高職院校檔案信息化建設幾點探討

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摘要：隨著信息化建設的推進，智慧校園在各大院校改革中開始興起。檔案管理作為高職院校發(fā)展中的重要組成部分，也開始注重其信息化建設，本文先闡述智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設的必要性，接著分析當前高職院校檔案信息化建設中存在的問題，最后提出智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設措施，以此更好地促進高職院校檔案管理的信息化進程。

關鍵詞：高職院校；智慧校園；檔案管理；信息化

隨著智慧城市概念的提出，在高職院校發(fā)展中也開始注重智慧校園的建設，高職院校在教育教學方面開始融入信息化建設，利用信息化技術為師生進行服務和學習。在智慧校園建設中高職院校開始在校園范圍內實施網(wǎng)絡覆蓋，通過各項服務的集合形成系統(tǒng)化的服務體系，以此更好地實現(xiàn)信息知識等數(shù)據(jù)的共享。通過智慧校園的建設，使得學校各個部門能夠突破一定的界限，以此更好地促進高職教育的持續(xù)健康發(fā)展。當前智慧校園的發(fā)展還處于起步階段，雖然實施的平臺標準不夠統(tǒng)一，數(shù)據(jù)能夠實現(xiàn)共享，形成相應的網(wǎng)絡監(jiān)管系統(tǒng)都取得了一定的進步，但是也存在一定的問題。

一、智慧校園背景下高職院校檔案信息化建設的必要性

（一）檔案信息化是構建智慧校園的基礎。檔案信息化建設是高職院校實現(xiàn)智慧校園的基礎，高職院校發(fā)展的主要職能是進行文化以及技能的傳授，同樣也擔負著進行文化傳承的重任，本身也具有一定的文化蘊含。當前很多高職院校有著較為悠久的歷史，在數(shù)據(jù)收集方面具有自己的優(yōu)勢，這也是推動檔案信息化進行發(fā)展的有利條件。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，高職院校改革也進入新階段，對外交流工作也日益頻繁，檔案管理工作開展的形式，手段也發(fā)生了一定的變化。隨著數(shù)字化技術的進步，檔案管理在傳統(tǒng)方式的基礎上增加了使用圖片、視頻等形式進行管理。在信息化發(fā)展趨勢下，高職院校也更加注重自身檔案的信息化管理水平，以此更好地促進智慧校園的建設。（二）增加檔案信息存儲容量。隨著高職院校規(guī)模的不斷擴展，檔案信息不僅從數(shù)量也從類型上不斷增加，傳統(tǒng)紙質管理檔案的方式不僅占有較大的空間，擠壓時間較長的檔案也要進行銷毀處理，這就會在一定程度上導致檔案信息的流失。檔案信息管理中利用信息化技術，不僅在類型上更加具有多樣性，可以使用文本、圖像、音視頻等形式對信息進行存儲，還可以占用較小的空間，保持檔案信息的時間也會比較持久。（三）提升檔案利用效率。高職檔案信息管理中傳統(tǒng)的紙質檔案保護形式在一定程度上具有客觀性，但是由于時間過長會受到一定的磨損。隨著高職院校發(fā)展所涉及到的事務越來越多，對檔案的利用也會越來越頻繁，紙質的檔案資料會因為反復使用查看出現(xiàn)一定的磨損現(xiàn)象。檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理之后，對檔案的查詢只需要通過計算機平臺的方式即刻找到自己所需要的資料內容，通過這種方式能夠更好地提升檔案的利用效率，能夠使得檔案的管理和使用更加高效。另外加之紙質形式的檔案不會被直接的接觸，也就提升了檔案的保存時間。

