高校檔案信息化建設與服務

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高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一。檔案是學校建設發展的重要組成部分。隨著現代科學技術的突飛猛進，高校檔案信息化建設已成為高校檔案管理的主要內容。為切實加強我校高校檔案信息化建設，加快推進檔案信息資源的數字化、管理利用一體化、服務在線網絡化步伐，更好地為學校的改革與建設發展服務，學校檔案館近期在檔案信息化建設的硬件設施、軟件平臺、網站建設、人才培養等方面情況，進行了全方位的自查整改建設，內容包括：

1搭建平臺，為推動檔案工作科學發展奠定基礎

近幾年，我校檔案信息化建設引起了學校領導的高度重視，檔案建設步伐明顯加快，取得了明顯的成績，得到了社會各界認可，主要體現在以下幾方面：（1）領導重視，責任落實到位。按照云南省檔案局及云南省教育廳的工作要求，我館召開專題會議，制定檔案管理工作的各項措施，責任落實到各科室，將各部門、各學院歸檔管理納入到年終績效考核中，建立獎懲激勵機制，為我館以后的檔案信息化建設奠定了基礎。

（2）建立檔案信息平臺。目前檔案數據庫中已經有10余萬條檔案目錄，經過篩選之后開通了部分文件目錄的查詢權限，并且建立了檔案室局域網，實現局域網內資源共享。我室在省內也是較早計算機管理檔案的單位，我校經常安排檔案工作人員到省內部分高校和地州檔案館參觀學習和經驗交流。

（3）加大資金投入力度，軟硬件設施逐漸加強。近幾年來，學校對檔案館投入的經費逐步增多，檔案館目前有計算機3余臺，服務器1臺，掃描儀1臺。自2006年，檔案館與計算機專業公司合作開發了綜合檔案管理系統，對全校的專兼職檔案人員集中培訓，并與學校的OA系統實現無縫對接，提高了檔案信息著錄、檔案查詢、數據統計的效率，加大了電子文件歸檔力度，并將原來的不同格式數據庫文件導入的新開發的數據庫系統中，豐富了數據庫信息。

（4）加強人才隊伍建設。2000年專職檔案人員只有1人，沒有兼職檔案人員，隨著檔案信息化建設的要求越來越高，對檔案管理人員的素質要求也越來越高，目前我室有專職檔案工作人員3人，副研究館員有1人，檔案專業和計算機專業人員均占較高比例，專業知識結構合理。每個部門都配備兼職檔案人員，目前有兼職檔案管理人員有70多人。

2查找問題，明確努力方向

（1）檔案利用服務手段滯后。我校建校早，館內資源全面，涉及到多個檔案門類。現今是一個信息時代，在此背景下我校也順應時代的潮流，使用網絡文檔一體化管理系統，實現了網絡歸檔，檔案查詢更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服務工作的作用并沒有被充分的發揮出。另外，檔案（如學籍檔案）的利用率是很高的，所以導致提供檔案利用服務的需求量也十分大，因工作效率低，在檔案館時常會出現排隊查閱檔案的情況，上述現象的產生是基于以下三方面的原因：①沒有完善好檔案信息資源基礎建設，檔案館內雖藏儲著巨大的資源，但因沒做好前期的檔案管理，如數據著錄有缺失，導致檔案歸檔管理沒能夠良好的和利用服務進行，進而使服務質量難以得到保證。②利用服務的手段缺乏多樣性，現今大部分的檔案館只是將館藏原件提供給檔案利用者閱覽，很少采用為利用者提供更多樣化的服務，如：文獻匯編、網上遠程文件查詢等。③沒有較強的檔案服務意識，相關的工作人員只是進行查詢借閱，并不會思考這過程中出現的問題借，那就更別提什么解決措施了，主動服務意識較為缺乏。

（2）專題檔案數據庫建設急需完善。自成立檔案室起就開始對館藏資源實現計算機目錄管理，2006年啟用綜合檔案管理系統，實現了文檔一體化，但是隨著檔案信息的豐富，人們的要求也在不斷提高，更注重檔案的個性化和精品化，為了滿足人們對檔案信息的需求，需要建立各種門類的專題數據庫。例如學生出國需要英文成績單，這就需要建立成績翻譯專題數據庫；教師每年都要進行職稱評定和人事任免，需要建立職稱專題檔案數據庫和人事檔案專題數據庫等。但是，在前期的檔案數據庫建設還有不盡如人意之處，如：①專題檔案數據庫建設目的不明確。其主要的目的是便于利用，對館藏資源進行深層次的開發，借此來更好的滿足用戶的需求，但是實際上的建設過程中卻出現了較多的負面狀況，如過于重視數量指標、忽視數據的質量以及服務效能等。②沒有明確好專題檔案數據庫的利用需求。選題是其建立的核心，而選題又依賴于對檔案用戶需求的深入分析。檔案用戶需求分析的缺失必然會為檔案專題數據庫之后的利用埋下隱患。而目前的檔案系統在未建設檔案專題數據庫前，在幾乎很少去分析用戶需求，進而無法保證數據庫利用率。③沒有統一好專題數據庫的建設標準。現階段建設專題數據庫的最大難題就是怎樣將其標準化以及規范化。從現今而言，還未對數據庫建設的標引體系、數據文件結構、軟件開發技術等方面制定相應的標準規范，這勢必會給檔案數據庫之后的一系列工作（如檔案數據交換等）造成嚴重的影響。

