中小單位會(huì)計(jì)電腦化與內(nèi)部操控之探討

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研究背景及動(dòng)機(jī)

由於國內(nèi)對(duì)於大型企業(yè)電腦化的發(fā)展和影響已有許多詳盡的研究，如張委良（民79）、賴柏喬（民84）、吳東霖（民87）等人作過資訊技術(shù)對(duì)組織結(jié)構(gòu)、競爭優(yōu)勢的研究；許志甫（民84）、林志宏（民87）則針對(duì)資訊技術(shù)運(yùn)用對(duì)企業(yè)作業(yè)流程影響作探討；而中小企業(yè)電腦化的相關(guān)著作或報(bào)導(dǎo)也甚多，如彭俊華（民77）、王惠真（民86）對(duì)中小企業(yè)電腦化的程序作過研究；李馥源（民84）、張力人（民88）、詹怡婷（民89）、王長智（民89）、陳俊良（民89）、甘文政（民89）等人則針對(duì)中小企業(yè)導(dǎo)入電子商務(wù)等資訊科技的程序、因素及效益作過探討；綜觀上述，專注在電腦化對(duì)內(nèi)部控制的影響之探討較為缺乏。

而就中小企業(yè)而言，長久以來最為人所詬病的，即是缺乏有效的經(jīng)營管理制度，特別是在會(huì)計(jì)制度方面，大多不甚健全，內(nèi)部的作業(yè)程序也未標(biāo)準(zhǔn)化，缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制制度，其財(cái)務(wù)資料的正確性與可靠性備受質(zhì)疑，發(fā)生錯(cuò)誤或舞弊的可能性也相對(duì)增加，這些都是我國中小企業(yè)在傳統(tǒng)人工作業(yè)環(huán)境下的普遍缺失。依據(jù)資策會(huì)（民86）的調(diào)查結(jié)果，我國中小企業(yè)應(yīng)用電腦的比例約為68%，且有逐年提昇的趨勢，故本研究的目的即欲探討我國中小企業(yè)是否能藉由電腦化而建立管理制度，并在作業(yè)流程中植入關(guān)鍵性的控制點(diǎn)以提昇其內(nèi)部控制制度，進(jìn)而探討在不同的電腦化應(yīng)用程度下，其作業(yè)流程與內(nèi)部控制的調(diào)整情況。

研究目的

中小企業(yè)電腦化的情形

包括電腦化的時(shí)間、資訊專職人員多寡、電腦作業(yè)系統(tǒng)的復(fù)雜程度、電腦化的范圍以及資訊系統(tǒng)的開發(fā)方式為何。

中小企業(yè)會(huì)計(jì)電腦化的程度

瞭解我國中小企業(yè)會(huì)計(jì)電腦化的程度以及是否受到組織系絡(luò)或電腦化情形的影響。

電腦化前是否先合理化

瞭解中小企業(yè)在會(huì)計(jì)電腦化前，是否先進(jìn)行作業(yè)流程的標(biāo)準(zhǔn)化或合理化，以及探討合理化與資訊系統(tǒng)使用滿意度的關(guān)系。

會(huì)計(jì)電腦化對(duì)企業(yè)作業(yè)流程的影響

探討中小企業(yè)的作業(yè)流程是否因?yàn)闀?huì)計(jì)電腦化而有所改變以及不同的會(huì)計(jì)電腦化程度是否對(duì)企業(yè)的作業(yè)流程造成不同程度的影響。

