生態環境保護檔案規范化管理思考

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摘要：祁連山生態環境保護檔案作為在工作中形成的具有參考利用價值、應歸檔保存的各類形式和載體的歷史記錄，是今后祁連山生態環境保護工作查考、借鑒、利用、決策的重要依據。應堅持相關性、補充性、價值性、系統性原則，分部門研究制定其文件歸檔范圍和保管期限表，加強對各部門收集歸檔文件的審查審核，全面提升祁連山生態環境保護檔案的規范化管理水平。

關鍵詞：祁連山生態環境保護檔案；檔案工作；規范化管理

祁連山是國家西部生態的安全屏障，是河西走廊綠洲城市的生命之源，是張掖人民賴以生存的根基。作為在祁連山生態環境保護工作中形成的具有參考利用價值、應歸檔保存的各類形式和載體的歷史記錄檔案，是祁連山生態環境保護的重要組成部分，也是今后工作查考、借鑒、利用、決策的重要依據。

一、祁連山生態環境保護檔案管理中存在的問題

張掖市祁連山生態環境保護檔案工作受諸多因素的影響，發展很不平衡，檔案基礎業務普遍較為薄弱。隨著祁連山生態環境保護工作任務的日益繁重，檔案資料收集整理、立卷歸檔工作也越來越緊迫。祁連山生態環境保護檔案存在資料缺失，各類文件收集不系統、不完整，立卷歸檔不規范、保管條件較差、查找利用率低等突出問題。

二、提升祁連山生態環境保護檔案工作規范化水平的對策

1.全面收集整理，科學立卷歸檔。做好檔案資料的收集整理，確保各類資料的齊全、完整，是規范化建檔工作的基礎。在漫長的祁連山生態環境保護歷史進程中，形成了許多具有重要查證和參考價值的文字、圖表、聲像、實物等各種類別和不同載體的檔案資料，這些檔案資料政策性強、涉及面廣、時間跨度長、牽扯部門多。在收集整理中，我們堅持相關性、補充性、價值性、系統性原則，對各部門現有檔案資料進行認真分析，分部門研究制定了祁連山生態環境保護檔案歸檔范圍和保管期限表，進一步明確了收集范圍和時限要求。加強了對各部門收集資料的審查審核，做到目標明確，有的放矢。要求各部門立足各自職能職責，對本區域、本系統保存在檔案館室和分散保存在各領域的所有祁連山生態環境保護檔案進行全面普查和盤點，制定普查計劃，列出普查清單及缺失檔案資料目錄，采取赴上級部門及周邊省市檔案館查閱、復制等形式收集，盡可能將缺失資料補齊補全，做到應收盡收。在此基礎上，我們選派業務骨干，深入相關部門加大對管檔人員的業務培訓和指導力度，按照國家檔案局和行業規范要求，現場指導做好立卷歸檔工作，準確劃分歸檔范圍和保管期限，統一標準，確保檔案準確、整齊、美觀。先后指導督促各縣區及環保、國土、水電、林業、祁連山自然保護局等職能部門，收集整理各類檔案近3000盒（卷），部分單位還建立了專門檔案室。2.加大設施建設，強化規范管理。實現檔案管理規范化標準化，是做好檔案工作的關鍵。我們以檔案室規范化建設為抓手，指導督促祁連山生態環境保護重點建檔單位不斷加大資金投入，加快檔案室建設改造進度，積極改善檔案保管條件，確保檔案資源安全。近兩年來，全市國土、環保、林業、濕地管理等部門，想方設法投入專項資金280余萬元，開辟專門檔案用房，購置了密集架、防磁柜、五節柜等檔案設施，并按照“八防”要求，配備計算機、復印機、掃描儀及防盜監控、自動報警、除塵和溫濕度自動調控等設備，極大地改善了檔案管護條件。同時，還要求各部門配備具有一定生態環境保護專業知識、檔案管理知識、計算機基礎知識，并能勝任檔案管理的技術人員擔任檔案管理員，從事檔案管理工作。在加快紙質檔案規范化建檔的同時，要求各相關部門充分運用各種數字化手段，加快存量紙質檔案的數字化加工，配套檔案數字化管理系統，建立規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和全文數據庫，實現祁連山生態環境保護檔案信息管理、查詢利用的標準化。3.深入挖掘提煉，積極開發利用。在加強規范化、標準化管理的同時，還要求各部門充分利用祁連山生態環境保護豐富的檔案資源，加大編研開發力度，深入挖掘整理組織機構沿革、大事記等通用性編研資料，通過查閱利用、信息提供等方式，為祁連山生態環境保護提供決策參考。比如，張掖市市環保整改指揮部抽調專門人員，對祁連山生態環境整改全部關停的各類礦山企業檔案資料進行了系統全面整理，完善了相關照片檔案，建立了查詢目錄數據庫。甘肅電投河西水電開發公司以祁連山生態環境保護整改落實為抓手，切實加大對各類檔案資料的收集整理，制作了專題圖片展和整改圖冊，歸集完善了各水電企業統計資料。與此同時，我們還聯合市電視臺專題策劃，精心選材制作了檔案電視專題片《綠水青山金不換———張掖市檔案局加強祁連山生態環境保護檔案工作紀實》，生動再現了祁連山生態環境保護檔案工作的歷程。4.靠實工作責任，強化指導檢查。在祁連山生態環境保護規范化建檔工作中，我們始終本著對歷史負責、對現實服務的態度，強化工作措施，對各縣區及重點建檔的17個部門分片包干，責任到人，由分管業務的副局長帶隊，堅持每月上門開展一次指導檢查，及時指導解決檔案收集整理歸檔及查詢利用過程中出現的問題，有效推動規范化建檔工作任務的落實。目前，祁連山生態環境保護檔案工作已列入全市重點工作督查計劃，按照《檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》和《甘肅省檔案條例》等法律法規要求，由市督查考核局、市檔案局負責開展專項執法檢查。采取媒體曝光、下發通報、限期整改等形式，加強監督檢查力度，以確保祁連山生態環境保護檔案工作各項任務落地見效。

作者:吳居善 單位:張掖市檔案局