3檔案信息化建設的思考

（1）改變檔案管理理念。檔案事業隨著檔案信息化得到了巨大的機遇以及挑著，為了能夠更好的適應時代的發展，加強建設檔案信息化是必然的，只有這樣才能夠有效的提高檔案信息的服務水平。想要做到檔案信息化，第一步需改變管理理念，樹立更重的新意識，如效益、服務以及信息意識，借此來提升檔案工作水平。①建立完善的檔案管理制度。在此方面須遵循下列要求：a.規章制度要科學合理且緊貼單位實際以及檔案管理要求。b.制度要簡明實用，具有較強的可操作性，便于發揮出制度的規范以及指導作用。c.在始終保持嚴格的執行制度。檔案部門有著雙重身份，它同時肩負檔案規章制度的制定者以及執行者兩種身份。在落實規章制度的時候，一定要做到獎罰分明，將制度的權威性給充分的體現出來。②加強對檔案工作宣傳力度。a.每年都要定期對學校各歸檔部門兼職檔案人員進行培訓，保證檔案歸檔的完整性。b.將檔案工作和校史展覽工作良好的結合在一起，將校史展覽作為引子，進一步的提升師生員工的檔案意識，帶動檔案資源的建設，實現史志和檔案工作的聯動，較好的發揮出校史展覽在育人方面的作用，使檔案工作能夠進一步的走進學校中心的工作，為學校中心的工作提供更好的服務。

（2）檔案管理手段和服務要創新。在我校的“十二五”規劃中，學校在信息化建設中明確提出“推進數字化檔案館建設，提高檔案管理、利用的科學化水平”，檔建設案信息化的主要目的就是實現應用信息技術、檔案信息資源共享，借此來進一步的提升檔案利用服務水平。當前檔案館通過提高檔案管理水平和計算機技術，可以用更快捷的方式為我校師生提供服務，一改之前被動服務，利用擁有的檔案信息優勢，挖掘檔案數據，積極主動地為學校的改革和發展盡一份力量。①完善專題檔案數據庫，實現檔案信息資源的整合。開展檔案信息資源整合和專題數據庫的研究應用工作，建立高等學校檔案專題數據庫平臺，以檔案館藏檔案目錄數據庫中不同全宗、不同類別、不同校區的重要的、利用價值高的檔案信息資源（如研究生論文、學籍檔案、職稱職務、精品課程檔案、照片檔案、實物檔案、人物檔案、重點建設工程項目檔案等）為主要來源，經過廣泛收集、數據分析、加工整合、篩選整理，進行信息的二次開發，之后再將整合后的信息交換至專題檔案數據庫中，借此來填補通用檔案管理系統缺失部分，可以提供給利用者另外一種的視覺感受，不但更好的滿足了利用需求，還進一步的優化了利用模式，實現了真正意義上的信息資源共享。②建立多層次、全方位的檔案利用新模式。a.建立健全內部借閱管理系統，檔案管理系統是高效的檔案利用服務的基礎，不無論用戶是到檔案館查詢利用檔案還是在網絡提交利用申請，用戶都都必須到計算機上提交查詢申請，檔案工作人員在按照用戶所提供的申請，相應的提供服務工作，在借閱工作完成之后，檔案管理系統會自動把利用者的身份信息以及檔案工作人員查詢利用信息添加到數據庫系統中，這對于檔案館后期的利用登記和統計工作是十分有利的。b.增強網絡編研，現代信息技術對于新時期的檔案編研工作而言是十分有利的，因此在進行此方面的工作時，一定要對其進行充分的利用。現今人們的要求隨著信息化在不斷的提高，需求也呈現多樣化，因此需要檔案館的信息資源進行開發以及深度的挖掘，借此來使得檔案信息能夠提供增值服務，如高校檔案編研工作能夠通過整理以及優化組合分散的檔案信息，將其進一步的編輯成系統化的檔案史料，使得其能夠更好的為學校的科研、教學提供服務，同時還能夠在一定程度上為各部門管理提供決策方面的依據。開展檔案編研工作是高校開發、優化檔案信息資源最有效的方式。開展檔案編研工作可以為檔案利用者提供主動的、系統的和有針對性的服務，從而提高檔案利用工作的效率和檔案管理整體水平的提高。

（3）全面提高檔案工作者的素質。檔案事業之前發展緩慢是不爭事實，要從根本上改變這種面貌，不是通過購買幾臺計算機和管理軟件就能改變的，而是培養出一批信息化建設的技術型、管理型以及復合型的人才，讓其具備較強的檔案信息意識和檔案信息獲取能力、分析問題的能力、開發利用能力等，有效地開展檔案咨詢和信息服務。①加強培訓，提高業務素質。檔案工作有著較強的業務性，同時檔案管理工作的質量極大程度上受限于檔案工作的業務素質。就現階段而言，檔案管理方面的專業人員較少，大部分現有的檔案管理人員都不是科班出身，所以導致檔案學、檔案管理方面的知識較為分散，缺乏一定的系統性，專業程度不夠。正因此如，相關的檔案工作人員更應該積極注定的加強業務方面的學習，進一步的增強檔案意識，提升自身的業務素養，借此來更好的完成相關的工作，替高校的規范管理和長期發展打好基礎。②加強業務學習，提高分析問題和解決問題的能力。信息技術的出現同時改變了原先檔案管理模式以及思維方式，我們在要做好檔案的歸檔同時，也要做好檔案歸檔的后續工作，例如各項數據的統計、檔案高效利用、檔案信息開發以及參加檔案文獻的研究工作等，這些工作的開展除了需要檔案方面的知識外，還需要計算機技術、統計學技術等多方面的知識，因此檔案工作者要養成可持續終身教育模式，才可保證檔案人員的素質隨著時代的進步而進步。總而言之，高校想要做到檔案工作的話，必然要建設檔案信息化，保管檔案的目的在于檔案信息資源開發的利用，高校檔案館只有全面開展檔案工作數字化、信息化建設，才能提供齊全完整豐富的檔案信息資源為學校的建設和發展服務。

作者:余敏惠 單位:云南文化藝術職業學院