檔案全過程安全管理風(fēng)險控制研究

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摘要:本文主要討論檔案全過程管理及其安全風(fēng)險隱患，從檔案前端控制、檔案庫房保管及庫外后程監(jiān)管三方面，闡述了檔案運(yùn)行全過程安全管理的要求與方法，明確檔案安全的風(fēng)險控制與安全隱患消除的工作出發(fā)點(diǎn)，并通過采用風(fēng)險控制指標(biāo)的方式，討論制定檔案風(fēng)險控制指標(biāo)的方法及其相應(yīng)的作用，綜合評定方案實(shí)施的過程與結(jié)果，為化解檔案威脅、消除安全隱患、控制事故風(fēng)險提供有效的方法。

關(guān)鍵詞:檔案保護(hù);檔案安全;全過程管理;風(fēng)險控制;風(fēng)險控制指標(biāo);隱患

檔案安全是對檔案實(shí)體和信息采取防范措施，避免受到自然災(zāi)害、人為事故和突發(fā)事件的破壞，減少檔案在管理過程中的損壞，使檔案處于安全狀態(tài)，確保不發(fā)生檔案丟失和損毀，以及信息泄密事件。明確檔案安全職責(zé)，控制安全風(fēng)險，消除安全隱患，維護(hù)檔案管理全過程的安全，是檔案部門的基本任務(wù)和第一要求，也是檔案工作者的基本職責(zé)。

1檔案全過程管理及其安全風(fēng)險隱患

1.1檔案全過程管理

實(shí)施檔案工作全過程管理，是新時期檔案工作新的理念，其目標(biāo)在于對檔案的收集、整理歸檔、保管、利用，以及遷移等工作狀態(tài)，采取標(biāo)準(zhǔn)化的過程管理，確保檔案管理工作業(yè)態(tài)的科學(xué)化與規(guī)范化。檔案全過程管理一般有三個階段：一是檔案的前端管理；二是檔案的庫房保管；三是檔案的后程監(jiān)管.檔案全過程管理，與過去通常的檔案管理相比，主要有以下三個方面的變化：（1）檔案工作環(huán)境的擴(kuò)展。檔案安全保護(hù)的工作視野不僅關(guān)注于檔案在庫房內(nèi)的安全，同時也密切關(guān)注檔案在庫外活動，特別是脫離了檔案適宜環(huán)境，即庫外運(yùn)行狀態(tài)及其影響破壞作用。（2）檔案工作業(yè)態(tài)的延伸。檔案安全管理活動是全方位地覆蓋檔案的各個工作業(yè)態(tài)，對檔案的“收、管、用”環(huán)節(jié)中的檔案收集、整理歸檔、編研、保管保護(hù)、開發(fā)利用、展覽陳列、移交轉(zhuǎn)移等，都給予高度關(guān)注，確保不發(fā)生任何安全事故。（3）檔案工作目標(biāo)的提升。檔案的絕對安全，不僅要確保檔案在工作活動中不出現(xiàn)檔案的損壞、損毀和丟失等事故或事件，同時還要求消除檔案工作中存在的、潛在的不安全因素，及時化解檔案工作層面的風(fēng)險隱患和不利因素，使檔案始終處在一種安全的、無害的適宜環(huán)境中。

1.2檔案全過程管理中的隱患和風(fēng)險

檔案全過程管理活動涉及的工作環(huán)節(jié)多，制約因素多，可能出現(xiàn)的狀況和產(chǎn)生的變化也多，這些制約因素和影響情況，會弱化檔案管理工作，降低檔案安全保障的效率。檔案全過程管理中易出現(xiàn)的檔案風(fēng)險和事故隱患，潛伏在檔案利用、檔案保管及檔案日常管理的多個方面，這些管理隱患和風(fēng)險因子主要有：（1）檔案接收征集工作中，未能依據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的要求，嚴(yán)格執(zhí)行檔案的相關(guān)管理規(guī)章制度，造成工作的失誤和疏忽，從而造成檔案的破壞和損壞。（2）檔案處在不適宜保管條件下，使得檔案的自然老化加劇，特別是不適宜的溫濕度、光、空氣污染物及害蟲、霉菌等因素的影響，會造成檔案出現(xiàn)紙張的變黃發(fā)脆、字跡變色褪色、膠片霉?fàn)€、磁帶粘連變質(zhì)，以及光盤的腐蝕等現(xiàn)象。（3）檔案利用過程是一個多樣的復(fù)雜過程，這個階段的破壞程度差異很大，有時會出現(xiàn)檔案的缺頁和破裂，有時會出現(xiàn)檔案字跡的褪變和信息的失真，有時會出現(xiàn)檔案秩序的錯亂，甚至于出現(xiàn)檔案的丟失和徹底損毀。（4）檔案管理疏忽，工作人員大意馬虎，管理不善，監(jiān)管不力，也會造成檔案安全漏洞很多，檔案破壞和損失的安全隱患不少，如檔案人員私自有償向國外研究人員提供檔案數(shù)據(jù)。（5）備份修復(fù)時出會現(xiàn)不當(dāng)?shù)膿p害，有的檔案已經(jīng)破損，有的出現(xiàn)生蟲、發(fā)霉情況且未得到及時修復(fù)；以及修復(fù)過程中的方法與措施不妥當(dāng)、不合適、不安全，也會對檔案安全造成威脅；有的對電子文件既無備份，也無過硬的保護(hù)、保密措施。

