檔案工作者數字化素養提升策略研究

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摘要：信息技術的快速發展給高校檔案工作帶來變革，對檔案工作者而言，數字化素養變成了基本的素質要求，本文分析了檔案數字化素養的內涵，及高校檔案工作者數字化素養的現狀，在此基礎上提出高校檔案工作者數字化素養提升策略，為數字時代提升檔案工作者的素質和能力提供參考。

關鍵詞：檔案數字化；信息素養；高校檔案工作

信息技術的發展正在深刻影響檔案管理的實踐，從檔案資源的現實樣態到檔案工作的組織方式、再到檔案服務的模式內容正在發生根本性的變化。2020年6月，新修訂的《中國人民共和國檔案法》專設檔案信息化建設一章，進一步規范了檔案信息化過程的業務流程和管理規范，同時也對新環境下檔案工作者的數字化素養提出了新要求。高校檔案管理人員作為檔案從業者群體中重要的組成部分，對其數字化素養的提升策略進行研究，對于高校檔案管理工作有效回應數字轉型的時代要求，具有重要的推動意義。

1檔案數字化素養

檔案數字化素養是指在數字信息化的背景下，用戶能夠認識何時需要利用檔案信息，并且能夠選取有效地方式，利用信息技術手段、評估和篩選所需要的檔案，同時有需要具備一定的檔案保護意識，能夠在不傷害檔案載體及其本質的前提下綜合利用檔案信息的能力。[1]近年來，學術界對于信息素養、數字素養、數據素養、智能素養等問題進行了較為系統的討論。這些概念盡管在表述上有所不同，在具體內容上也各有側重，但是都強調信息素養背景下的教育變革[2]，學者信息素養的重要性[3]、信息素養的評價與測量[4]、以及中外對比研究[5]。結合高校檔案管理的實踐特征，本研究認為，高校檔案工作的數字化素養應包含以下主要內容。1.1數字化意識。數字化意識是各項數字化研究和工作得以開展的基礎，也是數字化素養的核心。信息意識是信息行為的覺知、信息情感和信息觀點三要素的統合[6]。結合數字化素養的過程和內涵，數字化意識是信息主體在信息數字化有關的認知活動中產生的感受，并在感受積累的基礎上形成的對信息數字化活動的覺知能力。數字化意識是數字化素養的重要組成部分，影響著信息主體的信息需求表達和信息行為，進而影響著數字化工作的開展和發展。1.2數字化技術應用。數字化技術是高校檔案數字化各項工作順利開展的重要支撐，也影響著數字化素養的養成與提高。從技術角度定義數字化,它是指利用計算機信息處理技術,把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號,或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼,用于快速傳輸與準確處理的過程[7]。數字化具有簡單、客觀、速度快、國際化等優點。1.3數字化信息管理。檔案數字化是信息時代的必然發展趨勢,檔案數字化管理相比于傳統的實體檔案管理,有著毋庸置疑的先進性和時效性。數字化管理是指由計算機、通信、網絡、人工智能等技術,量化管理對象與管理行為,實現計劃、協調、服務、創新等職能的管理活動和管理方法的總稱[8]。就高校檔案工作而言，數字檔案館是建設在現代化信息技術基礎之上的,它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化形式存貯,以網絡化的方式互相連接,從而使檔案信息可以及時利用,提高工作效率,同時充實各檔案館網站的內容,實現遠程的資源共享,使數字檔案館成為信息的存儲庫、信息的過濾機、信息的提供方、信息的擁有者和管理者。1.4數字化服務。管理的目的是為了服務，對于高校檔案工作而言，數字化服務主要是依托數字檔案館開展各種數字化、信息化、智慧化的服務。檔案信息化的目標是檔案信息資源的有效開發和應用,即檔案信息資源的社會共享。檔案信息資源的有效開發和利用是對傳統檔案管理工作的巨大改革[9]。1.5信息安全。信息安全是指保障國家、機構、個人的信息空間、信息載體和信息資源不受來自內外各種形式的危險、威脅、侵害和誤導的外在狀態和方式及內在主體感受[10]，不僅是一個技術問題，更是一個管理問題。擴大信息共享的程度和范圍會增加信息安全的風險，但不能因噎廢食，應從多種角度采取多種措施來保證信息安全。就高校檔案數字化中的信息安全問題而言，我們可以采用健全法律政策[11]、高校電子檔案的安全架構、信息安全的等級保護[12]、電子檔案的訪問控制[13]及檔案安全技術防范等方法。