會(huì)計(jì)電腦化對(duì)內(nèi)部控制的影響

瞭解中小企業(yè)會(huì)計(jì)電腦化對(duì)作業(yè)的效率、組織結(jié)構(gòu)以及整體內(nèi)部控制環(huán)境的影響。

三、研究結(jié)論與建議

[一]、研究結(jié)論

本研究的研究目的共四項(xiàng)，以下針對(duì)各研究目的提出本研究的結(jié)論：

[1]、瞭解我國中小企業(yè)電腦化的情形

研究結(jié)果顯示，中小企業(yè)由於資金人才的欠缺及本身業(yè)務(wù)性質(zhì)較為單純的關(guān)系，對(duì)於資訊專職人員或電腦專業(yè)人員的重視程度不高，大多在2人以下；硬體設(shè)備與架構(gòu)方面，使用中型以上電腦者佔(zhàn)少數(shù)，大多使用個(gè)人電腦搭配單機(jī)作業(yè)系統(tǒng)，部分企業(yè)可能因業(yè)務(wù)需要搭配使用工作站，并以架設(shè)區(qū)域網(wǎng)路居多，顯示樣本企業(yè)的電腦系統(tǒng)復(fù)雜程度不高。樣本企業(yè)對(duì)於ERP或電子商務(wù)等當(dāng)前的新興資訊技術(shù)應(yīng)用的普及率不高，顯示中小企業(yè)由於資金、技術(shù)及專業(yè)人才的不足，對(duì)於新興資訊技術(shù)的引進(jìn)與開發(fā)意愿都不高，大部分企業(yè)仍以購買套裝軟體的方式導(dǎo)入會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)進(jìn)行電腦化。

[2]、探討中小企業(yè)會(huì)計(jì)電腦化的程度以及是否和組織系絡(luò)與企業(yè)電腦化的情形有關(guān)

本研究以導(dǎo)入會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)模組個(gè)數(shù)衡量企業(yè)會(huì)計(jì)電腦化的程度，研究結(jié)果顯示，樣本企業(yè)導(dǎo)入的會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)模組中，以會(huì)計(jì)總帳和進(jìn)銷存系統(tǒng)居多數(shù)，顯示中小企業(yè)會(huì)計(jì)電腦化的程度不高，以帳務(wù)處理與作業(yè)控制層次居多，王惠真（民86）曾對(duì)中小企業(yè)引進(jìn)會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)的程序作過實(shí)證研究，結(jié)果顯示中小企業(yè)採用會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)的動(dòng)機(jī)，主要是基於企業(yè)本身的需要，當(dāng)企業(yè)規(guī)模擴(kuò)增、業(yè)務(wù)量增加時(shí)，進(jìn)銷存及帳款的管理能夠?qū)ζ髽I(yè)的商務(wù)往來提供最直接有效的幫助，而且作業(yè)層次的電腦化所需投資的成本最少但收效卻最快，恰能符合中小企業(yè)投資的經(jīng)營特質(zhì)。

在探討組織系絡(luò)和電腦化情形是否與會(huì)計(jì)電腦化程度有關(guān)方面，本研究提出組織系絡(luò)、電腦化時(shí)間、資訊部門人數(shù)、電腦系統(tǒng)復(fù)雜度以及資訊系統(tǒng)使用滿意度等因素并形成相關(guān)的研究假說，藉由適當(dāng)?shù)姆治龇椒?yàn)證是否與企業(yè)會(huì)計(jì)電腦化程度之間有關(guān)聯(lián)存在。研究結(jié)果顯示，會(huì)計(jì)電腦化程度會(huì)受組織規(guī)模、成立年數(shù)、電腦化時(shí)間的不同而有所差異。究其原因可能是企業(yè)隨著時(shí)間經(jīng)過，業(yè)務(wù)量及規(guī)模的擴(kuò)增，會(huì)計(jì)管理的相關(guān)作業(yè)變得更加復(fù)雜，為提昇效率，自然會(huì)導(dǎo)入更多的會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)以因應(yīng)企業(yè)所需。

[3]、探討會(huì)計(jì)電腦化是否對(duì)企業(yè)的作業(yè)流程造成影響

有關(guān)作業(yè)流程合理化與會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)使用滿意度的關(guān)系，研究結(jié)果顯示，樣本企業(yè)在導(dǎo)入會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)前若曾進(jìn)行作業(yè)流程的標(biāo)準(zhǔn)化或合理化，其資訊系統(tǒng)的整體使用滿意度較高，顯示先合理化再電腦化成功機(jī)率較高，系統(tǒng)的使用滿意度也會(huì)較高，國內(nèi)也有相關(guān)的研究支持此一說法。

