高校財務網上報銷系統探索

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【摘要】近年來，國家逐年加大對高等教育的經費投入，伴隨經費投入的不斷增加和多元化，導致財務報銷的工作量與日俱增，報銷難問題日益凸顯。隨著網絡信息化的快速發展，部分高校陸續開始嘗試財務網上報銷系統，在業務處理時點、資金安全、報銷準確率、交易結果獲取等方面獲得較大優勢，為解決報賬難問題帶來了新的突破。然而，該系統在實際運行過程中，仍存在一些問題需要改進。文章將對高校財務網上報銷系統的優勢進行闡述，對存在問題進行梳理，并提出有效解決措施，對如何進一步優化和完善該系統提出具體建議，從而有效提高財務報銷工作效率，提升財務管理水平。

【關鍵詞】信息化；高校財務；網上報銷；流程優化

當前，隨著高校招生規模陸續擴大，經費收支總量大幅增加，資金來源渠道的多樣化和使用管理的精細化，導致日常報銷工作量與核算難度大幅增加，給高校財務人員帶來了巨大壓力，使得財務報銷難成為各高校客觀存在且急需解決的問題。財務網上報銷系統的推行給這一難題的解決帶來了突破口，該系統在財務管理信息化建設中扮演了重要角色，它將財經制度有效嵌入到報銷流程之中，將報銷經辦人、審批人、財務人員緊密聯系在一起，打破了以往當面審簽、柜臺報銷的空間與時間限制，提供24小時財務自助服務，有效提高了高校財務工作效率。

一、相關文獻綜述

Sunetal[1]提出建立財務管理信息系統和財務決策支持子系統，可以更新觀念，強化財務管理人員的專業技術能力；Sunetal.[2]指出基于一定目標和理念，設計出與之相適應的具有一定功能的網上報銷系統，可以提高效率，簡化流程，提升服務；高云濤[3]認為網上報銷可減少現金流，從而降低現金風險，準確及時傳遞財務信息；譚佳[4]從降低內控風險層面對網上報銷進行了研究；邱均成等[5]借助抽象、概括、比較和歸納等分析方法，從信息技術與傳統會計相互融合角度闡述了網上報銷相關問題；陳娟麗等[6]認為網上報銷要加強宣傳，加大相關軟件的開發力度和實際應用；胡燕[7]從財務流程再造角度對網上報銷相關問題進行了分析和闡述；胡薇[8]分析了網上報銷的具體優勢及實施過程中存在的若干問題；陳建凱等[9]解析了一體化報賬體系，對網上審簽報銷的優勢進行了闡述；牛星等[10]從工作效率、信息資源、控制機制和管理水平四個方面對網上報銷的優勢進行深入分析。總之，高校財務信息化的發展，為財務網上報銷提供了技術支持和發展平臺。學術界和實務界也深入地探討了財務網上報銷的相關利弊。在此基礎上，本文將進一步對高校財務網上報銷系統相關問題進行梳理和探究，優化財務報銷手段，提高財務工作效率。

