合同管理在成本控制的作用

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摘要：闡述了合同管理與成本控制的聯(lián)系，分析合同管理在成本控制中的作用，包括合同管理為成本目標(biāo)制定提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、規(guī)范合同變更和索賠是成本控制的重要環(huán)節(jié)、項(xiàng)目實(shí)施階段合同管理是成本控制的關(guān)鍵，需要將工程成本控制在成本目標(biāo)之內(nèi)，以充分發(fā)揮合同管理在成本控制中的作用。

關(guān)鍵詞：合同管理；成本控制；基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；變更和索賠

工程項(xiàng)目工期長、情況復(fù)雜多變、風(fēng)險(xiǎn)大、資金投入多、不確定性強(qiáng)，其成本目標(biāo)實(shí)現(xiàn)難度相對也大。在市場競爭日漸激烈的情形下，如何更好地控制成本，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目盈利，是項(xiàng)目管理活動(dòng)急需解決的問題。合同管理和成本管理作為項(xiàng)目管理的兩大組成部分是相互影響，相互作用的。合同作為項(xiàng)目實(shí)施過程中重要的數(shù)據(jù)資料文件，對雙方的權(quán)利義務(wù)做出了明確約定，為實(shí)現(xiàn)成本目標(biāo)提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支持。合同管理作為工程管理的核心內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，從招投標(biāo)、合同談判、工程項(xiàng)目實(shí)施直至最終結(jié)算，貫穿于項(xiàng)目實(shí)施的全過程，是工程項(xiàng)目成本管理的前提和基礎(chǔ)。

1合同管理與成本控制

1.1合同管理。工程項(xiàng)目的實(shí)施涉及到方方面面的人員和資金關(guān)系，這些關(guān)系通過合同的形式確立下來，組成了復(fù)雜的合同體系。僅以施工單位為出發(fā)點(diǎn)，就形成了包括施工單位與業(yè)主簽訂的建設(shè)工程施工合同及安全生產(chǎn)合同，與材料供應(yīng)商簽訂的材料供應(yīng)合同，與勞務(wù)分包企業(yè)簽訂的勞務(wù)分包合同，與施工機(jī)械出租單位簽訂的機(jī)械租賃合同，與構(gòu)件供應(yīng)單位簽訂的加工定做合同，與軟件產(chǎn)權(quán)單位簽訂的工程管理軟件使用合同，與保險(xiǎn)公司簽訂的工程保險(xiǎn)合同等。履行這些合同的過程就是工程項(xiàng)目成本形成的過程。因此，為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，減少合同外支出，保證項(xiàng)目按照預(yù)測的成本向前推進(jìn)，必須對項(xiàng)目的合同進(jìn)行管理。1.2成本控制。成本控制是在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段，對影響成本的因素，包括人工費(fèi)用、材料費(fèi)用、機(jī)械設(shè)備費(fèi)用、現(xiàn)場管理費(fèi)用及安全生產(chǎn)費(fèi)用等一系列費(fèi)用進(jìn)行管理控制，將施工過程中發(fā)生的各種支出消耗控制在計(jì)劃之內(nèi)，定期對成本費(fèi)用進(jìn)行歸集，發(fā)現(xiàn)實(shí)際成本與計(jì)劃成本出現(xiàn)偏差時(shí)找出原因并采取措施，盡可能地減少消耗浪費(fèi)的費(fèi)用。成本控制的第一步就是設(shè)定成本目標(biāo)。成本目標(biāo)通過審查合同內(nèi)容，結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)、工程內(nèi)容進(jìn)行成本分析，并參考以往項(xiàng)目利潤實(shí)現(xiàn)情況，調(diào)整、確定項(xiàng)目最終利潤率。1.3合同管理與成本控制的聯(lián)系。首先，在合同簽訂之前對招標(biāo)文件、項(xiàng)目條件進(jìn)行分析，以做到在雙方認(rèn)可的情況下最大程度降低合同風(fēng)險(xiǎn)，降低額外費(fèi)用的產(chǎn)生概率，使得成本可控；合同簽訂之后履行之前進(jìn)行全面的合同分析，由合同管理人員進(jìn)行合同交底，交底包括合同的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、合同責(zé)任的范圍、容易出現(xiàn)成本超支的環(huán)節(jié)及應(yīng)提前采取的措施；其次，在合同履行過程中落實(shí)責(zé)任制，專人負(fù)責(zé)，從而提高合同管理的規(guī)范性和專業(yè)性，對于合同的中間結(jié)算，應(yīng)以合同中約定的單價(jià)為準(zhǔn)，以施工班組提供的數(shù)據(jù)資料為基礎(chǔ)并核實(shí)數(shù)據(jù)的真實(shí)性，做到完成多少產(chǎn)值，消耗多少資源，產(chǎn)生多少成本三者對應(yīng)；最后，合同履行后及時(shí)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，總結(jié)合同管理過程中有利于成本控制的預(yù)防措施和有效方法，為以后成本控制提供借鑒。

