當前怎樣加重對電子檔案的整理與保護

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[摘要]隨著辦公條件的改善和計算機應用的普及,檔案管理逐步由傳統的紙媒介向電子媒介轉變,新形式下檔案管理應轉變思想觀念,注重對電子檔案的整理和保護。

[關鍵詞]電子檔案;辦公;整理;保護

1電子檔案的整理

1.1文書電子檔案整理

一是內部文件。以年份、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤;第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范,應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題,并建立文書檔案盤內文件目錄,便于計算機對盤內文件查找。

二是外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進入網絡,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如分類號、檔號等,然后進入檔案數據庫。如要查詢,則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

1.2科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多,可以先按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的,所以,數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入,對紙質文件的實體進行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應附上電子文件內容說明和注意事項。

1.3會計電子文件整理

一是工資單。工資以光盤形式歸檔時,應附有紙質的每月的工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等,同時還應附有移交清單,作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

二是賬簿。會計賬簿內容已進入計算機管理系統,現在看到的實物實際上是計算機的打印件,計算機賬簿的格式比較統一,其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期,負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強賬簿的真實性和憑證作用。

2電子檔案的保護

2.1優盤或大容量移動硬盤的保護

一是統一配發優盤或大容量的移動硬盤,并賦碼,專碼專人專用,登記造冊,列入資產。二是加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測,確保保存電子文件的優盤或移動硬盤不帶病毒。三是對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。四是在條件允許時,及時將存儲電子文件的硬盤載體更換成光盤,便于長久保存。

2.2光盤的保護

一是規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。二是保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃~24℃,相對濕度控制在40%~65%。三是注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施,硬盤每2年,光盤每5年轉儲一次,轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。