物流應付款模塊處理模式特點論文

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當前大多數財務軟件都設計了應付款模塊并實現了對應付款的明細核算，但主要功能集中在應付帳款記錄和統計匯總方面；其處理對象是應付項目本身，是對過去集成在帳務系統中的應付科目帳務處理的獨立和細化。這種處理模式不能反映采購過程應付項目形成的全過程，不能滿足采購過程內部控制的需要，也缺乏對供應商和物資價格的決策能力。

這種核算型的應付款模塊反映的是采購資金信息，而采購物資的物流信息集成于收發存管理模塊，因而企業在生產組織中改變物流時（如改變訂單交貨期要求供應商提前交貨），要花費人力重新平衡物流和資金流（如重編采購資金計劃以合理調度有限的資金）；改變付款政策對生產經營的影響也不可預測。這種模式下應付款模塊、物流模塊乃至客戶商模塊是獨立和松散的，管理職能作用的發揮非常有限。因此有必要改變現有財務軟件應付款的處理模式，使應付款模塊在完整反映采購業務的基礎上滿足企業內部控制，加強對供應商及其價格決策能力的需要。

一、集成物流的應付款模塊的處理模式特點

集成物流的管理型應付款處理模式下對應付款的管理突破了核算的局限，增強了對供應商的決策能力，強化了內部控制特別是采購目標成本的控制。其核心是對采購過程分環節的反映和控制；將以前分散的供應商信息、應付資金信息及物流信息進行有效的集成管理；應付款每一記錄都能對應采購的動因、過程及結果。這種集成物流的管理型應付款系統的主要特點有：

1、管理應付款形成全過程。企業根據生產計劃和產品組成運行物料需求計劃（MRP）運算得出采購計劃，它是應付款形成的起點，是應付款的預算子模塊，它形成采購資金需求計劃；根據供應商歷史庫或通過物資詢價，確定供應商和采購價并簽訂采購合同，采購合同是應付款形成的依據，它是應付款的計劃子模塊，通過它形成釆購客戶付款計劃；企業根據生產進度組織采購物資的入庫形成實際的應付款，并合理調配有限的采購資金組織付款，它們是應付款的核算子模塊；以采購計劃為起點，采購合同為依據，記錄采購物資應付、實付信息并進行分類控制是管理型應付款模塊的結構特點。

2、完整反映采購成本信息。某項材料的釆購成本的形成涉及多個供應商、加工商或協作者，而且含有不同性質的成本（如買價和運費、廠外加工成本，廠內加工的專項費、雜費分攤等）。管理型應付款模塊對這些費用進行審核記錄時，要分類反映各種性質的采購成本的形成來源、應付款的組成對象，對各個環節的采購費用進行記錄和分析。完整反映采購過程中的成本組成是簡化應付款處理過程和有效加強采購成本控制的基礎環節。

3、有效控制采購過程。這種模式下財務人員借助應付帳簿和與之有關的采購計劃、采購合同、入庫單及庫存明細信息能監管采購全過程；供應商、價格庫和標準采購成本信息等能在采購過程中不斷完善；對采購資金能加以有效的控制；由于采購資金流、物流和信息流得到了統一，財務人員能掌握更多的決策信息，從而施行更有利的內部控制。

4、綜合體現為一套數據二種視圖。這種處理模式下應付款帳簿信息來源于釆購和庫存模塊，具體是指應付款模塊數據在采購和庫存模塊登記，財會部門對相關數據審核形成帳簿記錄，并分析形成有效的財務控制信息，這種應付款處理模式能同時滿足會計核算和管理的需要。“一套數據、二種視圖”的處理模式是應付款模塊發揮核算和管理職能的技術基礎。

二、應付款模塊設計的關鍵問題

1、采購及付款過程的規范。多數企業的采購和應付款管理有成熟的處理流程，但問題在于在推行財務信息化過程中沒有體現這些成熟的流程。因此，應付款模塊的設計首先要注重規范和集成供應鏈上與采購有關的信息。

2、改進入庫子模塊的功能設計和界面設計。現有財務軟件在入庫登記上采用與手工方式相近似的處理界面，這看起來符合操作人員的習慣，但這一環節恰恰構成應付款管理信息瓶頸。因為入庫單作為最主要的入庫信息錄入界面，如果只登記采購物資成本和數量的最終信息，而不反映采購過程不同供應商、運輸商和協作商（或協作部門）的價格組成信息，就不可能形成應付款信息和多種價格信息，不利于對物資采購過程中不同環節的成本進行分析。結合單據流轉和控制過程改進入庫設計是實現應付款模塊管理職能的保證。

3、信息處理流程要體現控制過程。現有財務軟件在采購及應付款環節上多數采取集中處理方式，不強調單據信息分工操作，這種方式下企業采購控制環節與信息流轉過程脫節，從而導致管理信息不全。管理型應付款模塊中要使計算機信息流轉體現控制過程，在模塊操作的不同環節要精確控制單據數據項的操作權限，體現控制過程；同時單據的數據表設計要考慮整個流轉過程并增加許多屬性字段以反映多項管理信息。

4、集成于物流模塊并與總帳模塊關聯。應付款模塊要發揮作用，在設計過程中能否實現與物流模塊（如產品生產、采購、到貨）的集成非常關鍵，其實現程度限制著模塊管理功能的發揮。同時設計時也要考慮如何與總帳系統關聯和數據交換。因為準確地登記會計帳簿、發揮核算功能也是應付模塊的重要功能。

三、實行這種模塊的意義

1、規范并簡化核算。這種處理模式下規范并統一管理采購過程的資金流、物流和信息流，減少了信息的重復處理，能提高核算的效率和質量，使應付款核算內容更完整，分工更合理。

2、提高管理職能。通過對采購全過程信息的反映能增加財務人員對采購過程的監管能力；通過分類反映供應商和采購價格可以形成企業的供應商庫和材料價格庫，有利于加強產品設計、生產制造過程中材料目標成本的控制，并形成標準采購成本，有助于企業在內部控制過程中貫徹標準成本核算制度；應付款記錄反映信息的完整，可增強企業對采購資金的調度能力。

3、促進財務軟件開發模式的創新。會計電算化實現核算型向管理型過渡的關鍵在于處理模式的創新，不能只強調會計核算功能的細化和開發技術的更新換代，而忽視與企業特定管理目標相結合。設計管理型應付款模塊符合以財務為中心建立企業MIS/ERP系統皤思路，并進一步促進我國財務軟件管理職能的提高。