漫談國土資源檔案歸檔方法

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一、鑒定

（一）歸檔鑒定

即鑒定所接收的檔案是否符合歸檔要求。鑒定時，存在下列情形之一的，不予歸檔：

1.該案卷業(yè)務(wù)未辦理完畢的。這里的業(yè)務(wù)辦理指獨立審批、辦理的單項業(yè)務(wù)，如規(guī)劃預(yù)審、土地使用權(quán)初始登記等；

2.資料不齊全的。即缺少該類案卷應(yīng)包含的必要資料。如土地登記案卷缺少登記審批表、規(guī)劃預(yù)審案卷無預(yù)審意見書，并且無任何有效說明文件等情況。

3.無保存價值的文檔資料；

4.重復(fù)的文檔資料。經(jīng)鑒定屬上述第1、2種情形的，清退回移交單位，待業(yè)務(wù)辦理完畢或補齊資料后再行移交歸檔；屬上述第3、4種情形的，由檔案部門鑒定后銷毀或作為一般資料留存。

（二）密級鑒定

根據(jù)文件材料標注的密級，案卷項目或圖件資料的內(nèi)容、性質(zhì)確定密級。方法如下：

1.國家規(guī)定或保密局備案的涉密項目，其相關(guān)案卷按規(guī)定定為秘密、機密或絕密；

2.案卷直接標注有密級，且未到解密期限的，該案卷為涉密案卷，標注的密級即為案卷密級。

3.案卷中有涉密文件，且未到解密期限的，該案卷為涉密案卷，文件的密級即為案卷密級。如案卷中有多份涉密文件，則案卷密級從其高者；

4.案卷中雖有涉密資料，但歸檔時已解密的，不作為涉密案卷；

5、經(jīng)過統(tǒng)一脫密處理的圖件鑒定時，不作為涉密文件；

6.不屬于國家秘密級的案卷，但無條件公開后會對國土資源檔案管理工作造成不利影響的，一般定為工作秘密級；經(jīng)鑒定屬涉密案卷的，交由持保密工作上崗證的人員進行整理和歸檔。除保管外，其處理方法與非密文件相同。

（三）分類鑒定

分類鑒定是專業(yè)檔案整理、歸檔最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)。關(guān)系到案卷保管期限鑒定、編頁及檔案著錄信息填寫等工作的正確與否。檔案分類鑒定時，應(yīng)嚴格按照國土資源部及本單位《檔案分類方案》進行劃分，并遵循以下原則：

1.各分類中第一項綜合類資料按文書檔案處理。

2.確定分類時，應(yīng)歸到分類方案的最低一級類目內(nèi)。如以掛牌方式出讓辦理供地手續(xù)的案卷，其分類應(yīng)鑒定為E63（掛牌出讓），而不是E6（土地使用權(quán)有償使用審批）或E（建設(shè)用地類）。

3.多項業(yè)務(wù)合并組卷的案卷（即一卷通）確定分類時，以最終的業(yè)務(wù)類別確定分類。如以掛牌方式出讓的國有土地，在辦理完供地手續(xù)后，其資料繼續(xù)交由地籍部門辦理土地登記手續(xù)，辦結(jié)后整理歸檔時，其分類應(yīng)定為C42（國有土地使用權(quán)登記），而不是E63（掛牌出讓）。

（四）保管期限鑒定

鑒定保管期限時，應(yīng)嚴格按照本單位制定的《檔案保管期限表》執(zhí)行。

二、整理

（一）修整

對案卷資料逐頁進行清理，去除文件上易銹蝕的金屬物，如訂書針、別針、大頭針等，并對字跡模糊或易褪變的文件進行修復(fù)或復(fù)制。整理報紙時，保留所需內(nèi)容當前版面的完整，其余版面可清除。折疊時將所需內(nèi)容至于正面，并保留當前版面上方的報紙名稱和日期。對過大文件進行折疊或裁剪時根據(jù)歸檔案卷的尺寸控制圖件大小，并按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法(GB10609.3-89)》中的“有裝訂邊的加長幅面折圖”方法折疊，留出圖件的裝訂邊，露出圖件題名。裁剪時不得損壞文件內(nèi)容，并留出裝訂空間，最終保持與其余檔案資料大小一致。

