中小學教師人事檔案管理信息化建設研究

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所謂信息化即是培養、發展以計算機為主的現代化工具為代表的生產力，信息化能夠有效推進我國社會經濟的發展。人事檔案屬于教師成長發展歷程的真實客觀記錄，是廣大教師在教學教研、管理活動中的原始記錄，是教育部門了解教師的直接依據，也是對教師業務能力、教學水平、工作績效進行評定的直接素材，是教師職業生涯發展中極其重要的資料。

一、中小學教師人事檔案管理信息化建設的必要性

一方面，中小學教師人事檔案信息化建設與檔案管理工作的特點相符合，中小學教師人事檔案管理的突出特點便是動態性，因此必須要第一時間對其內容予以更新。隨著現代科學技術的飛速發展，如果教師人事檔案管理工作僅僅停留在過去那種人工操作階段，是不利于檔案管理工作發展的。我們唯有把工作的突破口放在信息化建設上才能夠實現教師人事檔案的高效管理與利用。人事檔案管理的信息化建設要求我們要逐漸促進中小學教師人事檔案管理工作朝著更加規范化和標準化的方向發展。另一方面，信息化是中小學教師人事檔案管理的必然趨勢。作為一種原生信息資源，檔案材料信息化管理屬于國家信息化建設規劃的重要一環。教師人事檔案信息化建設即是應用各種現代化、智能化技術來強化對中小學教師檔案材料的收集、整理、開發以及利用等各環節工作。它可以說是一種數字化的過程，也屬于一種信息檢索、存儲、管理工作模式的轉變過程，《全國檔案信息化建設實施綱要》中也明確規定了檔案信息化建設的基本任務與主要目標。因此，推動中小學教師人事檔案管理信息化建設可以說是檔案事業發展的必然趨勢，也是信息時代的必然要求。

二、中小學教師人事檔案管理存在的問題

首先，管理模式較為陳舊。過去的中小學教師人事檔案管理模式制約了人才的合理流動，當檔案材料需要利用的情況下，很多時候都需要經過上級審批，如此便會影響到人力資源的優化配置和使用。這樣的管理模式較為單一，當我們在需要用到人事檔案的情況下，不但處于相對被動的狀態，同時也耽誤了辦事效率，在很大程度上限制了人事工作改革的推進與發展，也與當前的社會經濟發展要求明顯不符。其次，檔案管理工作的軟硬件設置不齊全。中小學教師人事檔案應當存放于管理科學、環境良好的地方，但實際上因為檔案工作的資金投入存在明顯缺陷，造成檔案管理工作相關的設備設施相對落后，甚至部分地區根本沒有設置單獨的檔案室。同時一些檔案管理人員滿足于現狀，或對新時期檔案工作的新情況新要求了解不足，不愿意投入更多的時間來促進自身專業技術能力的提升。再次，過去的紙質檔案存在非常嚴重的漏洞和弊端。中小學教師人事檔案收集歸檔后，隨著時間的推移很容易出現檔案材料丟失的情況，加之手工查閱檔案次數頻繁，紙質檔案中的內容會逐漸變得模糊不清，很容易在讀取信息的過程中存在誤差。部分早期的檔案材料用紙質量不好，隨著查閱次數的逐漸增多很容易存在破損的情況，難以長時間保存，因此必須盡快推進檔案信息化建設。最后，檔案管理專業人員明顯不足，檔案人員的專業素質能力有待提升。現階段很多檔案管理人員不具備信息技術應用能力，其思想觀念依舊停留于過去傳統的管理工作中，沒有積極更新自身知識結構，這一問題在很大程度上阻礙了中小學教師人事檔案管理信息化建設的推進與發展。

