高校檔案數字化建設流程分析

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【摘要】隨著時代的發展與信息化技術的普及，各大高校普遍開啟了自身檔案數字化建設。然而，高校在檔案數字化建設過程中往往會面臨技術人員短缺、經驗不足、管理跟不上等實際困難，即使尋求數字化外包，在工作對接方面也會存在許多問題，影響到整個數字化建設工作的順利開展。本文以遵義醫科大學檔案數字化建設過程為例，探討數字化建設過程中收獲的經驗與感悟。

【關鍵詞】高校檔案；數字化建設；外包

遵義醫科大學初創于1947年（下文簡稱遵醫），是中國共產黨抗戰勝利后創建的首所醫學類本科院校。此后為了支援“三線”建設，學校于1969年從遼寧省大連市整體遷至貴州省遵義市。遵醫檔案館的庫存檔案因為是整體搬遷所以得到了較完整的保存，從1947年至今累計卷宗約5.2萬卷（件），檔案類別達13類。高校檔案是學校歷史、精神文化的濃縮和凝練，發揮著維系“學校記憶”、傳承大學精神的作用。為了更好地保護檔案，提高檔案信息利用效率和服務水平，經學校黨委會同意，遵醫檔案館于2018年啟動了檔案數字化建設項目。

一、檔案數字化建設的流程

數據的數字化即利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號再進行存儲利用。檔案的數字化主要是采用掃描儀等設備將紙質檔案進行數字化轉化，并將數據存儲在磁盤、光盤等載體上，同時還要按照原檔案間的內在聯系建立起數據目錄與數字化數據關聯關系的處理過程。遵醫檔案數字化建設除了將原庫存檔案進行數字化加工外，還考慮到每年新增檔案的電子化需求，同時采購了服務器、數字庫、存儲設備、備份系統、防火墻、檔案管理系統等設施，以確保檔案管理系統與學校OA系統、教務系統、研究生系統的系統化對接。具體的建設過程分以下幾個階段進行：（一）調研準備。該階段工作主要包括兩方面：一是對自身庫存檔案進行摸底；二是對外包公司進行調研。遵醫檔案類別包括文書、教學、財會、設備、科研等13個類別，1980年后的檔案保存較規范，有能檢索利用的手寫目錄及電子目錄，但1980年以前的檔案普遍老舊零散，無檔號、未裝盒、無詳細目錄，甚至存在破損情況，因此需要進行大量區分處理。通過摸底，結合實際需求及經費預算計劃對利用率較高的教學、文書類檔案優先進行數字化加工，并重點對老舊檔案進行及時的搶救。此外，高校可以通過外包的方式將自身檔案數字化業務的某些部分通過合同委托給專業的公司來完成，從而有效降低自身成本并提高效率。無論是根據檔案現行的相關標準還是為了檔案數字化建設的完成，對檔案數字化外包公司進行調研都是有必要的。調研主要從企業資質、資金規模、以往業績、人員素質、管理水平情況等方面著手進行篩選審查，綜合評估其完成外包業務的能力。（二）正式啟動。在檔案數字化建設項目獲批后，需起草撰寫項目標書、合同，熟悉檔案法律法規、國家標準、行業標準并制訂適合本單位的數字化建設規范與標準、制訂工作計劃等。項目標書應盡可能詳細描述檔案數字化需求、技術標準、明確甲乙雙方的權利義務。（三）合同執行。在合同正式簽訂后，乙方（外包公司）組織進場開工，作為甲方需提前準備好數字化加工場地，館內工作人員需分工協作，成立數字化加工管理團隊，確保對數字加工的全程監控監管，并督促乙方制訂工作計劃，協商各項標準制度的落實，對合同和標書有疑義的地方可簽訂備忘錄。（四）合同完成。合同的完成取決于總體驗收能否通過，包括檔案實體入庫、電子數據、數據掛接、數據利用、數據備份的驗收，總驗收應在分驗收合格后進行。遵醫檔案數字化建設項目采用了分步分批100%驗收方式，以便及時發現問題、糾正問題，從而提高項目整體質量。