二、高校財務網上報銷系統的流程和優勢

高校財務網上報銷系統是以互聯網技術優勢為依托，以會計電算化發展為基礎而創建的一種新型的財務報銷模式。這種全新的、無等待的報銷模式，匯集了當前各類先進的財務管理功能，是傳統會計管理業務的一大飛躍，也是財務管理與“互聯網+”的完美融合。它將“網上填報、單據傳遞、零現金、零等候、互動查詢”等功能有機結合在一起，其流程如圖1所示。由圖1可知，該系統借助互聯網技術，通過對不同經費進行事前授權，在經濟業務發生后，報銷人可根據個人時間安排，登錄網上報銷系統，選擇授權項目對應指標，整理、上傳相關票據，據實填寫報銷信息，審批完成后即可打印經費報銷單，連同佐證附件一起遞交財務，審核無誤后進行支付，最后通過網絡或短信方式告知報銷人支付情況，亦可通過網上報銷系統進行結果查詢。該系統主要具有以下四方面的優勢：（一）加強預算管理，有效實現指標控制，達到財務資源共享。報銷人在報銷業務開展過程中，需事先得到經費負責人指標授權后方可操作，選擇支出項目對應指標進行業務處理，如超出授權指標額度系統將自動預警禁止其操作，這種規范性設置可確保報銷人在預算授權額度內使用指標，同時財務人員也能及時了解各部門項目預算執行情況，掌握項目完成進度，經費開支能夠得到有效控制。該系統與財務系統有效對接后，可實現財務數據資源共享，網報系統、預算系統、銀校互通的有效連接可對每一筆業務進行輕松快速的展示，各級負責人可對預算執行和經費支出情況及時掌握，報銷人也可隨時對報銷業務流程和進展情況進行實時查詢，財務人員可借助該系統對各項經費起到事前預算、事中審核和事后監督的作用，做到經費績效管理有的放矢，確保財務數據的科學性，提高財務管理水平。（二）規范報銷流程，方便各級審批，減少分歧。通過技術手段，在網報系統內對差旅費、勞務費等報銷事項進行程序設定，形成固定模板，報銷人填寫基本信息即可查詢與之相關聯的輔助信息（比如差旅費標準、適合稅率等），加上報銷人對項目進展情況和可用額度的了解，有效減少了填制報銷單時各種錯誤的發生。網報系統，打破了時間和地域限制，在履行審核流程時，相關節點審核人可登錄PC端或手機APP，即可實時審批，方便快捷。另外經費報銷人和財務人員對于經費余額的掌握是一致的，避免因信息不對稱產生矛盾和分歧。（三）有效解決了“排長隊”問題，提高了支付環節的工作效率。該系統突破了傳統報銷方式對于時間和地域的要求，報銷人利用互聯網技術，可完全按照自己的時間安排填寫報銷信息，上傳影像附件完成審批流程，避免長時間等待。到支付環節之后，出納可從軟件系統中批量導出額度導入表，將表中支付項目號、經濟分類、收款人信息、轉賬方式、用途等內容與紙質單據核對無誤后，批量導入財政專網申領額度至自助柜面進行支付，從而節省大量時間和精力，有效提高了支付工作效率。（四）有效提高內控力度，降低了財務風險。為有效杜絕越級審批和人為干預改變審批流程問題的發生，該系統在審批流程中事先內嵌了內控和相關報銷制度，在審批環節中只能按照規定流程進行審批，從而有效提高了內控力度，內控風險得到了控制，降低了財務風險。

三、高校財務網上報銷系統及運行中存在的問題

（一）報銷人存在認識偏差，流程掌握不熟練，返工率較高。該系統屬信息化時代下的新生事物，部分報銷人意識固化，對于新生事物的嘗試缺乏積極主動性，不利于此項工作的推動；在推行網上報銷初期，雖然財務部門已針對不同群體進行了專題培訓，但在實際操作過程中，往往存在對報銷流程不夠熟悉或系統操作不夠熟練等客觀因素，導致報銷信息錄入時產生困難，也有部分報銷人對項目選擇、資金支出范圍掌握不夠清晰，導致填寫出現問題，產生退單。（二）信息溝通不暢，易產生誤解。報銷人在報銷單據填寫或退單原因等方面遇到疑問，或財務人員在網上審核過程中需與報銷人進行問題核實時，最直接的方式就是通過電話聯系。但從實際來看，電話溝通中存在一定問題，比如預留在報銷單上面的聯系方式不準確，或報銷人忙于教學或其他不方便接聽電話等因素，都會直接影響雙方溝通。另外如報銷人對存在問題想咨詢財務人員時，也存在財務人員忙于業務工作，未能及時接聽咨詢電話，因時間不對稱因素容易造成誤解，不利于財務工作的開展。（三）存在一定的網絡安全隱患。該系統要求與外網對接，這就給垃圾郵件、病毒軟件和黑客攻擊提供了機會，將極大地威脅到財務系統和數據的安全性；其次有權限進入該系統的人員相對較多，報銷信息錄入的工作地點較自由，密碼設置較為簡單等問題，相比只有財務人員能夠進入系統更具有網絡安全風險。（四）原始單據傳遞過程中存在缺失風險。原始單據作為財務報銷的數據支撐和依據，其中包含了大量的經濟信息，如在原始單據投遞或保管過程中存在隱患，則會對財務工作造成不良影響；如投遞點設置不科學，會導致原始單據被盜等情況的發生；另外在報銷人遞交報銷單據后，經財務審核后需要對其報銷內容增加情況說明時，報銷人需將報銷單取回完善后再遞交財務，來回傳遞過程中容易產生丟單或不明確現象。（五）系統設計科學性、實用性有待加強目前，部分高校采取了財務網上報銷，但在前期系統設計時，存在經費審批權限不明確、表單設計不合理等問題，比如：對于科研經費、專項經費，未能明確做到按照金額和使用方向進行審批授權，導致審批混亂；另外對于科研業務和職能部門的日常業務處理系統分類不夠細化、報銷中所涉及的表單設計未按照統一格式設定，不利于報銷工作的開展。

