事業(yè)單位檔案管理信息化建設論文3篇

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第一篇

1.事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

檔案管理信息化建設是指在檔案管理活動中以信息化建設為核心，通過信息技術手段提高檔案管理水平，將檔案管理模式從實體保管模式向數字化、信息化模式轉變，并通過企業(yè)內部局域網，建立網絡環(huán)境下的檔案信息化綜合管理系統，集檔案的收集、保管、使用于一體，從而達到完善檔案管理，提高檔案使用的效率，提供更方便快捷的檔案信息服務。檔案管理信息化建設對于事業(yè)單位發(fā)展的重要性在于：首先，提高了檔案管理工作效率。檔案管理信息化的基礎工作是利用計算機將電子文檔取代傳統的紙質文件，電子文檔在很多方面以它所具有的快捷的辦公速度以及傳遞速度的優(yōu)勢，成為工作效率提高的關鍵。其次，提高了檔案的安全性、準確性和完整性。傳統檔案管理工作受到人為因素的影響，容易造成檔案資料的混亂甚至是丟失，以及異地之間檔案傳輸的不便，實現了檔案管理的信息化，可以通過對電子文檔加密，以及對加密后的文檔進行整理、完善，可保證檔案的安全性、準確性以及完整性。

2.國內事業(yè)單位檔案管理信息化的現狀

（1）信息化平臺的利用率低事業(yè)單位信息化平臺的建設主要是讓更多需要查詢相關檔案資料的信息需求者能夠及時準確地搜索到自己想要的信息，雖然各事業(yè)單位都在大力加強信息化建設，但從目前的情形看，事業(yè)單位所精心搭建的檔案管理信息平臺，卻難以達到理想中的有效利用率，主要表現在檔案信息的新舊更替、信息的有效性、信息的二次開發(fā)等方面力度還不夠。（2）檔案管理的安全性不夠事業(yè)單位檔案信息化建設是一個漸進的過程，難以一蹴而就，建設初期，檔案管理人員需要將舊的檔案信息轉化成電子文檔，工作比較繁瑣，一定要注意紙質檔案的保存，實行雙軌并行機制，防止檔案的遺漏損失，保證信息的安全、完整，因此紙質檔案的接受和管理仍然是檔案管理工作中的最重要的基礎工作之一，不要在信息化工作中忽視。其次，電子文檔的加密性不夠，其中除了常見網絡病毒和網絡黑客入侵檔案信息資源管理計算機，以及工作人員的無意泄露的情況外，還有電磁泄漏和剩磁泄漏等威脅，讓管理人員防不勝防。

3.事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施

（1）建立健全完善的信息化管理平臺首先，要明確事業(yè)單位檔案管理目標。事業(yè)單位檔案管理工作應當順應時展方向，把信息化平臺的建設落到實處，通過完善的管理機制約束檔案工作人員，明確檔案管理人員工作分工及各工作部分彼此關系，為檔案管理工作建立合理嚴肅的制度基礎。其次，信息化管理平臺的建設建立在軟硬件基礎之上。信息化管理平臺是內外結合的網絡網際結構，網絡平臺及通信設施的建立僅僅局限于檔案管理部門，遠不能完成檔案管理信息化的目的，事業(yè)單位內部各部門間應當建立起連通的計算機網絡平臺，外部的信息通信應當建立在高速信息通信的網絡的基礎上。（2）進一步挖掘檔案信息資源的開發(fā)利用力度檔案信息資源建設是檔案信息化建設的重點內容之一，若缺乏可利用的檔案信息資源，檔案管理的信息化則將無法建設。首先，以檔案目錄為中心進行全面建設，對事業(yè)單位中各個部門相對分散的信息進行整合并管理。檔案資源的整合應在“統一領導、分級管理”的檔案工作體制下實現現有國家檔案資源的有效配置，以適應檔案資源社會共享的需要。其次，運用數字化處理手段對檔案資料進行處理，確保實體儲存檔案資料全面轉化為可視化的信息源，對相關的數據圖片，要采取技術性措施，確保數據圖片的完整性。第三，要根據網絡信息化管理平臺模塊設置的內容進行檔案信息的再分類，盡量用最簡潔的方式呈現給相關信息需求人員，幫助其提升工作效率。（3）注重信息資源的安全性事業(yè)單位檔案信息化建設的過程是循序漸進的，難以短時間內實現目標，建設初期，紙質檔案的保持尤為重要，通過紙質與電子信息雙軌并行的方式，保證檔案信息的不被遺漏和完整。因此，傳統檔案管理工作仍然是檔案管理工作中不容忽視的重要環(huán)節(jié)。另外，檔案信息化建設中網絡信息系統安全尤為重要，數據庫自動備份、網絡病毒防范以及查閱權限管理工作、檔案信息的加密保護都應成為事業(yè)單位檔案信息管理工作中關注的問題。因此，為了保證檔案信息管理網絡資源不會出現非法使用和訪問的現象，可以進行網絡訪問控制，這是網絡安全防范和保護的重要策略，也是保證信息資源的安全性的重要核心策略。（4）提高檔案管理人員的專業(yè)素質人才是事業(yè)單位檔案信息化管理的關鍵。建設一支高素質的檔案管理人員隊伍，是事業(yè)單位檔案信息化建設的重要基礎。檔案部門要把提高檔案人員的素質納入檔案工作的管理目標，只有造就一支思想素質高、有創(chuàng)新精神、知識面廣、業(yè)務技能精湛的檔案管理隊伍，才能擔當起檔案信息化建設的重任。