2合同管理在成本控制中的作用

2.1合同管理為成本目標(biāo)制定提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。計(jì)劃部根據(jù)統(tǒng)一的內(nèi)部定額，結(jié)合實(shí)地調(diào)查的人工單價(jià)、機(jī)械臺(tái)班單價(jià)、材料單價(jià)及以往項(xiàng)目合同履行中的工日臺(tái)班消耗情況、材料損耗情況、勞務(wù)分包單價(jià)及專業(yè)工程分包情況編制本項(xiàng)目目標(biāo)成本，使得項(xiàng)目成本目標(biāo)更貼近實(shí)際，可控性增強(qiáng)。同時(shí)，項(xiàng)目間的成本控制效果具有可比性。2.2規(guī)范合同變更和索賠是成本控制的重要環(huán)節(jié)。合同在履行過程中由于不確定因素的存在、施工環(huán)境的改變、地質(zhì)條件的變化，極易產(chǎn)生工程變更甚至需要進(jìn)行索賠，而變更可能會(huì)造成某些固有結(jié)構(gòu)拆除、材料再次搬運(yùn)、人員窩工或者機(jī)械設(shè)備閑置、既有工序滯后，從而引起費(fèi)用增加，還有可能導(dǎo)致安全生產(chǎn)費(fèi)用的額外支出，從而造成成本的變動(dòng)。工程變更是影響成本的主要因素，而且過多的變更由于沒有合同依據(jù)或者變更資料收集不及時(shí)、不完備，導(dǎo)致隱形成本增加。因此，要求在合同分析和合同管理時(shí)有預(yù)見性，對變更盡可能做到主動(dòng)控制，及時(shí)消滅初期階段不必要的變更，對不可避免的變更，將不利化為有利，在實(shí)施變更工程時(shí)通過勞務(wù)合同、材料合同和設(shè)備租賃合同分散部分風(fēng)險(xiǎn)，利用變更為施工提供便利條件。2.3項(xiàng)目實(shí)施階段合同管理是成本控制的關(guān)鍵。通過合同管理聯(lián)系和約束項(xiàng)目內(nèi)外的經(jīng)濟(jì)關(guān)系，合同履約的過程實(shí)際就是成本發(fā)生和成本控制的過程。各級合同的簽訂和履行，必須滿足責(zé)任成本控制的總體要求。通過強(qiáng)化合同管理，以加強(qiáng)和完善成本管理。合同的規(guī)范管理為合同簽訂和履行減少風(fēng)險(xiǎn)。合同管理人員在制定項(xiàng)目合同示范文本時(shí)，盡可能地選用國家頒布的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，同時(shí)結(jié)合以往履行合同中出現(xiàn)的問題，杜絕出現(xiàn)以往引起過糾紛的條款，盡可能做到文字表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)，不漏項(xiàng)不重復(fù)，不使用模棱兩可、含糊不清的詞語，做到質(zhì)量有標(biāo)準(zhǔn)可依，檢驗(yàn)有方法可循，將合同風(fēng)險(xiǎn)降至最低。在一般工程項(xiàng)目中，人工費(fèi)占工程費(fèi)用的10%左右，材料費(fèi)占工程費(fèi)用的50%～70%左右，機(jī)械費(fèi)占工程費(fèi)用的10%～20%左右，人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)械費(fèi)是工程成本的主要組成部分。三類主要施工合同的簽訂、履行、結(jié)算的管理是控制工程項(xiàng)目成本的前提和關(guān)鍵。2.3.1規(guī)范勞務(wù)合同以控制人工費(fèi)。首先，合同管理為勞務(wù)隊(duì)伍的選擇做出了基礎(chǔ)的準(zhǔn)備工作。合同管理人員在以往項(xiàng)目實(shí)施過程中根據(jù)合同履行情況對勞務(wù)隊(duì)伍進(jìn)行評價(jià)，建立合格勞務(wù)隊(duì)伍名冊；項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)工程特點(diǎn)和施工內(nèi)容范圍從合格勞務(wù)隊(duì)伍名冊中選擇資信良好的勞務(wù)隊(duì)伍，簽訂勞務(wù)合同。其次，在工程項(xiàng)目簽訂勞務(wù)合同時(shí)，以合同示范文本為基礎(chǔ)，結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)適當(dāng)修改。項(xiàng)目經(jīng)理在施工過程中嚴(yán)格按照勞務(wù)合同核定勞務(wù)分包費(fèi)用，控制支出，定時(shí)結(jié)算，對工程量的計(jì)量、工程變更、工程索賠制定嚴(yán)格的程序，發(fā)現(xiàn)超支及時(shí)分析原因并采取措施，同時(shí)防止合同外用工現(xiàn)象的發(fā)生。