四、高校財務網上報銷系統及流程優化建議

（一）加強宣傳，定期培訓。加強宣傳，提高學校各級領導和業務經辦人對財務網上報銷的了解；同時做好系統使用的培訓工作，可將日常報銷工作流程、注意事項、相關政策法規推送至該系統，將使用操作說明印刷成冊下發，確保可隨查隨用；后續的重點工作是要做好跟蹤指導，可將財務處工作人員分成若干小組，每個小組固定負責幾個部門，對口進行跟蹤和業務指導；適時召開碰頭會，匯總報銷人在實際報銷中遇到的問題，征集好的意見，對存在問題及可行性建議梳理后與軟件公司協商，有效解決。（二）優化系統設置，使報銷流程更加順暢。在確保財務數據安全、穩定的前提下，進一步優化系統設置，使專業術語逐步通俗化，對報銷主頁進行合并、簡化，達到直觀、易懂；對經費審批權限按照預定標準結合經費來源、類別進行調整，達到審批明確，流程順暢；對各項業務表單的設計形成固定格式，填寫部分關鍵數據后即可根據公式自動計算，方便快捷；將發票自動識別系統與現有系統對接，達到自動識別發票真偽、從中提取報銷所需數據的目的；借助高拍儀或掃描小程序掃描附件上傳，避免逐張拍照、逐一上傳之苦，也可有效解決上傳附件圖像質量不清晰而導致退單等問題的發生。另外可開通審批提示功能，確保各環節審批人及時對未處理業務進行審核。（三）加強財務人員業務學習，提升自身素質。國家每年都會出臺財經新政，這就要求財務人員要積極適應新變化，對于新制度、新規定不斷學習、精準把握，關鍵點在于對政策的解讀要做到一致，避免同一問題、幾種解答的現象發生；同時要針對網上報銷存在的職業道德風險進行專業培訓，對國家出臺監控制度和辦法認真學習、貫徹落實，不斷提升自身素質，共同營造良好的工作氛圍，為師生提供優質服務。（四）加強財務信息網絡防范，確保系統安全和穩定。加大資金投入，不斷完善基礎設施建設，確保硬件系統服務器性能過硬，定期升級、完善，有效防范病毒攻擊和數據被盜，保障正常運行；對用戶的使用權限進行嚴格把控和有效驗證，確保數據安全；結合網上數據具體情況建立針對性防范機制，預防財務風險發生。（五）逐漸過渡報銷模式，最終達到全覆蓋。高校財務部門始終要為學校的發展服務，報銷模式的變革歸根結底是“服務”的提升。因此，應從人性化的角度出發，選擇適合本單位的財務報銷模式，不斷改進服務方法，有效提升服務質量。因此財務部門選擇報銷手段時也應從人性化的角度出發來考慮，在過渡期適當保留傳統模式，采取“兩條腿”走路的方式，待時機成熟后，最終實現網上報銷全覆蓋。（六）設置助理崗位，“一對一”對口做好報銷工作。各職能部門根據自身需求，從本部門遴選出1—2名責任心強、業務熟練的工作人員，確定為財務秘書或科研助理，專門負責報銷，財務秘書負責學院或職能部門的經費報銷，科研助理負責科研經費的報銷，財務部門只針對這兩種人辦理業務。財務部門負責對其從財經法規、業務流程、注意事項等具體內容進行專門培訓，對更新的財務知識隨時進行補充，充分發揮助理橋梁和紐帶的作用，不斷提升財務報銷效率。該系統的推行，適應了信息化時代潮流，既有益于高校師生，也有益于財務人員。高校財務管理水平的提高既體現在服務質量的提升、工作效率的提高方面，更體現在資金安全保障和資金使用情況的監督方面。網上報銷系統的推行是一項系統工程，不能一蹴而就。要不斷升級相關硬件配套設施，做好基礎保障，確保財務數據的安全性；在實際業務過程中要多了解報銷人的實際訴求，學會換位思考，善于歸納和總結；同時借助大數據、人工智能等先進技術，進一步豐富和完善系統的相關功能，將服務與技術有效融合，從而提高財務報銷效率，不斷提升財務管理水平。

作者:尹學東 梁勇 楊蕊 張祥競 單位:河北中醫學院