（二）排序

組卷、修整完畢后，對卷內(nèi)文件進行排序。排序時，按照本單位制定的卷內(nèi)文件排序標準進行。保持單份文本材料的獨立性。如《土地估價報告》，不得將報告內(nèi)文件和圖紙分開存放，應(yīng)作為單份資料排列于合適位置。有兩份或多份完全相同的文件資料時，保留（原件）一份，其余銷毀。

（三）編頁

按照整理好的順序，以阿拉伯數(shù)字從“1”開始順序編寫頁碼。頁碼編寫于文件上方遠離裝訂線的一側(cè)。頁碼可使用打碼器打印或手工填寫，手工填寫時應(yīng)使用碳素筆或碳素墨水。編頁時，以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計。卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表不編寫頁碼。

（四）編目

即編制檔案卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄置于案卷資料前，采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）幅面紙張單面打印或填寫，格式需保持固定、統(tǒng)一。其主要內(nèi)容包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等。

（五）編號

即編制案卷檔案號。國土資源專業(yè)檔案的檔案號按照“全宗號-目錄號-案卷號”的原則編制。其中，連接全宗號、目錄號、案卷號的是減號“-”（半角）。全宗號即立檔單位的全宗代碼。

（六）裝訂國土資源專業(yè)檔案以“卷”為單位進行裝訂。各類材料排列的前后順序為：案卷封皮-卷內(nèi)文件目錄-文件資料-卷內(nèi)備考表-案卷封底。案卷封底使用與封皮相同材質(zhì)的空白頁。一般情況下，使用“三孔一線”進行線裝。較薄的案卷可使用不銹鋼釘裝訂，資料較厚、不利于裝盒及閱讀的，應(yīng)分成幾卷裝訂。裝訂時，目錄置于第一卷封皮后，卷內(nèi)備考表置于最后一卷封底前，并在卷內(nèi)備考表中注明分卷情況。A4幅面的材料，三孔之間的距離為9cm，裝訂線距離左頁邊2cm左右。裝訂時，以結(jié)實、整齊、不掉頁、不壓字、不倒頁、不損壞文件、不妨礙閱讀為原則。六、裝盒整理裝訂好的檔案在質(zhì)檢合格后按照檔案號順序裝入檔案盒。裝盒時，不同全宗、不同目錄的案卷不得放入同一檔案盒。

三、入庫

檔案裝盒后，即可按本單位庫房管理規(guī)則入庫上架。檔案入庫由庫房管理員負責(zé)，其他檔案工作人員協(xié)助。首次入庫的檔案進庫前，必須由庫房管理員進行入庫登記，否則入庫后即會造成檔案遺失。八、檔案修改及補件原則上，檔案歸檔入庫后不得更改其內(nèi)容，但因工作需要確需修改或補充的，按以下方法執(zhí)行：

1.檔案形成單位提交需要修改檔案資料的函（情況說明）及具體資料。在函（情況說明）中，應(yīng)明確檔案名稱，說明修改或補充的原因及具體內(nèi)容。

2.修改或補充的文件材料核實后，由檔案工作人員負責(zé)修改，不得交由補件人員進行。

3.修改或補件時，將修改或補件的函（情況說明）及補件資料按照歸檔排序原則置于案卷資料最后一頁（即卷內(nèi)備考表前），并按照要求整理及續(xù)編頁碼。

4.檔案修改或補件時，不得對原始檔案進行涂改，也無需對錯誤的資料進行替換和銷毀，應(yīng)保證原檔案資料的完整。

5.修改或補件完成后，在卷內(nèi)備考表內(nèi)注明修改情況（如時間、內(nèi)容等），補錄卷內(nèi)文件目錄及其他信息，并重新裝訂。

作者：李嘉單位：昆明市國土資源信息中心