2檔案全過程安全管理的方式與途徑

檔案全過程安全管理是指在檔案的收集、整理歸檔、保管、利用以及遷移等管理過程中不發(fā)生破壞性事件或事故，化解和消除管理活動中存在的安全風(fēng)險和隱患，使保管和利用的檔案沒有危險，不受威脅，不出事故。檔案管理部門主要有檔案館和檔案室兩種形式，其全過程管理表現(xiàn)為兩種明顯不同的工作狀態(tài)：一種是庫房內(nèi)的相對穩(wěn)定的環(huán)境，保管條件適宜，檔案受損、破壞的概率比較低；另一種是處在動態(tài)的庫外工作狀態(tài)，環(huán)境條件不穩(wěn)定，在動態(tài)過程中（一些過程變化還比較頻繁）容易受到不利因素或有害因子的破壞，如圖2所示。在確保檔案絕對安全的條件下，根據(jù)這兩種不同的環(huán)境和工作狀態(tài)需要進(jìn)行相應(yīng)的安全管理。

2.1檔案前端控制的安全管理

2.1.1檔案接收時的安全保護(hù)

接收的檔案需要加強(qiáng)管理與保護(hù)，以利于后期檔案的利用與保存。一是制定檔案接收進(jìn)館質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢查驗收制度，保證接收進(jìn)館的檔案符合安全要求。二是檔案部門按有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案檢查和驗收，對新接收的檔案，一般應(yīng)進(jìn)行消毒滅菌處理，做到先消毒、后入庫。三是檢查合格后，連同案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和檢索工具，一并接收入館。

2.1.2檔案征集時的安全保護(hù)

檔案收集是檔案安全管理的一個重要環(huán)節(jié)，確保收集的檔案完好無損是檔案安全的基本要求。一是建立檔案征集的安全管理制度。二是征集檔案進(jìn)館前，要嚴(yán)密包裝，妥善運(yùn)輸，專人護(hù)送，保證檔案安全。三是征集來的檔案要及時歸檔，有關(guān)部門應(yīng)及時向檔案管理部門移交。

2.1.3整理檔案時的安全保護(hù)

一是應(yīng)當(dāng)做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、填寫規(guī)范、裝訂整齊、格式統(tǒng)一。檔案的目錄、內(nèi)容、填寫要求等，符合規(guī)范，利于長久安全保存。二是檔案整理歸檔時，應(yīng)當(dāng)按照檔案安全要求逐卷逐件進(jìn)行，慎重處理檔案原件。三是加強(qiáng)檔案整理中的保護(hù)，清除有破壞作用的文件裝訂物、添加物等；對有些檔案進(jìn)行舒展平整、表面去污和修裱等保護(hù)性處理；規(guī)范檔案裝入盒的操作；單獨(dú)對有潛在危害的檔案立卷。四是防范人為災(zāi)害、突發(fā)事件，以及不當(dāng)操作造成檔案的丟失、破壞或損毀。檔案文件在整理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時歸檔。

2.2檔案庫房保管的安全管理

檔案庫房的安全管理工作，主要是通過檔案庫房的安全工作來實(shí)施的。主要有兩方面的工作。

2.2.1配備檔案安全的設(shè)備設(shè)施

檔案庫房安全管理的基礎(chǔ)性條件，是具備必要和必需的檔案安全設(shè)備設(shè)施。主要包括：安裝庫房的安全監(jiān)控系統(tǒng)，配備庫房的消防設(shè)備，配置檔案的保護(hù)與管理維護(hù)設(shè)備，建立和完善檔案數(shù)字信息安全設(shè)施。

2.2.2加強(qiáng)庫房保管中的安全措施

強(qiáng)化檔案保管的工作效率，需要建立相應(yīng)的管理制度，保障庫房安全管理工作的有效開展。主要包括：建立健全檔案庫房安全管理制度；注重保管中的檔案實(shí)體與信息安全；加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，建立崗位責(zé)任制，做到責(zé)任到人。

