2檔案管理制度與人才雙向制約。目前大多數電力企業針對技改大修項目立項的時候，幾乎都沒有將項目檔案管理納入工作領導小組中。因為企業電力系統的專業性，一般重點關注項目工作的專業技術升級和項目施工現場情況。缺乏專業的項目檔案管理人才注重建設發展進程中的檔案收集和管理，在長期的項目自我收集中模式中，直接造成了很多資料無人整理、整理不規范的現象。項目實際執行中缺少相應的監督、跟蹤工作，直接導致檔案搜集措施很難到位，管理工作執行出現困難［2］。加上項目檔案自身的專業性，需要懂檔案管理、懂電力系統技改項目操作的人員從事檔案整理歸檔工作，但是實踐中很多企業的檔案管理人員在實踐中缺少專業的理論，很多檔案管理人員“半路出家”的情形比較普遍，嚴重影響了檔案的科學管理。2．3目前歸檔檔案與項目實際情況存在不符。技改大修項目對檔案管理的工作要求是比較高的，要求必須系統化、精準化的反映項目建設的全過程，各項文件資料、數據匯總等必須符合實際情況，最終實現檔案管理價值的最終目標。但在實際管理進程中，檔案歸檔內容與實際情況中存在很多不符的情形。例如：歸檔的數據圖紙與建設實際情況存在差異；項目變更與更改等未納入檔案歸檔整理中；招投標流程中投標信息搜集不完善等。直接造成檔案歸檔整理中的可研究報告不規范等問題，很多技改項目因為資料本身歸檔缺失，檔案的可研報告中存在很多項目缺失，無法形成歷史檔案研讀，檔案整理的價值不大。2．4視聽化檔案不全。視聽檔案主要是保留技改大修項目中對應的影響材料，主要以聲像為主，并輔助相應的文字材料加以說明，是檔案管理和項目管理的重要內容。但是目前技改大修項目專項任務中更加重視項目建設進程或者質量，沒有專門的人員落實好聲像資料錄制。或者是對應的人員專業技能方面的制約，把握不準錄制時間，嚴重影響了視聽資料的科學性。源于這種形式建立的視聽檔案數據庫，視聽化資料殘缺不全，可通性比較低。

3新時期做好電力系統技改大修工程項目檔案管理的策略

3．1增強檔案管理全員理念重視。理念重視是各項工作順利實施的有力保障，是保障新時期電力企業技改大修項目檔案管理科學化發展的前提。首先必須不斷深化企業領導檔案管理的重視程度，確保單位內部形成項目檔案管理制度、體系，從企業層面保障檔案管理的順利實施。其次，增強相關人員專業化培訓力度。一方面重視技改大修專責人員對檔案管理的重視程度，強化檔案的重要性。同時增強檔案業務能力培養，不斷強化工程檔案管理專業化發展，積極引導其學習檔案管理理念和制度，在夯實項目建設工作的基礎上增強現代化檔案管理基本方法。另一方面將企業檔案管理專業人才納入到技改大修項目工程檔案管理中，增強技改專業化培訓，增強項目工程檔案收集歸檔，并且幫助專責人員整理歸檔，確保檔案全流程管理。最后，將項目系統的發展與檔案歸檔系統統籌起來，形成檔案歸檔項目才能竣工驗收的理念，增強技改項目檔案工作的強制性，確保檔案能科學、及時歸檔。3．2建立健全專項檔案工作制度與組織架構。企業內部建立專項檔案管理制度，維護檔案管理人員的權責，確保歸檔部門最終的審核關口。歸檔審核不通過不能進行下一步的項目實施工作。將檔案管理部門納入項目建設的組織架構中，形成系統性的工作機制與系統，將檔案的建設工作與項目程序納入實際的檔案交接體系中，將檔案歸檔審核與企業項目管理深度融合，讓檔案管理參與到項目建設實際中去。3．3協同項目進程與檔案歸集進程。企業內部必須不斷增強技改大修項目進程與工程檔案歸檔工程建設一致，形成步調一致的項目建設進程。檔案在技改大修項目中通常分為三個階段：立項準備階段、項目施工階段和項目驗收階段［3］。三個階段的檔案具備前后順延性，是層層推進、環環相扣的延伸。所以，必須同時做好每個階段的項目文字材料，例如項目批復、可行性報告、勘測報告、環評報告、竣工圖紙和質量控制等各環節的文件資料。這些資料一旦丟失或者失真，將嚴重影響到后期檔案在項目運行效果分析、日常養護管理等方面的佐證作用。因此，企業在技改大修項目中應該建立相應的檔案管理機構并配備專門的責任人，夯實項目質效活動專項發展，形成系統的搜集、整理與檔案歸檔審核工作，確保項目資料建設本身的系統性和完整性，為技改大修項目工程實施進程質量與驗收后的養護工作奠定基礎。同時，基于電力系統技改大修項目本身的動態性很強，工程在具體的實施進程中往往存在設計、修改、實施同時進程，技改項目工程的動態性很強。所以，必須及時做好項目修改部分的檔案管理，及時標注修改部分和修改后的結果，配上相應的文字材料，從而有效地避免項目施工進程中項目修改造成檔案失真的情形發生。3．4不斷增強電子檔案管理規范。針對項目建設進程中的可視化檔案提前介入，實現前期控制的方式增強視聽檔案的收集。從大修技改項目籌備的時候入手，將檔案管理人員統籌到項目的前期準備工作進程中，熟悉項目流程，把握檔案工作的細節和視聽化資料的搜集，規劃好檔案搜模式并制定相應的實施制度與章程，全面做好檔案的規范化發展。堅持制度化、流程化做好視聽檔案的完整性和精準性控制，提前介入工程項目資料的可視化收集，減少視聽檔案在流程運轉中的遺失或者不規范的情形發生，直接將一手資料納入企業項目檔案庫。同時，針對視聽化檔案的保管、使用等做出明確的規定，確保檔案保存和使用可持續發展。針對技改大修項目現代化發展的現狀，企業應該立足電力工程與企業自身的信息化發展程度出發，積極運用現代化的檔案管理軟件，規范檔案的傳播、保存和使用程序，建立內部電子檔案數據庫，增強視聽化檔案的實際管理效率。

4結語

總的來講，電力系統技改大修工程項目檔案是記錄項目建設全過程的有效記錄，在系統轉型升級、技術擴改方面有著重要的參考作用。新形勢下，電力企業技改大修項目不斷增多，必須不斷加強項目工程檔案管理，增強管理實效，完善管理薄弱環節，不僅可以保證項目工程質量還能有力的保證檔案利用。將檔案利用統籌到企業系統化升級中去，是補齊企業項目建設短板實現企業均衡發展的重要保障。

參考文獻

［1］王蕾，李明星．淺析電力系統技改大修工程項目檔案管理［J］．現代經濟信息，2017（15）：47－48．

［2］郝源．簡論電力工程的技改大修工程管理［J］．現代經濟信息，2017（8）：344．

［3］趙麗華．淺談電力企業生產技改大修檔案管理［J］．蘭臺世界，2017（S2）：78－79．

作者:王 巍 李智威 孫利平 唐學軍 柯方超 周秋鵬  單位:國網湖北省電力有限公司經濟技術研究院