關(guān)於會(huì)計(jì)電腦化是否對(duì)企業(yè)的作業(yè)流程造成影響，本研究採用相依樣本t檢定驗(yàn)證樣本企業(yè)的作業(yè)流程控管在會(huì)計(jì)電腦化前后是否有顯著的變化，研究結(jié)果顯示作業(yè)流程控管五個(gè)構(gòu)面下的各變項(xiàng)在會(huì)計(jì)電腦化前后均呈現(xiàn)顯著的差異，表示會(huì)計(jì)電腦化對(duì)企業(yè)的作業(yè)流程有一定程度的影響，企業(yè)會(huì)隨著會(huì)計(jì)制度的電腦化，在其作業(yè)流程中建立原先沒有的控制點(diǎn)，并強(qiáng)化原先并未確實(shí)執(zhí)行的程序，進(jìn)而提昇整體的內(nèi)部控制制度。

而會(huì)計(jì)電腦化程度高低與企業(yè)作業(yè)流程控管的相關(guān)性，研究結(jié)果顯示成正相關(guān)，但是，進(jìn)一步對(duì)作業(yè)流程各構(gòu)面進(jìn)行分析，結(jié)果并無顯著的情形，亦即會(huì)計(jì)電腦化程度越高的企業(yè)，整體而言其作業(yè)流程的控管越健全，但無法觀察其對(duì)各個(gè)作業(yè)流程的影響程度是否顯著。

[4]、探討會(huì)計(jì)電腦化是否對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制制度造成影響

根據(jù)個(gè)案結(jié)果可知，企業(yè)的文件表單并未因?yàn)闀?huì)計(jì)電腦化而消失，大部份企業(yè)仍要求將重要的憑證和報(bào)表印製出來供審核，只有部分作業(yè)可由電腦稽核取代之，可能原因是中小企業(yè)電腦化的程度普遍較低，且大多以購買套裝軟體的方式進(jìn)行資訊系統(tǒng)的開發(fā)，缺乏整體性的規(guī)畫，各子系統(tǒng)無法有效整合，導(dǎo)致資料的傳輸和稽核無法透過電腦執(zhí)行一貫性的作業(yè)，只好延用電腦化前人工書面審核的方式。

就資料處理的速度而言，會(huì)計(jì)電腦化后，資料處理的速度明顯增加，為企業(yè)節(jié)省許多的時(shí)間，但并不代表輸出的資訊就一定正確，資料在處理過程中可能會(huì)受到人為因素的影響而發(fā)生遺失、隱瞞、增加、重覆處理或其它不正當(dāng)?shù)漠悇?dòng)，導(dǎo)致最后輸出的并非正確完整的資訊。

就資料處理的成本而言，企業(yè)的軟體若選購不當(dāng)，資訊系統(tǒng)的品質(zhì)即受到影響，如系統(tǒng)的維護(hù)及維修和使用不易導(dǎo)致錯(cuò)誤或無效率等等，而使資料處理的成本增加。除此之外，使用者本身的素質(zhì)也會(huì)影響資料處理成本的高低，企業(yè)的員工流動(dòng)率高或訓(xùn)練不足等都會(huì)使資料在處理過程當(dāng)中發(fā)生錯(cuò)誤，導(dǎo)致處理資料的成本增加。

同時(shí)，企業(yè)在電腦化后，許多資料的儲(chǔ)存、傳輸方式均已格式化或標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致彈性調(diào)整的空間相對(duì)變小；且電腦化省卻了一些人工作業(yè)下的繁瑣動(dòng)作，員工的工作方式也會(huì)變得較為單調(diào)且例行化，工作的負(fù)擔(dān)和責(zé)任也有所減輕，但也導(dǎo)致職務(wù)的分工程度降低，有一人身兼多職的現(xiàn)象。