2.3庫外后程監(jiān)管的安全管理

2.3.1檔案利用中的安全管理

注重利用中的檔案安全，確保檔案不丟失、不損壞，檔案信息不失密泄密。一是做好檔案利用登記，限定用戶利用范圍，嚴(yán)格審批手續(xù)。嚴(yán)格控制檔案原件的利用，對檔案復(fù)制件的使用，也應(yīng)履行相關(guān)手續(xù)。建立完整的登記、借用、歸還等手續(xù)。二是使用單位對摘錄、復(fù)制的檔案要嚴(yán)格登記，妥善保管，不得散存在個人手中，不得擴(kuò)散和轉(zhuǎn)讓。嚴(yán)禁擅自摘抄、復(fù)制檔案，因工作需要從檔案中取證的，必須按查閱檔案審批權(quán)限經(jīng)審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制（或拍攝）。三是在檔案利用場所安裝攝像監(jiān)視器，嚴(yán)防利用者在檔案上涂改、圈畫、抽取、折疊、裁剪、撤換。用戶利用檔案時，必須愛惜檔案，不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。四是收回檔案時，仔細(xì)翻閱檢查被利用的案卷和摘抄的內(nèi)容。

2.3.2檔案編研時的安全保護(hù)

一是應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案法規(guī)，遵循檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范，遵守檔案利用與安全的相關(guān)規(guī)章制度。二是規(guī)范管理，避免使用不當(dāng)或過度造成損傷及損毀。三是從保護(hù)檔案、方便利用的原則出發(fā)，更多采取檔案的數(shù)字形式、復(fù)制件形式，盡量避免檔案原件的重復(fù)使用，減少利用損傷。

2.3.3檔案展覽中的安全管理

檔案展覽活動范圍廣、接觸對象多、檔案展覽形式多樣，增加了檔案受損和破壞的概率。一是檔案展覽場所應(yīng)配備安全設(shè)施和保護(hù)設(shè)備，防止檔案被盜、被損壞、被破壞情況發(fā)生。二是監(jiān)管展覽中的檔案安全，防止檔案展覽過程中人為損傷、展覽環(huán)境變化、用戶不當(dāng)操作等因素對檔案的破壞。三是制訂檔案展覽中災(zāi)害防護(hù)和突發(fā)事件應(yīng)急處置方案，確保檔案安全。

2.3.4檔案外借（轉(zhuǎn)遞）中的安全管理

檔案館（室）要檢查與控制借出的檔案，履行手續(xù)，規(guī)范操作，保證安全。一是出借給單位或個人的檔案復(fù)制件、摘抄材料，必須加蓋檔案館（室）公章。二是利用單位或個人借用的檔案，要嚴(yán)格登記，妥為保管，不得擴(kuò)散和轉(zhuǎn)讓。三是不允許利用單位或個人長期保存，用畢一律退回。此外，轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)當(dāng)依據(jù)安全保密要求，履行審批手續(xù)，依章規(guī)范操作，防止出現(xiàn)檔案丟失或損壞的情況發(fā)生。

2.3.5檔案移交的安全管理

檔案室應(yīng)依法定期將具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案向檔案館移交。一是做好交接前的準(zhǔn)備工作，對所有保存檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符。二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好檔案借閱查詢登記簿，并在檔案借閱查詢登記簿上注明原因及催還情況。三是按檔案移交要求編制移交清單，有特殊情況需要說明的附于清單后。

2.3.6檔案轉(zhuǎn)移運(yùn)輸中的安全管理

一是檔案轉(zhuǎn)移運(yùn)輸時，使用牢固、干燥的包裝材料和裝載形式對被送檔案進(jìn)行包裝，并進(jìn)行檔案安全檢查，防止轉(zhuǎn)運(yùn)過程中檔案的損失。二是檔案轉(zhuǎn)運(yùn)中包裝箱應(yīng)符合檔案安全要求，全程注意檔案的完好與完整，避免發(fā)生檔案損壞、被盜、丟失事件。三是檔案遠(yuǎn)距離運(yùn)輸轉(zhuǎn)移，應(yīng)考慮天氣變化，防范暴雨、冰雪或大風(fēng)等惡劣天氣，以及突發(fā)事件可能對檔案造成的損失和危害。

3檔案安全風(fēng)險控制指標(biāo)及其實(shí)施方式

3.1風(fēng)險控制方式

確保檔案安全，需要消除安全事故隱患，化解安全風(fēng)險。全過程管理中檔案安全的風(fēng)險控制，作為常態(tài)化的風(fēng)險控制，是檔案安全重要性和長期性的體現(xiàn)，是檔案安全體系建設(shè)中的重要內(nèi)容。檔案安全的風(fēng)險控制指標(biāo)是一種對檔案安全事故發(fā)生和發(fā)展能夠作出基本判別的評估指標(biāo)。借助量化的風(fēng)險控制指標(biāo)，能區(qū)分檔案安全風(fēng)險隱患，確定事故的破壞程度，預(yù)判危害的發(fā)展態(tài)勢，達(dá)到減少災(zāi)害發(fā)生的概率和控制風(fēng)險的目的。