作者:羅凱 單位:濱州市沾化區(qū)人才工作辦公室

第二篇

1現階段我國事業(yè)單位檔案管理概況

1.1我國事業(yè)單位檔案管理的背景

我國事業(yè)單位檔案管理方法隨著我國的發(fā)展而不斷地進行改革，我國早先較為原始的檔案管理方法就是利用專門的工作人員將事業(yè)單位中所有部門的重要信息進行分類處理，分類處理之后在將信息以一定的格式記錄在不同的檔案本中。這種利用人力來進行的檔案管理方式是十分繁瑣以及復雜的，檔案記錄人員的數量也是需求較多的。這一項單獨的工作需要大量的人員來進行工作會對事業(yè)單位造成不必要的經濟開銷，減少檔案記錄人員的數量又將造成檔案管理工作進行的不到位，使工作結果達不到國家規(guī)定的要求。從工作效率上來講，利用人力來進行檔案信息的記錄會使工作的時間大大加長，人力的速度是有限的，不能對工作速度作出較高的要求，在檔案記錄的準確度上來看，傳統的人力記錄中信息出錯的概率是比較高的，有些重要的信息在檔案記錄中出現錯誤會對事業(yè)單位造成嚴重的后果，給事業(yè)單位帶來不必要的麻煩。所以我國事業(yè)單位檔案管理方式的發(fā)展對我國事業(yè)單位的發(fā)展起到了一定的促進作用，為我國經濟的良好發(fā)展也作出的一定的貢獻。

1.2我國事業(yè)單位檔案管理的現狀

我國事業(yè)單位檔案管理方式在近些年中有了一定的改革與完善，在現有的檔案管理中主要引進了網絡的利用，這種新型的檔案管理方式使我國事業(yè)檔案管理過程更加快捷方便。但是在發(fā)展的同時，我國事業(yè)單位檔案管理部門還存在著一些有待解決的問題，這些問題很大程度的制約了我國檔案管理的進一步發(fā)展。首先我國現階段一些事業(yè)單位中檔案管理部門中管理人員的工作素質達不到國家的有關要求，這就很大程度上使我國的檔案管理不能夠正常的進行。工作人員應該對所執(zhí)行的工作任務有著高度的了解，在工作過程中要將工作中出現的各種問題進行很好地處理，這樣才能夠把工作任務進行高效完成。但現階段我國事業(yè)單位中檔案管理人員就缺少這種專業(yè)的工作素質，不能將所進行的檔案管理工作很好地完成。其次我國事業(yè)單位的檔案管理工作中缺少合理有效的管理模式，管理模式就是事業(yè)單位中制定的最合理管理要求，管理模式的制定將使管理工作正常高效地進行，所以在進行檔案管理工作之前，事業(yè)單位都要制定出最適合單位的管理模式，但現階段這一過程在我國的事業(yè)單位中完成的并不是很好。最后我國事業(yè)單位中存在的問題就是不能夠將現代化的技術手段與管理工作進行結合，網絡在近些年來的發(fā)展十分迅速，網絡化覆蓋是目前全球面臨的一個問題，所以將網絡進行有效的利用是提高我國檔案管理水平的最有效方法，但許多事業(yè)單位還沒有將網絡進行高效的利用，從而使我國的檔案管理水平提高的較慢。