根據(jù)個(gè)案結(jié)果顯示，當(dāng)企業(yè)在人工作業(yè)的環(huán)境之下已具備健全的內(nèi)部控制制度時(shí)，電腦化并不會(huì)改變?cè)鹊淖鳂I(yè)流程，大部份仍維持原先的程序，電腦化帶來的效益只是讓處理的動(dòng)作變得更有效率。反之，當(dāng)企業(yè)在人工作業(yè)的環(huán)境之下并無完善的內(nèi)部控制制度時(shí)，電腦化會(huì)促使企業(yè)進(jìn)行作業(yè)流程的標(biāo)準(zhǔn)化或合理化，并建立或加強(qiáng)內(nèi)部控制制度，但前提是企業(yè)導(dǎo)入電腦時(shí)有妥善的規(guī)劃，且資訊系統(tǒng)也符合需求的情況。

[二]、研究限制

[1]、樣本取得問題

本研究的樣本資料取自中華民國中小企業(yè)協(xié)會(huì)所出版之民國八十九年中小企業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)員名冊(cè)，事實(shí)上我國中小企業(yè)家數(shù)、行業(yè)眾多，加入中小企業(yè)協(xié)會(huì)的會(huì)員只佔(zhàn)少數(shù)，樣本較不具代表性。

[2]、樣本數(shù)有限

本研究的有效問卷77份，回收率僅12.83％，樣本數(shù)稍嫌不足，可能原因是本研究問卷的題項(xiàng)過多，寄發(fā)時(shí)間又正逢企業(yè)的忙季所致。

[3]、衡量變數(shù)的問題

本研究變數(shù)的衡量有部分為主觀性的指標(biāo)，并無相關(guān)的文獻(xiàn)支持，不同的人對(duì)相同的問題看法上很有可能出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象，以致於本研究在作變數(shù)的分析時(shí)，可能流於主觀或武斷。

[4]、訪談深度的限制

本研究採用電話訪談方式進(jìn)行資料的蒐集，由於訪談的時(shí)間有限，僅能針對(duì)簡要的問題作詢問，自個(gè)案公司所得的資料的品質(zhì)不高。

[三]、建議

[1]、對(duì)企業(yè)的建議

1.本研究的調(diào)查發(fā)現(xiàn)中小企業(yè)會(huì)計(jì)電腦化的程度不高，并以導(dǎo)入交易處理與作業(yè)控制層次的會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)居多，顯示企業(yè)會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)的應(yīng)用層次有待提升，方能確實(shí)改善企業(yè)的經(jīng)營體質(zhì)，提升企業(yè)的形象與競爭優(yōu)勢。

2.本研究的調(diào)查發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)電腦化對(duì)企業(yè)的作業(yè)流程及內(nèi)部控制都有一定程度的影響，甚至有受訪企業(yè)是藉由會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)的導(dǎo)入而建立了較完善的企業(yè)管理制度，顯示企業(yè)在導(dǎo)入會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)之前并無有效的內(nèi)部控制制度時(shí)，可藉由會(huì)計(jì)電腦化的進(jìn)行，檢討己身的管理制度，進(jìn)而促成內(nèi)部控制制度的建立。

[2]、對(duì)后續(xù)研究者的建議

1.本研究是以問卷調(diào)查輔以電話訪談的方式進(jìn)行，在資料的可信度方面較為欠缺，故未來相關(guān)研究可以藉由個(gè)案訪談的方式，對(duì)會(huì)計(jì)電腦化是否影響企業(yè)的內(nèi)部控制作更為深入詳盡的探討。

2.本研究探討的是中小企業(yè)會(huì)計(jì)電腦化情形以及對(duì)內(nèi)部控制的影響，未來相關(guān)研究可以針對(duì)大型企業(yè)引進(jìn)資訊技術(shù)對(duì)其內(nèi)部控制的影響作探討，相信可以對(duì)大型企業(yè)在導(dǎo)入資訊技術(shù)時(shí)，在其內(nèi)部管理及控制制度上造成的影響以及因應(yīng)方式提供有用的資訊。

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