二、智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設所存在的問題

（一）認識有待提升。高職院校檔案管理工作正在面臨轉型期，一方面是要將傳統(tǒng)紙質的檔案轉變?yōu)閿?shù)字化的形式，將檔案信息進行掃描，整理等一系列的過程。此外，還要將檔案信息與網(wǎng)絡資源進行相應的整合，以此實現(xiàn)檔案管理由原來的封閉狀態(tài)準變?yōu)殚_放的狀態(tài)，更好地提升檔案資源的利用效率。此外，高職院校檔案管理的部門規(guī)模相對比較小，投入也比較少，從而使得檔案管理工作毫無頭緒。此外，由于對檔案信息管理的認識存在不足，一些檔案管理人員認為檔案管理的信息化建設，就是將紙質的檔案轉變?yōu)殡娮拥男问剑瑑H僅注重檔案的數(shù)字化進程，關注自己身上的工作任務，但是對電子文件的收集和整理相對忽略，從而在一定程度上導致檔案管理工作會停滯不前。此外，一些管理人員沒有認識到對檔案信息應該具有一定的開放性，在工作中僅僅將范圍限定在自身工作范圍之內，與其他工作部門之間缺乏交流溝通。高職院校本身涉及到的檔案信息比較多，會包含干部，科研，教學等方面的科研內容，檔案管理的局限性會在一定程度上影響到資源最終的開發(fā)利用，導致高職院校最終的檔案信息管理不一致，影響到最終檔案管理的信息化進程。（二）質量有待提升。高職信息化建設中存在理念上的偏差，在檔案信息化建設中定位不夠準確，基礎相對薄弱，導致工作開展效率不高，高職院校檔案信息化建設中會出現(xiàn)表面化和形式化的特征。對于高職院校發(fā)展來說工作的重點一般是進行教學，但是對檔案管理工作相對忽視，這樣也就造成在檔案信息化管理中的科研經(jīng)費，資源等方面相對缺乏。此外，高職檔案管理信息化建設中還存在科技和資料質量相對偏低的情況，不能很好的保證檔案信息化建設的標準化。(三)人才素質有待強化。高職院校檔案管理的信息化建設要注重人才素質的信息化，當前高職院校檔案管理中人員大多不是專業(yè)出生，往往會半路出家，缺少相對專業(yè)的檔案管理知識，對計算機操作知識也不夠熟練，不能很好的滿足檔案信息化建設進程。此外，高職院校檔案管理人員往往兼職比較多，工作相對繁瑣，一些檔案工作人員知識技能水平不能滿足工作的需求，對人員安排結構也不夠合理，最終影響檔案管理人才素質的提升。此外，高職院校檔案管理人員處于封閉狀態(tài)，不善于學習，缺乏與時俱進的意識，不利于檔案管理信息化工作的開展。

三、智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設措施

（一）注重基礎設施建設。高職院校檔案信息化建設中要注重基礎設施建設，能夠從硬件和軟件兩個方面進行建設，具體來說硬件方面是在計算機、打印機、存儲器等方面做好相應的配備。軟件方面主要包括信息處理系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)庫等軟件等，只有軟硬件都配備齊全才能夠更好地開展檔案信息化建設。高職檔案信息化管理中還要注重標準規(guī)范化建設，高職院校檔案管理中要對相關工作進行制定，具備一定的技術方法，設備等。其中包括檔案系統(tǒng)的設計，標準等，能夠根據(jù)行業(yè)標準及發(fā)展趨勢對檔案管理進行信息化開展。（二）強化資源建設。高職檔案信息資源建設中要能夠意識到資源建設處于其核心地位，高職院校在發(fā)展中要注重設定檔案管理的專門部門和數(shù)據(jù)庫，各個部門之間通過一定的權限對數(shù)據(jù)庫的信息進行使用。在資源建設中館藏檔案的數(shù)字化，電子信息的采集收集等都是資源建設中的重要內容。高職院校檔案管理中要具備豐富的信息資源，實現(xiàn)檔案信息之間的共享，以此也能夠更好地提升檔案信息的使用效率。（三）構建安全保障體系。高職院校檔案管理信息化中要注重構建信息安全保障體系，當前，檔案信息資源利用嗯越來越廣泛，檔案信息的安全性需要有相應的系統(tǒng)進行保障。為此，這就需要在管理的組織、措施等方面制定相應的規(guī)范，以信息的利用和保密為其核心，采用一定的手段和措施，以此更好地保障檔案信息安全性。（四）提升人才隊伍素質。高職檔案管理信息建設進程中要注重提升人才隊伍素質，引進更多的檔案管理和計算機方面的人才，為工作人員提供可以進行學習和培訓的機會，以此更好地提升工作人員的專業(yè)知識和技能。具體來說可以通過對人才進行培養(yǎng)和引進，以此構建有專業(yè)素養(yǎng)的人才隊伍，為高職檔案管理信息化的開展提供一定的保障。

四、結語

在信息化發(fā)展趨勢下，高職院校也更加注重自身檔案的信息化管理水平，以此更好地促進智慧校園的建設。但是當前高職檔案管理信息化建設中還存在一定的問題，具體來說主要對檔案管理信息化認識不足，不能有效地提升檔案管理的信息化效率。此外，檔案管理信息化質量也有待進一步提升。為此，在高職院校檔案信息化管理中要注重基礎設施和資源的建設，以此為檔案管理信息化的開展提供最為基本的保障。還要注重信息的安全性設置，盡可能的提升檔案管理信息化的質量和使用效率，對人才隊伍進行培訓，引進等，以便最大程度上推進高職院校檔案管理的信息化進程。

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作者:李燕 單位:湖南工程職業(yè)技術學院