1.3事業(yè)單位檔案管理信息化建設的必要性

在信息化的今天，所有事業(yè)的發(fā)展與建設都離不開信息的支持，所以想要提高我國事業(yè)單位檔案管理水平就要在管理工作中加快信息化的建設。信息化建設就是將重要的檔案以信息的形式進行保存，利用計算機將這些重要的信息進行進一步的分類處理，得到的最終形式是最為整潔有序的。信息化建設還將是檔案管理工作變得更加方便快捷，管理人員的數量要較以往少很多，管理人員只需要將信息錄入到計算機中，其他的處理步驟有計算機就能夠有效準確的進行，這將使我國事業(yè)單位的檔案管理人員很大程度上減少工作任務量，最大化為事業(yè)單位減少檔案管理人員的經濟開銷。

2事業(yè)單位檔案管理信息化建設的大體思路

2.1加強專業(yè)信息化管理隊伍，提高管理人員素質

目前許多事業(yè)單位檔案管理專業(yè)人才匿乏，其中檔案、信息處理復合型人才尤為奇缺。一部分單位對檔案管理信息化建設工作不夠重視，檔案管理人員缺乏認真的態(tài)度和責任心，導致檔案管理信息化建設工作停滯不前，難以達到預期目標。想要將現有的檔案信息實現信息化，就要對現有的傳統檔案的保管人員進行培訓，使他們能及時掌握新的電子設備。事業(yè)單位應該加強對現有的傳統檔案管理人員進行培訓，掌握檔案管理信息化的方法，并努力使檔案管理人員能夠將傳統的檔案管理與檔案管理信息化進行結合，逐步向信息化過渡。在培訓工作能力的同時督促他們將現在的信息化檔案和傳統的信息檔案進行有力結合，保證檔案信息的完整性和可操作性。只有是管理人員掌握更多的電子設備技術，才能使我國事業(yè)單位檔案管理得到更好的發(fā)展。

2.2建設合理的檔案管理模式，提高工作效率

在事業(yè)單位檔案管理部門，合理的管理模式是對管理工作的基本要求。事業(yè)單位在進行檔案信息化建設時，應該按照國家和地方主管部門推薦的標準，選擇適合自身發(fā)展的檔案信息管理軟件，使得將來電子目錄入館后能實現數據共享。在完善檔案管理機制時，主管部門可以將信息化建設作為事業(yè)單位檔案管理工作的業(yè)績之一考核，最大程度激發(fā)工作人員積極性，使工作人員以飽滿的激情投入到事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作中。這種管理機制將使工作人員的工作效率在一定程度上進行明顯提高。

2.3增加網絡化的利用，提高信息化管理的方便性

網絡資源化是現階段影響我國各項事業(yè)快速發(fā)展的重要因素，網絡的利用使我們的生活更加方便快速。網絡的一大特點就是共享性，將網絡中的有效資源進行合理的利用是提高我國事業(yè)單位檔案管理水平的重要影響因素，只有將檔案管理與網絡緊密的聯系在一起，才能使管理工作更加快速高效，同時提高我國的檔案管理水平。

3結論

近些年來我國事業(yè)單位檔案管理水平較以往有所提高，但在發(fā)展的同時仍然存在著一些問題，只有將這些制約我國檔案管理發(fā)展的問題解決，我國事業(yè)單位檔案管理才能提升到一個新的發(fā)展高度。現階段事業(yè)單位檔案管理的信息化建設就是新的發(fā)展戰(zhàn)略，只有信息化進程的建設才能將我國事業(yè)單位中檔案管理所存在的問題最大程度的進行解決。

作者:趙翠芳 單位:黑龍江省黑河市愛輝區(qū)西崗子鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院

第三篇

1.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題分析

1.1檔案檢索效率偏低

對于檔案檢索方法來說，主要分為兩類：一類為手工檢索；另一類為計算機檢索。檢索的效率與檢索工具的選擇有非常密切的聯系。然而，目前大部分企業(yè)依舊使用手工檢索。手工檢索不但會降低檢索的效率，而且還會影響檢索的質量，從而使檔案管理頻頻出現問題，比如檔案重疊問題等。

