電力企業建設項目工程檔案管理

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一、電力企業建設項目工程檔案管理的重要性

在現代電力企業施工過程中，工程檔案管理已經成為企業的重要課題，工程檔案管理對企業的發展起到決定性作用，其管理質量制約了施工結果的好壞。眾所周知，電力企業施工具有工程內容繁瑣、工期相對較長、投入資金多以及工程項目巨大等特點。具體施工過程還涉及到多個部門之間的交流溝通，所以我們在這個過程中，必須確保工程檔案的完整性。電力企業建設項目檔案管理是工程本身的實際需求，也是保障電力企業可以長期發展的重要條件。

二、電力工程檔案管理發展狀況分析

（一）工程檔案管理缺乏一定的統籌規劃及綜合安排

從一份調查報告中可以看出，當前電力企業施工工程檔案管理工作的投入產出比2005-2010年期間平均保持了1:11.3的比例，綜合來看，基本情況比較客觀。但根據另外的調查顯示，目前電力企業施工工程檔案管理工作有65%的企業是在項目實施過半后開始進行的,有21%的企業是在工程結束后才開始進行檔案收集和整理工作,提前開展施工工程檔案管理的企業不足13%。當前，電力企業施工工程檔案管理缺乏一定的統籌規劃，影響到工程檔案管理工作的順利進行。

（二）企業管理者對企業施工工程檔案管理認識不足

企業管理者認為施工工程檔案管理僅僅是一項輔助性工作，沒有必要投入太多的人力物力，造成一些不必要的浪費。因此，企業管理者對企業施工工程檔案管理不夠重視，使相關管理規劃制度缺乏實施力度，導致工程檔案管理發展停滯不前。

（三）施工工程檔案管理缺乏信息化建設

當前電力企業施工工程檔案管理缺乏相應的信息化建設，很難讓施工工程進度與低成本方式保持同步進行，大大削弱了施工工程的反饋機制。據調查結果顯示,2009～2010年期間我國電子商務網絡技術信息化建設的比率和國外同行業平均值68%的比例相比存在很大差距，還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價，非常不利于當前電力企業施工工程檔案管理的發展。

三、實現電力工程檔案有效管理的策略

（一）加強統一認識與宣傳意識

首先要加強企業管理者對施工工程檔案管理的認識，要求上至領導下至員工都能認識其重要性，加強對檔案管理的宣傳力度。

（二）建立完善的檔案管理制度

由于項目檔案管理工作內容比較復雜，工作量較大，企業為了方便管理必須把項目檔案管理工作納入到統一管理中來，建立相對完善的檔案管理制度，增強管理依據性、規范性及權威性，對工程文件進行編制歸檔。按照國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》、《電力建設施工、驗收及質量驗評標準匯編》以及本企業《項目檔案歸檔管理制度》等文執行，做到有跡可循，充分發揮檔案管理的最大作用。

（三）將工程檔案管理納入合同

合同扮演著決定性作用的角色，它是強有力的法律依據，企業應該將工程檔案管理納入到合同中，為工程檔案管理爭取主動權，加強項目工程檔案歸檔的完整性及準確性。

（四）注意檔案安全管理工作的實施

工程檔案安全管理是工程檔案管理工作的重要組成部分。企業必須加強檔案安全管理，將安全工作落到實處，充分保障建設項目工程檔案的建設，制定相關規章制度，以防資料丟失，保證資料完好無損。此外，設置檔案查閱權限，為知識產權的機密性進行保障。

（五）實施檔案管理一體化，加強檔案管理

由于企業檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門，確保所有參建單位檔案的完整性，加強檔案管理一體化，確保檔案資料的準確性。檔案管理人員可以利用信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案，電子檔案便于查閱，具有方便、快捷的特點，不過電子檔案涉及到企業內部信息等重要資料，一旦丟失便很難找回。因此，檔案管理人員必須將檔案的歸檔、保存工作做好，實現企業檔案的安全管理。

（六）做好相關的統籌規劃和安排

企業在施工前就應該對檔案管理工作做好相關統籌規劃及安排，確保工程施工過程中的參與力度，對相關檔案信息的收集、整理做出統一安排，對參與工程全過程的檔案資料信息的準確性進行確保。

（七）加大對檔案信息化建設的力度

企業必須加大對檔案信息化建設的力度，用低成本方式來實現檔案管理工作與工程實施的同步運行，將網絡信息技術完美融合到企業檔案管理中，促進我國電力企業施工工程檔案管理工作的發展。

（八）提高檔案管理人員的素質水平，加強相關培訓

隨著我國經濟結構的改變，企業的檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式，管理模式的轉變對檔案管理人員的自身素質水平提出了更高的要求。企業必須加強對相關人員的系統培訓，他們必須具備專業文化知識、科技化管理手段以及正確的政治傾向。同時還必須加強與技術部門的溝通，了解施工的每一個流程，隨時根據施工進度來調整工作流程。電力企業檔案管理人員是企業檔案管理工作的重要組成部分，他們必須不斷提高自身素質水平，努力順應時代的發展，這樣才能真正達到企業工程施工項目的目的。電力企業施工工程檔案管理對電力企業來說至關重要，但由于電力企業在施工過程中通常會涉及到很多因素，如：施工時間過長、參建單位過多等問題。從而很容易導致檔案丟失或破損，對施工進度有很大影響。因此，企業在施工過程中必須將重點放在檔案管理工作上，加強統一認識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將工程檔案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質水平、實施檔案管理一體化、做好相關的統籌規劃和安排，并加大對檔案信息化建設的力度，從而提高企業檔案管理工作的效率。

作者:相玲玲 單位:國網西安供電公司