2.3.2材料合同控制材料費(fèi)。材料費(fèi)是指構(gòu)成工程實(shí)體的主要材料及有助于工程實(shí)體形成的各種輔助材料、周轉(zhuǎn)性材料的攤銷費(fèi)用。控制材料費(fèi)主要是通過控制材料用量和材料單價(jià)來實(shí)現(xiàn)。材料用量的控制需要通過對合同約定和結(jié)算的管理來實(shí)現(xiàn)。材料用量需要由項(xiàng)目的計(jì)劃部門根據(jù)施工圖確定凈用量和本單位的施工定額確定損耗量，做到盡可能使材料采購量和使用量的偏差降至最小，最大限度地減少浪費(fèi)。需要在合同中明確合理損耗的數(shù)量、比率及超出合理損耗相關(guān)方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，在結(jié)算時(shí)按合同約定執(zhí)行。同時(shí)，結(jié)合勞務(wù)合同中材料耗用相關(guān)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)勞務(wù)隊(duì)伍在材料節(jié)約方面的積極性。比如，出現(xiàn)結(jié)余按照結(jié)余的材料價(jià)值按比例分成，出現(xiàn)超量按照超量材料價(jià)值直接從勞務(wù)費(fèi)中扣除，甚至可以約定部分罰款。材料單價(jià)的合理確定在材料采購部門廣泛搜集材料價(jià)格信息、了解市場行情的基礎(chǔ)上，以比質(zhì)量、比價(jià)格、比運(yùn)距為原則，以降低材料的采購單價(jià)及運(yùn)費(fèi)為目標(biāo)，優(yōu)先選擇合格的材料供應(yīng)商。建立合格材料供應(yīng)商名錄這一基礎(chǔ)工作仍由合同管理人員來做，合同管理員根據(jù)以往項(xiàng)目材料供應(yīng)情況，包括材料的質(zhì)量等級、出廠價(jià)格、運(yùn)費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。材料采購合同簽訂之前，由合格的供應(yīng)商報(bào)價(jià)，直接與價(jià)低質(zhì)優(yōu)的供貨商簽訂合同，并在合同中明確約定風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)的責(zé)任方，杜絕出現(xiàn)成本增加的可能性。2.3.3機(jī)械租賃合同控制機(jī)械費(fèi)。設(shè)備機(jī)械租賃費(fèi)用的控制通過租賃合同約定租賃單價(jià)和臺(tái)班數(shù)量實(shí)現(xiàn)。同時(shí)嚴(yán)格控制機(jī)械使用過程中燃油量，施工機(jī)械的燃油使用量是臺(tái)班單價(jià)的重要組成部分。租賃合同的簽訂一般會(huì)分兩種方式：包油價(jià)和不包油價(jià)。簽訂包油的機(jī)械租賃合同時(shí)，以以往項(xiàng)目同種機(jī)械耗油量多少作為基準(zhǔn)線，合理確定包油價(jià)；簽訂不包油的租賃合同時(shí)，明確燃油使用量的控制方法，使用機(jī)械過程中嚴(yán)防“偷油”現(xiàn)象出現(xiàn)。臺(tái)班數(shù)量根據(jù)企業(yè)內(nèi)部定額結(jié)合項(xiàng)目同類工程內(nèi)容單位工程耗用臺(tái)班數(shù)初步定出范圍，使用機(jī)械過程中由施工現(xiàn)場負(fù)責(zé)人把控。結(jié)算時(shí)，計(jì)算臺(tái)班耗用量與之前預(yù)估范圍的偏差，同時(shí)對比以往項(xiàng)目同類工程內(nèi)容單位臺(tái)班耗用數(shù)量和預(yù)估范圍的偏差。在合同中約定，在正常偏差之內(nèi)按照原價(jià)進(jìn)行結(jié)算，超出部分按照原價(jià)折算，以此控制臺(tái)班數(shù)量。從而控制機(jī)械費(fèi)用，避免成本超支。

3結(jié)語

在市場競爭日益激烈的環(huán)境下，施工企業(yè)要想爭得一席之地，達(dá)到預(yù)期效益就要控制成本。全面的合同管理能有效保障自身利益，降低發(fā)生糾紛的概率，從而減少合同外的成本支出。因此，就要在工程項(xiàng)目中加強(qiáng)合同管理，充分發(fā)揮合同管理在成本控制中的作用，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目利潤保證企業(yè)長久發(fā)展。

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作者:秦利菊 單位:廊坊市交通公路工程有限公司