1.2檔案管理人員素質有待提升

事業(yè)檔位檔案管理工作要想得到有效強化，保證檔案管理人員具備高素質顯得尤為重要。然而，目前事業(yè)單位檔案管理人員素質卻顯得較為低下。主要表現為缺少實踐經驗豐富的檔案管理人員，一些檔案管理人員往往沒有經過專業(yè)的培訓及考核，然后便投入工作，從而使這些管理人員不能有效處理檔案管理工作出現的問題。總之，在事業(yè)單位安敢管理信息化建設過程中，需努力提升檔案管理人員綜合素質。

2.加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效策略探究

針對目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題，采取有效的策略便顯得極為重要。這樣，在問題得到有效解決的基礎上，才能夠使事業(yè)單位檔案管理信息化建設得到有效強化。具體策略如下：

2.1構建完善的檔案管理工作制度

構建完善的檔案管理工作制度有助于事業(yè)單位檔案管理信息化建設的推進。在相關制定構建之后，需要加以落實，使事業(yè)單位檔案管理信息化能夠有據可依，使檔案管理能夠更加規(guī)范。在檔案管理工作制度實施后，需保證檔案工作的穩(wěn)定性及持續(xù)性，檔案工作人員需在遵循工作制度的基礎上，發(fā)揮工作職能，做到遵紀守法、忠于職守。規(guī)范檔案管理工作流程，做好檔案文件的歸檔、保管、鑒定以及銷毀等工作。

2.2對事業(yè)單位檔案管理的信息化進行合理規(guī)劃

對于事業(yè)單位來說，需要以自身經濟發(fā)展目標為依據，進一步合理規(guī)范檔案管理的信息化進程。受網絡信息技術的影響，事業(yè)單位檔案管理信息化的實現是發(fā)展的必然趨勢，但也不能盲目跟風，做好合理規(guī)劃是保證事業(yè)單位檔案信息化建設工作得到有效強化的基礎。因此，在規(guī)劃過程中，需切合實際，制定發(fā)展目標，推進大干管理的信息化建設，從而使事業(yè)單位檔案信息化工作實現可持續(xù)發(fā)展。

2.3加強檔案管理工作的信息化與數字化建設

一方面，需加強事業(yè)單位檔案管理工作的信息化。在檔案管理工作過程中，充分融入一些科學技術及手段，以此使檔案管理的效率及質量得到有效提升。對于檔案管理工作人員來說，需要借助計算機，做好相關檔案的及時更新工作，對各類檔案信息進行科學、規(guī)范保存，借助一些現代化設備，比如掃描儀與計算機等，進一步對圖片、聲像等檔案資料進行保存。如此一來，檔案管理便可實現無紙化，從而為資源的節(jié)約提供了有效依據。另一方面，需加強檔案管理工作的數字化建設。檔案管理實現數字化能夠使檔案文件的保存更加安全可靠。因此，事業(yè)單位需對相關科學技術及信息手段加以利用，進一步構建檔案目錄數據庫與全文數據庫，從而使檔案管理人員工作負擔得到有效減輕，并為檔案管理工作效率及質量的提升提供保障依據。

2.4提升檔案管理人員綜合素質

目前，事業(yè)單位檔案管理中還存在檔案管理人員素質偏低的情況，針對這一情況提升檔案管理人員綜合素質便顯得極為重要。一方面，需提高檔案管理人員對事業(yè)單位檔案管理實現信息化的重視，在單位內部宣傳檔案管理信息化的價值作用，從而使檔案管理人員全身心投入該項工作當中。另一方面，對檔案管理人員加強培訓，主要做好相關知識、管理技巧及業(yè)務能力等方面的培訓工作，從而使檔案管理人員整體素質得到有效提升。另外，還需要讓檔案管理人員充分掌握信息化檔案管理的技能及方法，做好檔案管理專業(yè)人才招聘工作，以此為事業(yè)單位檔案管理信息化建設的完善提供保障依據。

3.結語

通過本課題的探討，認識到目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設還存在一些較為明顯的問題。因此，便需要做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設的強化工作。比如構建完善的檔案管理工作制度、對事業(yè)單位檔案管理的信息化進行合理規(guī)劃、加強檔案管理工作的信息化與數字化建設以及提升檔案管理人員綜合素質等。相信做好以上這些，事業(yè)單位檔案管理信息化建設將能夠得到有效強化，進一步為我國事業(yè)單位檔案管理工作的完善奠定堅實的基礎。

作者:葛影 單位:吉林省松原市住房公積金管理中心