高校工作效率提升方式探微

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一、當前辦公室工作職能的不足

1.自身價值定位不準，對自身認識不足。以學院辦公室工作為例，作為教學輔助部門，辦公室需要協調上下，為教師與學生做好基層服務工作，可以說是內容上十分繁重、瑣碎和復雜。因此，高強度的工作有時也難免會出現“臉難看、門難進、話難聽、事難辦”的現象，導致工作效率不高，影響職位的服務形象。這些都與工作人員的自我認識不到位有關，對于自身的工作價值沒有給予正確的認識，導致服務意識不強，觀望等待，缺乏積極主動為基層服務的工作熱情。2.制度不健全，管理不流暢。俗話說“無規矩不成方圓”，高校辦公室應健全各種制度，提高辦公室的工作效能。但很多高校的辦公室建設中沒有明確辦公室部門的角色定位，導致辦公室工作職能混亂，各職權的行使分工不明確、管理不到位的現象時有發生，甚至偶爾出現工作失誤。3.辦公自動化使用與建設方面不足。傳統的辦公方式效率低下主要表現在：文件泛濫；電話頻繁，會議效率低，解決問題緩慢；公務復雜性增強，組織分工不明確等。傳統的辦公方式正在逐步地退出舞臺，辦公自動化的發展是辦公室建設的重要硬件標準之一。我校自去年實行OA辦公自動化以來，在很大程度上提升了辦公效率。但是作為學院辦公室的一員，我發現，公文流轉在校級層面多為電子化，而學院層面則有時因為任課老師及相關人員不能熟練操作系統，從而影響了OA系統效能的充分發揮。4.部分重要職能缺失。新形勢下高校辦公職能發生著從“交辦服務型”向“參謀服務型”的轉變。作為學校的中樞部門，參與領導的決策參謀、調查、輔助的作用，但人員短缺、管理理念落后等因素影響著辦公參謀與協助的能力，同時帶來的督察督辦效果的不足，甚至有時會出現“決策雷聲大，執行雨點小”和“決策果斷，執行軟弱”以及“決策都知道，執行無人抓”的現象。

二、提升高校辦公室工作效率的有效途徑

1.管理科學化。一是明確分工，對辦公室工作要按性質合理分工，各司其職，責任到人，精誠協作，形成精干、高效、創新、團結的戰斗團隊。二是量化考核，要建立崗位目標責任制，從辦公室領導所應承擔的責任到每個工作人員肩上的任務，都要科學合理地設置，盡量做到細化、量化、操作性強，并且對事務性的崗位，如辦會、辦事、收發、接待等不宜量化的環節，制定規范目標，對以效率質量為主的崗位，制定效率質量目標。三是靠實責任，對領導交辦的任務要“熱心辦、馬上辦、辦得好”，不推拖、延誤。2.協調規范化。溝通、協調、綜合是辦公室的一項重要工作。重點在協調方面，要特別注意做好上情下達和下情上報，既有縱向的溝通，也要有橫向的聯絡，充分發揮好辦公室的橋梁紐帶作用，這就要求我們必須找準位置，選好切入點，充分發揮綜合協調作用。情況綜合、工作協調確實不容易：綜合情況角度要準，有理有據，準確可靠；協調工作要有力度，橫到邊，豎到底，發揮最大效能。辦公室是一個整體，要使這架機器正常運轉，就需要各個崗位和全體工作人員之間的相互合作，充分發揮“一盤棋”作用。3.服務優質化。優質服務的關鍵是創新。新形勢下，要強化超前服務的意識，力爭由被動服務向主動服務轉變。一方面，要善于分析、總結辦公室工作的規律，積極運用這種規律努力增強工作的主動性；另一方面，要增強工作的計劃性，科學規劃工作，注重超前預測，既要想領導之所想，更要想領導之未想，及早發現工作中可能出現的問題和困難，并提出相應的對策，掌握做好工作的主動權。要強化服務全局的意識，實現由只辦好具體事務向當高參轉變。要強化優質服務的意識，實現按“慣例”辦事向開拓新局面轉變。要優質服務，以實現工作“零差錯”為標準，嚴謹細致地做好每一個環節的工作，特別是要克服墨守成規的經驗主義做法，面對不斷發展變化的新形勢，善于應變求新，盡可能堵塞工作上、制度上的漏洞，為工作的順利開展提供全過程的優質化服務。4.業務精通化。工作人員的基本業務素質是順利完成工作任務的根本保證，尤其辦公室工作既繁瑣復雜又具體細微，每項工作對于個人的要求也不盡相同，沒有資深的業務素質，就很難順利完成辦公室工作。因此，我們應該將提高辦公人員的業務素質能力定位于辦公室部門發展的必由之路，多為其創造深造學習的機會，提高個人的綜合素質能力，積極開展個人專業工作的學習活動，精研業務知識，豐富自我的知識體系，為辦公室工作打下良好基礎。5.信息超前化。信息是領導掌握全局、決策工作的第一手資料。在信息內容上應捕捉亮點，關注熱點，剖析難點。在信息質量上應把握真實性、時效性、超前性，在信息拓展上應在觀察、思考中求新，在比較、對照中抓新，在發展、變化中出新。在通過以上五個大的方面來提升效率的同時，辦公室工作還應該做好長遠規劃，切實將辦公室工作效率的提升與部門的戰略目標有機結合起來，確保工作效率的提升始終圍繞工作效果的提升，為南京農業大學創建一流農業大學的目標服務。

作者：李珣單位：南京農業大學公共管理學院