研究賬外的會計基礎

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目前，部分企業特別是大中型企業往往具有較為完善的信息系統，但這些電子化的審核流程中也存在一些漏洞。例如，由于權限限制，部分業務人員無法以本人身份使用系統，而改為由有權限的人員代為錄入信息的做法加以解決，但在申請過程和文件歸檔過程中，又缺少了真實業務辦理人的信息。其結果是經過一段時間后，部分業務當初實際的經辦人也就無法查明。再如，由于審核系統本身較為便捷，企業可以對一個業務設置較長的審批鏈條，從業務部門的經辦人、審批人到財務部門的經辦人、審批人再到企業分管工作的負責人、分管財務的負責人甚至企業的總經理、總裁等。較長的審批鏈條一方面增加了企業的管控環節，另一方面也導致了“三個和尚沒水喝”——各個審批環節都滿足于電子審批，不對業務的實際內容進行把控，反而使控制流于形式。這一方面導致時間推移后即使出現問題也可能難以找到實際應當負責的人員，另一方面實質上缺乏控制的審批鏈反而導致熟悉情況的內部人員更容易利用其謀私，而監督者卻往往因為這一看似多環節的嚴格審批而疏忽大意。實物管理方面的問題。

對資產進行管理、保證資產不出現損失是會計管理中基礎而重要的內容。然而，實務中一些單位在這方面往往不盡完善。例如，部分大型企業對招待用資產如煙、酒、購物卡等幾乎沒有管理：購買時沒有明細數量、品名、規格，買入后不設倉庫和臺賬，而由使用部門或者接待部門自行保管，會計則直接計入相關費用科目。這樣做法的實質是企業對這部分資產在購買、存放、使用各個環節實際都沒有進行控制，無論是采購、保管或使用部門，都只須在報告上對采購、領用或使用情況進行簡單的修改，就可以侵占公司資產而難以被查實。雖然對企業來說可能這部分缺乏管理的資產只是很小的規模，但是一旦落到某個個人或小團體頭上則是一筆不小的金額。更為重要的是，如果這種零敲碎打式的侵占組織利益不能被及時發現和制止，長此以往很可能導致整個組織的風氣出現問題。而對于整個社會來說，如果此類資產是國有資產那就意味著出現國有資產流失的問題。會計規范本身的問題。目前的《會計基礎工作規范》于1996年，近20年來會計實務的發展特別是電子化信息系統的發展遠遠超出人們的預期。《會計基礎工作規范》規定“實行會計電算化的單位，總帳和明細帳應當定期打印”，但事實上目前電子化系統已經具有備份便捷，且可以輕松實現多個備份，存放簡單占地空間小，任意修改都可以同時改動各個備份且留下詳細的修改記錄等功能，無論是便捷性、安全性、可追溯可查詢性都遠遠好于紙質記錄。而上述規定的存在，使得企業為了合規不得不繼續低效而高成本的打印工作。這類問題雖然本身沒有嚴重的危害，但畢竟導致社會總成本的上升，并且與節能環保、勤儉節約的大方向不一致。

一、成因“：錯誤”和“故意”不相同

上述問題的存在，總體上都可以將原因歸結為“錯誤”和“故意”兩類。比如，系統審核流程、資產管理方面的漏洞通常并非在設計時有意為之，而是由于疏忽大意、考慮不細致或者不夠重視引起，而后被部分人加以利用導致產生損失，根本上屬于“錯誤”。而票據開具名實不符、信息不足則往往是辦理人和開票人“合作”的結果，幾乎必然屬于“故意”行為。進一步比較可以發現，凡是屬于“錯誤”的，雖然后果可能很嚴重，但其漏洞是會計或內控的問題，只要加以重視都不難解決；而屬于“故意”的，其根源都來自會計管理之外，有體制和利益根源，針對這類情況，有必要進一步分析。故意開具內容不實票據的原因往往有以下幾類：一是受到預算的限制，需要將某類預算超支的費用歸入其他未超支的費用；二是出于稅收角度考慮，需要將某些已經超出可抵扣限額的費用歸入其他未超出可抵扣限額的費用；三是出于業務考慮，招待所用的消費、禮品等可能規格較高或較為貴重，記錄過于具體明細可能帶來負面影響。對于這三類會計之外的原因，應當分別予以考慮。——預算限制本身是一個內部問題。它反映出兩種情況：一種是某些項目預算嚴重不足而另一些項目預算又存在富余，需要通過各種手段進行“調劑”，說明預算本身與其所處環境存在較大偏差但又不能及時修正，這往往意味著組織對于環境的適應能力不夠；另一種情況則是特定項目的預算本身就是要控制的對象，例如招待費之類，這樣的調劑就與組織和社會的要求不符，是要禁止和打擊的。——稅收法規本身具有剛性，通過開具不實票據降低稅負本身即是一種違法行為。稅法鼓勵企業增加對產品、服務、研發的支出，而限制招待、廣告、營銷等費用，就是希望企業通過提高產品和服務的質量而非單純的營銷來獲取收益。企業出現嚴重的營銷、招待等費用超支，一方面說明企業的外部競爭環境較為嚴峻，但同時也說明企業持續創新、不斷以產品和服務吸引客戶的能力不足。——招待、公關以及禮品饋贈屬于正常經營行為，但若規格過高，視對象不同可能會引起商業賄賂或者賄賂的嫌疑。組織在明知存在這樣風險的情況下仍然堅持，一方面說明當前的競爭環境乃至整個社會的風氣都存在一些問題；另一方面也說明組織本身對風險特別是嚴重違法違規風險的認識還不夠深刻，應對還不夠謹慎。

二、解決問題須對癥下藥

除了由于疏忽和不重視引起的錯誤之外，會計基礎工作不足的很多原因都存在于會計之外，應當在賬外下功夫解決。需要對待不同問題應對癥下藥，有針對性地予以解決。針對因管理疏忽或不夠重視引發的問題，建議組織自身、監管部門能夠超出簡單的金額大小，從管理不嚴引起個別員工利用漏洞牟取私利，進而破壞整個組織的內部環境、文化氛圍的角度去理解這樣的問題，促進企業和部門不斷完善應有的管理控制措施。針對企業故意引起的問題，建議從違法違規的角度去全面認識這些問題的真正成本，強化風險管理，更根本的在于加強自身產品、服務的質量，以創新取得回報。建議監管部門在嚴格執法的同時，深入了解基層的實際情況和困難，能夠從制度層面予以解決的則從制度層面加以解決。針對規范本身確已跟不上當前技術發展的問題，建議管理部門盡快加以修訂，一方面節約經濟成本，一方面也為全社會的節約環保做出貢獻。

作者：李瀚翔單位：浙江財經大學東方學院