展覽項目成本控制方法探討

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一、展覽項目成本控制的相關理念

對于任何企業而言,要想生存、發展都必須做好成本控制工作,這是因為良好的成本控制不僅是建立一家企業的重要基礎所在,其更是企業不斷創新、快速發展的重要動力源泉。所以,要想企業在激烈的市場競爭中,占有一席之地,就必須從成本控制入手。一般來講,當企業對成本進行控制時,必須要對管理過程中的各個要素實施全方面的考量,如,生產成本、生產質量、生產周期、人工成本等等。對展覽項目實施成本控制可謂是一項具有較強綜合性的管理工作,其實質就是在展覽項目的整個執行過程中,對所有費用的總和所進行一種管理控制活動。因此,在控制展覽項目成本時,其主要的目標就是將展覽項目的實際成本控制在財務預算之內。也正是因為展覽項目成本控制涉及到整個展覽項目的方方面面,所以,通常情況下,我們主要通過三個階段對展覽項目成本進行控制,即事前成本控制、事中成本控制、事后成本控制。

二、控制展覽項目成本時應遵循的基本原則

在控制展覽項目成本過程中,如何對財務預算費用與實際產生費用進行比較與分析始終是其最為核心的問題所在。我們將展覽項目具體實施過程中所涉及到的成本,分為兩個階段,即:籌備階段和執行階段?；I備階段主要是指對展覽項目所進行的策劃、立項、申報等;執行階段則主要是指展覽項目所需的相關費用,如,宣傳推廣費用、展覽場館費以及安保等保證性費用等。而在這些環節的實施過程中任何一個環節發生變更問題,都會對整個展覽項目的成本控制產生巨大的影響。所以,在展覽項目成本控制過程中,其實質上就是對項目實際費用與預算費用保持一致所實施的管理活動,而一旦發現實際費用與預算費用發生偏差,那么就應該從企業根本利益出發及時查明原因,采取有效的補救措施。在展覽項目成本控制過程中,應始終遵循如下幾點基本原則:第一,對展覽項目實施成本控制的角度要全面。這是因為成本控制涉及到展覽項目的方方面面,所以,在成本控制過程中不能預留下任何一個疏漏,也只有如此,才能夠保障實際費用與預算費用之間保持一致性;第二,對展覽項目實施成本控制要遵循效益原則。企業追求的最終目標就是效益,而對企業實施成本控制的根本目的也是為了進一步提高企業效益。所以,在展覽項目成本控制的過程中切忌不要違背成本控制的初衷,應注重效益原則;第三,對展覽項目實施成本控制過程中要遵循統一原則。正是因為展覽項目所涉及到的面較廣且大多環節都相互緊扣,所以任何一個環節出現失誤都會對其他環節產生巨大的影響。所以,在成本控制過程中應該注意始終遵循統一性原則;第四,對展覽項目實施成本控制應該遵循動態原則。無論是經過了多么嚴謹、科學、有效的計算,其成本預算始終會存在不確定性因素,也就是說會因為在執行過程中所遭遇到的突發狀況,而使預算成本發生變化。所以,在一定程度上對展會所實施的管理,其本質上是一個動態的管理過程,因此,在成本控制時應該預留下可變動的余地,也只有如此,才能夠在面對意外狀況的情況下不至于措手不及。

三、展覽項目成本控制的具體方法

(一)事前成本控制

此階段主要指的是對展覽項目籌備階段的成本控制。具體來講,在此階段應該從宏觀上對整體成本進行控制與把握,并在此基礎上對財務預算方案進行制定。這是因為,項目策劃是開展項目成本控制的重要開始,所以在項目策劃的過程中就應該從全局出發,考慮到涉及成本以及策劃過程中其本身產生的相關費用。一般來講此階段主要采用的是預算管理,也就是說在執行項目的初期,對項目本身制定階段性的實施計劃,并將其作為成本控制的標準,在這個階段我們始終應該遵循一切從實際出發的根本原則,以此確保項目預算具有可行性。如若我們按照展會工作的實際發展情況對其進行劃分,則可以將其分為兩個階段,即:培育階段與成熟階段。而在培育階段,由于展會的各項策劃項目尚未成熟,不可控因素仍較多,因此,即便是進行成本預算,也只能確定出一個大的框架,還需要在具體的控制過程中,對其進行相應的補充、調整與完善;在成熟階段,因為展會的各項策劃項目已經趨于成熟,因此也就能夠參照往期的執行成本進行預算標準的制定,這里需要注意的是在預算成本的制定過程中應該將項目計劃變更成本考慮進來。

(二)事中成本控制

在控制整個項目成本的過程中,對展覽實施階段的成本控制進行控制,可謂是整個成本控制過程中最為核心,也最為關鍵的所在。這是因為此階段的成本控制工作不僅涉及的工作面較廣,且涉及到管理內容也較為復雜,如,項目的宣傳推廣、觀眾組織、招商招展、租用展覽場館、搭建標準展位、保障展會現場以及展覽項目涉及的人員和項目辦公費用和其他協調費用等。而如若我們從適用主體的角度對這些費用進行分類,則可以將其分為:人力資源費用、物力資源費用、其他費用,這三大類。其中,人力資源費用是指在展覽執行過程中涉及的勞動力費用;物力資源費用是指在展覽執行過程中涉及到的材料建設費用;其他費用是指在展覽執行過程中涉及的宣傳、推廣費用。在此階段的成本控制上我們主要采用定量法或成本累計法,而最常使用的計劃指標分解方法,則是將所有的大指標進行逐一分解,分解為一個一個的分指標,并對這些分指標對應的費用項目進行控制,從而達到控制整個項目成本的目標。然而,任何一個展會項目的開展都是多項社會資源通過動員與整合而成的,因此也就會涉及到方方面面,與之相關的成本更是不勝枚舉。所以,在確定指標的過程中,做好指標屬性的分析工作則尤為重要,并且要區分指標的重要性與動態性,并給予那些占有總成本較大份額的分指標進行重點的控制。

(三)事后成本控制

對已經實施完畢的展覽項目進行分析就是在執行事后成本控制,可以說即便是整個展覽項目已經實施完畢也并不意味著展覽項目就此結束了。而是應該針對此次展覽項目所產生的費用與預算成本費用進行對比,尋找二者的差距,從而為下一階段所實施的成本控制做有益鋪墊。在此階段過程中,最為常用的方法就是監督法,也就是說通過對比預算費用與實際費用之間的差距來進行分析,查明原因,從而為下一次的成本預算提供有益的參考,并進行恰當性的修正。反饋則是對結果的一種執行狀態,可以說企業想要發展就必須要建立適合自己的成本控制體系,成本控制標準,而這就需要反饋,也只有如此,才能夠讓展覽項目在成本控制上逐步實現制度化。

四、結束語

綜上所述,本文筆者從展覽項目的相關理念入手展開了粗淺的探討,并提出展覽項目成本的控制原則與控制方法,也是希望能夠讓更多的人們更加清楚的看到展覽項目成本控制的重要性,認識到企業只有運用合理的推銷并結合合理的成本控制,才能夠得到良好的發展,才能夠在越發激烈的市場競爭中獲得一席之地。所以,做好展覽項目成本控制具有十分重要的現實意義,值得進一步深入研究與探討。

作者:吳曦 單位:天津礦博國際會展有限公司

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