2高校檔案工作者數字化素養的現狀分析

高校檔案工作者主要包括高校檔案館工作人員和基層單位的文書檔案管理人員。隨著近年來高校人事管理制度的改革，高校檔案館工作人員的整體素質和水平有了大幅度的提升，但是從整體上看，仍然與數字時代的要求有比較大的距離，主要表現在以下幾個方面。2.1人員的整體結構。主要體現在三個方面：第一，年齡結構不合理，一般來講，年輕人對于技術的敏銳程度及學習能力高于中老年人，高校檔案館工作人員中中老年居多，年輕人偏少，這就在一定程度上影響了新興電子技術在高校檔案館中的應用；第二，性別結構，檔案館中女性群體占比較大[14]，高校檔案館也不例外，信息技術的應用能力除了受年齡的影響，在不同性別之間也存在較大差異，現在的高校檔案館的職能及工作更加需要信息技術的參與，因此一部分的熟悉信息技術應用的男性工作者必不可少；第三，學歷水平偏低，計算機水平較差。曾經的檔案館職能單一、工作簡單，對學歷的要求不高，使得高校檔案館的工作人員的學歷水平偏低，與如今信息化背景下的檔案館的職能和工作的適應性不強，另外因學歷水平較低，故學習能力較差，并不能在信息化的時代背景下，積極迎合時代需求進行學習，所以計算機水平不高。2.2軟硬件配備。高校檔案館對于傳統檔案的管理設備包括密集架等，但隨著信息網絡技術的發展，大數據、云計算、物聯網等新技術也給數字檔案館帶來了新的挑戰[15]，為了及時高效地滿足用戶多樣化、專業化的檔案信息需求，高校檔案館，需要建立一個集收取、保存、查閱、遠程訪問綜合性的信息化平臺，并且構建一個檔案信息庫、檔案信息資源整合中心、檔案信息用戶群體構成的數字檔案館網絡[16]。高校檔案館應及時引進和更新軟硬件設備，但高校檔案館在這方面的現狀略微落后，主要與過去高校檔案館的服務內容及工作人員的人員構成有關。2.3數字化能力。信息時代需要高校檔案館運用互聯網技術，以及檔案信息存儲、信息整合、信息組織檢索、整合與挖掘技術，電子文件綜合管理技術等多層次信息技術，在功能不同的各類信息結構上有序整理與集成處理產生的各類檔案信息，并引進數字化信息安全技術體系保證檔案信息資源的有效性、完整性和真實性，

3高校檔案工作者數字化素養提升策略

只有提升了高校檔案工作者的數字化素養，才能高效可持續的發展數字時代的高調檔案工作，綜合考慮數字化素養的內涵、高校檔案工作者數字化素養的現狀，并結合數字化的時代背景，提升高校檔案工作者數字化素養的策略主要包括幾個方面。3.1有效提升數字化意識。通過開展講座、課程等專題教育及數字化技術培訓，強化數字化意識在高校檔案工作者心中的地位。2019年，國家檔案局、人力資源社會保障部了《檔案專業人員繼續教育規定》，其中對檔案專業人員業務素質、管理體制、內容方式等作了明確要求[17]。可以以此為依據建立規范的培養機制，合理安排教學形式與教學內容，從理論和實踐兩個方面針對性地提升檔案專業人員的數字化意識。此外，還可以積極推進高校檔案工作數字化變革，不斷引進數字化技術，以這種方式倒逼檔案工作人員形成并強化數字化意識。3.2更新知識結構，提升數字化技術應用能力。實施人才引進計劃，聘用精通數字化技術的專業人員或精通檔案管理和數字化技術的復合型人才，也可以對現有的高校檔案館工作人員進行培訓，培養復合型人才，進而開發、引進、運用適合高校檔案工作的數字化技術和軟件，努力完善由客觀因素差別形成的檔案管理不完善問題。想要實現檔案信息資源數字化、管理現代化、服務人性化，都離不開優秀人才的培養，也只有擁有豐富的人才資源，高校檔案館才能具備迎接數字化時代各種挑戰的能力。3.3提高對數字檔案資源的管理能力。充分借助新一代信息技術及相關工具和方法，推進檔案資源管理的結構化、系統化。推進“存量數字化、增量電子化”策略[18]，推進館藏傳統檔案電子化，并對歸檔文件實施電子化管理，從源頭上保證數字化檔案信息的真實、完整、可用；此外，還需要優化資源結構，避免檔案資源的底層化、碎片化，避免分散的檔案資源形成“信息孤島”。3.4提升數字化服務能力。在信息技術發達的時代,微信公眾平臺、微博、新聞客戶端等社交媒體成為新的媒體形式之一,高校檔案館可以充分利用各類社交媒體挖掘檔案資源,多渠道開發檔案服務創新模式,有助于拓寬檔案服務渠道、擴大檔案館的影響力，豐富檔案服務方式、提升檔案機構的服務能力，擴大檔案用戶范圍、增強檔案用戶粘性。3.5加強對檔案信息安全的重視。伴隨檔案數字化工作的開展,傳統的防火、防盜、防蟲等庫房安全管理措施已不能滿足當前需求,高校檔案館應結合實際情況完善本館安全防護措施,在重視庫房安全的同時,也應重視網絡安全。高校檔案館應完善本館安全防護制度,從各方面防患于未然。采用脫機保存形式,盡可能避免網絡攻擊帶來的損失。例如，實施電子文件和數字檔案備份制度,異地備份保管,以免發生意外而造成檔案信息數據丟失。完善檔案利用安全保密制度,處理好檔案保密與信息開放的關系。在館內加強保密學習,防止學校重要信息泄露。

4結語

檔案數字化工作對高校檔案館而言,既是發展的機遇,也是面臨的挑戰。技術的發展為高校檔案館提供了解決問題的可能性,如何迎難而上、抓住機遇仍然是每個高校檔案館應該思考的問題。數字化素養是新的時代背景下對于高校檔案工作者提出的基本要求，應牢牢把握數字化素養的內涵，理性分析高校檔案工作者數字化素養的現狀，在此基礎上著力提升高校檔案工作者數字化素養，為高校檔案工作的數字化變革提供有力支撐，為高校檔案管理和服務質量的提升打下堅實基礎。

作者:劉一寧 韓清艷 單位:1.長春工業大學人文學院 2.長春職業技術學院