二、檔案數字化建設過程中的問題分析

（一）“工欲善其事必先利其器”。設備器材的選擇與數字化項目的效率和最終質量息息相關。如在掃描儀的選擇上，掃描過程中發現平板掃描儀雖可用于大多數老舊檔案，但館存的研究生學位材料由于是膠裝成冊的，掃描時需將其撕開掃描，導致檔案變得不平整，影響裝訂效果，比較后發現拍照儀對無論哪種裝訂方式的小幅面紙張都能取得較好的掃描效果。（二）統一思想，明確目標，落實責任。檔案數字化建設需從整體出發，全面考慮與規劃，有序開展，從上至下，思想上高度重視，行動上始終保持一致，需將檔案數字化建設工作作為全館工作的重點，所有工作人員分工合作，明確各人的責任確保各項制度、計劃落實到位，保證工作有質有序進行。（三）必須提前摸清實體檔案存在的問題。例如，我校文書檔案2015年后才開始以件歸檔，此前雖然以卷歸檔但存在組卷不科學、案卷題名不規范等問題；傳真件往往用背面有內容的紙張接收影響掃描效果，掃描時需甄別有效與無效文件。因此必須先摸清檔案情況并一一列出，集眾人智慧商議解決方案，并與數字化外包公司溝通好相關加工需求及操作標準。（四）數字化外包公司的潛在問題。從管理架構來看，數字化加工部門通過項目管理執行合同與公司進行項目成本核算，公司層面負責商務協助，具體的項目實施人員、現場管理、質量控制等都由數字化加工部門安排。然而外包公司為了節約成本，人員大多從項目所在地臨時招聘，這可能引入一系列不利因素。例如從人員素質來看，檔案數字化加工工作由項目組管理，成員流動性較大，學歷與資歷水平參差不齊，例如其中本科及以上學歷人員的占比較低、經過系統化專業檔案培訓的人員少；從業務水平來看，大部分人員僅在上崗前接受了簡單的培訓，尚未熟悉業務流程和有關要求就倉促投入工作，很容易在實際工作中出現差錯。雖然圖片掃描、圖形處理、裝訂等環節相對簡單上手快，但對更強調理解思辨能力的目錄著錄等關鍵環節，若沒有一定的業務能力與經驗積累很難滿足工作需求，數字化外包公司“填鴨式”的簡單培訓顯然不能充分保障項目質量。想解決這些問題，需做到如下兩點：首先，要在前期調研階段對外包公司進行全方位的甄選，對外包公司承接過的高校項目進行實地考察和綜合評估，優中選優。其次，在項目進行過程中，及時與外包公司溝通，緊跟進度，發現問題及時糾正，嚴把質量關。

三、檔案數字化工作的經驗感悟

（一）檔案數字化突破了紙質檔案保存利用的瓶頸，延長了檔案壽命。在物質條件和檔案保護意識日益提高的今天，大多數企事業單位建立了專門的檔案室或檔案館存放紙質檔案，庫房內恒溫恒濕、除蟲除害等措施也能有效保護紙質檔案，但紙質檔案的損壞更多來自檔案查詢利用的過程，并且隨著時間的推移，紙張本身也會發生難以避免的物理、化學變化，導致發黃變脆、字體模糊等。檔案數字化通過電子化、無紙化利用，有效避免了上述情況對檔案的不利影響。（二）規范檔案管理，使檔案管理制度化、科學化。檔案數字化過程同時也是對檔案進行重新整理，厘清檔案歷史遺留問題的過程。例如，我校利用檔案數字化過程規范了教學類檔案的細分類別，清理剔除了許多文件的重復歸檔。（三）建立管理團隊，實行精細化管理。數字化建設是檔案工作者學習實際操作、掌握相關技能并培養有關經驗意識的過程，可以為增量電子化提供技術支持。借此過程明確“細節決定質量，質量決定成敗”的意識，把精細化管理貫穿于檔案數字化建設的全過程。（四）提高檔案檢索利用率，深挖檔案價值。掃描后的電子圖片需進行OCR識別，對于識別率較低的檔案，需從補充著錄字段、內容入手。例如任免、機構設置等文件需在著錄時補充標題“等”后的名字、機構名稱。（五）檔案數字化過程中可依據現實需求，分步分階段實施。受經費預算、人手、專業技術人員缺乏等因素影響，檔案數字化建設需著眼本單位實際情況，從檔案利用保護出發，分步分階段實施，不斷積累經驗才能避免冒進，從而提高質量與效益。（六）建立監管機制，引入第三方機構。根據“安全第一，預防為主”的原則，對承接檔案外包服務工作的相關機構，還應對其安全保密措施的執行情況進行有效的指導、監督和檢查，防止檔案實體損壞、丟失，杜絕其私自拷貝、保存、利用檔案信息等行為。檔案數字化工作涉及人員管理、技術管理、業務管理、質量管理、安全管理等方方面面的工作，高校檔案館往往人員少，相關經驗缺乏。因此，高校可考慮引入第三方機構向委托方提供咨詢、招標等其他服務，還可承接相應監理業務對外包公司的資質、從業經驗、服務能力進行監督和評價。引入第三方機構非常有必要，但應注意第三方機構應遵循獨立、公正、真實的工作原則，以客戶需求為中心，提供優質服務，為此雙方需要注意項目過程中的彼此溝通與交流，應了解掌握相關的國家法律法規與行業標準。

四、結語

高校進行檔案數字化建設不僅是對檔案的一個全面的、詳細的、系統的處理過程，也是檔案得到梳理、糾正、規范的過程。檔案數字化建設的目標不能僅僅停留在將紙質檔案轉化為電子檔案的掃描過程，還需要注重對檔案的整理和鑒定，發掘和延伸檔案的價值潛力；還應系統地、全局性地考慮將檔案目錄數據庫與電子全文數據庫建設同步、檔案數字化與數字化檔案的利用同步。

【參考文獻】

[1]吳廣平,向陽.檔案工作實務[M].北京大學出版社,2008.

[2]龍芊良.高校聲像檔案數字化建設的問題與思考——以北京大學為例[J].北京檔案,2020(12):38-40.

作者：龐程元 單位：遵義醫科大學