3.2風(fēng)險控制指標(biāo)的制定與作用

設(shè)計全過程檔案安全管理的風(fēng)險控制指標(biāo)，需要依據(jù)國家檔案安全戰(zhàn)略、本單位所屬系統(tǒng)的發(fā)展需求、面臨的安全工作形勢和現(xiàn)實(shí)情況，從降低檔案安全風(fēng)險的要求出發(fā)，認(rèn)真研究制定考核依據(jù)、考核內(nèi)容、辦法及評分標(biāo)準(zhǔn)、考核成績及否決條款等內(nèi)容。全過程檔案安全管理的風(fēng)險控制指標(biāo)可以設(shè)定成三級指標(biāo)，其內(nèi)容涉及檔案的安全防護(hù)與風(fēng)險控制，針對檔案的實(shí)體管理與信息安全。檔案安全風(fēng)險控制指標(biāo)，主要涉及全過程管理中安全防護(hù)、隱患消除、風(fēng)險控制，以及數(shù)字信息安全等內(nèi)容。檔案安全風(fēng)險控制指標(biāo)的主要內(nèi)容與工作目標(biāo)詳見表1。檔案館（室）風(fēng)險控制指標(biāo)的核心內(nèi)容，是檔案保管和檔案利用的安全。風(fēng)險控制指標(biāo)包括檔案安全隱患和潛在風(fēng)險的工作環(huán)節(jié)、人員和場所。控制風(fēng)險的范圍包括庫房基礎(chǔ)設(shè)施、配置的設(shè)備設(shè)施，也包括檔案前端與后端管理，以及檔案減災(zāi)處突和檔案搶救修復(fù)等內(nèi)容。設(shè)計風(fēng)險控制指標(biāo)需要以檔案總體安全為目標(biāo)，從時間周期、保護(hù)措施、控制風(fēng)險效果等方面，加強(qiáng)檔案安全管理，并通過檔案安全狀態(tài)的實(shí)時監(jiān)控，及時分析檔案安全態(tài)勢及發(fā)展?fàn)顩r，調(diào)整與評估檔案風(fēng)險控制指標(biāo)的實(shí)施效果。風(fēng)險控制指標(biāo)的作用，是檔案行政管理部門指導(dǎo)和監(jiān)督檔案館（室）開展檔案安全工作的依據(jù)，成為衡量各級單位檔案安全工作開展情況的評估標(biāo)準(zhǔn)；也是各級各類檔案館（室）進(jìn)行檔案安全工作自查、實(shí)施自我監(jiān)督的工作標(biāo)準(zhǔn)。

3.3方案實(shí)施與結(jié)果評定

（1）選用檔案安全的風(fēng)險控制指標(biāo)，實(shí)施檔案安全的監(jiān)管，需要有專業(yè)化的評價組織。通過有效的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確風(fēng)險指標(biāo)評價主體、客體，借助科學(xué)合理的評價機(jī)制，使風(fēng)險指標(biāo)的作用與功能得到有效的發(fā)揮。（2）嚴(yán)格風(fēng)險控制指標(biāo)的實(shí)施過程，在評價實(shí)施準(zhǔn)備階段、風(fēng)險識別階段、風(fēng)險分析階段及風(fēng)險處置階段中，規(guī)范檔案安全風(fēng)險控制的操作規(guī)程。（3）通過量化分析與結(jié)果，以及信息反饋與改進(jìn)完善，對檔案安全風(fēng)險及事故隱患的基本情況，有一個認(rèn)識和總體評價。了解該評價指標(biāo)的主要特點(diǎn)，形成相關(guān)的用戶評測報告。（4）對整個風(fēng)險控制指標(biāo)的實(shí)施效果進(jìn)行評估，在評估過程中，需要注重質(zhì)量，依重專業(yè)論證；專家評定與指標(biāo)評估；獲得行業(yè)認(rèn)同；示范與推廣應(yīng)用；得到員工支持和理解，并用于實(shí)踐；獲得社會接受，有經(jīng)濟(jì)與社會效益。確保檔案安全，明確檔案安全職責(zé)；加強(qiáng)檔案實(shí)體安全與信息安全；注重檔案全過程管理中的檔案安全工作，做好災(zāi)害防范工作。加強(qiáng)檔案安全教育，強(qiáng)化安全技術(shù)培訓(xùn)。只有這樣，才能有效消除和化解檔案安全管理中的風(fēng)險與隱患，確保檔案的絕對安全。

作者:彭遠(yuǎn)明 單位:南京政治學(xué)院上海校區(qū)