三、中小學教師人事檔案管理信息化建設對策

（一）加強檔案開發利用。中小學教師人事檔案管理工作信息化建設包含了統計報表、數據維護、系統開發、信息查詢等要求，人事檔案信息系統的開發設計與數字化檔案信息的維護是最重要的內容。我們必須結合實際需求進行人事檔案信息系統的開發，堅持以人事檔案原始材料作為依據，將中小學教師人事檔案信息都錄入到計算機中，建立全面準確的信息數據庫。現階段，信息數據對人們的工作與生活帶來的影響越來越大，檔案工作也必須要堅持與時俱進，徹底改變過去被動的檔案開發利用狀況，確保中小學教師檔案信息得以更加高效地開發與利用。因此我們必須要對目前的中小學教師人事檔案管理體制予以改革與創新，轉變過去的管理模式，從全方位多角度來收集整理中小學教師人事信息，不斷充實信息管理系統數據庫，進一步優化檔案信息查閱檢索流程，以便于更好地滿足檔案利用者。

（二）加強硬件設施建設。中小學教師人事檔案信息化建設要求我們進一步加強軟硬件設施建設，建立檔案信息數據交流平臺，讓檔案利用者能夠在這一平臺中更加便捷快速地獲取自己所需要的檔案信息。應當積極開發符合要求的專門的中小學教師人事檔案信息管理軟件，推進信息化建設工作，必須要投入更多的人力物力財力，盡可能地配置和檔案信息化管理相匹配的軟硬件設施，確保教師人事檔案管理信息化工作朝著更加規范化的方向發展。另外我們還應當進一步提高科技開發人員的投入，更加科學地利用現有的科技人才，真正做好中小學教師人事檔案信息的數字化工作以及檔案開發利用工作，對于有條件的單位還應當將各種設備設施配置齊全，進而提升檔案資源開發利用率。

（三）主動樹立安全意識。部分單位在推進教師人事檔案信息化建設的過程中常常不重視安全問題，容易在檔案管理軟件或硬件設施維修過程中出現檔案信息材料丟失會損壞的情況，對檔案的開發利用工作帶來極大的損失和影響。基于此，在對各類信息數據的密級上應當予以嚴格界定，我們要科學應用計算機的加密技術，對教師人事檔案材料進行數據加密，同時正確處理好保密工作與檔案材料開發利用工作的關系，不但要確保教師人事檔案材料的安全，同時也必須要確保利用者的權益得以保證，不能因為安全問題而影響到檔案的開發利用。我們知道電子檔案材料對保存技術的要求較高，檔案管理人員必須要做好檔案室的防高溫、防潮、防病毒等工作，在認真對待檔案管理工作的基礎上，真正能夠科學處理好其與檔案利用的關系，確保教師人事檔案信息的安全。

（四）加快檔案人才培養。確保中小學教師人事檔案信息化建設的最終實現，人才是非常重要的，我們必須要重視檔案管理人才隊伍的建設，打造一支綜合素質強、專業水平高、職業道德素質高的檔案管理人員隊伍。首先要求檔案管理工作人員應當具備一定的思想政治素質，應當積極樹立較高的思想覺悟、法制意識，另外還應當能夠熟練地掌握計算機基礎操作技術，能夠主動地應用現代化技術來開展檔案管理工作。所以對于廣大檔案管理工作人員來說，必須要求自己更快地適應新時期對教師人事檔案管理工作的新要求，不斷更新自身的知識結構，讓自己能夠勝任信息時代的檔案管理工作。另外檔案工作人員還必須要具備電子檔案制作、維護的基本能力，可以定期組織開展各種教育培訓活動，借助于組織講座、研討會等途徑來不斷提升其專業素質能力，進而培養他們的創新能力，這是保證教師人事檔案信息化建設最終實現的堅實保障。

四、結語

總而言之，中小學教師人事檔案信息化建設的目的是為了可以更為高效、科學地開展檔案工作，避免重復性的勞動。只有人事檔案管理工作效率得以進一步提升，我們才能夠有更多的時間與精力來開發和利用檔案資源，實現檔案資源的真正價值。

作者:黃梅菊 單位:福建省南安市教育局

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